Aujourd'hui, la technologie évolue à un rythme rapide. Elle a un impact sur tous les aspects de notre vie, le travail en particulier. L'enregistrement du temps de travail est un domaine qui a été profondément amélioré par les innovations numériques. Les méthodes traditionnelles, telles que les notes manuscrites et l'enregistrement du temps sur papier, se sont révélées très imprécises et sujettes à la fraude.
Dans cet article, nous vous expliquerons d’abord pourquoi l'enregistrement numérique du temps de travail est nécessaire au bon fonctionnement d’une entreprise et pourquoi son intégration dans un système ERP est plus efficace et plus performante. Nous discuterons ensuite des limites des QR codes en la matière, ainsi que de la solution proposée par Klien-IT-Systems.
Précision et gain de temps
Avec l'enregistrement numérique du temps de travail, les employés peuvent rapidement et facilement enregistrer leurs heures d'arrivée et de départ à l'aide d'une application mobile. Cela permet d'améliorer la précision, mais surtout de prévenir le risque de fraude et de manipulation des feuilles d’heure. Au moment du pointage, l'application enregistre l'heure et la localisation. Impossible donc de manipuler ces données.
Un suivi en temps réel
Une application intégrée de suivi du pointage permet de connaître en temps réel les heures travaillées par les employés. Les employeurs peuvent vérifier la présence de leur personnel à tout moment, ce qui leur permet de mieux planifier et d'intervenir en cas d’absence.
Une gestion efficace du temps
La mise en œuvre de l'enregistrement numérique des heures facilite le contrôle et la confirmation des heures travaillées. Le système met automatiquement en évidence les variations d’horaires pour vous éviter d’avoir à vérifier le pointage de chaque employé.
Tout est en ordre
L'enregistrement numérique du temps de travail offre aux entreprises la possibilité de se conformer aux dispositions légales et au droit du travail en matière d’horaires, de pauses et d’heures supplémentaires. La conservation numérique de ces informations permet aux employeurs un contrôle facilité du respect de ces règles, afin d'éviter tout problème potentiel de conformité.
Bien que les QR codes soient des outils utiles pour de nombreuses applications, ils présentent certaines limites lorsqu'il s'agit du suivi du temps de travail.
Sécurité limitée
Les QR codes peuvent facilement être scannés et copiés par quiconque y a accès. Cela signifie que les employés peuvent falsifier leurs heures d'arrivée et de départ en prenant simplement une photo du code, qu'ils pourront ensuite facilement utiliser pour pointer de chez eux.
Manque de fiabilité des codes physiques
Les QR codes physiques s'abîment, se décolorent et deviennent illisibles, ce qui peut compliquer la tâche des employés qui doivent les scanner. Cela peut conduire à un enregistrement inexact de l'horaire d'arrivée ou de départ et aboutir à susciter de la frustration aussi bien chez les employés que chez les employeurs.
Fonctionnalité limitée
Les QR codes n'offrent pas de fonctionnalités supplémentaires permettant de saisir des données pertinentes, telles que les motifs de retard, de congé, les codes de projet ou des informations sur les tâches spécifiques. Une application intégrée offre ces fonctionnalités. En outre, une application peut être facilement améliorée, augmentée : essayez de modifier les QR codes, une fois ceux-ci installés…
Lors du développement de notre module de gestion du temps de travail, dans l’application et le logiciel Klien-IT-Systems, nous avons tenu compte en tout premier lieu du confort de l'employé sur le chantier et au bureau.
Pour l'employé, l'enregistrement des heures consiste en un simple clic sur l'horloge au moment du pointage, à l’arrivée sur le chantier et à l’heure de partir. L'employé voit également immédiatement s'il a pointé trop loin ou au mauvais moment. Cela lui permet de prendre conscience de ses erreurs.
Depuis le logiciel, vous pouvez voir en direct qui pointe, à quelle heure et à quel endroit. Vous avez un accès constant au pointage en temps réel et donc l'état actuel de l'intervention sur le terrain. En plus d'enregistrer les heures d'arrivée et de départ des employés, le système localise automatiquement l'endroit où ils ont pointé. Vous pouvez ainsi vous assurez qu'ils étaient bien sur le chantier souhaité durant les heures planifiées.
Pour le contrôle des données de pointage, Klien-IT propose des aperçus simples dans lesquels les écarts sont mis en évidence. Cela signifie que vous n'avez pas besoin de parcourir chaque liste pour détecter les problèmes, mais repérez au contraire sans effort les anomalies.
L’enregistrement numérique du temps de travail est devenu essentiel pour les entreprises modernes et ses avantages sont évidents. Une application intégrée offre précision, gain de temps, information en temps réel et une gestion efficace du temps. C’est pour nous une solution bien plus fiable que les QR codes, limités en termes de fonctionnalité, de sécurité et de fiabilité.
Klien-IT-Systems offre le meilleur logiciel métier pour le secteur du nettoyage, avec des fonctionnalités spécifiques, une accessibilité mobile et de puissants outils de recueil de données et d'analyse. En adoptant l'enregistrement numérique du temps de travail et en optant pour une application intégrée telle que Klien-IT-Systems, les entreprises de nettoyage peuvent améliorer de manière significative l'efficacité, la précision et la productivité de leurs opérations. Si vous êtes intéressé par notre solution, contactez-nous ou bien demandez votre demo gratuite !
Aujourd'hui, les progrès technologiques se succèdent à un rythme sans précédent, poussant les entreprises à s’adapter en permanence. Dans cette configuration, l’utilisation d'un logiciel moderne, flexible et évolutif joue un rôle essentiel. Dans ce blog, nous expliquons pourquoi l'utilisation d'un tel système est cruciale et comment il peut permettre à une entreprise de changer de dimension.
Une entreprise est largement dépendante de ses outils et de son logiciel erp ou crm en particulier, car tous les processus (facturation, gestion de base de données des clients, pointage, etc.) passent par lui. L'attention portée à la convivialité, c’est-à-dire la facilité d’utilisation, est primordiale à cet égard. Un système dont l’interface est moderne et facilement lisible contribue de manière significative à rendre les toutes les opérations plus efficaces. Il permet d'automatiser et d'intégrer les processus, ce qui réduit le temps consacré aux tâches administratives et permet de se concentrer sur le travail de production proprement dit. En outre, un tel système peut fournir des informations en temps réel sur les opérations productives de l'entreprise, ce qui permet une prise de décision plus rapide et plus efficace. Enfin, les programmes modernes fonctionnent avec des outils courants (comme les applications mobiles par exemple), ce qui les rend plus familiers à vos employés et encourage leur utilisation.
Un logiciel ERP moderne peut également permettre de réaliser des économies importantes. En automatisant et en intégrant les processus, le travail devient plus efficace, ce qui réduit les besoins en personnel administratif. De plus, l’automatisation réduit aussi les erreurs et permet d’éviter les doublons, dont la perte de temps et de ressources.
Aujourd'hui, le prix des logiciels a beaucoup diminué. Contrairement aux systèmes dépassés qui reposent sur des modèles de tarification datant du début des années 2000 (par exemple, facturation à l'heure ou au coût du service), les nouveaux systèmes sont plus adaptables et agiles, et souvent disponibles à un prix forfaitaire.
Les systèmes évolutifs améliorent également la flexibilité d'une entreprise. Ils peuvent facilement s'adapter à l'évolution des conditions du marché, aux nouvelles réglementations et à d'autres changements environnementaux. En outre, ces systèmes facilitent la mise en œuvre rapide et aisée de nouveaux processus et l'intégration de technologies émergentes.
Les nouveaux logiciels contribuent également à la pérennité et à la viabilité d'une entreprise. Ils peuvent aider à anticiper les évolutions et les tendances, telles que les technologies émergentes et l'évolution des conditions du marché. En outre, ils peuvent contribuer au développement de nouvelles prestations et de nouveaux services s'alignés sur les demandes du marché. L'entreprise peut ainsi répondre plus efficacement et plus rapidement aux besoins de ses clients.
Les entreprises qui utilisent ces systèmes peuvent travailler plus rapidement et plus efficacement, ce qui peut se traduire par une réduction des coûts et une amélioration des performances. Elles sont mieux équipées pour répondre aux changements du marché et aux besoins des clients, et il en résulte une plus grande satisfaction des clients et une augmentation des recettes. À l'inverse, les entreprises qui tardent à adopter les outils de gestion les plus modernes et craignent d’innover, c’est-à-dire de modifier leur façon de travailler, risquent d'être dépassées par leurs concurrents.
Pour ces raisons, Klien-IT-Systems a complètement modernisé son logiciel et se développe activement pour répondre aux demandes du marché. Quels sont les changements et où voulons-nous aller collectivement ? Nous voyons également plus loin, en incluant des traducteurs automatiques dans l'application et la possibilité d'ajouter des photos. Ce sont autant d'éléments qui facilitent un peu plus l'administration et la communication.
Le proverbe qui dit "rester immobile, c'est reculer" est de plus en plus d'actualité. Alors, n'attendez plus et n'hésitez pas à nous contacter ou à nous demander une demo gratuite !
Klien-IT-Systems, simplement différent
Un logiciel complet, un confort maximal, pour un prix réduit. Les logiciels paraissent ennuyeux, le nettoyage aussi. L’inflation est en hausse. Trop peu de gens réalisent à quel point la propreté est importante pour notre bien-être et notre prospérité. Il en va de même pour les logiciels. Antonio Kouwenberg, titulaire d’un Master en Droit fiscal, a conçu Klien-IT-Systems avec son équipe de développeurs : « La propreté et les logiciels ont des choses en commun et peuvent s’avérer puissants. Mon but est d’aider les petites et moyennes entreprises de nettoyage à se concentrer sur leur cœur de métier : la propreté et/ou le nettoyage spécialisé. Comment ? Grâce au logiciel intelligent, efficace et enfin économique de Klien-IT-Systems. Vous avez aussi besoin de moins de personnel dans les bureaux, ce qui est très utile en cette période où le personnel manque. » Comment expliquer le succès, y compris à l’international, de Klien-IT-Systems ? Antonio nous raconte.
Antonio Kouwenberg a 22 ans et déjà 10 ans d’expérience dans le secteur de la propreté. « Le marché de la propreté est un secteur très varié et étendu, avec pas moins de 177 nationalités réparties chez 231.000 employés. Une grande industrie ! Naturellement, cela implique beaucoup de défis en termes de RH, de contrat client, notamment, au-delà, bien sûr, du travail en lui-même », lance Antonio.
La propreté n’est pas reconnue à sa juste valeur
« Lorsque, adolescent, j’ai travaillé à temps partiel pour l’entreprise de mon père, l’entreprise de nettoyage Klien, j’ai immédiatement pris conscience des enjeux. J’ai trouvé fantastique de travailler dans le domaine de la propreté, de travailler avec un groupe de collègues. On s’amusait, on gagnait pas mal d’argent et on était très satisfaits du travail qu’on faisait. Mais on a constaté aussi comment les gens nous voyaient. J’ai souvent entendu : « tu fais le ménage ? Pourquoi tu fais ça ? ». Je me suis aperçu que les métiers de la propreté étaient, et sont encore, perçus comme ennuyeux et souvent traités avec condescendance. C’est dommage. »
La propreté c’est vaste
« Dans le nettoyage vous apprenez à travailler dur, vous rencontrez beaucoup de gens et vous vous rendez dans les endroits les plus singuliers. Sans parler du nettoyage spécialisé avec ses certificats, ses connaissances, son savoir-faire qui confine à l’artisanat. En tant que chef de projet, j’ai vu bien plus encore : quels problèmes posent les magasins ? Que faut-il fait sur ce nouveau projet ? Qui a la clé dont on a besoin ? De petits changements dans le planning, des demandes de congés en suspens et le énième commentaire du client, écrit sur un post-it et collé sur le casier. Autant de choses pour lesquelles les agents d’entretien ne devraient pas avoir à se préoccuper. »
L’agent d’entretien comme fondement
L’entreprise de nettoyage Klien a d’ores et déjà numérisé ses processus pour les organiser de façon aussi efficace que claire pour les équipes chargées d’effectuer le travail de terrain. « Lors des recherches que nous avons menées, nous avons constaté que les logiciels de gestion étaient chers, compliqués et n’étaient pas accessibles en ligne. C’est-à-dire qu’ils sont en décalage total avec les besoins du secteur. C’est pourquoi, il y a dix ans, mon père et moi avons décidé de prendre en main ce projet de logiciel et de le développer en collaboration avec une équipe de programmateurs. Les entreprises de nettoyage de la région le demandaient. Cette demande ne faisait que confirmer que le logiciel de Klien-IT-Systems était vraiment un atout bienvenu sur le marché de la propreté. Pourquoi ? Parce qu’il est simple à utiliser et permet d’anticiper les problèmes. L’agent d’entretien est au fondement de ce projet : s’il a toutes les informations à disposition pour mener sa mission à bien, alors l’entreprise, du point de vue opérationnel, se portera bien. Cela fait gagner beaucoup de temps et d’énergie. Notre application mobile intégrée se révèle aussi être une opportunité en or dans ce processus.
Nettoyer et faire des affaires
Relevé automatique des heures, planning de contrôle, gestion du stock, factures automatiques, comptabilité : le logiciel Klien-IT-Systems offre efficacité et vue d’ensemble. « Nous avons réduit l’occupation des bureaux de Klien (qui compte près de 90 agents d’entretien) de 6 à 1,5 (!). Pendant les vacances d’été, il y a même eu des jours où les bureaux étaient vides. Non pas parce qu’il fallait donner un coup de main aux équipes de nettoyage (ce qui a pu arriver souvent par le passé), mais parce que tout était prêt à l’avance et correctement structuré. Et c’est toujours le cas. Cela va sans dire que vous avez ainsi plus de place pour continuer de développer votre activité et agrandir votre entreprise. »
Klien-IT-Systems est abordable pour les petites et moyennes entreprises de nettoyage. « Pas de coût d’installation ni de lancement, pas de frais de service, pas de coûts additionnels ou de modules supplémentaires à payer, mais un prix forfaitaire mensuel et un accompagnement dévoué jusqu’à ce que vous soyez devenus totalement maîtres du logiciel. Toutes les futures mises-à-jour sont incluses dans le forfait. Notre dernière garantie. »
Futur
L’application mobile de Klien-IT est disponible pour les employés dans 25 langues et le logiciel de back-office dans 5 langues. Antonio : « Nous sommes fiers de voir qu’en un an, près de 50 entreprises du secteur de la propreté ont adopté notre logiciel. De plus, nous sommes déjà actifs en Belgique, en France, en Italie et bientôt en Espagne. Le secteur de la propreté fonctionne de façon similaire dans tous les pays. Le logiciel doit servir à alléger la charge de travail des entreprises et non à les accabler. La transition numérique est vraiment nécessaire si l’on veut survivre en tant qu’entrepreneur, car notre société et les exigences de la clientèle changent rapidement. C’est pourquoi notre mission à l’heure actuelle et pour le futur est la suivante : un logiciel complet, un confort maximal, pour un prix réduit. »
Retrouvez l’interview originale sur le site de Schoonmaakjournaal : https://schoonmaakjournaal.nl/actueel/antonio-kouwenberg-klien-it-systems-net-ff-anders
Klien-IT-Systems contient une fonctionnalité de gestion de stock de produits et de matériel. Ce système d'inventaire intégré vous donne un aperçu de votre stock en temps réel, il met automatiquement à jour votre magasin et permet à vos employés de passer facilement des commandes depuis leur application mobile lorsqu'ils ont besoin de produits pour un chantier.
Notre système d'inventaire intégré vous permet d'attribuer des produits et du matériel spécifique à chaque chantier. Cela signifie que vos employés n’ont aucune difficulté à identifier les produits utiles pour les chantiers sur lesquels ils sont programmés, ce qui simplifie le processus de commande et évite les achats inutiles.
Ces commandes spécifiques à chaque chantier sont visibles de manière transparente dans l’onglet inventaire du logiciel ERP, ce qui permet d'avoir une vision claire de ce qui est nécessaire pour tous les chantiers en cours. Un tableau de bord simplifie la distribution des différentes ressources et vous permet de hiérarchiser les produits en fonction de la demande. Les mises à jour manuelles des stocks appartiennent désormais au passé, car notre système ajuste automatiquement vos niveaux de stock. Vos données d'inventaire sont ainsi toujours exactes.
Nous vous invitons à venir découvrir comment notre système d'inventaire simplifie les commandes, centralise la gestion des stocks et permet de ne jamais se retrouver en rupture de stock. Notre système est idéal pour les entreprises qui recherchent l'efficacité, la réduction des coûts et la croissance. Êtes-vous prêt à transformer votre gestion des stocks ? Demandez une démonstration gratuite !
Si vous enregistrez encore les temps de travail de vos employés sur papier, ou si vous utilisez un système d'enregistrement encombrant avec un code QR, par exemple, alors nous avons la solution pour vous !
Gagnez du temps et de l'argent avec l'enregistrement du temps de travail de Klien-IT-Systems. Le système de pointage intelligent par GPS se base sur l'enregistrement du temps et la localisation. Cela vous permet de voir en temps réel, dans une vue d'ensemble claire, où et quand travaille chacun des employés. Vous avez ainsi toujours une longueur d'avance sur tout le monde.
Grâce à la géolocalisation par GPS, vous pouvez voir en un seul coup d'œil la distance par rapport au chantier à l’entrée et à la sortie. La géolocalisation associée à l’enregistrement de l’heure vous donne une vision détaillée du comportement de vos employés au moment du pointage. Quant à vos employés, ils peuvent facilement pointer sur place dans leur application mobile en un seul clic.
Avec Klien-IT-Systems, vous pouvez dire adieu aux montagnes de paperasse dans votre entreprise de nettoyage. Non seulement vous économisez du temps et donc de l’argent, mais vous avez aussi une vue d’ensemble sur toute votre activité (productive et administrative) qui vous apporte la tranquillité d'esprit au bureau comme sur le lieu du chantier. Tout ce dont vous avez besoin est désormais structuré et sécurisé dans votre propre environnement numérique, accessible partout et à tout moment. Avec Klien-IT-Systems, le futur vous ouvre les bras ! Êtes-vous prêt à digitaliser votre pointage et les processus commerciaux de votre société de nettoyage ? Ou êtes-vous curieux de savoir quelles autres fonctions spécifiques nous avons développées dans notre logiciel métier ? Consultez notre site web (www.klien-it-systems.com) ou bien vous pouvez nous contacter directement.
Vous pouvez également demander une démo gratuite et nous vous présenterons l'ensemble de notre système et de ses fonctionnalités.
Partly due to the Covid-19, the turnover of the cleaning company Klien increased only slightly compared to the previous two years. And turnover and profit are above all the conditions for the manager-owner of the cleaning company to be socially involved.
Raymond Kouwenberg (51 years old) is certainly not the classic entrepreneur of a local cleaning company, although his beginnings can be defined as such. He was a working student who got "stuck" in the cleaning business. While studying civil engineering in 1987, he started working as a student at the cleaning company Klien in Breda, founded in 1974, where he became project manager after two years. After graduating in 1994, Kouwenberg worked for the municipality but remained in contact with Klien, where they worked exclusively with students. "Imagine: in an age without cell phones and laptops, managing, calling and scheduling eighty students," says the entrepreneur. He was good, because in 1997 he became co-shareholder of Klien BV and ten years later director-owner. In 2011, the cleaning company moved into its current almost 200 square meter premises in the De Mark business park in Breda.
On the entrance door there are the stickers 'Accredited training company' and 'We train professionals'. This is only a pale reflection of the projects Raymond Kouwenberg is busy with. To name just a few: the company is a member of nine networks, supports thirteen charities, has the CSR (Corporate Social Responsibility) quality seal, specifies its CO2 footprint on its website and helps people far from job market. Kouwenberg also serves seven functions on the board, including chairman of the VNO-NCW Breda, and is a city councilor for the VVD party. Kouwenberg and his cleaning company are socially involved, and he is an associate of at least twenty boards and interest groups. "Cleanliness has been the leitmotif of my life for 34 years. But there are three founding principles in my DNA: government, education and finally business. Being socially involved, helping people, is especially important to me. The trick is knowing how always find a balance between these goals and time for my family, my wife and my three children".
It seems that being socially involved as a cleaning company prevails over doing business as an entrepreneur in the sector… "No, this is the common thread and it provides the income that gives me the possibility to count something for others. Primarily I am an entrepreneur in the cleaning sector". In this role he manages a company with approximately 85 employees from a subsidiary. Seven of them work in the office, including three project coordinators for implementation. The working area covers a 20 kilometer circle around Breda. “We don't need a bigger area, because this also limits our employees' travel time.”
In 2019, the turnover was 1.7 million euros and for 2020 the forecast is 2 million euros, with a growth of 15%. Here too, the Covid pandemic has put a spanner in the works
"We lost almost €300,000, because the gyms and offices closed. We compensated for this to some extent by carrying out many sanitizations. This year, we expect to have a turnover of €2 million. We don't have a burning ambition to grow, we are not active in sales and always ask ourselves: Do we want to work there? Is this customer right for us? We prefer respected customers and also demand respect in return, towards the cleaning industry and our employees. If not, we withdraw. We have even canceled a €70,000 contract – a lot of money for a company like this – because the customer spoke disrespectfully about cleanliness and our employees."
Raymond Kouwenberg dit vouloir gérer une entreprise caractérisée par la stabilité et le calme. Cela semble fonctionner, car le turnover des employés reste “un peu marginal”, avec les nouveaux arrivants qui, parfois, se retirent rapidement. L’absentéisme ne représente que 1,7%.
Raymond Kouwenberg travaille toujours à des processus et des procédures, soutenus par l’informatique, visant à optimiser la propreté. “En 2014, trois ans après avoir commencé à travailler dans un vrai espace commercial, j’ai commencé à examiner les processus relatifs à l’établissement des planning, au pointage des entrées et sorties, à la consommation de matériel, au traitement administratif et aux achats. Les exigences des clients sont toujours plus élevées et il devient toujours plus difficile d’atteindre un bon niveau de satisfaction de la clientèle. Je sais, par mon expérience personnelle, que ceci est particulièrement vrai pour les PME de ce secteur comptant environ 40-60 employés. A défaut de digitaliser l’activité, on reste bloqué en tant qu’entreprise de propreté. Mais la transformation numérique fondée sur une aide extérieure est incroyablement chère pour les petites entreprises, parce qu’il faut payer un supplément pour chaque module. Au cours des dernières années, j’ai donc construit pas à pas mon propre logiciel. Pour et par le secteur de la propreté.
The result is that Klien-IT-Systems, led by Kouwenberg junior, has just been born under the umbrella of Klien. The software system includes all modules, including future ones, for small and medium-sized cleaning companies. The system can be rented for a fixed price: up to 100 employees for just under 300 euros per month.
Y a-t-il une relation entre le logiciel de gestion et le secteur de la propreté ? “Oui, parce que notre initiative est née de la conviction que j’ai de la nécessité d’atteindre les petites et moyennes entreprises du secteur, dans un champ qui leur est encore étranger, et que le manque de digitalisation est en train de menacer leur existence et leur croissance.”
D’agent d’entretien à directeur-propriétaire de l’entreprise de nettoyage dans laquelle il a débuté comme étudiant salarié. Quelle est l’aspect le plus difficile de la vie d’entrepreneur ? Kouwenberg : “Les problèmes du travail. La sécurité du travail pour l’employé est fondamentale, avec des piliers comme le paiement continu pendant deux ans en cas de maladie, la transition et une indemnité de licenciement élevée. Toutefois, ce sont ces choses qui font peur à un employeur et qui, malheureusement, dissuadent le recrutement de travailleurs à durée indéterminée.”
Kouwenberg's advice to politicians in The Hague is to make being an employer attractive again. "We have to move towards flexicurity, which is the new direction of the VNO-NCW and MKB-Nederland. A dynamic labor market, with a guarantee of social and employment security for all rather than the job itself. In other words, security to go to work and stay in work. An active labor market policy, lifelong development and modern social security to bring jobseekers back into the labor market permanently. It is now too fixed and flexible is too flexible, for both sides. We need a kind of Scandinavian society where someone can always earn an income through work or receives temporary support".
Finally, what's the best thing about being an entrepreneur? "Being socially involved as a cleaning company, getting results and translating them into added value for society," says Kouwenberg. "Helping above all by offering internships, through sponsorship, giving opportunities to disadvantaged people, supporting charities and creating a company characterized by calm and stability."
Avez-vous déjà fait cette expérience ? Vous arrivez parfaitement à visualiser ce à quoi devrait ressembler l’outil dont vous avez besoin, mais il n'y a pas de logiciel ERP qui corresponde véritablement à ce besoin. Dans le secteur de la propreté, de plus en plus d'entreprises sont confrontées à ce problème. Nous avons décidé de nous atteler à résoudre ce problème et à participer à la transition numérique du secteur du nettoyage.
On entend toujours les mêmes histoires : une petite société de nettoyage qui se retrouve à crouler sous la paperasse à cause d'une croissance soudaine de sa clientèle et d’un planning encore manuel. De tels entreprises souhaitent se développer, mais ne disposent tout simplement pas des outils nécessaires. Elles sont souvent à la recherche d'un logiciel ERP qui pourrait faciliter certaines choses.
Toutefois, les logiciels planning, ERP ou logiciels CRM existants sont souvent trop complexes ou trop chers. Ces systèmes dissuadent donc les gens de les utiliser. Par ailleurs, une société de nettoyage de bureaux, par exemple, n’a pas les mêmes besoins qu’une entreprise du bâtiment, mais les éditeurs visent souvent une clientèle la plus large possible. Or, ce faisant, ils ne développent pas les outils nécessaires et sur-mesure que requièrent les métiers du nettoyage.
Heureusement, les sociétés de nettoyage elles-mêmes ont commencé depuis plusieurs années à travailler sur ce sujet. Chez Klien cleaning BV, il était déjà clair il y a 8 ans qu'il fallait s'adapter coûte que coûte. En commençant très tôt à développer en interne son propre logiciel l’entreprise s’est assuré une longueur d'avance sur ses concurrents. Klien IT-Systems a été en partie créée pour venir en aide aux sociétés qui n’ont pas les moyens matériels pour développer elles-mêmes ce genre d’outils.
Klien-IT-Systems is a combination of solutions for the administrative difficulties of the sector. We know what the weaknesses are and we know perfectly what the challenges are for cleaning companies. With our management system you can archive your most important data in one central online space. In addition to the system, an application has also been developed where employees can find all the information they need. The application is connected directly to the system. This means that employees don't have to go to the office as often and it works even faster. Indeed, they immediately receive the information they need. We have fully optimized the system and application for the cleaning industry, and we test it continuously here at Klien.
Puisque vous ne pouvez pas être partout à la fois, vous avez besoin de trouver un moyen de comprendre ce que font vos employés et où ils sont. Cela est facile pour d’autres entreprises, parce qu’il y a un poste de travail physique commun, comme le bureau. Mais dans une entreprise de nettoyage c’est exactement le contraire. Avec notre pointage des entrées et sorties fonctionnant avec un GPS, vous pouvez en permanence contrôler que vos employés sont bien à leur poste de travail et qu'ils effectuent leurs tours.
Le transfert des clés est un autre dilemme administratif. Souvent, quand une clé est perdue, c’est la parole de l’un contre celle de l’autre. Désormais, il existe un moyen pour donner aux employés la responsabilité de chaque clé. Cela aidera le personnel, parce qu’il pourra prouver qu'une clé est ou n'est pas en sa possession. Mais cela sera utile aussi pour avoir une vision d’ensemble précise sur qui travaille, où et avec quelle clé.
Klien-IT-Systems est une combinaison de solutions pour résourdre les difficultés administratives du secteur. Nous connaissons les défis propres aux sociétés de nettoyage. Grâce à notre logiciel ERP, vous pouvez centraliser l’ensemble de vos données sur une plateforme accessible à tout moment depuis le Cloud.
In addition to the system, an application has also been developed where employees can find all the information they need. The application is connected directly to the system, so employees don't have to go to the office as often and it works even faster. Indeed, they immediately receive the information they need. We have fully optimized the system and application for the cleaning industry, and we test it continuously here at Klien.
Additionally, the system also has a fully integrated accounting package. This means that you will no longer need an external package, because you will have everything centralized in one space. If you would like to keep the accounting package that you already have, we are of course willing to take a look at the various possibilities to keep it together with you.
Le système de planification complet vous permet d’automatiser entièrement l'élaboration du planning. Les employés peuvent consulter leur planning et demander des congés ou des changements depuis l’application. Grâce à cette fonctionnalité, vous aurez toujours une vision claire et complète qui vous permettra de gérer le planning à tout moment. De plus, cela diminuera sensiblement vos charges administratives et rien ne sera perdu, puisque tout est archivé dans le système.
The system includes all the features that small and medium-sized businesses need to thrive in the digitized world of the cleaning industry. The question is, of course, what future are we headed towards? At Klien-IT-Systems we are continuously working to improve and innovate our system and application. We listen to customers and staff who work with our system, so we are always open to suggestions, criticisms and new ideas. We use criticism and suggestions to fulfill the wishes of our customers in the best way.
Derrière l'écran, il y a aussi une équipe bien formée aux usages du monde numérique, donc si quelque chose n’est pas encore tout à fait clair pour vous, notre équipe se fera un plaisir de vous venir en aide. Nous ferons de notre mieux pour nous assurer que votre processus de transformation numérique soit le plus simple possible.
If you use old automation processes, your vision of the future for your company is destined not to be fulfilled. This is certainly a shame, as digitizing and automating your business can bring you huge profits.
Voilà pourquoi nous sommes heureux de vous aider à faire en sorte que ce processus se déroule le plus naturellement possible, de manière à ce que vous puissiez profiter d’un système en phase avec son temps.
Are you curious to know what we can do for your business or do you have other questions? Check out our website www.klien-it-systems.com, nous contacter or call us on +31 765208043.
Do you want to discover our system? Request a free demonstration now with no commitment!
We can safely say that the success of a cleaning company is mainly due to easy, agile and well organized planning. However, in recent years, we noticed that in many cleaning companies there are complicated planning tables created for example with Excel or other software. The question that arises spontaneously is therefore the following: why do so many companies depend on Excel for personnel planning? Of course, it's easy to start with Excel, but clumsiness, typos, and general limitations of the program itself lead to problems in the long run. That is why our system is the best alternative for Excel for the cleaning industry.
Voici quatre raisons pour lesquelles Excel vous causera des ennuis :
Avec Excel, le plus petit changement vous oblige à supprimer et ajouter lignes et colonnes, changer les couleurs, fusionner des cellules et faire encore bien d’autres changements. Cela rend clairement impossible la modification rapide des horaires.
Les différents départements et les différents sites ont chacun leurs propres feuilles de travail, il vous faudrait donc, pour avoir une vue d’ensemble du planning de l’entreprise, fusionner et intégrer toutes les feuilles de travail. Le problème est que, quand vous aurez fini, le planning sera devenu obsolète !
Imaginons que le collègue qui d’habitude gère le planning avec Excel, ne puisse pas venir travailler aujourd’hui et qu’il faille donc quelqu’un pour le remplacer. Vous allez donc chercher un autre collègue grâce à la fonction de recherche Excel. Mais le problème c’est qu’il n’est pas évident que n’importe lequel des autres collègues sache utiliser Excel ou ait les compétences adéquates pour réussir à créer un planning détaillé avec ce programme.
Il est rare qu’un planning digital clair et bien structuré soit communiqué aux employé grâce à Excel, surtout s’il doit être fait le jour pour le lendemain. De la même façon, si on tente de communiquer les horaires avec un planning manuel, il en résulte le plus souvent une grande confusion.
Conclusion – Gérer vos planning avec Excel ne vous aide pas à développer votre entreprise !
It often happens that cleaning companies continue to use confusing software and processes. This can happen due to lack of time to sift through all options and adopt a new and better system. In reality, however, you save a lot more money and effort by stopping using Excel! The Klien-IT-Systems alternative for Excel is the best solution for the cleaning industry. At Klien-IT-Systems all planning is stored in the cloud. This allows you to view and adjust the timetable from anywhere and at any time.
In addition, our planning is very clear, simple and advanced. For example all employees can see their timetable on their app, both for general and specific timetable overviews. Find out how planning on our software works in our blog or request a free demonstration to see all the possibilities that Klien-IT-Systems software offers you.
ERP is the abbreviation for enterprise resource planning. An ERP system is software that we use within organizations to support all processes within a company. To achieve this, the administrative, financial, commercial and logistical processes are under this system.
Klien-IT-Systems has its own system to simplify all administrative tasks in the cleaning industry. Think of the schedules, time registration, accounting tasks and more. But what exactly is an ERP System? In this article we explain it for you. Companies that do not yet use such a system often work with different software packages. As a result, information cannot flow directly from one department to another. An ERP system provides all employees of a company with a central, shared working environment in which data is recorded once. This working environment is accessible to everyone at any time of the day. In this way, everyone within the company has the same information at their disposal. As a result, less time and money is spend on correcting errors, which will in the saving of time and money. A good system automatically leads to lower costs, shorter process times and better service.
An ERP system offers numerous advantages to a company, and we'll highlight the key ones below. A software system empowers every employee to directly access and utilize all data, significantly enhancing their productivity and fostering stronger internal collaboration. Moreover, it allows for diverse work approaches, acknowledging that each employee may have their unique methods. Implementing an ERP system standardizes work procedures within the company, mandating employees to adhere to prescribed processes, with the flexibility to incorporate other business rules as needed.
When adopting an system, businesses can leverage best practices for specific tasks to streamline processes, simplifying the pursuit and maintenance of high-quality standards. Additionally, the transfer of tasks becomes more efficient, reducing time and energy expenditures. Many routine activities in a company must be carried out daily to ensure smooth operations. The automation of these tasks can lead to significant time savings for employees.
Furthermore, business processes play a pivotal role in a company's development. An ERP system connects all these processes, facilitating the generation of comprehensive reports. This is due to the analysis software having access to a wider array of data sources, allowing for more in-depth insights and a richer display of figures.
With Klien-IT-Systems' ERP system, your cleaning company gains comprehensive control over all business processes. From accounting to planning, our integrated system covers it all, eliminating the need for external packages. Our system streamlines planning and includes a mobile app for employees to access and request leave. It also offers smart time tracking and location services, providing insights into absenteeism and key ownership. Manage debtors efficiently, gain customer payment behavior insights, and save time with automatic invoice generation. Keep all data centralized, ensuring you always have up-to-date information. Our industry-specific software is designed for the cleaning sector, offering peace of mind, overview, and administrative relief. It's affordable and complete, helping your company stay competitive in today's digital landscape. Discover how our ERP system can transform your cleaning business.
Curious how such a system works in practice? Request a free demo ! Do you want to know more about how an ERP system works or what the possibilities are for your company? Feel free to contact us via the contact form, via info@klien-it-systems.nl or call us on 076 – 520 80 43. If you are interested in our system, request a demo sans engagement !
Français 
English 
Nederlands 
Español 
Italiano