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Klien IT Systems

Introduction
Aujourd'hui, la technologie évolue à un rythme effréné et elle a un impact sur presque tous les aspects de notre vie, y compris sur notre façon de travailler. L’enregistrement du temps de travail est un domaine qui a été profondément bouleversé par les innovations numériques. Les méthodes traditionnelles, telles que les feuilles de présence et les carnets d’heures, se sont révélées très imprécises et sujettes à la fraude.
Dans cet article, nous vous expliquerons d’abord pourquoi l'enregistrement numérique du temps de travail est nécessaire au bon fonctionnement d’une entreprise et pourquoi son intégration dans un système ERP est plus efficace et plus performante. Nous discuterons ensuite des limites des QR codes en la matière, ainsi que de la solution proposée par Klien-IT-Systems.

Les avantages de l'enregistrement numérique du temps de travail
Précision et gain de temps
Avec l'enregistrement numérique du temps de travail, les employés peuvent rapidement et facilement enregistrer leurs heures d'arrivée et de départ à l'aide d'une application sur leur téléphone. Cela permet d'améliorer la précision, mais surtout de prévenir le risque de fraude et de manipulation des feuilles d’heure. Au moment du pointage, une application enregistre le moment et l’endroit. Impossible donc de manipuler ces données.
Un suivi en temps réel
Une application intégrée de suivi du pointage permet de connaître en temps réel les heures travaillées par les employés. Les employeurs peuvent vérifier la présence de leur personnel à tout moment, ce qui leur permet de mieux planifier et d'intervenir en cas d’absence.
Une gestion efficace du temps
La mise en œuvre de l'enregistrement numérique des heures facilite le contrôle et la confirmation des heures travaillées. Le système met automatiquement en évidence les variations d’horaires pour vous éviter d’avoir à vérifier le pointage de chaque employé.
Tout est en ordre
L'enregistrement numérique du temps de travail offre aux entreprises la possibilité de se conformer aux dispositions légales et au droit du travail en matière d’horaires, de pauses et d’heures supplémentaires. La conservation numérique de ces informations permet aux employeurs un contrôle facilité du respect de ces règles, afin d'éviter tout problème potentiel de conformité.

Les limites des QR codes et des bornes pour le suivi du temps de travail
Bien que les QR codes soient des outils utiles pour de nombreuses applications, ils présentent certaines limites lorsqu'il s'agit du suivi du temps de travail.
Sécurité limitée
Les QR codes peuvent être facilement scannés et copiés par toute personne y ayant accès. Cela signifie que les employés peuvent falsifier leurs heures d'arrivée et de départ en prenant simplement une photo du code en vue de la réutiliser. Ils peuvent ainsi facilement pointer de chez eux, par exemple, ou ajuster leurs heures.

Manque de fiabilité des codes physiques
Les QR codes physiques peuvent facilement être endommagés ou s'effacer et ainsi devenir illisibles. Cela rend inefficient l’enregistrement du temps de travail et peut frustrer l’employeur autant que l’employé, sans parler du fait que, là encore, la fraude est possible.
Fonctionnalité limitée
Les QR codes n'offrent pas de fonctionnalités supplémentaires permettant de saisir des données pertinentes, telles que les motifs de retard, de congé, les codes de projet ou des informations sur les tâches spécifiques. Une application intégrée offre ces fonctionnalités. En outre, une application peut être facilement améliorée, augmentée : essayez de modifier les QR codes, une fois ceux-ci installés…

Klien-IT : la meilleure solution pour les entreprises de nettoyage
Lors du développement de notre module de gestion du temps de travail, dans l’application et le logiciel Klien-IT-Systems, nous avons tenu compte en tout premier lieu du confort de l'employé sur le chantier et au bureau.
Pour l'employé, l'enregistrement des heures consiste en un simple clic sur l'horloge au moment du pointage, à l’arrivée sur le chantier et à l’heure de partir. L'employé voit également immédiatement s'il a pointé trop loin ou au mauvais moment. Cela lui permet de prendre conscience de ses erreurs.
Depuis le logiciel, il est possible de suivre en direct le pointage des employés, pour connaître à tout moment l’état du pointage en temps réel. Outre l'enregistrement des heures d'arrivée et de départ des employés, l'endroit où ils pointent est également déterminé automatiquement, par GPS. L’administration sait ainsi immédiatement s’ils se trouvaient au bon endroit et à l’heure indiquée sur le planning.
Pour la vérification, Klien-IT utilise des vues d’ensemble simples dans lesquels les écarts sont automatiquement mis en évidence. Cela signifie qu’il n’est pas nécessaire de parcourir chaque liste, l’information la plus pertinente vous saute aux yeux.

Conclusion
L’enregistrement numérique du temps de travail est devenu essentiel pour les entreprises modernes et ses avantages sont évidents. Une application intégrée offre précision, gain de temps, information en temps réel et une gestion efficace du temps. C’est pour nous une solution bien plus fiable que les QR codes, limités en termes de fonctionnalité, de sécurité et de fiabilité.
Klien-IT propose la meilleure solution pour le secteur du nettoyage, avec des fonctionnalités spécifiques, une accessibilité mobile et de puissants outils de rapport et d'analyse. En adoptant l'enregistrement numérique des temps de travail et en optant pour une application intégrée telle que Klien-IT, les entreprises de nettoyage peuvent améliorer de manière significative l'efficacité, la précision et la productivité de leurs opérations.

Aujourd'hui, les technologies évoluent à une vitesse fulgurante. Il est vital pour les entreprises de suivre cette tendance et d’adopter des systèmes modernes, flexibles et tournés vers l’avenir. Dans cet article nous chercherons à vous expliquer pourquoi il est nécessaire de se doter d’un programme informatique moderne et performant.

Efficacité
Les performances de votre entreprise dépendent de votre mode d’organisation. Si votre organisation repose sur un logiciel (ERP ou CRM), il est donc important d’accorder une attention particulière au fonctionnement de celui-ci : il doit être fluide et simple d’utilisation. Un logiciel efficace doit apporter une contribution substantielle à l’activité de l’entreprise. Il doit par exemple permettre d’automatiser les processus commerciaux, pour réduire au minimum les tâches administratives afin de vous permettre de vous concentrer sur votre cœur de métier : la réalisation d’un service de nettoyage de qualité. Un logiciel efficace doit également fournir des informations en temps réel sur les différentes activités de votre entreprise, afin que vous puissiez prendre les bonnes décisions dans les meilleurs délais. Enfin, un système moderne s’appuie sur les technologies que vous et vos employés avez l’habitude de manipuler (ordinateurs, smartphones, tablettes), son utilisation doit donc apparaître naturelle à chacun.

Réduction des coûts
Un logiciel moderne et performant doit également contribuer à réduire les coûts. L'automatisation des processus vous permet de travailler plus efficacement, ce qui entraine une réduction des dépenses administratives. De plus, un logiciel réduit drastiquement la quantité d’erreurs et de doublons, et limite ainsi la perte de temps et de ressources.

A l’heure actuelle, le prix des logiciels a baissé et ils se sont énormément démocratisés. Alors que les programmes obsolètes fonctionnent encore avec des modes de tarifications dépassés (des prix qui dépendent du nombre d’heures travaillées ou du coût du services, les nouveaux logiciels sont plus agiles et adaptables pour un prix qui reste quant à lui fixe.

Flexibilité
Les logiciels actuels contribuent également à améliorer la flexibilité de l'entreprise. Ils s’adaptent, par exemple, facilement à l'évolution des conditions du marché, aux nouvelles lois et réglementations et à tous les changements qui surviennent dans l'environnement de l'entreprise. Souples, ils intègrent rapidement et facilement les nouvelles technologies qui s’imposent chaque année.

Tourné vers l'avenir
Les logiciels de dernière génération contribuent également à pérenniser l’entreprise. Leur souplesse et leur fluidité permettent, par exemple, d’anticiper les évolutions et les tendances, telles que les nouvelles technologies ou l’évolution du marché. Ils vous donnent les outils pour vous développer et vous adapter au mieux à ces changements, afin d’être en phase avec les besoins du marché et de vos clients.

En avance sur la concurrence
Nous avons vu les avantages qu’offrent les logiciels de dernière génération : un travail administratif plus efficace, une réduction des coûts et des erreurs, une meilleure adaptabilité au marché et aux besoins des clients, le tout ayant pour effet une performance accrue. Cependant, le contraire est vrai aussi. L’entreprise qui n’adopte pas un logiciel performant se met elle-même en difficulté face à la concurrence. Si un bon logiciel vous donne un avantage certain, de mauvais choix en termes d’outils informatiques vous pénalise.

C’est en ce sens que Klien-IT a fait évoluer son logiciel pour l’adapter aux besoins du marché. Les nouveautés sont nombreuses, mais nos dernières évolutions visent à améliorer la communication entre bureau et chantier grâce à l’usage d’un traducteur automatique dans l’application mobile et au partage d’image.

« Ne pas avancer c’est reculer » dit-on. Cela n’a jamais été aussi vrai !

Klien-IT-Systems, simplement différent

Un logiciel complet, un confort maximal, pour un prix réduit. Les logiciels paraissent ennuyeux, le nettoyage aussi. L’inflation est en hausse. Trop peu de gens réalisent à quel point la propreté est importante pour notre bien-être et notre prospérité. Il en va de même pour les logiciels. Antonio Kouwenberg, titulaire d’un Master en Droit fiscal, a conçu Klien-IT-Systems avec son équipe de développeurs : « La propreté et les logiciels ont des choses en commun et peuvent s’avérer puissants. Mon but est d’aider les petites et moyennes entreprises de nettoyage à se concentrer sur leur cœur de métier : la propreté et/ou le nettoyage spécialisé. Comment ? Grâce au logiciel intelligent, efficace et enfin économique de Klien-IT-Systems. Vous avez aussi besoin de moins de personnel dans les bureaux, ce qui est très utile en cette période où le personnel manque. » Comment expliquer le succès, y compris à l’international, de Klien-IT-Systems ? Antonio nous raconte.

Antonio Kouwenberg a 22 ans et déjà 10 ans d’expérience dans le secteur de la propreté. « Le marché de la propreté est un secteur très varié et étendu, avec pas moins de 177 nationalités réparties chez 231.000 employés. Une grande industrie ! Naturellement, cela implique beaucoup de défis en termes de RH, de contrat client, notamment, au-delà, bien sûr, du travail en lui-même », lance Antonio.

La propreté n’est pas reconnue à sa juste valeur
« Lorsque, adolescent, j’ai travaillé à temps partiel pour l’entreprise de mon père, l’entreprise de nettoyage Klien, j’ai immédiatement pris conscience des enjeux. J’ai trouvé fantastique de travailler dans le domaine de la propreté, de travailler avec un groupe de collègues. On s’amusait, on gagnait pas mal d’argent et on était très satisfaits du travail qu’on faisait. Mais on a constaté aussi comment les gens nous voyaient. J’ai souvent entendu : « tu fais le ménage ? Pourquoi tu fais ça ? ». Je me suis aperçu que les métiers de la propreté étaient, et sont encore, perçus comme ennuyeux et souvent traités avec condescendance. C’est dommage. »

La propreté c’est vaste
« Dans le nettoyage vous apprenez à travailler dur, vous rencontrez beaucoup de gens et vous vous rendez dans les endroits les plus singuliers. Sans parler du nettoyage spécialisé avec ses certificats, ses connaissances, son savoir-faire qui confine à l’artisanat. En tant que chef de projet, j’ai vu bien plus encore : quels problèmes posent les magasins ? Que faut-il fait sur ce nouveau projet ? Qui a la clé dont on a besoin ? De petits changements dans le planning, des demandes de congés en suspens et le énième commentaire du client, écrit sur un post-it et collé sur le casier. Autant de choses pour lesquelles les agents d’entretien ne devraient pas avoir à se préoccuper. »

L’agent d’entretien comme fondement
L’entreprise de nettoyage Klien a d’ores et déjà numérisé ses processus pour les organiser de façon aussi efficace que claire pour les équipes chargées d’effectuer le travail de terrain. « Lors des recherches que nous avons menées, nous avons constaté que les logiciels de gestion étaient chers, compliqués et n’étaient pas accessibles en ligne. C’est-à-dire qu’ils sont en décalage total avec les besoins du secteur. C’est pourquoi, il y a dix ans, mon père et moi avons décidé de prendre en main ce projet de logiciel et de le développer en collaboration avec une équipe de programmateurs. Les entreprises de nettoyage de la région le demandaient. Cette demande ne faisait que confirmer que le logiciel de Klien-IT-Systems était vraiment un atout bienvenu sur le marché de la propreté. Pourquoi ? Parce qu’il est simple à utiliser et permet d’anticiper les problèmes. L’agent d’entretien est au fondement de ce projet : s’il a toutes les informations à disposition pour mener sa mission à bien, alors l’entreprise, du point de vue opérationnel, se portera bien. Cela fait gagner beaucoup de temps et d’énergie. Notre application mobile intégrée se révèle aussi être une opportunité en or dans ce processus.

Nettoyer et faire des affaires
Relevé automatique des heures, planning de contrôle, gestion du stock, factures automatiques, comptabilité : le logiciel Klien-IT-Systems offre efficacité et vue d’ensemble. « Nous avons réduit l’occupation des bureaux de Klien (qui compte près de 90 agents d’entretien) de 6 à 1,5 (!). Pendant les vacances d’été, il y a même eu des jours où les bureaux étaient vides. Non pas parce qu’il fallait donner un coup de main aux équipes de nettoyage (ce qui a pu arriver souvent par le passé), mais parce que tout était prêt à l’avance et correctement structuré. Et c’est toujours le cas. Cela va sans dire que vous avez ainsi plus de place pour continuer de développer votre activité et agrandir votre entreprise. »

Klien-IT-Systems est abordable pour les petites et moyennes entreprises de nettoyage. « Pas de coût d’installation ni de lancement, pas de frais de service, pas de coûts additionnels ou de modules supplémentaires à payer, mais un prix forfaitaire mensuel et un accompagnement dévoué jusqu’à ce que vous soyez devenus totalement maîtres du logiciel. Toutes les futures mises-à-jour sont incluses dans le forfait. Notre dernière garantie. »

Futur
L’application mobile de Klien-IT est disponible pour les employés dans 25 langues et le logiciel de back-office dans 5 langues. Antonio : « Nous sommes fiers de voir qu’en un an, près de 50 entreprises du secteur de la propreté ont adopté notre logiciel. De plus, nous sommes déjà actifs en Belgique, en France, en Italie et bientôt en Espagne. Le secteur de la propreté fonctionne de façon similaire dans tous les pays. Le logiciel doit servir à alléger la charge de travail des entreprises et non à les accabler. La transition numérique est vraiment nécessaire si l’on veut survivre en tant qu’entrepreneur, car notre société et les exigences de la clientèle changent rapidement. C’est pourquoi notre mission à l’heure actuelle et pour le futur est la suivante : un logiciel complet, un confort maximal, pour un prix réduit. »

Retrouvez l’interview originale sur le site de Schoonmaakjournaal : https://schoonmaakjournaal.nl/actueel/antonio-kouwenberg-klien-it-systems-net-ff-anders

Klien-IT-Systems contient un système complet de gestion du stock et des produits. Il vous permet de garder toujours un oeil sur l'état en temps réel de votre stock. Le stock bénificie d'un suivi automatique et vos employés peuvent facilement, depuis leur application mobile, passer des commandes de produits, qui seront reportées immédiatement et automatiquement sur l'état du stock. De cette façon, vous avez le contrôle sur le flux des consommables au sein de votre entreprise. Vous pouvez indiquer pour chaque projet quels articles sont nécessaires. Cela permet à vos employés de ne commander que les articles pertinents pour chaque projet. Ces commandes arrivent dans le tableau de bord de votre inventaire. Vous pouvez y voir en un seul coup d'œil ce qui est nécessaire pour les projets et pouvez commencer à traiter les commandes. Lorsqu'une commande est livrée, le système ajuste automatiquement les données du stock afin de le tenir à jour. Vous êtes curieux de savoir comment fonctionne notre système d'inventaire intégré et quelles sont les autres fonctionnalités utiles que nous avons à offrir ? N'hésitez pas à demander dès maintenant une démonstration gratuite !

Si vous enregistrez encore les temps de travail de vos employés sur papier, ou si vous utilisez un système d'enregistrement encombrant avec un code QR, par exemple, alors nous avons la solution pour vous !

Gagnez du temps et de l'argent avec l'enregistrement du temps de travail de Klien-IT-Systems. Le système de pointage intelligent par GPS se base sur l'enregistrement du temps et la localisation. Cela vous permet de voir en temps réel, dans une vue d'ensemble claire, où et quand travaille chacun des employés. Vous avez ainsi toujours une longueur d'avance sur tout le monde.

By means of the location determination via GPS you will see in one overview what the location of arrival and departure is. This, in combination with the time of clocking in and out, gives you a detailed overview of the time and place of arrival and departure. Your employees can easily clock in and out on location in their mobile app with one click.

Avec Klien-IT, vous pouvez dire adieu aux flots de papier. Klien-IT vous permet non seulement de gagner beaucoup de temps, et donc d'argent, mais aussi de garantir une vue d'ensemble et une tranquillité d'esprit au bureau et sur le lieu de travail. Tout ce dont vous avez besoin est désormais sécurisé et structuré dans votre propre environnement numérique, accessible partout et à tout moment. Avec Klien-IT, vous devenez Future-FIT ! Vous êtes prêt à digitaliser l'enregistrement du temps travail de vos employés et vos processus commerciaux, ou vous curieux de savoir quelles autres fonctionnalités spécifiques au secteur de la proprté nous avons développées ? Alors, jetez un coup d'œil à notre site web (www.klien-it-systems.nl), contactez-nous via info@klien-it-systems.com ou appelez-nous au 076 - 520 80 43.

You can also immediately request a free demo and we will come by to explain the entire system. This can of course also be done digitally.

La propreté comme outil pour remplir un rôle social.

En partie à cause du Covid-19, le chiffre d’affaire de l’entreprise de propreté Klien n’a que légèrement augmenté par rapport aux deux années précédentes. Et le chiffre d’affaire, ainsi que le profit, sont les conditions nécessaires au directeur-propriétaire pour jouer un rôle dans la société et dans la gouvernance locale.

Portrait d’une PME enthousiaste

Raymond Kouwenberg (51 ans) n’est de toute évidence pas l’entrepreneur classique d’une entreprise de propreté locale, bien que ses débuts puissent être définis comme tels : un étudiant salarié qui s’est “inséré” dans le business de la propreté. Au cours de ses études en ingénierie civile, il a commencé, en 1987, alors qu'il était encore étudiant, à travailler dans l’entreprise de propreté Klien, fondée en 1974, à Breda, où il est devenu chef de projet au bout de deux ans. Après l’obtention de son diplôme en 1994, Kouwenberg a travaillé pour la municipalité, mais il est resté en contact avec Klien, laquelle a travaillé exclusivement avec des étudiants. “Imaginez un peu : à une époque où il n’y avait ni téléphones ni ordinateurs portables, gérer, appeler et diriger quatre-vingts étudiants”, dit l’entrepreneur. Il y est parvenu, parce qu’en 1997 il est devenu co-actionnaire de Klien BV et, dix ans après, directeur-propriétaire. En 2011, l’entreprise de propreté a emménagé dans ses locaux actuels de près de 200 mètres carrés, dans la zone commerciale De Mark, à Breda.

Socialement impliqué

Sur la porte d’entrée, deux inscriptions disent “ Société de formation accréditée” et “Nous formons des professionnels”. Ce n’est qu’un maigre aperçu des projets dans lesquels est engagé Raymond Kouwenberg. Pour en citer quelques-uns : l’entreprise est membre de neuf réseaux, elle soutient treize associations de bienfaisance, elle est gratifiée du label de qualité CSR (Responsabilité Sociale d’Entreprise), elle mentionne sur son site internet son empreinte carbone et aide les personnes restées à l’écart du marché du travail. Kouwenberg remplit aussi sept fonctions au sein du conseil d’administration, y compris celle de président de la VNO-NCW Breda, et il est conseiller municipal en tant que membre du parti VVD. Il est impliqué dans au moins vingt conseils et groupes d’intérêt. “La propreté a été le fil conducteur de ma vie depuis 34 ans. Mais il y a trois principes fondamentaux dans mon ADN : gouvernement, éducation et enfin entreprise. Être impliqué socialement, aider les gens, est particulièrement important pour moi. Le tout est de savoir toujours trouver un équilibre entre ces objectifs et le temps que j’accorde à ma famille, ma femme et mes trois enfants”.

D’abord entrepreneur de la propreté

C’est comme si cette fonction sociale prévalait sur son activité d’entrepreneur dans le secteur...”Non, cela constitue mon fil conducteur et me fournit les moyens d’agir pour les autres. Je suis d’abord un entrepreneur du secteur de la propreté.” Assumant ce rôle, il gère une entreprise d’environ 85 employés. Sept d’entre eux travaillent dans les bureaux, dont trois comme coordinateurs de projet en charge de la mise en œuvre. L’aire d’intervention couvre un rayon de 20 kilomètres autour de Breda. “Nous n’avons pas besoin d’une plus grande zone, car cela permet aussi de limiter le temps de voyage de nos employés.”

Le respect pour le métier de la propreté

En 2019, le chiffre d’affaire s’élevait à 1,7 millions d’euros et pour 2020 la prévision est de 2 millions d’euros, avec une croissance de 15%. Là encore, la pandémie de Covid nous a mis des bâtons dans les roues.

“Nous avons perdu près de 300.000 €, parce que les salles de sport et les bureaux ont fermés. Cela a été en quelque sorte compensé par les nombreuses désinfections que nous avons effectuées. Cette année, nous attendons un chiffre d’affaire de 2 millions d’euros. Nous n’avons pas une ambition dévorante de grossir, nous ne sommes pas actifs dans les ventes et nous nous demandons toujours : voulons-nous travailler là ? Ce client est-il adapté pour nous ? Nous préférons les clients respectueux et demandons aussi le respect envers l’industrie du nettoyage et nos employés. Dans le cas contraire, nous nous retirons. Nous sommes allés jusqu’à annuler un contrat de 70.000 € – beaucoup d’argent pour une entreprise comme celle-ci – parce que le client avait parlé en des termes irrespectueux du secteur de la propreté et de nos employés.”

Un faible taux d’absentéisme

Raymond Kouwenberg dit vouloir gérer une entreprise caractérisée par la stabilité et le calme. Cela semble fonctionner, car le turnover des employés reste “un peu marginal”, avec les nouveaux arrivants qui, parfois, se retirent rapidement. L’absentéisme ne représente que 1,7%.

Créer son propre logiciel de propreté

Raymond Kouwenberg travaille toujours à des processus et des procédures, soutenus par l’informatique, visant à optimiser la propreté. “En 2014, trois ans après avoir commencé à travailler dans un vrai espace commercial, j’ai commencé à examiner les processus relatifs à l’établissement des planning, au pointage des entrées et sorties, à la consommation de matériel, au traitement administratif et aux achats. Les exigences des clients sont toujours plus élevées et il devient toujours plus difficile d’atteindre un bon niveau de satisfaction de la clientèle. Je sais, par mon expérience personnelle, que ceci est particulièrement vrai pour les PME de ce secteur comptant environ 40-60 employés. A défaut de digitaliser l’activité, on reste bloqué en tant qu’entreprise de propreté. Mais la transformation numérique fondée sur une aide extérieure est incroyablement chère pour les petites entreprises, parce qu’il faut payer un supplément pour chaque module. Au cours des dernières années, j’ai donc construit pas à pas mon propre logiciel. Pour et par le secteur de la propreté.

Atteindre les petites et moyennes entreprises

Le résultat est que, sous l’égide de Klien, est né il y a peu Klien-IT-Systems, conduit par Kouwenberg junior. Le logiciel inclut tous les modules, y compris les modules futurs, pour les petites et moyennes entreprises de propreté et peut être loué pour un prix fixe : jusqu’à 100 employés, celui-ci est d’un peu moins de 300 euros par mois.

Y a-t-il une relation entre le logiciel de gestion et le secteur de la propreté ? “Oui, parce que notre initiative est née de la conviction que j’ai de la nécessité d’atteindre les petites et moyennes entreprises du secteur, dans un champ qui leur est encore étranger, et que le manque de digitalisation est en train de menacer leur existence et leur croissance.”

Les inquiétudes d’un employeur à l’heure actuelle

D’agent d’entretien à directeur-propriétaire de l’entreprise de nettoyage dans laquelle il a débuté comme étudiant salarié. Quelle est l’aspect le plus difficile de la vie d’entrepreneur ? Kouwenberg : “Les problèmes du travail. La sécurité du travail pour l’employé est fondamentale, avec des piliers comme le paiement continu pendant deux ans en cas de maladie, la transition et une indemnité de licenciement élevée. Toutefois, ce sont ces choses qui font peur à un employeur et qui, malheureusement, dissuadent le recrutement de travailleurs à durée indéterminée.”

Un travail attrayant

Le conseil de Raymond Kouwenberg aux politiques de La Haye est de rendre de nouveau attrayante la position d’employeur. “Nous devons aller vers la flexisécurité, qui est la nouvelle orientation de la VNO-NCW et de la MKB-Nederland. Un marché du travail dynamique, avec une garantie de sécurité sociale et professionnelle pour tous, plutôt que le travail lui-même. En d’autres termes, la sécurité pour aller au travail et rester au travail. Une politique active du marché du travail, un développement tout au long de la vie et une sécurité sociale moderne pour ramener sans arrêt sur le marché du travail les gens qui sont à la recherche d’un emploi. Le poste de travail fixe est aujourd’hui trop fixe et celui qui est flexible est trop flexible, pour les deux parties. Il faudrait une sorte de société scandinave dans laquelle on peut toujours toucher un revenu à travers le travail ou recevoir un soutien temporaire.”

Une valeur ajoutée pour la société

Pour finir, quel est le meilleur aspect de la vie d’entrepreneur ? “Être très impliqué, obtenir des résultats et les traduire en valeur ajoutée pour la société”, dit Raymond Kouwenberg. “Venir en aide, en offrant des stages, à travers la sponsorisation, en offrant des opportunités aux personnes désavantagées, en soutenant les associations de bienfaisance et en créant une entreprise caractérisée par le calme et la stabilité.”

Avez-vous déjà fait cette expérience : vous avez une image claire de la façon de ce à quoi les choses devraient ressembler, mais aucun système de gestion ne répond vraiment à vos besoins spécifiques ? Dans le secteur de la propreté, toujours plus d’entreprises sont confrontées à ce problème.

On entend toujours les mêmes histoires : de petites entreprises finissent par crouler sous la paperasse à cause d’un nombre croissant de clients ou de planning gérés manuellement. Ces entreprises veulent grandir, mais elles n’ont simplement pas les outils adéquats pour le faire et bien souvent elles sont à la recherche d’un système qui pourrait leur simplifier certains aspects du travail.

Toutefois, beaucoup de ces logiciels sont souvent trop complexes et trop chers, c’est pourquoi souvent les entreprises préfèrent ne pas utiliser du tout de logiciel. Beaucoup d’aspects importants pour les entreprises de nettoyage sont secondaires pour la grande majorité des autres entreprises. Ce qui arrive alors, c’est que les développeurs de logiciels se focalisent souvent sur des produits visant à satisfaire les besoins du plus grand nombre de clients.

Heureusement, il existe aussi des entreprises de nettoyage qui ont commencé à travailler précisément sur cela. Chez Klien, il était déjà clair il y a 8 ans qu’il fallait rester à jour et suivre les évolutions du temps. Le tout est de commencer au bon moment, de façon à avoir un avantage sur le reste du marché. Les sociétés qui n’ont pas entamé ce processus à temps sont souvent déjà en retard sur la concurrence. Klien-IT-Systems a été créé en partie pour répondre spécifiquement à cet appel à l’aide émanant du secteur.

Klien-IT-Systems est une combinaison de solutions pensée pour répondre aux difficultés administratives du secteur. Nous savons quels sont les points faibles et nous savons parfaitement quels sont les défis que doivent relever les entreprises de propreté. Avec notre système de gestion, vous pouvez archiver vos données les plus importantes dans un seul et unique espace de stockage centralisé en ligne. En plus du logiciel, une application a été développée où les employés peuvent trouver toutes les informations dont ils ont besoin. L’application est reliée directement au système, ainsi les employés ne doivent pas se rendre au bureau trop souvent. Un bureau qui lui-même fonctionne plus rapidement. En effet, les employés reçoivent immédiatement les informations dont ils ont besoin. Nous avons complètement optimisé le système et l’application pour le secteur de la propreté et chaque jour nous le mettons à l'épreuve, ici, chez Klien.

Puisque vous ne pouvez pas être partout à la fois, vous avez besoin de trouver un moyen de comprendre ce que font vos employés et où ils sont. Cela est facile pour d’autres entreprises, parce qu’il y a un poste de travail physique commun, comme le bureau. Mais dans une entreprise de nettoyage c’est exactement le contraire. Avec notre pointage des entrées et sorties fonctionnant avec un GPS, vous pouvez en permanence contrôler que vos employés sont bien à leur poste de travail et qu'ils effectuent leurs tours.

Le transfert des clés est un autre dilemme administratif. Souvent, quand une clé est perdue, c’est la parole de l’un contre celle de l’autre. Désormais, il existe un moyen pour donner aux employés la responsabilité de chaque clé. Cela aidera le personnel, parce qu’il pourra prouver qu'une clé est ou n'est pas en sa possession. Mais cela sera utile aussi pour avoir une vision d’ensemble précise sur qui travaille, où et avec quelle clé.

Klien-IT-Systems est une combinaison de solutions pensée pour répondre aux difficultés administratives du secteur. Nous savons quels sont les points faibles et nous savons parfaitement quels sont les défis que doivent relever les entreprises de propreté. Avec notre système de gestion, vous pouvez archiver vos données les plus importantes dans un seul et unique espace de stockage centralisé en ligne. En plus du logiciel, une application a été développée où les employés peuvent trouver toutes les informations dont ils ont besoin. L’application est reliée directement au système, ainsi les employés ne doivent pas se rendre au bureau trop souvent. Un bureau qui lui-même fonctionne plus rapidement. En effet, les employés reçoivent immédiatement les informations dont ils ont besoin. Nous avons complètement optimisé le système et l’application pour le secteur de la propreté et chaque jour nous le mettons à l'épreuve, ici, chez Klien.

Since you can never be everywhere at the same time, you need to find a way to understand what your employees are doing where. This is easy in other enterprises because there is a common physical workplace, such as the office. But in a cleaning company it's just the opposite. With our entry and exit GPS tracking, you can always see if your employees are at work and on what shift. Key transfer is another administrative dilemma. Often when a key is lost it is someone's word against someone else's. Now there is a way to give employees key deposit responsibility. This will help staff, as they can prove that the key is not in their possession, just as it is useful to have an exact overview of who works where and with what key. Additionally, the system also has a fully integrated accounting package. This means that you will no longer need an external package, because you will have everything centralized in one space. If you would like to keep the accounting package that you already have, we are of course willing to take a look at the various possibilities to keep it together with you.

Le système de planification complet vous permet d’automatiser entièrement l'élaboration du planning. Les employés peuvent consulter leur planning et demander des congés ou des changements depuis l’application. Grâce à cette fonctionnalité, vous aurez toujours une vision claire et complète qui vous permettra de gérer le planning à tout moment. De plus, cela diminuera sensiblement vos charges administratives et rien ne sera perdu, puisque tout est archivé dans le système.

En plus de cela, le système inclut toutes les fonctionnalités dont les petites et moyennes entreprises ont besoin pour grandir dans le monde digitalisé du secteur de la propreté. La question est, évidemment : vers quel futur nous dirigeons-nous ? Chez Klien-IT-Systems, nous travaillons continuellement à améliorer et réformer notre logiciel et notre application. Nous écoutons les clients et le personnel qui travaille avec notre système, c’est pourquoi nous sommes toujours ouverts aux suggestions, afin de satisfaire les désirs de nos clients de la meilleure façon.

Notre système de gestion est clair et facile à utiliser pour le client, il améliore l’environnement de travail et fait économiser beaucoup de temps et d'énergie.

Derrière l'écran, il y a aussi une équipe bien formée aux usages du monde numérique, donc si quelque chose n’est pas encore tout à fait clair pour vous, notre équipe se fera un plaisir de vous venir en aide. Nous ferons de notre mieux pour nous assurer que votre processus de transformation numérique soit le plus simple possible.

Avec Klien-IT-Systems préparez-vous pour le futur !

If you use old automation processes, your vision of the future for your company is destined not to be fulfilled. This is certainly a shame, as digitizing and automating your business can bring you huge profits.

Voilà pourquoi nous sommes heureux de vous aider à faire en sorte que ce processus se déroule le plus naturellement possible, de manière à ce que vous puissiez profiter d’un système en phase avec son temps.

Vous êtes curieux de savoir ce que nous pouvons faire pour votre entreprise ou vous avez d’autres questions ? Rendez-vous sur notre site internet (www.klien-it-systems.nl), contactez-nous par mail à info@klien-it-systems.nl ou bien appelez le +31 7.65.20.80.43.

Vous voulez découvrir notre système ? Demandez une démonstration gratuite dès maintenant et sans engagement !


Dites adieu aux plannings Excel !

Nous pouvons dire sans hésiter que le succès d’une entreprise de nettoyage est dû en premier lieu à la mise en place facile, flexible et bien organisée du planning. Ces dernières années, nous avons toutefois constaté que beaucoup d’entreprises utilisent des tableaux compliqués, créés par exemple avec Excel ou un d'autres logiciels du même genre. La question qui nous vient spontanément est donc la suivante : pourquoi tant d’entreprises dépendent-elles d’Excel en ce qui concerne le planning du personnel ? Bien sûr, il est facile de commencer avec Excel, mais les maladresses dans l’utilisation, les erreurs et les limites du programme lui-même, amènent des problèmes à long terme.

Voici quatre raisons pour lesquelles Excel vous causera des ennuis :

1. Les horaires changent

Avec Excel, le plus petit changement vous oblige à supprimer et ajouter lignes et colonnes, changer les couleurs, fusionner des cellules et faire encore bien d’autres changements. Cela rend clairement impossible la modification rapide des horaires.

2. Horaires individuels

Les différents départements et les différents sites ont chacun leurs propres feuilles de travail, il vous faudrait donc, pour avoir une vue d’ensemble du planning de l’entreprise, fusionner et intégrer toutes les feuilles de travail. Le problème est que, quand vous aurez fini, le planning sera devenu obsolète !

3. Chercher et remplacer

Imaginons que le collègue qui d’habitude gère le planning avec Excel, ne puisse pas venir travailler aujourd’hui et qu’il faille donc quelqu’un pour le remplacer. Vous allez donc chercher un autre collègue grâce à la fonction de recherche Excel. Mais le problème c’est qu’il n’est pas évident que n’importe lequel des autres collègues sache utiliser Excel ou ait les compétences adéquates pour réussir à créer un planning détaillé avec ce programme.

4. Planning pour le jour suivant

Il est rare qu’un planning digital clair et bien structuré soit communiqué aux employé grâce à Excel, surtout s’il doit être fait le jour pour le lendemain. De la même façon, si on tente de communiquer les horaires avec un planning manuel, il en résulte le plus souvent une grande confusion.

Conclusion – Gérer vos planning avec Excel ne vous aide pas à développer votre entreprise !

Il arrive souvent que les entreprises de propreté continuent à utiliser des logiciels et des programmes inadaptés. Cela peut arriver quand on manque de temps pour passer en revue toutes les options et adopter un système récent et conçu pour notre métier. Mais en réalité, on économise beaucoup d’argent et d’effort quand on arrête d’utiliser Excel ! La solution de Klien-IT-Systems pour le secteur de la propreté. Avec Klien-IT-Systems, tout le planning est archivé dans le cloud, ce qui permet de voir et ajuster l’emploi du temps depuis n’importe où et à n‘importe quel moment.

De plus, notre planning est très clair, simple et perfectionné. Par exemple, tous les employés peuvent voir leurs horaires sur leur application, pour avoir une vue d’ensemble aussi bien des horaires généraux que spécifiques. Découvrez comment fonctionne le planning de notre logiciel sur notre blog ou demandez une démonstration gratuite pour voir toutes les possibilités qu’offre le logiciel Klien-It-Systems.

Qu'est-ce qu'un ERP ?

Le sigle ERP signifie Enterprise Resource Planning. Un système ERP est en fait un logiciel utilisé au sein des organisations pour supporter tous les processus de l'entreprise. Pour ce faire, les processus administratifs, financiers, commerciaux et logistiques sont hébergés dans le système.

Quelle est la signification d'un système ERP?

Klien-IT-Systems dispose de son propre système ERP pour simplifier toutes les tâches administratives propres au secteur du nettoyage. Pensez, par exemple, aux plannings, à l'enregistrement du temps de travail, aux tâches comptables, etc. Mais qu'est-ce qu'un système ERP exactement ? Nous vous l'expliquons dans cet article. Les entreprises qui n'utilisent pas encore de système ERP travaillent souvent avec différents logiciels. Par conséquent, les informations ne peuvent pas circuler directement d'un département à l'autre. Un système ERP fournit à tous les employés d'une entreprise un environnement de travail centralisé et partagé, dans lequel les données sont enregistrées une fois et une seule. Cet environnement de travail est accessible à tous et à tout moment de la journée. De cette façon, tout le monde au sein de l'entreprise dispose des mêmes informations. Par conséquent, on consacre moins de temps et d'argent à la correction des erreurs, d'où une économie substantielle. Un bon système ERP entraîne automatiquement une baisse des coûts, une réduction des temps de traitement et un meilleur service.

Un système ERP présente plusieurs avantages pour une entreprise, dont voici, nos yeux, quels sont les principaux. Un système ERP garantit que toutes les données peuvent toujours être utilisées directement par chaque employé. Cela rend les employés plus productifs et renforce également la collaboration interne. En outre, le travail peut être effectué de différentes manières, chaque employé ayant sa propre façon de travailler. La mise en œuvre d'un système ERP assure la standardisation de la manière dont le travail est effectué au sein de l'entreprise. Le système oblige les employés à suivre les procédures prescrites, d'autres règles de gestion peuvent également être introduites. Lors de la mise en œuvre d'un système ERP, les meilleures pratiques d'une tâche commerciale spécifique peuvent être utilisées pour optimiser les processus. Il est ainsi plus facile d'atteindre et de maintenir un niveau de qualité constant. Par ailleurs, le transfert d'une tâche ne coûte plus autant de temps et d'énergie. Certaines activités au sein d'une entreprise sont standard et doivent être effectuées quotidiennement pour que l'entreprise fonctionne. L'automatisation du travail permet un gain de temps énorme pour les employés. Outre le travail, les processus commerciaux sont également essentiels au sein de l'entreprise. L'analyse des processus commerciaux est donc importante pour le développement d'une entreprise. Avec un système ERP, tous les processus opérationnels peuvent être connectés. Il est donc possible d'établir des rapports plus complets, car le logiciel d'analyse dispose de plus de sources dont tirer des données et peut donc afficher plus de profondeur d'analyse.

Qu'est-ce qu'un ERP spécifiquement conçu pour les entreprises de nettoyage ?

Avec l'ERP de Klien-IT-Systems, vous retrouvez tous les processus commerciaux de votre entreprise de nettoyage réunis dans un seul système, soit une vue d'ensemble de tous les départements et de toutes les données. De la comptabilité à la planification, tout se trouve dans notre système ERP. Le système ERP dispose d'un logiciel de comptabilité entièrement intégré, de sorte qu'aucun logiciel externe n'est plus nécessaire. Avec l'aide de notre ERP, vous pouvez entièrement automatiser votre planning. Les employés peuvent également consulter ce planning via une application mobile et demander des congés. Le système contient un module d'horloge intelligent avec enregistrement du temps et localisation par GPS. Les employés peuvent facilement pointer à l'aide de leur application mobile. Vous pouvez également avoir un aperçu de l'absentéisme. En outre, vous pouvez voir en temps réel qui est en possession de telle ou telle clé. Avec l'aide de notre ERP, vous avez toujours une vue d'ensemble des chiffres. Vous pouvez ainsi gérer facilement les débiteurs et envoyer des rappels de paiement. Vous avez également un aperçu du comportement de paiement des clients. En outre, les factures sont créées automatiquement, ce qui permet de gagner beaucoup de temps. Un autre grand avantage du système est que vous pouvez trouver toutes les données centralisées en un seul endroit. Ainsi, gardez toujours un oeil sur l'évolution des chiffres et aucune donnée ne se perd lorsqu'un employé quitte l'entreprise. Vous trouvez aussi toutes les données relatives aux employés et aux projets dans le système. Les relations peuvent également faire l'objet d'un suivi dans le système ERP, ce qui vous permet d'en avoir toujours un aperçu. En outre, le logiciel ERP dispose également d'une application pour les employés, dans laquelle ils peuvent consulter toutes les informations nécessaires directement depuis le site du projet. L'application permet également de pointer, de consulter le planning, de demander des congés et de commander des produits. De tous les logiciels, Klien-IT-Systems est le mieux adapté au secteur du nettoyage. En effet, notre logiciel contient toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin. Il vous permet de gérer vos processus commerciaux à partir d'un système centralisé. Notre système offre une tranquillité d'esprit, une vue d'ensemble et un soulagement de la pression administrative. Le logiciel est abordable, complet et conçu spécifique pour le secteur de la Propreté. Il offre ainsi la possibilité à tous les entreprises du secteur d'opérer leur transformation numérique. De cette façon, nous aidons chaque entreprise à suivre les développements qui sont dans l'air du temps.

Vous êtes curieux de découvrir comment fonctionne concrètement notre système ? Demandez dès maintenant votre démonstration gratuite et sans engagement ! Vous avez des questions sur le fonctionnement des systèmes ERP ou souhaitez découvrir les possibilités qui s'offrent à votre entreprise ? N'hésitez pas à nous contacter via le formulaire de contact, à nous écrire à info@klien-it-systems.fr, ou bien à nous appeler au 076-520 80 43.

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