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Klien IT Systems

La propreté comme outil pour remplir un rôle social.

En partie à cause du Covid-19, le chiffre d’affaire de l’entreprise de propreté Klien n’a que légèrement augmenté par rapport aux deux années précédentes. Et le chiffre d’affaire, ainsi que le profit, sont les conditions nécessaires au directeur-propriétaire pour jouer un rôle dans la société et dans la gouvernance locale.

Portrait d’une PME enthousiaste

Raymond Kouwenberg (51 ans) n’est de toute évidence pas l’entrepreneur classique d’une entreprise de propreté locale, bien que ses débuts puissent être définis comme tels : un étudiant salarié qui s’est “inséré” dans le business de la propreté. Au cours de ses études en ingénierie civile, il a commencé, en 1987, alors qu'il était encore étudiant, à travailler dans l’entreprise de propreté Klien, fondée en 1974, à Breda, où il est devenu chef de projet au bout de deux ans. Après l’obtention de son diplôme en 1994, Kouwenberg a travaillé pour la municipalité, mais il est resté en contact avec Klien, laquelle a travaillé exclusivement avec des étudiants. “Imaginez un peu : à une époque où il n’y avait ni téléphones ni ordinateurs portables, gérer, appeler et diriger quatre-vingts étudiants”, dit l’entrepreneur. Il y est parvenu, parce qu’en 1997 il est devenu co-actionnaire de Klien BV et, dix ans après, directeur-propriétaire. En 2011, l’entreprise de propreté a emménagé dans ses locaux actuels de près de 200 mètres carrés, dans la zone commerciale De Mark, à Breda.

Socialement impliqué

Sur la porte d’entrée, deux inscriptions disent “ Société de formation accréditée” et “Nous formons des professionnels”. Ce n’est qu’un maigre aperçu des projets dans lesquels est engagé Raymond Kouwenberg. Pour en citer quelques-uns : l’entreprise est membre de neuf réseaux, elle soutient treize associations de bienfaisance, elle est gratifiée du label de qualité CSR (Responsabilité Sociale d’Entreprise), elle mentionne sur son site internet son empreinte carbone et aide les personnes restées à l’écart du marché du travail. Kouwenberg remplit aussi sept fonctions au sein du conseil d’administration, y compris celle de président de la VNO-NCW Breda, et il est conseiller municipal en tant que membre du parti VVD. Il est impliqué dans au moins vingt conseils et groupes d’intérêt. “La propreté a été le fil conducteur de ma vie depuis 34 ans. Mais il y a trois principes fondamentaux dans mon ADN : gouvernement, éducation et enfin entreprise. Être impliqué socialement, aider les gens, est particulièrement important pour moi. Le tout est de savoir toujours trouver un équilibre entre ces objectifs et le temps que j’accorde à ma famille, ma femme et mes trois enfants”.

D’abord entrepreneur de la propreté

C’est comme si cette fonction sociale prévalait sur son activité d’entrepreneur dans le secteur...”Non, cela constitue mon fil conducteur et me fournit les moyens d’agir pour les autres. Je suis d’abord un entrepreneur du secteur de la propreté.” Assumant ce rôle, il gère une entreprise d’environ 85 employés. Sept d’entre eux travaillent dans les bureaux, dont trois comme coordinateurs de projet en charge de la mise en œuvre. L’aire d’intervention couvre un rayon de 20 kilomètres autour de Breda. “Nous n’avons pas besoin d’une plus grande zone, car cela permet aussi de limiter le temps de voyage de nos employés.”

Le respect pour le métier de la propreté

En 2019, le chiffre d’affaire s’élevait à 1,7 millions d’euros et pour 2020 la prévision est de 2 millions d’euros, avec une croissance de 15%. Là encore, la pandémie de Covid nous a mis des bâtons dans les roues.

“Nous avons perdu près de 300.000 €, parce que les salles de sport et les bureaux ont fermés. Cela a été en quelque sorte compensé par les nombreuses désinfections que nous avons effectuées. Cette année, nous attendons un chiffre d’affaire de 2 millions d’euros. Nous n’avons pas une ambition dévorante de grossir, nous ne sommes pas actifs dans les ventes et nous nous demandons toujours : voulons-nous travailler là ? Ce client est-il adapté pour nous ? Nous préférons les clients respectueux et demandons aussi le respect envers l’industrie du nettoyage et nos employés. Dans le cas contraire, nous nous retirons. Nous sommes allés jusqu’à annuler un contrat de 70.000 € – beaucoup d’argent pour une entreprise comme celle-ci – parce que le client avait parlé en des termes irrespectueux du secteur de la propreté et de nos employés.”

Un faible taux d’absentéisme

Raymond Kouwenberg dit vouloir gérer une entreprise caractérisée par la stabilité et le calme. Cela semble fonctionner, car le turnover des employés reste “un peu marginal”, avec les nouveaux arrivants qui, parfois, se retirent rapidement. L’absentéisme ne représente que 1,7%.

Créer son propre logiciel de propreté

Raymond Kouwenberg travaille toujours à des processus et des procédures, soutenus par l’informatique, visant à optimiser la propreté. “En 2014, trois ans après avoir commencé à travailler dans un vrai espace commercial, j’ai commencé à examiner les processus relatifs à l’établissement des planning, au pointage des entrées et sorties, à la consommation de matériel, au traitement administratif et aux achats. Les exigences des clients sont toujours plus élevées et il devient toujours plus difficile d’atteindre un bon niveau de satisfaction de la clientèle. Je sais, par mon expérience personnelle, que ceci est particulièrement vrai pour les PME de ce secteur comptant environ 40-60 employés. A défaut de digitaliser l’activité, on reste bloqué en tant qu’entreprise de propreté. Mais la transformation numérique fondée sur une aide extérieure est incroyablement chère pour les petites entreprises, parce qu’il faut payer un supplément pour chaque module. Au cours des dernières années, j’ai donc construit pas à pas mon propre logiciel. Pour et par le secteur de la propreté.

Atteindre les petites et moyennes entreprises

Le résultat est que, sous l’égide de Klien, est né il y a peu Klien-IT-Systems, conduit par Kouwenberg junior. Le logiciel inclut tous les modules, y compris les modules futurs, pour les petites et moyennes entreprises de propreté et peut être loué pour un prix fixe : jusqu’à 100 employés, celui-ci est d’un peu moins de 300 euros par mois.

Y a-t-il une relation entre le logiciel de gestion et le secteur de la propreté ? “Oui, parce que notre initiative est née de la conviction que j’ai de la nécessité d’atteindre les petites et moyennes entreprises du secteur, dans un champ qui leur est encore étranger, et que le manque de digitalisation est en train de menacer leur existence et leur croissance.”

Les inquiétudes d’un employeur à l’heure actuelle

D’agent d’entretien à directeur-propriétaire de l’entreprise de nettoyage dans laquelle il a débuté comme étudiant salarié. Quelle est l’aspect le plus difficile de la vie d’entrepreneur ? Kouwenberg : “Les problèmes du travail. La sécurité du travail pour l’employé est fondamentale, avec des piliers comme le paiement continu pendant deux ans en cas de maladie, la transition et une indemnité de licenciement élevée. Toutefois, ce sont ces choses qui font peur à un employeur et qui, malheureusement, dissuadent le recrutement de travailleurs à durée indéterminée.”

Un travail attrayant

Le conseil de Raymond Kouwenberg aux politiques de La Haye est de rendre de nouveau attrayante la position d’employeur. “Nous devons aller vers la flexisécurité, qui est la nouvelle orientation de la VNO-NCW et de la MKB-Nederland. Un marché du travail dynamique, avec une garantie de sécurité sociale et professionnelle pour tous, plutôt que le travail lui-même. En d’autres termes, la sécurité pour aller au travail et rester au travail. Une politique active du marché du travail, un développement tout au long de la vie et une sécurité sociale moderne pour ramener sans arrêt sur le marché du travail les gens qui sont à la recherche d’un emploi. Le poste de travail fixe est aujourd’hui trop fixe et celui qui est flexible est trop flexible, pour les deux parties. Il faudrait une sorte de société scandinave dans laquelle on peut toujours toucher un revenu à travers le travail ou recevoir un soutien temporaire.”

Une valeur ajoutée pour la société

Pour finir, quel est le meilleur aspect de la vie d’entrepreneur ? “Être très impliqué, obtenir des résultats et les traduire en valeur ajoutée pour la société”, dit Raymond Kouwenberg. “Venir en aide, en offrant des stages, à travers la sponsorisation, en offrant des opportunités aux personnes désavantagées, en soutenant les associations de bienfaisance et en créant une entreprise caractérisée par le calme et la stabilité.”

Avez-vous déjà fait cette expérience : vous avez une image claire de la façon de ce à quoi les choses devraient ressembler, mais aucun système de gestion ne répond vraiment à vos besoins spécifiques ? Dans le secteur de la propreté, toujours plus d’entreprises sont confrontées à ce problème.

On entend toujours les mêmes histoires : de petites entreprises finissent par crouler sous la paperasse à cause d’un nombre croissant de clients ou de planning gérés manuellement. Ces entreprises veulent grandir, mais elles n’ont simplement pas les outils adéquats pour le faire et bien souvent elles sont à la recherche d’un système qui pourrait leur simplifier certains aspects du travail.

Toutefois, beaucoup de ces logiciels sont souvent trop complexes et trop chers, c’est pourquoi souvent les entreprises préfèrent ne pas utiliser du tout de logiciel. Beaucoup d’aspects importants pour les entreprises de nettoyage sont secondaires pour la grande majorité des autres entreprises. Ce qui arrive alors, c’est que les développeurs de logiciels se focalisent souvent sur des produits visant à satisfaire les besoins du plus grand nombre de clients.

Heureusement, il existe aussi des entreprises de nettoyage qui ont commencé à travailler précisément sur cela. Chez Klien, il était déjà clair il y a 8 ans qu’il fallait rester à jour et suivre les évolutions du temps. Le tout est de commencer au bon moment, de façon à avoir un avantage sur le reste du marché. Les sociétés qui n’ont pas entamé ce processus à temps sont souvent déjà en retard sur la concurrence. Klien-IT-Systems a été créé en partie pour répondre spécifiquement à cet appel à l’aide émanant du secteur.

Klien-IT-Systems est une combinaison de solutions pensée pour répondre aux difficultés administratives du secteur. Nous savons quels sont les points faibles et nous savons parfaitement quels sont les défis que doivent relever les entreprises de propreté. Avec notre système de gestion, vous pouvez archiver vos données les plus importantes dans un seul et unique espace de stockage centralisé en ligne. En plus du logiciel, une application a été développée où les employés peuvent trouver toutes les informations dont ils ont besoin. L’application est reliée directement au système, ainsi les employés ne doivent pas se rendre au bureau trop souvent. Un bureau qui lui-même fonctionne plus rapidement. En effet, les employés reçoivent immédiatement les informations dont ils ont besoin. Nous avons complètement optimisé le système et l’application pour le secteur de la propreté et chaque jour nous le mettons à l'épreuve, ici, chez Klien.

Puisque vous ne pouvez pas être partout à la fois, vous avez besoin de trouver un moyen de comprendre ce que font vos employés et où ils sont. Cela est facile pour d’autres entreprises, parce qu’il y a un poste de travail physique commun, comme le bureau. Mais dans une entreprise de nettoyage c’est exactement le contraire. Avec notre pointage des entrées et sorties fonctionnant avec un GPS, vous pouvez en permanence contrôler que vos employés sont bien à leur poste de travail et qu'ils effectuent leurs tours.

Le transfert des clés est un autre dilemme administratif. Souvent, quand une clé est perdue, c’est la parole de l’un contre celle de l’autre. Désormais, il existe un moyen pour donner aux employés la responsabilité de chaque clé. Cela aidera le personnel, parce qu’il pourra prouver qu'une clé est ou n'est pas en sa possession. Mais cela sera utile aussi pour avoir une vision d’ensemble précise sur qui travaille, où et avec quelle clé.

Klien-IT-Systems est une combinaison de solutions pensée pour répondre aux difficultés administratives du secteur. Nous savons quels sont les points faibles et nous savons parfaitement quels sont les défis que doivent relever les entreprises de propreté. Avec notre système de gestion, vous pouvez archiver vos données les plus importantes dans un seul et unique espace de stockage centralisé en ligne. En plus du logiciel, une application a été développée où les employés peuvent trouver toutes les informations dont ils ont besoin. L’application est reliée directement au système, ainsi les employés ne doivent pas se rendre au bureau trop souvent. Un bureau qui lui-même fonctionne plus rapidement. En effet, les employés reçoivent immédiatement les informations dont ils ont besoin. Nous avons complètement optimisé le système et l’application pour le secteur de la propreté et chaque jour nous le mettons à l'épreuve, ici, chez Klien.

Since you can never be everywhere at the same time, you need to find a way to understand what your employees are doing where. This is easy in other enterprises because there is a common physical workplace, such as the office. But in a cleaning company it's just the opposite. With our entry and exit GPS tracking, you can always see if your employees are at work and on what shift. Key transfer is another administrative dilemma. Often when a key is lost it is someone's word against someone else's. Now there is a way to give employees key deposit responsibility. This will help staff, as they can prove that the key is not in their possession, just as it is useful to have an exact overview of who works where and with what key. Additionally, the system also has a fully integrated accounting package. This means that you will no longer need an external package, because you will have everything centralized in one space. If you would like to keep the accounting package that you already have, we are of course willing to take a look at the various possibilities to keep it together with you.

Le système de planification complet vous permet d’automatiser entièrement l'élaboration du planning. Les employés peuvent consulter leur planning et demander des congés ou des changements depuis l’application. Grâce à cette fonctionnalité, vous aurez toujours une vision claire et complète qui vous permettra de gérer le planning à tout moment. De plus, cela diminuera sensiblement vos charges administratives et rien ne sera perdu, puisque tout est archivé dans le système.

En plus de cela, le système inclut toutes les fonctionnalités dont les petites et moyennes entreprises ont besoin pour grandir dans le monde digitalisé du secteur de la propreté. La question est, évidemment : vers quel futur nous dirigeons-nous ? Chez Klien-IT-Systems, nous travaillons continuellement à améliorer et réformer notre logiciel et notre application. Nous écoutons les clients et le personnel qui travaille avec notre système, c’est pourquoi nous sommes toujours ouverts aux suggestions, afin de satisfaire les désirs de nos clients de la meilleure façon.

Notre système de gestion est clair et facile à utiliser pour le client, il améliore l’environnement de travail et fait économiser beaucoup de temps et d'énergie.

Derrière l'écran, il y a aussi une équipe bien formée aux usages du monde numérique, donc si quelque chose n’est pas encore tout à fait clair pour vous, notre équipe se fera un plaisir de vous venir en aide. Nous ferons de notre mieux pour nous assurer que votre processus de transformation numérique soit le plus simple possible.

Avec Klien-IT-Systems préparez-vous pour le futur !

If you use old automation processes, your vision of the future for your company is destined not to be fulfilled. This is certainly a shame, as digitizing and automating your business can bring you huge profits.

Voilà pourquoi nous sommes heureux de vous aider à faire en sorte que ce processus se déroule le plus naturellement possible, de manière à ce que vous puissiez profiter d’un système en phase avec son temps.

Vous êtes curieux de savoir ce que nous pouvons faire pour votre entreprise ou vous avez d’autres questions ? Rendez-vous sur notre site internet (www.klien-it-systems.nl), contactez-nous par mail à info@klien-it-systems.nl ou bien appelez le +31 7.65.20.80.43.

Vous voulez découvrir notre système ? Demandez une démonstration gratuite dès maintenant et sans engagement !


Dites adieu aux plannings Excel !

Nous pouvons dire sans hésiter que le succès d’une entreprise de nettoyage est dû en premier lieu à la mise en place facile, flexible et bien organisée du planning. Ces dernières années, nous avons toutefois constaté que beaucoup d’entreprises utilisent des tableaux compliqués, créés par exemple avec Excel ou un d'autres logiciels du même genre. La question qui nous vient spontanément est donc la suivante : pourquoi tant d’entreprises dépendent-elles d’Excel en ce qui concerne le planning du personnel ? Bien sûr, il est facile de commencer avec Excel, mais les maladresses dans l’utilisation, les erreurs et les limites du programme lui-même, amènent des problèmes à long terme.

Voici quatre raisons pour lesquelles Excel vous causera des ennuis :

1. Les horaires changent

Avec Excel, le plus petit changement vous oblige à supprimer et ajouter lignes et colonnes, changer les couleurs, fusionner des cellules et faire encore bien d’autres changements. Cela rend clairement impossible la modification rapide des horaires.

2. Horaires individuels

Les différents départements et les différents sites ont chacun leurs propres feuilles de travail, il vous faudrait donc, pour avoir une vue d’ensemble du planning de l’entreprise, fusionner et intégrer toutes les feuilles de travail. Le problème est que, quand vous aurez fini, le planning sera devenu obsolète !

3. Chercher et remplacer

Imaginons que le collègue qui d’habitude gère le planning avec Excel, ne puisse pas venir travailler aujourd’hui et qu’il faille donc quelqu’un pour le remplacer. Vous allez donc chercher un autre collègue grâce à la fonction de recherche Excel. Mais le problème c’est qu’il n’est pas évident que n’importe lequel des autres collègues sache utiliser Excel ou ait les compétences adéquates pour réussir à créer un planning détaillé avec ce programme.

4. Planning pour le jour suivant

Il est rare qu’un planning digital clair et bien structuré soit communiqué aux employé grâce à Excel, surtout s’il doit être fait le jour pour le lendemain. De la même façon, si on tente de communiquer les horaires avec un planning manuel, il en résulte le plus souvent une grande confusion.

Conclusion – Gérer vos planning avec Excel ne vous aide pas à développer votre entreprise !

Il arrive souvent que les entreprises de propreté continuent à utiliser des logiciels et des programmes inadaptés. Cela peut arriver quand on manque de temps pour passer en revue toutes les options et adopter un système récent et conçu pour notre métier. Mais en réalité, on économise beaucoup d’argent et d’effort quand on arrête d’utiliser Excel ! La solution de Klien-IT-Systems pour le secteur de la propreté. Avec Klien-IT-Systems, tout le planning est archivé dans le cloud, ce qui permet de voir et ajuster l’emploi du temps depuis n’importe où et à n‘importe quel moment.

De plus, notre planning est très clair, simple et perfectionné. Par exemple, tous les employés peuvent voir leurs horaires sur leur application, pour avoir une vue d’ensemble aussi bien des horaires généraux que spécifiques. Découvrez comment fonctionne le planning de notre logiciel sur notre blog ou demandez une démonstration gratuite pour voir toutes les possibilités qu’offre le logiciel Klien-It-Systems.

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