Partly due to the Covid-19, the turnover of the cleaning company Klien increased only slightly compared to the previous two years. And turnover and profit are above all the conditions for the manager-owner of the cleaning company to be socially involved.
Raymond Kouwenberg (51 years old) is certainly not the classic entrepreneur of a local cleaning company, although his beginnings can be defined as such. He was a working student who got "stuck" in the cleaning business. While studying civil engineering in 1987, he started working as a student at the cleaning company Klien in Breda, founded in 1974, where he became project manager after two years. After graduating in 1994, Kouwenberg worked for the municipality but remained in contact with Klien, where they worked exclusively with students. "Imagine: in an age without cell phones and laptops, managing, calling and scheduling eighty students," says the entrepreneur. He was good, because in 1997 he became co-shareholder of Klien BV and ten years later director-owner. In 2011, the cleaning company moved into its current almost 200 square meter premises in the De Mark business park in Breda.
On the entrance door there are the stickers 'Accredited training company' and 'We train professionals'. This is only a pale reflection of the projects Raymond Kouwenberg is busy with. To name just a few: the company is a member of nine networks, supports thirteen charities, has the CSR (Corporate Social Responsibility) quality seal, specifies its CO2 footprint on its website and helps people far from job market. Kouwenberg also serves seven functions on the board, including chairman of the VNO-NCW Breda, and is a city councilor for the VVD party. Kouwenberg and his cleaning company are socially involved, and he is an associate of at least twenty boards and interest groups. "Cleanliness has been the leitmotif of my life for 34 years. But there are three founding principles in my DNA: government, education and finally business. Being socially involved, helping people, is especially important to me. The trick is knowing how always find a balance between these goals and time for my family, my wife and my three children".
It seems that being socially involved as a cleaning company prevails over doing business as an entrepreneur in the sector… "No, this is the common thread and it provides the income that gives me the possibility to count something for others. Primarily I am an entrepreneur in the cleaning sector". In this role he manages a company with approximately 85 employees from a subsidiary. Seven of them work in the office, including three project coordinators for implementation. The working area covers a 20 kilometer circle around Breda. “We don't need a bigger area, because this also limits our employees' travel time.”
In 2019, the turnover was 1.7 million euros and for 2020 the forecast is 2 million euros, with a growth of 15%. Here too, the Covid pandemic has put a spanner in the works
"We lost almost €300,000, because the gyms and offices closed. We compensated for this to some extent by carrying out many sanitizations. This year, we expect to have a turnover of €2 million. We don't have a burning ambition to grow, we are not active in sales and always ask ourselves: Do we want to work there? Is this customer right for us? We prefer respected customers and also demand respect in return, towards the cleaning industry and our employees. If not, we withdraw. We have even canceled a €70,000 contract – a lot of money for a company like this – because the customer spoke disrespectfully about cleanliness and our employees."
Raymond Kouwenberg dit vouloir gérer une entreprise caractérisée par la stabilité et le calme. Cela semble fonctionner, car le turnover des employés reste “un peu marginal”, avec les nouveaux arrivants qui, parfois, se retirent rapidement. L’absentéisme ne représente que 1,7%.
Raymond Kouwenberg travaille toujours à des processus et des procédures, soutenus par l’informatique, visant à optimiser la propreté. “En 2014, trois ans après avoir commencé à travailler dans un vrai espace commercial, j’ai commencé à examiner les processus relatifs à l’établissement des planning, au pointage des entrées et sorties, à la consommation de matériel, au traitement administratif et aux achats. Les exigences des clients sont toujours plus élevées et il devient toujours plus difficile d’atteindre un bon niveau de satisfaction de la clientèle. Je sais, par mon expérience personnelle, que ceci est particulièrement vrai pour les PME de ce secteur comptant environ 40-60 employés. A défaut de digitaliser l’activité, on reste bloqué en tant qu’entreprise de propreté. Mais la transformation numérique fondée sur une aide extérieure est incroyablement chère pour les petites entreprises, parce qu’il faut payer un supplément pour chaque module. Au cours des dernières années, j’ai donc construit pas à pas mon propre logiciel. Pour et par le secteur de la propreté.
The result is that Klien-IT-Systems, led by Kouwenberg junior, has just been born under the umbrella of Klien. The software system includes all modules, including future ones, for small and medium-sized cleaning companies. The system can be rented for a fixed price: up to 100 employees for just under 300 euros per month.
Y a-t-il une relation entre le logiciel de gestion et le secteur de la propreté ? “Oui, parce que notre initiative est née de la conviction que j’ai de la nécessité d’atteindre les petites et moyennes entreprises du secteur, dans un champ qui leur est encore étranger, et que le manque de digitalisation est en train de menacer leur existence et leur croissance.”
D’agent d’entretien à directeur-propriétaire de l’entreprise de nettoyage dans laquelle il a débuté comme étudiant salarié. Quelle est l’aspect le plus difficile de la vie d’entrepreneur ? Kouwenberg : “Les problèmes du travail. La sécurité du travail pour l’employé est fondamentale, avec des piliers comme le paiement continu pendant deux ans en cas de maladie, la transition et une indemnité de licenciement élevée. Toutefois, ce sont ces choses qui font peur à un employeur et qui, malheureusement, dissuadent le recrutement de travailleurs à durée indéterminée.”
Kouwenberg's advice to politicians in The Hague is to make being an employer attractive again. "We have to move towards flexicurity, which is the new direction of the VNO-NCW and MKB-Nederland. A dynamic labor market, with a guarantee of social and employment security for all rather than the job itself. In other words, security to go to work and stay in work. An active labor market policy, lifelong development and modern social security to bring jobseekers back into the labor market permanently. It is now too fixed and flexible is too flexible, for both sides. We need a kind of Scandinavian society where someone can always earn an income through work or receives temporary support".
Finally, what's the best thing about being an entrepreneur? "Being socially involved as a cleaning company, getting results and translating them into added value for society," says Kouwenberg. "Helping above all by offering internships, through sponsorship, giving opportunities to disadvantaged people, supporting charities and creating a company characterized by calm and stability."
Avez-vous déjà fait cette expérience ? Vous arrivez parfaitement à visualiser ce à quoi devrait ressembler l’outil dont vous avez besoin, mais il n'y a pas de logiciel ERP qui corresponde véritablement à ce besoin. Dans le secteur de la propreté, de plus en plus d'entreprises sont confrontées à ce problème. Nous avons décidé de nous atteler à résoudre ce problème et à participer à la transition numérique du secteur du nettoyage.
On entend toujours les mêmes histoires : une petite société de nettoyage qui se retrouve à crouler sous la paperasse à cause d'une croissance soudaine de sa clientèle et d’un planning encore manuel. De tels entreprises souhaitent se développer, mais ne disposent tout simplement pas des outils nécessaires. Elles sont souvent à la recherche d'un logiciel ERP qui pourrait faciliter certaines choses.
Toutefois, les logiciels planning, ERP ou logiciels CRM existants sont souvent trop complexes ou trop chers. Ces systèmes dissuadent donc les gens de les utiliser. Par ailleurs, une société de nettoyage de bureaux, par exemple, n’a pas les mêmes besoins qu’une entreprise du bâtiment, mais les éditeurs visent souvent une clientèle la plus large possible. Or, ce faisant, ils ne développent pas les outils nécessaires et sur-mesure que requièrent les métiers du nettoyage.
Heureusement, les sociétés de nettoyage elles-mêmes ont commencé depuis plusieurs années à travailler sur ce sujet. Chez Klien cleaning BV, il était déjà clair il y a 8 ans qu'il fallait s'adapter coûte que coûte. En commençant très tôt à développer en interne son propre logiciel l’entreprise s’est assuré une longueur d'avance sur ses concurrents. Klien IT-Systems a été en partie créée pour venir en aide aux sociétés qui n’ont pas les moyens matériels pour développer elles-mêmes ce genre d’outils.
Klien-IT-Systems is a combination of solutions for the administrative difficulties of the sector. We know what the weaknesses are and we know perfectly what the challenges are for cleaning companies. With our management system you can archive your most important data in one central online space. In addition to the system, an application has also been developed where employees can find all the information they need. The application is connected directly to the system. This means that employees don't have to go to the office as often and it works even faster. Indeed, they immediately receive the information they need. We have fully optimized the system and application for the cleaning industry, and we test it continuously here at Klien.
Puisque vous ne pouvez pas être partout à la fois, vous avez besoin de trouver un moyen de comprendre ce que font vos employés et où ils sont. Cela est facile pour d’autres entreprises, parce qu’il y a un poste de travail physique commun, comme le bureau. Mais dans une entreprise de nettoyage c’est exactement le contraire. Avec notre pointage des entrées et sorties fonctionnant avec un GPS, vous pouvez en permanence contrôler que vos employés sont bien à leur poste de travail et qu'ils effectuent leurs tours.
Le transfert des clés est un autre dilemme administratif. Souvent, quand une clé est perdue, c’est la parole de l’un contre celle de l’autre. Désormais, il existe un moyen pour donner aux employés la responsabilité de chaque clé. Cela aidera le personnel, parce qu’il pourra prouver qu'une clé est ou n'est pas en sa possession. Mais cela sera utile aussi pour avoir une vision d’ensemble précise sur qui travaille, où et avec quelle clé.
Klien-IT-Systems est une combinaison de solutions pour résourdre les difficultés administratives du secteur. Nous connaissons les défis propres aux sociétés de nettoyage. Grâce à notre logiciel ERP, vous pouvez centraliser l’ensemble de vos données sur une plateforme accessible à tout moment depuis le Cloud.
In addition to the system, an application has also been developed where employees can find all the information they need. The application is connected directly to the system, so employees don't have to go to the office as often and it works even faster. Indeed, they immediately receive the information they need. We have fully optimized the system and application for the cleaning industry, and we test it continuously here at Klien.
Additionally, the system also has a fully integrated accounting package. This means that you will no longer need an external package, because you will have everything centralized in one space. If you would like to keep the accounting package that you already have, we are of course willing to take a look at the various possibilities to keep it together with you.
Le système de planification complet vous permet d’automatiser entièrement l'élaboration du planning. Les employés peuvent consulter leur planning et demander des congés ou des changements depuis l’application. Grâce à cette fonctionnalité, vous aurez toujours une vision claire et complète qui vous permettra de gérer le planning à tout moment. De plus, cela diminuera sensiblement vos charges administratives et rien ne sera perdu, puisque tout est archivé dans le système.
The system includes all the features that small and medium-sized businesses need to thrive in the digitized world of the cleaning industry. The question is, of course, what future are we headed towards? At Klien-IT-Systems we are continuously working to improve and innovate our system and application. We listen to customers and staff who work with our system, so we are always open to suggestions, criticisms and new ideas. We use criticism and suggestions to fulfill the wishes of our customers in the best way.
Derrière l'écran, il y a aussi une équipe bien formée aux usages du monde numérique, donc si quelque chose n’est pas encore tout à fait clair pour vous, notre équipe se fera un plaisir de vous venir en aide. Nous ferons de notre mieux pour nous assurer que votre processus de transformation numérique soit le plus simple possible.
If you use old automation processes, your vision of the future for your company is destined not to be fulfilled. This is certainly a shame, as digitizing and automating your business can bring you huge profits.
Voilà pourquoi nous sommes heureux de vous aider à faire en sorte que ce processus se déroule le plus naturellement possible, de manière à ce que vous puissiez profiter d’un système en phase avec son temps.
Are you curious to know what we can do for your business or do you have other questions? Check out our website www.klien-it-systems.com, nous contacter or call us on +31 765208043.
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We can safely say that the success of a cleaning company is mainly due to easy, agile and well organized planning. However, in recent years, we noticed that in many cleaning companies there are complicated planning tables created for example with Excel or other software. The question that arises spontaneously is therefore the following: why do so many companies depend on Excel for personnel planning? Of course, it's easy to start with Excel, but clumsiness, typos, and general limitations of the program itself lead to problems in the long run. That is why our system is the best alternative for Excel for the cleaning industry.
Voici quatre raisons pour lesquelles Excel vous causera des ennuis :
Avec Excel, le plus petit changement vous oblige à supprimer et ajouter lignes et colonnes, changer les couleurs, fusionner des cellules et faire encore bien d’autres changements. Cela rend clairement impossible la modification rapide des horaires.
Les différents départements et les différents sites ont chacun leurs propres feuilles de travail, il vous faudrait donc, pour avoir une vue d’ensemble du planning de l’entreprise, fusionner et intégrer toutes les feuilles de travail. Le problème est que, quand vous aurez fini, le planning sera devenu obsolète !
Imaginons que le collègue qui d’habitude gère le planning avec Excel, ne puisse pas venir travailler aujourd’hui et qu’il faille donc quelqu’un pour le remplacer. Vous allez donc chercher un autre collègue grâce à la fonction de recherche Excel. Mais le problème c’est qu’il n’est pas évident que n’importe lequel des autres collègues sache utiliser Excel ou ait les compétences adéquates pour réussir à créer un planning détaillé avec ce programme.
Il est rare qu’un planning digital clair et bien structuré soit communiqué aux employé grâce à Excel, surtout s’il doit être fait le jour pour le lendemain. De la même façon, si on tente de communiquer les horaires avec un planning manuel, il en résulte le plus souvent une grande confusion.
Conclusion – Gérer vos planning avec Excel ne vous aide pas à développer votre entreprise !
It often happens that cleaning companies continue to use confusing software and processes. This can happen due to lack of time to sift through all options and adopt a new and better system. In reality, however, you save a lot more money and effort by stopping using Excel! The Klien-IT-Systems alternative for Excel is the best solution for the cleaning industry. At Klien-IT-Systems all planning is stored in the cloud. This allows you to view and adjust the timetable from anywhere and at any time.
In addition, our planning is very clear, simple and advanced. For example all employees can see their timetable on their app, both for general and specific timetable overviews. Find out how planning on our software works in our blog or request a free demonstration to see all the possibilities that Klien-IT-Systems software offers you.
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