Introduction
Aujourd'hui, la technologie évolue à un rythme effréné et elle a un impact sur presque tous les aspects de notre vie, y compris sur notre façon de travailler. L’enregistrement du temps de travail est un domaine qui a été profondément bouleversé par les innovations numériques. Les méthodes traditionnelles, telles que les feuilles de présence et les carnets d’heures, se sont révélées très imprécises et sujettes à la fraude.
Dans cet article, nous vous expliquerons d’abord pourquoi l'enregistrement numérique du temps de travail est nécessaire au bon fonctionnement d’une entreprise et pourquoi son intégration dans un système ERP est plus efficace et plus performante. Nous discuterons ensuite des limites des QR codes en la matière, ainsi que de la solution proposée par Klien-IT-Systems.

Les avantages de l'enregistrement numérique du temps de travail
Précision et gain de temps
Avec l'enregistrement numérique du temps de travail, les employés peuvent rapidement et facilement enregistrer leurs heures d'arrivée et de départ à l'aide d'une application sur leur téléphone. Cela permet d'améliorer la précision, mais surtout de prévenir le risque de fraude et de manipulation des feuilles d’heure. Au moment du pointage, une application enregistre le moment et l’endroit. Impossible donc de manipuler ces données.
Un suivi en temps réel
Une application intégrée de suivi du pointage permet de connaître en temps réel les heures travaillées par les employés. Les employeurs peuvent vérifier la présence de leur personnel à tout moment, ce qui leur permet de mieux planifier et d'intervenir en cas d’absence.
Une gestion efficace du temps
La mise en œuvre de l'enregistrement numérique des heures facilite le contrôle et la confirmation des heures travaillées. Le système met automatiquement en évidence les variations d’horaires pour vous éviter d’avoir à vérifier le pointage de chaque employé.
Tout est en ordre
L'enregistrement numérique du temps de travail offre aux entreprises la possibilité de se conformer aux dispositions légales et au droit du travail en matière d’horaires, de pauses et d’heures supplémentaires. La conservation numérique de ces informations permet aux employeurs un contrôle facilité du respect de ces règles, afin d'éviter tout problème potentiel de conformité.

Les limites des QR codes et des bornes pour le suivi du temps de travail
Bien que les QR codes soient des outils utiles pour de nombreuses applications, ils présentent certaines limites lorsqu'il s'agit du suivi du temps de travail.
Sécurité limitée
Les QR codes peuvent être facilement scannés et copiés par toute personne y ayant accès. Cela signifie que les employés peuvent falsifier leurs heures d'arrivée et de départ en prenant simplement une photo du code en vue de la réutiliser. Ils peuvent ainsi facilement pointer de chez eux, par exemple, ou ajuster leurs heures.

Manque de fiabilité des codes physiques
Les QR codes physiques peuvent facilement être endommagés ou s'effacer et ainsi devenir illisibles. Cela rend inefficient l’enregistrement du temps de travail et peut frustrer l’employeur autant que l’employé, sans parler du fait que, là encore, la fraude est possible.
Fonctionnalité limitée
Les QR codes n'offrent pas de fonctionnalités supplémentaires permettant de saisir des données pertinentes, telles que les motifs de retard, de congé, les codes de projet ou des informations sur les tâches spécifiques. Une application intégrée offre ces fonctionnalités. En outre, une application peut être facilement améliorée, augmentée : essayez de modifier les QR codes, une fois ceux-ci installés…

Klien-IT : la meilleure solution pour les entreprises de nettoyage
Lors du développement de notre module de gestion du temps de travail, dans l’application et le logiciel Klien-IT-Systems, nous avons tenu compte en tout premier lieu du confort de l'employé sur le chantier et au bureau.
Pour l'employé, l'enregistrement des heures consiste en un simple clic sur l'horloge au moment du pointage, à l’arrivée sur le chantier et à l’heure de partir. L'employé voit également immédiatement s'il a pointé trop loin ou au mauvais moment. Cela lui permet de prendre conscience de ses erreurs.
Depuis le logiciel, il est possible de suivre en direct le pointage des employés, pour connaître à tout moment l’état du pointage en temps réel. Outre l'enregistrement des heures d'arrivée et de départ des employés, l'endroit où ils pointent est également déterminé automatiquement, par GPS. L’administration sait ainsi immédiatement s’ils se trouvaient au bon endroit et à l’heure indiquée sur le planning.
Pour la vérification, Klien-IT utilise des vues d’ensemble simples dans lesquels les écarts sont automatiquement mis en évidence. Cela signifie qu’il n’est pas nécessaire de parcourir chaque liste, l’information la plus pertinente vous saute aux yeux.

Conclusion
L’enregistrement numérique du temps de travail est devenu essentiel pour les entreprises modernes et ses avantages sont évidents. Une application intégrée offre précision, gain de temps, information en temps réel et une gestion efficace du temps. C’est pour nous une solution bien plus fiable que les QR codes, limités en termes de fonctionnalité, de sécurité et de fiabilité.
Klien-IT propose la meilleure solution pour le secteur du nettoyage, avec des fonctionnalités spécifiques, une accessibilité mobile et de puissants outils de rapport et d'analyse. En adoptant l'enregistrement numérique des temps de travail et en optant pour une application intégrée telle que Klien-IT, les entreprises de nettoyage peuvent améliorer de manière significative l'efficacité, la précision et la productivité de leurs opérations.

Klien-IT-Systems, simplement différent

Un logiciel complet, un confort maximal, pour un prix réduit. Les logiciels paraissent ennuyeux, le nettoyage aussi. L’inflation est en hausse. Trop peu de gens réalisent à quel point la propreté est importante pour notre bien-être et notre prospérité. Il en va de même pour les logiciels. Antonio Kouwenberg, titulaire d’un Master en Droit fiscal, a conçu Klien-IT-Systems avec son équipe de développeurs : « La propreté et les logiciels ont des choses en commun et peuvent s’avérer puissants. Mon but est d’aider les petites et moyennes entreprises de nettoyage à se concentrer sur leur cœur de métier : la propreté et/ou le nettoyage spécialisé. Comment ? Grâce au logiciel intelligent, efficace et enfin économique de Klien-IT-Systems. Vous avez aussi besoin de moins de personnel dans les bureaux, ce qui est très utile en cette période où le personnel manque. » Comment expliquer le succès, y compris à l’international, de Klien-IT-Systems ? Antonio nous raconte.

Antonio Kouwenberg a 22 ans et déjà 10 ans d’expérience dans le secteur de la propreté. « Le marché de la propreté est un secteur très varié et étendu, avec pas moins de 177 nationalités réparties chez 231.000 employés. Une grande industrie ! Naturellement, cela implique beaucoup de défis en termes de RH, de contrat client, notamment, au-delà, bien sûr, du travail en lui-même », lance Antonio.

La propreté n’est pas reconnue à sa juste valeur
« Lorsque, adolescent, j’ai travaillé à temps partiel pour l’entreprise de mon père, l’entreprise de nettoyage Klien, j’ai immédiatement pris conscience des enjeux. J’ai trouvé fantastique de travailler dans le domaine de la propreté, de travailler avec un groupe de collègues. On s’amusait, on gagnait pas mal d’argent et on était très satisfaits du travail qu’on faisait. Mais on a constaté aussi comment les gens nous voyaient. J’ai souvent entendu : « tu fais le ménage ? Pourquoi tu fais ça ? ». Je me suis aperçu que les métiers de la propreté étaient, et sont encore, perçus comme ennuyeux et souvent traités avec condescendance. C’est dommage. »

La propreté c’est vaste
« Dans le nettoyage vous apprenez à travailler dur, vous rencontrez beaucoup de gens et vous vous rendez dans les endroits les plus singuliers. Sans parler du nettoyage spécialisé avec ses certificats, ses connaissances, son savoir-faire qui confine à l’artisanat. En tant que chef de projet, j’ai vu bien plus encore : quels problèmes posent les magasins ? Que faut-il fait sur ce nouveau projet ? Qui a la clé dont on a besoin ? De petits changements dans le planning, des demandes de congés en suspens et le énième commentaire du client, écrit sur un post-it et collé sur le casier. Autant de choses pour lesquelles les agents d’entretien ne devraient pas avoir à se préoccuper. »

L’agent d’entretien comme fondement
L’entreprise de nettoyage Klien a d’ores et déjà numérisé ses processus pour les organiser de façon aussi efficace que claire pour les équipes chargées d’effectuer le travail de terrain. « Lors des recherches que nous avons menées, nous avons constaté que les logiciels de gestion étaient chers, compliqués et n’étaient pas accessibles en ligne. C’est-à-dire qu’ils sont en décalage total avec les besoins du secteur. C’est pourquoi, il y a dix ans, mon père et moi avons décidé de prendre en main ce projet de logiciel et de le développer en collaboration avec une équipe de programmateurs. Les entreprises de nettoyage de la région le demandaient. Cette demande ne faisait que confirmer que le logiciel de Klien-IT-Systems était vraiment un atout bienvenu sur le marché de la propreté. Pourquoi ? Parce qu’il est simple à utiliser et permet d’anticiper les problèmes. L’agent d’entretien est au fondement de ce projet : s’il a toutes les informations à disposition pour mener sa mission à bien, alors l’entreprise, du point de vue opérationnel, se portera bien. Cela fait gagner beaucoup de temps et d’énergie. Notre application mobile intégrée se révèle aussi être une opportunité en or dans ce processus.

Nettoyer et faire des affaires
Relevé automatique des heures, planning de contrôle, gestion du stock, factures automatiques, comptabilité : le logiciel Klien-IT-Systems offre efficacité et vue d’ensemble. « Nous avons réduit l’occupation des bureaux de Klien (qui compte près de 90 agents d’entretien) de 6 à 1,5 (!). Pendant les vacances d’été, il y a même eu des jours où les bureaux étaient vides. Non pas parce qu’il fallait donner un coup de main aux équipes de nettoyage (ce qui a pu arriver souvent par le passé), mais parce que tout était prêt à l’avance et correctement structuré. Et c’est toujours le cas. Cela va sans dire que vous avez ainsi plus de place pour continuer de développer votre activité et agrandir votre entreprise. »

Klien-IT-Systems est abordable pour les petites et moyennes entreprises de nettoyage. « Pas de coût d’installation ni de lancement, pas de frais de service, pas de coûts additionnels ou de modules supplémentaires à payer, mais un prix forfaitaire mensuel et un accompagnement dévoué jusqu’à ce que vous soyez devenus totalement maîtres du logiciel. Toutes les futures mises-à-jour sont incluses dans le forfait. Notre dernière garantie. »

Futur
L’application mobile de Klien-IT est disponible pour les employés dans 25 langues et le logiciel de back-office dans 5 langues. Antonio : « Nous sommes fiers de voir qu’en un an, près de 50 entreprises du secteur de la propreté ont adopté notre logiciel. De plus, nous sommes déjà actifs en Belgique, en France, en Italie et bientôt en Espagne. Le secteur de la propreté fonctionne de façon similaire dans tous les pays. Le logiciel doit servir à alléger la charge de travail des entreprises et non à les accabler. La transition numérique est vraiment nécessaire si l’on veut survivre en tant qu’entrepreneur, car notre société et les exigences de la clientèle changent rapidement. C’est pourquoi notre mission à l’heure actuelle et pour le futur est la suivante : un logiciel complet, un confort maximal, pour un prix réduit. »

Retrouvez l’interview originale sur le site de Schoonmaakjournaal : https://schoonmaakjournaal.nl/actueel/antonio-kouwenberg-klien-it-systems-net-ff-anders