Pulizia come strumento per svolgere un ruolo sociale.

In parte a causa del Covid-19, il fatturato dell'impresa di pulizie Klien è aumentato solo leggermente rispetto ai due anni precedenti. E il fatturato e il profitto sono prima di tutto i presupposti perché il direttore-proprietario possa avere un ruolo nella società e nella governance locale.

Il ritratto di una PMI entusiasta

Raymond Kouwenberg (51 anni) non è certo il classico imprenditore di una impresa di pulizie locale, nonostante il suo inizio possa essere definito tale: uno studente lavoratore che si è "incastrato" nel business delle pulizie. Durante i suoi studi in ingegneria civile, ha iniziato, nel 1987, a lavorare come studente presso l'impresa di pulizie Klien a Breda, fondata nel 1974, dove è diventato project manager dopo due anni. Dopo la laurea nel 1994, Kouwenberg ha lavorato per il comune, ma è rimasto in contatto con Klien, dove hanno lavorato esclusivamente con gli studenti. "Immaginate: in un'epoca senza telefoni cellulari e computer portatili, gestire, chiamare e programmare ottanta studenti", dice l'imprenditore. E’ stato bravo, perché nel 1997 è diventato co-azionista di Klien BV e dieci anni dopo direttore-proprietario. Nel 2011, l'impresa di pulizie si è trasferita nei suoi attuali locali di quasi 200 metri quadrati nel parco commerciale De Mark, a Breda.

Socialmente coinvolto

Sulla porta d'ingresso ci sono gli adesivi 'Società di formazione accreditata' e 'Formiamo professionisti'. Questo è solo un debole riflesso dei progetti con i quali Raymond Kouwenberg è impegnato. Per citarne solo alcuni: l'azienda è membro di nove reti, sostiene tredici associazioni di beneficenza, ha il marchio di qualità CSR (Responsabilità Sociale d’Impresa), specifica l'impronta di CO2 sul suo sito web e aiuta le persone lontane dal mercato del lavoro. Kouwenberg svolge anche sette funzioni nel consiglio di amministrazione, compreso il presidente della VNO-NCW Breda, ed è un consigliere comunale per il partito VVD. È coinvolto in almeno venti consigli e gruppi di interesse. "La pulizia è stata il filo conduttore della mia vita per 34 anni. Ma ci sono tre principi fondanti nel mio DNA: governo, educazione e infine impresa. Essere coinvolto socialmente, aiutare le persone, è particolarmente importante per me. Il trucco è saper sempre trovare un equilibrio tra questi obiettivi e il tempo per la mia famiglia, mia moglie e i miei tre figli".

Principalmente imprenditore di pulizie

Sembra che questa interpretazione sociale prevalga sul fare affari come impresario nel settore... "No, questo è il filo conduttore e fornisce il reddito che mi dà la possibilità di contare qualcosa per gli altri". Principalmente sono un imprenditore del settore delle pulizie". In questo ruolo gestisce un'azienda con circa 85 dipendenti da una filiale. Sette di loro lavorano nell'ufficio, compresi tre coordinatori di progetto per l'attuazione. L'area di lavoro copre un cerchio di 20 chilometri intorno a Breda. "Non abbiamo bisogno di un'area più grande, perché questo limita anche il tempo di viaggio dei nostri dipendenti.”

Rispetto per il lavoro di pulizia

Nel 2019, il fatturato è stato di 1,7 milioni di euro e per il 2020 la previsione è di 2 milioni di euro, con una crescita del 15%. Anche qui, la pandemia Covid ha messo i bastoni tra le ruote.

"Abbiamo perso quasi 300.000€, perché le palestre e gli uffici hanno chiuso. Questo è stato compensato in qualche modo eseguendo molte disinfezioni. Quest'anno, ci aspettiamo di fatturare 2 milioni di euro. Non abbiamo un'ambizione bruciante di crescere, non siamo attivi nelle vendite e ci chiediamo sempre: vogliamo lavorare lì? Questo cliente è adatto a noi? Preferiamo i clienti rispettati e chiediamo anche il rispetto in cambio, verso l'industria delle pulizie e i nostri dipendenti. In caso contrario, ci ritiriamo. Abbiamo persino annullato un contratto da 70.000€- un sacco di soldi per un'azienda come questa - perché il cliente ha parlato in modo irrispettoso della pulizia e dei nostri dipendenti".

Basso assenteismo

Kouwenberg dice di voler gestire un'azienda caratterizzata da stabilità e calma. Questo sembra funzionare, perché il turnover tra i dipendenti è solo "un po' ai margini", con i nuovi arrivati che a volte si ritirano rapidamente. L'assenteismo è solo dell'1,7%.

Costruire il proprio software di pulizia

L'imprenditore dice che lavora sempre su processi e procedure per ottimizzare la pulizia, supportato dall'informatica. "Nel 2014, tre anni dopo che abbiamo iniziato a lavorare in un vero locale commerciale, ho iniziato a esaminare i processi intorno alla pianificazione, alla timbratura in entrata e uscita, al consumo di materiale, al trattamento amministrativo e agli acquisti. I requisiti imposti dai clienti sono sempre più alti e un buon livello di soddisfazione del cliente sta diventando sempre più difficile da raggiungere. So per esperienza personale che questo è particolarmente vero per le PMI di questo settore con circa 40-60 dipendenti. Se non si digitalizza, si rimane bloccati come impresa di pulizie. Ma la digitalizzazione con l’ aiuto esterno è incredibilmente costosa per le piccole aziende, perché bisogna pagare un extra per ogni modulo. Negli ultimi anni, ho quindi costruito il mio software passo dopo passo. Per e dal settore della pulizia.

Raggiungere le piccole e medie imprese

Il risultato è che sotto l'ombrello di Klien, è da poco nata la Klien-IT-Systems, guidata da Kouwenberg junior. Il sistema software include tutti i moduli, compresi quelli futuri, per le piccole e medie imprese di pulizia e può essere affittato a un prezzo fisso: fino a 100 dipendenti per poco meno di 300 euro al mese.

C’è una relazione tra il software gestonale e il settore delle pulizie? "Sì, perché la nostra iniziativa è nata dalla mia convinzione che bisogna raggiungere le piccole e medie imprese del settore in un campo che è ancora loro estraneo, e la mancata digitalizzazione sta minacciando la loro esistenza e la loro crescita".

Le paure di un datore di lavoro oggigiorno

Da addetto alle pulizie a direttore-proprietario dell'impresa di pulizie in cui hai iniziato come studente lavoratore. Qual è l'aspetto più difficile dell'essere un imprenditore? Kouwenberg: "I problemi del lavoro. La sicurezza del lavoro per il dipendente è fondamentale, con pilastri come il pagamento continuato per due anni in caso di malattia, la transizione e un'alta indennità di licenziamento. Tuttavia, sono queste le cose che fanno paura a un datore di lavoro e che purtroppo disincentivano l'assunzione di persone su base permanente".

Un lavoro attraente

Il consiglio di Kouwenberg ai politici dell'Aia è di rendere di nuovo attraente essere un datore di lavoro. "Dobbiamo andare verso la flessicurezza, che è la nuova direzione della VNO-NCW e della MKB-Nederland. Un mercato del lavoro dinamico, con una garanzia di sicurezza sociale e occupazionale per tutti piuttosto che il lavoro stesso. In altre parole, la sicurezza per andare al lavoro e rimanere al lavoro. Una politica attiva del mercato del lavoro, uno sviluppo lungo tutto l'arco della vita e una moderna sicurezza sociale per riportare permanentemente le persone in cerca di lavoro nel mercato del lavoro. Il posto di lavoro fisso è ormai troppo fisso e il flessibile è troppo flessibile, per entrambe le parti. Servirebbe una sorta di società scandinava in cui qualcuno può sempre guadagnare un reddito attraverso il lavoro o riceve un sostegno temporaneo".

Valore aggiunto per la società

Infine, qual è la cosa migliore dell'essere un imprenditore? "Essere molto coinvolti, ottenere risultati e tradurli in valore aggiunto per la società", dice Kouwenberg. "Aiutare soprattutto offrendo stage, attraverso la sponsorizzazione, offrendo opportunità alle persone svantaggiate, sostenendo le associazioni di beneficenza e creando un'azienda caratterizzata da calma e stabilità".

Ti è mai capitato di avere in mente un’ immagine precisa di come qualcosa dovrebbe essere, ma non c’è nessun sistema gestionale che fa veramente al caso tuo? Nel settore delle pulizie sempre più imprese stanno affrontando questa sfida.

In giro si sentono sempre le stesse storie di piccole imprese che per l’aumento del numero di clienti e per tenere una pianificazione manuale, alla fine si impantanano nella burocrazia. Queste imprese vogliono crescere, ma semplicemente non hanno le giuste risorse e molte volte sono alla ricerca di un sistema che può semplificare certi aspetti del lavoro.

Tuttavia, molti di questi sistemi sono spesso troppo complessi o troppo costosi, perciò spesso le aziende preferiscono non usare affatto un sistema software. Molti aspetti rilevanti per le imprese di pulizia, sono meno importanti per la grande maggioranza delle altre imprese. Di conseguenza, quello che succede è che gli sviluppatori di software spesso si focalizzano in prodotti per soddisfare i bisogni della fetta più grande di clientela.

Fortunatamente ci sono anche imprese di pulizia che hanno cominciato a lavorare proprio su questo. Alla Klien era chiaro già 8 anni fa che bisognava stare al passo coi tempi. Il trucco è cominciare in tempo, così da avere un vantaggio sul resto del mercato. Le compagnie che non hanno cominciato questo processo in tempo, sono spesso già indietro coi tempi. Klien-IT-Systems in parte è stata creata proprio per rispondere a questa chiamata d’ aiuto da parte del settore.

Klien-IT-Systems è una combinazione di soluzioni per le difficoltà amministrative del settore. Sappiamo quali sono i punti di debolezza e sappiamo perfettamente quali sono le sfide per le imprese di pulizia. Con il nostro sistema gestionale puoi archiviare i tuoi dati più importanti in un unico spazio centrale online. Oltre al sistema, è stata sviluppata anche un’ applicazione dove i dipendenti possono trovare tutte le informazioni di cui hanno bisogno. L’ applicazione è collegata direttamente al sistema, così che i dipendenti non devono andare in ufficio tanto spesso e funziona anche più velocemente. Infatti, ricevono immediatamente le informazioni di cui hanno bisogno. Abbiamo completamente ottimizzato il sistema e l’applicazione per il settore delle pulizie, e lo testiamo continuamente qui alla Klien.

Dato che non puoi mai essere ovunque nello stesso momento, hai bisogno di trovare un modo per capire che cosa stanno facendo i tuoi dipendenti e dove. Questo è facile in altre imprese perchè c’è un posto di lavoro fisico comune, come l’ ufficio. Ma in un’ impresa di pulizie è proprio l’opposto. Con il nostro tracciamento GPS di entrata e uscita, puoi sempre vedere se i tuoi dipendenti sono sul posto di lavoro e in che turno.

Il trasferimento delle chiavi è un altro dilemma amministrativo. Spesso quando una chiave viene persa è la parola di qualcuno contro quella di qualcun’altro. Ora c’è un modo per dare ai dipendenti la responsabilità del deposito chiave. Questo aiuterà il personale, perchè potrà provare che la chiave non è in suo possesso, così come è utile avere una visione di insieme esatta su chi lavora dove e con che chiave.

Klien-IT-Systems è una combinazione di soluzioni per le difficoltà amministrative del settore. Sappiamo quali sono i punti di debolezza e sappiamo perfettamente quali sono le sfide per le imprese di pulizia. Con il nostro sistema gestionale puoi archiviare i tuoi dati più importanti in un unico spazio centrale online. Oltre al sistema, è stata sviluppata anche un’ applicazione dove i dipendenti possono trovare tutte le informazioni di cui hanno bisogno. L’ applicazione è collegata direttamente al sistema, così che i dipendenti non devono andare in ufficio tanto spesso e funziona anche più velocemente. Infatti, ricevono immediatamente le informazioni di cui hanno bisogno. Abbiamo completamente ottimizzato il sistema e l’applicazione per il settore delle pulizie, e lo testiamo continuamente qui alla Klien.

Since you can never be everywhere at the same time, you need to find a way to understand what your employees are doing where. This is easy in other enterprises because there is a common physical workplace, such as the office. But in a cleaning company it's just the opposite. With our entry and exit GPS tracking, you can always see if your employees are at work and on what shift. Key transfer is another administrative dilemma. Often when a key is lost it is someone's word against someone else's. Now there is a way to give employees key deposit responsibility. This will help staff, as they can prove that the key is not in their possession, just as it is useful to have an exact overview of who works where and with what key. Additionally, the system also has a fully integrated accounting package. This means that you will no longer need an external package, because you will have everything centralized in one space. If you would like to keep the accounting package that you already have, we are of course willing to take a look at the various possibilities to keep it together with you.

The complete scheduling system allows you to fully automate the timetable. Employees can see the timetable and request time off or changes through the application. Thanks to this feature, you will always have a clear and complete perspective, which will allow you to adjust your schedule at any time. In addition, you will save a lot of paperwork and nothing will be lost, since everything is stored in the system.

In addition to this, the system includes all the features that small and medium-sized businesses need to thrive in the digitized world of the cleaning industry. The question is, of course, what future are we headed towards? At Klien-IT-Systems we are continuously working to improve and innovate our system and application. We listen to customers and staff who work with our system, so we are always open to suggestions, criticisms and new ideas. We use criticism and suggestions to fulfill the wishes of our customers in the best way.

Our management system is clear and easy to use for the customer, improves the working environment and saves a lot of time and energy.

There is also a well-trained team behind this digital world, so if something is still not entirely clear to you, our team will be happy to help. We will do our best to make sure your digitizing process is as easy as possible.

With Klien-IT-Systems you prepare urself for the future!

Dite addio alla pianificazione con Excel!

Possiamo tranquillamente dire che il successo di un’ impresa di pulizia si deve soprattutto ad una pianificazione facile, agile e ben organizzata. Negli ultimi anni però, abbiamo notato che in molte imprese di pulizia ci sono tabelle di pianificazione complicate, create per esempio con Excel o con un altro software. La domanda che ci sorge spontanea è dunque la seguente: perché così tante imprese dipendono da Excel per quanto riguarda la pianificazione del personale? Certamente è facile cominciare con Excel, ma la goffaggine nell’utilizzo, i refusi e in generale le limitazione del programma stesso, portano a problemi nel lungo periodo.

Qui ti elenchiamo quattro ragioni per cui Excel ti causerà dei problemi:

1. Cambi di orario

Con Excel anche il cambio più piccolo ti fa eliminare e aggiungere righe e colonne, cambiare colori, unire celle e molti altri cambi. Chiaramente, questo rende impossibile rispondere velocemente al nuovo cambio di orario.

2. Orari individuali

Dipartimenti e luoghi diversi hanno ognuno i propri fogli di lavoro, quindi per avere una panoramica generale della pianificazione dell’ impresa dovrete unire ed integrare tutti i fogli di lavoro. Il problema è che quando avrete finito, ormai la pianificazione oraria sarà diventata obsoleta!

3. Cerca e sostituisci

Immaginiamo che il collega che di solito gestisce la pianificazione con Excel oggi non possa lavorare e quindi c’è bisogno di qualcuno che faccia il lavoro al posto suo. La cosa più ovvia da fare è quindi cercare un altro collega attraverso la funzione di ricerca di Excel. Il problema però è che non è scontato che chiunque degli altri colleghi sappia usare Excel o abbia le giuste competenze per riuscire a creare una pianificazione dettagliata con il programma.

4. Pianificare per il giorno dopo

È veramente inusuale che una pianificazione digitale chiara e ben strutturata venga comunicata ai dipendenti con Excel, soprattutto se deve essere fatta oggi per domani. Allo stesso modo, se si tenta di comunicare l’orario con una pianificazione manuale, questa di solito risulta confusionaria.

Conclusione - La pianificazione con Excel non ti aiuta a crescere come impresa!

Spesso accade che le imprese di pulizia continuino ad usare software e processi confusionari. Questo può capitare per mancanza di tempo per passare al vaglio tutte le opzioni e adottare un sistema nuovo e migliore. In realtà però si risparmiano molti più soldi e fatica smettendo di usare Excel! Alla Klien-IT-Systems tutta la pianificazione è archiviata nel cloud, permettendoti di vedere ed aggiustare il piano orario da qualsiasi posto e in qualsiasi momento.

In più, la nostra pianificazione è molto chiara, semplice ed avanzata. Per esempio tutti i dipendenti possono vedere il loro orario sulla loro APP, sia per panoramiche orarie generali che specifiche. Scopri come funziona la pianificazione sul nostro software nel nostro blog o richiedi una dimostrazione gratuita per vedere tutte le possibilità che ti offre il software Klien-IT-Systems.