La digitalizzazione del settore delle pulizie

Ti è mai capitato di avere in mente un’ immagine precisa di come qualcosa dovrebbe essere, ma non c’è nessun sistema ERP che fa veramente al caso tuo? Nel settore delle pulizie sempre più imprese stanno affrontando questa sfida.

In giro si sentono sempre le stesse storie di piccole imprese che per l’aumento del numero di clienti e per tenere una pianificazione manuale, alla fine si impantanano nella burocrazia. Queste imprese vogliono crescere, ma semplicemente non hanno le giuste risorse e molte volte sono alla ricerca di un sistema che può semplificare certi aspetti del lavoro.

Tuttavia, molti di questi sistemi sono spesso troppo complessi o troppo costosi, perciò spesso le aziende preferiscono non usare affatto un sistema software. Molti aspetti rilevanti per le imprese di pulizia, sono meno importanti per la grande maggioranza delle altre imprese. Di conseguenza, quello che succede è che gli sviluppatori di software spesso si focalizzano in prodotti per soddisfare i bisogni della fetta più grande di clientela.

Fortunatamente ci sono anche imprese di pulizia che hanno cominciato a lavorare proprio su questo. Alla Klien era chiaro già 8 anni fa che bisognava stare al passo coi tempi. Il trucco è cominciare in tempo, così da avere un vantaggio sul resto del mercato. Le compagnie che non hanno cominciato questo processo in tempo, sono spesso già indietro coi tempi. Klien-IT-Systems in parte è stata creata proprio per rispondere a questa chiamata d’aiuto da parte del settore.

Klien-IT-Systems è una combinazione di soluzioni per le difficoltà amministrative del settore. Sappiamo quali sono i punti di debolezza e sappiamo perfettamente quali sono le sfide per le imprese di pulizia. Con il nostro sistema gestionale puoi archiviare i tuoi dati più importanti in un unico spazio centrale online. Oltre al sistema, è stata sviluppata anche un’applicazione dove i dipendenti possono trovare tutte le informazioni di cui hanno bisogno. L’ applicazione è collegata direttamente al sistema, così che i dipendenti non devono andare in ufficio tanto spesso e funziona anche più velocemente. Infatti, ricevono immediatamente le informazioni di cui hanno bisogno. Abbiamo completamente ottimizzato il sistema e l’applicazione per il settore delle pulizie, e lo testiamo continuamente qui alla Klien.

Dato che non puoi mai essere ovunque nello stesso momento, hai bisogno di trovare un modo per capire che cosa stanno facendo i tuoi dipendenti e dove. Questo è facile in altre imprese perchè c’è un posto di lavoro fisico comune, come l’ufficio. Ma in un’ impresa di pulizie è proprio l’opposto. Con il nostro tracciamento GPS di entrata e uscita, puoi sempre vedere se i tuoi dipendenti sono sul posto di lavoro e in che turno.

Il trasferimento delle chiavi è un altro dilemma amministrativo. Spesso quando una chiave viene persa è la parola di qualcuno contro quella di qualcun’altro. Ora c’è un modo per dare ai dipendenti la responsabilità del deposito chiave. Questo aiuterà il personale, perchè potrà provare che la chiave non è in suo possesso, così come è utile avere una visione di insieme esatta su chi lavora dove e con che chiave.

In più, il sistema ha anche un pacchetto di contabilità completamente integrato. Questo significa che non avrai più bisogno di un pacchetto esterno, perchè avrai tutto centralizzato in un unico spazio. Se volessi tenere il pacchetto contabilità che hai già, chiaramente siamo disposti a dare un’occhiata alle varie possibilità per mantenerlo insieme a te.

Il sistema completo di pianificazione ti permette di automatizzare completamente la tabella oraria. I dipendenti possono vedere la tabella oraria e richiedere congedi o cambi attraverso l’applicazione. Grazie a questa funzione, avrai sempre una prospettiva chiara e completa, che ti permetterà di regolare la pianificazione in ogni momento. Inoltre, questo ti farà risparmiare molto lavoro burocratico e niente andrà perso, dato che tutto è archiviato nel sistema.

Oltre a questo, il sistema include tutte le funzioni di cui le imprese piccole e medie hanno bisogno per crescere nel mondo digitalizzato del settore delle pulizie. La domanda è, ovviamente, verso che futuro stiamo andando? Alla Klien-IT Systems stiamo continuamente lavorando per migliorare e innovare il nostro sistema e la nostra applicazione. Ascoltiamo i clienti e il personale che lavora con il nostro sistema, per questo siamo sempre aperti a suggerimenti, critiche e nuove idee. Usiamo le critiche e i suggerimenti per soddisfare i desideri dei nostri clienti nel modo migliore.

Il nostro sistema gestionale è chiaro e facile da usare per il cliente, migliora l’ ambiente lavorativo e fa risparmiare molto tempo ed energie.

C’è anche un team ben formato dietro a questo mondo digitale, quindi se qualcosa non ti è ancora del tutto chiara, il nostro team sarà felice di aiutarti. Faremo del nostro meglio per assicurarci che il tuo processo di digitalizzazione sia il più facile possibile.

Con Klien-IT-Systems diventi Future-FIT.

Se utilizzi processi di automazione vecchi, la tua visione di futuro per la tua azienda è destinata a non compiersi. Questo è certamente un peccato, dato che la digitalizzazione e l’automazione della tua compagnia possono portarti ad enormi guadagni.

Ecco perchè siamo felici di aiutarti per far si che questo processo si svolga agevolemente, in modo che tu possa usufruire di un sistema al passo coi tempi.

Sei curioso di sapere che cosa possiamo fare per la tua impresa o hai altre domande? Dai un’ occhiata al nostro sito (www.klien-it-systems.com/it), contattaci a info@klien-it-systems.it o chiamaci al +39 3474980775.

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Leggi la storia del nostro fondatore- Antonio Kouwenberg

A casa mi hanno sempre detto che oltre a studiare, bisogna imparare a lavorare tirandosi su le maniche. Ecco perchè ho cominciato il mio primo lavoro a 14 anni distribuendo volantini per la compagnia Klien BV.

Da quel momento ho cominciato a crescere nell’ azienda di mio padre e ho svolto diversi lavori, come responsabile delle pulizie, nell’amministrazione e come project manager.

Con il tempo, ho notato che, come conseguenza della crescita dell’ impresa Klien, molto tempo veniva perso nelle dinamiche di tutti i giorni e nelle lungaggini amministrative. C’era bisogno di assumere sempre più dipendenti per svolgere tutto il lavoro d’ ufficio dato che l’informazione dell’impresa non era centralizzata e il personale dipendeva troppo dalla memoria l’ uno dell’altro. Pensavo che questo sarebbe potuto essere diverso e che quindi la strategia organizzativa del 1974 doveva automatizzarsi. Dovevamo innovarci.

Alla Klien abbiamo un programmatore nel nostro team che è riuscito a sistemare tutte le problematiche relative alla comunicazione della tecnologia informatica (ICT). Oltre a questo, è anche bravissimo a programmare applicazioni, siti web, sistemi e tanto altro. Questo ci ha dato l’ idea di sviluppare il nostro proprio sistema per la Klien, un sistema che avrebbe messo fine a tutti i problemi. In questo modo, nessuna informazione sarebbe andata persa, il carico amministrativo sarebbe stato sollevato e l’ impresa avrebbe lavorato da un punto centrale, in uno spazio collettivo in cui gestire tutto.

Ho poi cominciato ad ideare un sistema insieme a mio padre, lo staff dell’ufficio e il nostro programmatore. Di che cosa abbiamo tutti bisogno? Da dove cominciamo e che cosa vogliamo raggiungere?

Alla fine abbiamo deciso di iniziare con un sistema di pianificazione, collegandolo con l’organizzazione del monte ore, i salari e le fatture. Una semplice base da espandere a seconda delle nostre esigenze. Per ogni problema che abbiamo incontrato, abbiamo fatto un protocollo, consultato il nostro programmatore e visto le varie possibilità.

In questo modo il nostro sistema ha continuato a crescere, ed è diventato una parte importante della nostra compagnia. Di conseguenza, abbiamo notato che la pressione amministrativa calava considerevolmente, l’inefficienza era ormai un brutto ricordo, avevamo bisogno di meno persone in ufficio e la tranquillita’ e la calma aumentavano.

Dato che (in parte anche dovuto al nostro sistema) Klien è cresciuta considerevolemente e la programmazione è molto costosa, abbiamo cominciato a cercare anche altri sistemi software per il settore delle pulizie. Quali ci sono in commercio e che cosa offrono?

Subito ci siamo imbattuti in una serie di fornitori di software e abbiamo continuato a fare più ricerche. Con nostra grande sorpresa, questi sistemi non sono (molto) più sviluppati dei nostri, ma erano estremamente costosi, difficili e lontani dall’essere completi. I costi sarebbero anche cresciuti considerevolemnte se avessimo voluto moduli extra, che noi avevamo già incluso nel nostro software di default. “Caspita no!” Abbiamo pensato. Questo quindi ci ha spinto ancor di più a sviluppare un sistema omnicomprensivo.

Alla fine del 2019 era già cresciuto in un sistema completo. Nel frattempo ricevavamo regolarmente complimenti da altre imprese di pulizia che ci chiedevano di usare il nostro sistema.

Lo spirito impresariale che c’è in me cominciò a farsi sentire e decidemmo di preparare il nostro sistema gestionale da mettere in commercio. Per la nostra esperienza con i fornitori di software che c’erano sul mercato, volevamo offrire un pacchetto software tutto-in-uno ad un prezzo ragionevole, così che anche le imprese più piccole potessero avere l’ opportunità di innovarsi.

Il marketing ad ogni modo richiedeva ancora moltissimo tempo lavorativo. Dato che siamo stati impegnati a sviluppare un software dal 2015, il sistema completo doveva essere convertito in un’altra struttura. Dovevamo dargli un aspetto più moderno e renderlo capace di supportare una base clienti per il sistema. Cominciammo quindi anche a sviluppare un’ APP, all’inizio del 2020.

Dato che la creazione del sistema era principalmente digitale e all’ inizio del 2020 eravamo ancora nella fase embrionale della nostra nuova compagnia Klien-IT-Systems BV, fortunatamente l’ arrivo del Covid-19 ha avuto un impatto marginale sul nostro lavoro.

Con il nostro sistema eravamo già un passo avanti al Covid-19. L’impresa di pulizie Klien BV era già completamente digitalizzata, perciò tutti nella compagnia potevano lavorare da casa senza problemi, e i nostri 85 impiegati del personale di pulizia potevano continuare a seguire tutte le dinamiche dell’ azienda (per esempio, la pianificazione) digitalmente. Chiaramente, avevamo cominciato a digitalizzarci e innovarci in tempo.

Abbiamo anche visto l’arrivo del Covid-19 come una ulteriore opportunità per aiutare le altre imprese del settore nel loro processo di digitalizzazioone e innovazione. Certamente, in termini di lockdown, quando tutto arriva ad un punto morto e il fatturato diminuisce, l’alternativa di un pacchetto software completo, conveniente e che fa pure risparmiare, è sempre benvenuta.

Da gennaio 2021 il nostro sito è online e stiamo ora ricevendo i nostri primi clienti.
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