Have you ever experienced it? You visually have a complete picture of what something should look like, but there is no ERP system that actually does what your specific service needs. Within the cleaning industry, more and more companies are struggling with this problem. So we decided to solve this problem and help with the digitalization of the cleaning industry.

You hear the same stories over and over about small businesses that end up in red tape because of a growing customer base and manual planning. These companies want to grow, but simply don't have the resources. They often look for a system that can make certain things easier.

However, many of those systems are often too extensive or too expensive. These systems therefore deter people from using them. Many matters that are relevant for cleaning companies are less relevant for the vast majority of companies. As a result, system developers often focus on serving the largest group of customers by setting up their system accordingly.

Fortunately, there are also cleaning companies that have started working on this. At Klien cleaning BV it was already clear 8 years ago that they had to keep up with the times. The trick is to start as early as possible, so that you have an edge over the rest of the market. The companies that have not started this in time are often behind the curve. We created Klien IT-Systems partly due to this call for help from the sector.

Klien IT-Systems is a combination of solutions for administrative difficulties within the industry. We know the bottlenecks and know exactly what other companies within the sector are struggling with. We help with the digitalization of the cleaning industry.

With our ERP system you can store all your important data in one central online place. In addition to the system, we have also developed an application in which employees can process all the necessary information. The application is directly linked to the system, so employees don't have to go to the office as often and it also works faster from the office. They immediately receive the necessary information. We have fully optimized the system and application for the cleaning industry and continuously tested it at the cleaning company Klien.

Dato che non puoi mai essere ovunque nello stesso momento, hai bisogno di trovare un modo per capire che cosa stanno facendo i tuoi dipendenti e dove. Questo è facile in altre imprese perchè c’è un posto di lavoro fisico comune, come l’ufficio. Ma in un’ impresa di pulizie è proprio l’opposto. Con il nostro tracciamento GPS di entrata e uscita, puoi sempre vedere se i tuoi dipendenti sono sul posto di lavoro e in che turno.

The transfer of keys is also an administrative dilemma. Often when a key is lost it is word against word. Now there is a way to give employees responsibility for key handovers themselves. This will help the employee, because they can prove that the key is not in their possession. But it's also useful to have insight into exactly who is walking around with which key.

In più, il sistema ha anche un pacchetto di contabilità completamente integrato. Questo significa che non avrai più bisogno di un pacchetto esterno, perchè avrai tutto centralizzato in un unico spazio. Se volessi tenere il pacchetto contabilità che hai già, chiaramente siamo disposti a dare un’occhiata alle varie possibilità per mantenerlo insieme a te.

Il sistema completo di pianificazione ti permette di automatizzare completamente la tabella oraria. I dipendenti possono vedere la tabella oraria e richiedere congedi o cambi attraverso l’applicazione. Grazie a questa funzione, avrai sempre una prospettiva chiara e completa, che ti permetterà di regolare la pianificazione in ogni momento. Inoltre, questo ti farà risparmiare molto lavoro burocratico e niente andrà perso, dato che tutto è archiviato nel sistema.

Oltre a questo, il sistema include tutte le funzioni di cui le imprese piccole e medie hanno bisogno per crescere nel mondo digitalizzato del settore delle pulizie. La domanda è, ovviamente, verso che futuro stiamo andando? Alla Klien-IT Systems stiamo continuamente lavorando per migliorare e innovare il nostro sistema e la nostra applicazione. Ascoltiamo i clienti e il personale che lavora con il nostro sistema, per questo siamo sempre aperti a suggerimenti, critiche e nuove idee. Usiamo le critiche e i suggerimenti per soddisfare i desideri dei nostri clienti nel modo migliore.

Il nostro sistema gestionale è chiaro e facile da usare per il cliente, migliora l’ ambiente lavorativo e fa risparmiare molto tempo ed energie.

We also have a team behind who are skilled in the digital world, so if something is not clear to you, the team will gladly help you. We will do our utmost to ensure that your digitalization process runs as smoothly as possible.

Con Klien-IT-Systems diventi Future-FIT.

If you only stick to digitization or outdated automation processes, your future plan is doomed to fail. That would be a shame of course, since the digitization and automation of your company can provide you with enormous benefits.

Ecco perchè siamo felici di aiutarti per far si che questo processo si svolga agevolemente, in modo che tu possa usufruire di un sistema al passo coi tempi.

Sei curioso di sapere che cosa possiamo fare per la tua impresa o hai altre domande? Dai un’ occhiata al nostro sito (www.klien-it-systems.com/it), contattaci a info@klien-it-systems.it o chiamaci al +39 3474980775.

Interested in our system? then request a demo gratuita without obligations!

Leggi la storia del nostro fondatore- Antonio Kouwenberg

A casa mi hanno sempre detto che oltre a studiare, bisogna imparare a lavorare tirandosi su le maniche. Ecco perchè ho cominciato il mio primo lavoro a 14 anni distribuendo volantini per la compagnia Klien BV.

Da quel momento ho cominciato a crescere nell’ azienda di mio padre e ho svolto diversi lavori, come responsabile delle pulizie, nell’amministrazione e come project manager.

Con il tempo, ho notato che, come conseguenza della crescita dell’ impresa Klien, molto tempo veniva perso nelle dinamiche di tutti i giorni e nelle lungaggini amministrative. C’era bisogno di assumere sempre più dipendenti per svolgere tutto il lavoro d’ ufficio dato che l’informazione dell’impresa non era centralizzata e il personale dipendeva troppo dalla memoria l’ uno dell’altro. Pensavo che questo sarebbe potuto essere diverso e che quindi la strategia organizzativa del 1974 doveva automatizzarsi. Dovevamo innovarci.

Alla Klien abbiamo un programmatore nel nostro team che è riuscito a sistemare tutte le problematiche relative alla comunicazione della tecnologia informatica (ICT). Oltre a questo, è anche bravissimo a programmare applicazioni, siti web, sistemi e tanto altro. Questo ci ha dato l’ idea di sviluppare il nostro proprio sistema per la Klien, un sistema che avrebbe messo fine a tutti i problemi. In questo modo, nessuna informazione sarebbe andata persa, il carico amministrativo sarebbe stato sollevato e l’ impresa avrebbe lavorato da un punto centrale, in uno spazio collettivo in cui gestire tutto.

Ho poi cominciato ad ideare un sistema insieme a mio padre, lo staff dell’ufficio e il nostro programmatore. Di che cosa abbiamo tutti bisogno? Da dove cominciamo e che cosa vogliamo raggiungere?

Alla fine abbiamo deciso di iniziare con un sistema di pianificazione, collegandolo con l’organizzazione del monte ore, i salari e le fatture. Una semplice base da espandere a seconda delle nostre esigenze. Per ogni problema che abbiamo incontrato, abbiamo fatto un protocollo, consultato il nostro programmatore e visto le varie possibilità.

In questo modo il nostro sistema ha continuato a crescere, ed è diventato una parte importante della nostra compagnia. Di conseguenza, abbiamo notato che la pressione amministrativa calava considerevolmente, l’inefficienza era ormai un brutto ricordo, avevamo bisogno di meno persone in ufficio e la tranquillita’ e la calma aumentavano.

Dato che (in parte anche dovuto al nostro sistema) Klien è cresciuta considerevolemente e la programmazione è molto costosa, abbiamo cominciato a cercare anche altri sistemi software per il settore delle pulizie. Quali ci sono in commercio e che cosa offrono?

Subito ci siamo imbattuti in una serie di fornitori di software e abbiamo continuato a fare più ricerche. Con nostra grande sorpresa, questi sistemi non sono (molto) più sviluppati dei nostri, ma erano estremamente costosi, difficili e lontani dall’essere completi. I costi sarebbero anche cresciuti considerevolemnte se avessimo voluto moduli extra, che noi avevamo già incluso nel nostro software di default. “Caspita no!” Abbiamo pensato. Questo quindi ci ha spinto ancor di più a sviluppare un sistema omnicomprensivo.

Alla fine del 2019 era già cresciuto in un sistema completo. Nel frattempo ricevavamo regolarmente complimenti da altre imprese di pulizia che ci chiedevano di usare il nostro sistema.

Lo spirito impresariale che c’è in me cominciò a farsi sentire e decidemmo di preparare il nostro sistema gestionale da mettere in commercio. Per la nostra esperienza con i fornitori di software che c’erano sul mercato, volevamo offrire un pacchetto software tutto-in-uno ad un prezzo ragionevole, così che anche le imprese più piccole potessero avere l’ opportunità di innovarsi.

Il marketing ad ogni modo richiedeva ancora moltissimo tempo lavorativo. Dato che siamo stati impegnati a sviluppare un software dal 2015, il sistema completo doveva essere convertito in un’altra struttura. Dovevamo dargli un aspetto più moderno e renderlo capace di supportare una base clienti per il sistema. Cominciammo quindi anche a sviluppare un’ APP, all’inizio del 2020.

Dato che la creazione del sistema era principalmente digitale e all’ inizio del 2020 eravamo ancora nella fase embrionale della nostra nuova compagnia Klien-IT-Systems BV, fortunatamente l’ arrivo del Covid-19 ha avuto un impatto marginale sul nostro lavoro.

Con il nostro sistema eravamo già un passo avanti al Covid-19. L’impresa di pulizie Klien BV era già completamente digitalizzata, perciò tutti nella compagnia potevano lavorare da casa senza problemi, e i nostri 85 impiegati del personale di pulizia potevano continuare a seguire tutte le dinamiche dell’ azienda (per esempio, la pianificazione) digitalmente. Chiaramente, avevamo cominciato a digitalizzarci e innovarci in tempo.

Abbiamo anche visto l’arrivo del Covid-19 come una ulteriore opportunità per aiutare le altre imprese del settore nel loro processo di digitalizzazioone e innovazione. Certamente, in termini di lockdown, quando tutto arriva ad un punto morto e il fatturato diminuisce, l’alternativa di un pacchetto software completo, conveniente e che fa pure risparmiare, è sempre benvenuta.

Da gennaio 2021 il nostro sito è online e stiamo ora ricevendo i nostri primi clienti.