Waarom planning software beter is dan plannen in Excel

Het succes van een schoonmaakbedrijf, zit voor een groot deel in een makkelijke, wendbare en overzichtelijke planning. De laatste jaren hebben we bij meerdere schoonmaakbedrijven, echter ingewikkelde planningen gezien. Dit ging vaak via bijvoorbeeld Excel in plaats van met planning software.

Hoe komt het, dat veel schoonmaakbedrijven zo afhankelijk zijn van Excel? Natuurlijk is het eenvoudig om met Excel te starten, maar de onhandigheid, de typefouten en beperkte grip, leidt op termijn altijd tot beperkingen en problemen.

Hier zijn 4 redenen, waarom schoonmaak plannen in Excel voor problemen zal zorgen.

  • Wijzigingen in de planning

    In Excel leidt zelfs de kleinste wijziging tot deleten en toevoegen van nieuwe rijen, veranderen van kleuren, cellen samenvoegen en tal van andere wijzigingen. Snel inspelen op de planning word daarmee onmogelijk.

  • Individuele planningen

    Verschillende afdelingen en locaties hebben een eigen spreadsheet. Om grip te krijgen op de planning van het hele bedrijf, zult u alle spreadsheet moeten samenvoegen en integreren. Tegen de tijd dat u hiermee klaar bent, zal de planning alweer achterhaald zijn.

  • Zoeken en vervangen

    Een collega valt uit, nu bent u opzoek naar de juiste vervanger. Er zit niets anders op dan deze collega te zoeken via de zoekfunctie in Excel, maar dan is nog niet bekend of deze ook de juiste kennis en materialen heeft.

  • Planning van morgen

    Het is onwaarschijnlijk dat via Excel een duidelijke, digitale planning kenbaar gemaakt kan worden naar de medewerkers. Alles moet handmatig en omslachtig.

Bespaar tijd én geld

Uit gemak en gewoonte houden schoonmaakorganisaties vaak vast aan de huidige gang van zaken. Je blijft de planningen maken in Excel, ondanks dat je tegen bovengenoemde problemen aanloopt. Vaak komt dit door gebruik aan tijd om alternatieven te bekijken. Of de angst dat de overgang naar een nieuwe systeem veel tijd en werk zal kosten. In dit praktijk valt dit vaak alles mee. Zo biedt ons systeem de om de data eenvoudig te importeren vanuit een Excel-bestand. Heb je liever dat wij de overstap voor je regelen? Dat kan natuurlijk ook! Uiteindelijk scheelt het overstappen naar een planning software je tijd én geld.

De oplossing – Software voor de schoonmaakbranche

Bij Klien IT-Systems word de gehele planning opgeslagen in de Cloud. Hierdoor kunt u overal en altijd de planning inzien en aanpassen. Daarnaast is onze planning bijzonder overzichtelijk, eenvoudig en geavanceerd. Zo kunnen alle medewerkers bijvoorbeeld hun planning inzien via onze app, zijn er totaal overzichten of specifieke persoonlijke overzichten.

Hoe onze planning verder in elkaar zit, leest u in onze volgende blog. Of vraag onze demoversie aan om eens te kijken wat er allemaal mogelijk is in ons systeem!