Vandaag de dag evolueert technologie in een razendsnel tempo en heeft het invloed op bijna elk aspect van ons leven, inclusief de manier waarop we werken en zaken doen. Een gebied dat aanzienlijk is verbeterd door digitale innovaties, is tijdregistratie. Traditionele methoden zoals handgeschreven notities en papieren tijdsregistratie blijken erg onnauwkeurig te zijn en gevoelig voor fraude.
In dit artikel bespreken we waarom digitale tijdsregistratie noodzakelijk is en waarom de integratie ervan binnen een ERP-systeem efficiënter en effectiever werkt. Vervolgens bespreken we de beperkingen van QR-codes voor tijdsregistratie en leggen we uit hoe Klien-IT de oplossing biedt voor de schoonmaakindustrie op het gebied van tijdsregistratie.
Nauwkeurigheid en Tijdsbesparing
Met digitale tijdsregistratie kunnen werknemers snel en eenvoudig hun in- en uitklokuren vastleggen met behulp van een App op hun telefoon. Dit verbetert de nauwkeurigheid maar voorkomt voornamelijk de kans op fraude en het manipuleren van de gewerkte uren. Een App registreert namelijk waar en wanneer je klokt. Je kan dus niet zomaar wat tijden invullen.
Realtime Inzicht
Een geïntegreerde app voor tijdsregistratie biedt realtime inzage in de gewerkte uren van werknemers. Werkgevers kunnen op elk moment de aanwezigheid van hun personeel volgen, waardoor ze beter kunnen plannen en inspringen wanneer iemand niet komt opdagen.
Efficiënte urenadministratie
Door digitale tijdsregistratie te implementeren, wordt het gemakkelijker om de gemaakte uren te controleren en te accorderen. Het systeem laat al vanuit zichzelf zien welke tijden afwijken, zodat u niet elke regel langs hoeft te gaan. Dit zorgt voor een tijdige en nauwkeurige salarisverwerking.
Alles op orde
Digitale tijdsregistratie biedt bedrijven de mogelijkheid om te voldoen aan de wettelijke voorschriften en arbeidswetgeving met betrekking tot werktijden, pauzes en overuren. Door deze informatie digitaal bij te houden, kunnen werkgevers gemakkelijker controleren of ze aan de regelgeving voldoen en eventuele nalevingskwesties vermijden.
Hoewel QR-codes handige hulpmiddelen zijn voor veel toepassingen, hebben ze enkele beperkingen als het gaat om tijdsregistratie. Hieronder splitsen wij de beperkingen uit in een aantal kopjes.
Beperkte Veiligheid
QR-codes zijn gemakkelijk te scannen en te kopiëren door iedereen die er toegang toe heeft. Dit betekent dat werknemers hun in- en uitklokuren eenvoudig kunnen vervalsen door een foto van de code te maken en deze later te gebruiken. Op deze manier kunnen ze gemakkelijk vanuit huis in- of uitklokken of de QR-code aanpassen.
Onbetrouwbaarheid van Fysieke Codes
Fysieke QR-codes raken beschadigd, vervagen of worden onleesbaar, waardoor het voor werknemers moeilijk kan zijn om ze te scannen. Dit kan leiden tot onnauwkeurige tijdsregistratie en frustratie voor zowel werknemers als werkgevers.
Beperkte Functionaliteit
QR-codes bieden geen extra functionaliteit voor het vastleggen van relevante gegevens, zoals redenen voor verlof, projectcodes of specifieke taken. Een geïntegreerde app biet deze functionaliteiten wel. Daarnaast kan de inhoud van de App eenvoudig worden aangepast, zie maar alle QR stickers op elke locatie aan te passen…
Bij de ontwikkeling van een tijdsadministratie module in Klien-IT, zijn we vooral uitgegaan van het gemakt voor de medewerker op de werkvloer én de backoffice.
Voor de medewerker bestaat de tijdsregistratie slechts uit één klik op het klokje bij het inklokken en ook bij het uitklokken. Ook ziet de medewerker direct wanneer hij te ver of op een verkeerde tijd in- of uitklokt. Hierdoor creëer je bewustwording bij de medewerkers van hun fouten.
In het kantoor aan de achterzijde kun je live zien wie waar en op welk tijdstip in- en uitklokt. Op deze manier is er altijd toegang tot de actuele klokstatus. Naast het registreren van in- en uitklokken van werknemers, wordt ook automatisch bepaald waar ze dit doen. Zo weet je altijd of ze tijdens werktijden op de projectlocatie zijn geweest.
Voor de controle heeft Klien-IT eenvoudige overzichten waarin afwijkingen al worden weergegeven. Hierdoor hoef je niet elke lijst door te nemen, maar zie je meteen waar er iets misgaat.
Digitale tijdsregistratie is van essentieel belang geworden voor moderne bedrijven en de voordelen ervan zijn duidelijk. Een geïntegreerde app biedt nauwkeurigheid, tijdsbesparing, realtime inzicht en efficiënte urenadministratie. Aan de andere kant zijn QR-codes beperkt in functionaliteit en hebben ze veiligheids- en betrouwbaarheidsproblemen.
Klien-IT Systems biedt de beste oplossing voor de schoonmaakindustrie, met specifieke functionaliteiten, mobiele toegankelijkheid en krachtige rapportage- en analysemogelijkheden. Door digitale tijdsregistratie te omarmen en te kiezen voor een geïntegreerde app zoals Klien-IT, kunnen schoonmaakbedrijven de efficiëntie, nauwkeurigheid en productiviteit van hun activiteiten aanzienlijk verbeteren. Als u geïnteresseerd bent in het gebruik van Klien-IT-systems neem dan hier contact met ons op of vraag een gratis demo aan!
Vandaag de dag gaan de (technologische) ontwikkelingen razendsnel. Hierdoor is het voor bedrijven belangrijk om mee te gaan met deze trend. Het gebruik van een modern, flexibel en toekomstgericht software systeem speelt hierbij een erg belangrijke rol. In deze blog leggen we uit waarom het belangrijk is om gebruik te maken van een systeem en een stap verder te zetten naar de toekomst.
Als bedrijf ben je volledig afhankelijk van het softwaresysteem. Elk proces draait hierop en het is dus belangrijk om hier goed op te letten qua gebruikersgemak. Een modern systeem draagt bijvoorbeeld meer bij aan de efficiëntie van de bedrijfsvoering. Het kan bijvoorbeeld processen automatiseren en integreren. Hierdoor is er minder tijd nodig voor administratieve taken en meer tijd voor echt werk. Ook kan het systeem real-time inzicht geven in de bedrijfsvoering, waardoor er sneller en beter beslissingen kunnen worden genomen. Daarnaast maken de moderne systemen meer gebruik van dagelijks gebruikte tools. Hierdoor wordt het sneller herkend door uw medewerkers en wordt het meer gebruikt.
Een modern systeem kan ook bijdragen aan kostenbesparing. Door processen te automatiseren en te integreren kan er efficiënter worden gewerkt. Dit kan leiden tot lagere kosten in administratief personeel. Ook kan het systeem helpen bij het verminderen van fouten en het voorkomen van dubbel werk. Dit zorgt voor minder verspilling van tijd en middelen.
Tegenwoordig is software ook niet meer duur. Waar verouderde systemen nog gebaseerd zijn op de prijsmodellen uit het begin van deze eeuw. (denk aan een x bedrag per gewerkt uur of kosten voor service). Zijn nieuwe systemen makkelijker aan te passen en wendbaar voor een vaste prijs.
Toekomstgerichte systemen dragen ook bij aan de flexibiliteit van een bedrijf. Het kan bijvoorbeeld gemakkelijk worden aangepast aan veranderende marktomstandigheden, nieuwe wet- en regelgeving en andere veranderingen in de omgeving van het bedrijf. Ook kan het systeem helpen bij het snel en gemakkelijk implementeren van nieuwe processen en het integreren van nieuwe technologieën.
Nieuwe softwaresystemen dragen bovendien bij aan de toekomstbestendigheid of het bestaansrecht van een bedrijf. Het kan bijvoorbeeld helpen bij het anticiperen op ontwikkelingen en trends, zoals nieuwe technologieën en veranderende marktomstandigheden. Ook kan het systeem helpen bij het ontwikkelen van nieuwe producten en diensten die aansluiten bij de behoeften van de markt. Hierdoor speel je als bedrijf beter en sneller in op de wensen van de klanten.
Bedrijven die gebruik maken van een dergelijk systeem kunnen sneller en efficiënter werken, wat kan leiden tot lagere kosten en betere prestaties. Ook kunnen zij beter inspelen op veranderingen in de markt en de behoeften van klanten, wat kan leiden tot een hogere klanttevredenheid en meer omzet. Dit werkt ook omgekeerd. Als je als bedrijf achterblijft met nieuwe ontwikkelingen en innovaties, loopt de concurrentie je voorbij.
Om deze redenen heeft Klien-IT haar software volledig gemoderniseerd en zijn we druk aan het ontwikkelen met de behoeften vanuit de markt. Wat zijn de veranderingen en waar willen we heen met zijn allen? Ook kijken we verder, automatische vertalers in de app en de mogelijkheid om foto's toe te voegen. Allemaal onderdelen die de administratie en communicatie weer net wat makkelijker maken.
De zinsnede ‘stilstaan is achteruitgang’, wordt steeds relevanter. Wacht dus niet langer en zorg ervoor dat u Neem contact met ons op of vraag uw gratis demo aan!
Klien-IT-Systems, net ff anders
Scherp op software, scherp op gemak, scherp op prijs. Software lijkt saai, schoonmaak lijkt ook saai. De inflatie neemt toe. Te weinig mensen beseffen dat schoonmaak enorm belangrijk is voor ons welzijn en onze welvaart. Dat geldt ook voor software. Antonio Kouwenberg, masterstudent Fiscaal Recht, ontwikkelt met een team van programmeurs Klien-IT-Systems: “Schoonmaak en software hebben overeenkomsten en verwantschap én kunnen kracht geven. Mijn doel is om schoonmaakbedrijven, midden en klein, te helpen om zich te focussen op hun core business: schoonmaken en/of specialistisch reinigen. Hoe? Dankzij het constructieve, effectieve, efficiënte en toch goedkope softwaresysteem van Klien-IT-Systems. Je hebt bovendien minder mensen op kantoor nodig. Wel zo handig in deze tijd van arbeidskrapte.” Hoe komt Klien-IT-Systems tot zo’n succes, ook internationaal? Antonio vertelt.
Antonio Kouwenberg is 22 jaar en heeft nu al 10 jaar ervaring in de schoonmaakbranche. “De schoonmaakmarkt is een enorm veelzijdige en omvangrijke sector, met 177 nationaliteiten verdeeld over 231.000 medewerkers. Een grote sector! Vanzelfsprekend brengt dit veel uitdagingen met zich mee op het gebied van HR, klantencontact, stigma’s en natuurlijk het werk zelf”, trapt Antonio af.
De Schoonmaak, niet bij iedereen bekend
“Toen ik als tiener bij het schoonmaakbedrijf van mijn vader, schoonmaakbedrijf Klien, een bijbaantje had, vielen me direct de uitdagingen op. Ik vond het fantastisch om in de schoonmaak te werken, werkte samen met een groep collega’s. We hadden plezier, verdiende ‘lekker’ en waren vooral tevreden over het werk wat we uitvoerden. En we merkten de waardering. Ook kreeg ik vaak als reactie: ‘ben jij schoonmaker? Waarom doe je dat?’. Ik merkte dat het schoonmaakvak als saai, soms zelfs als neerbuigend werd en wordt neergezet. Jammer.”
De schoonmaak omvat zó veel
“In de schoonmaak leer je flink doorwerken, ontmoet je veel mensen en kom je op de meest bijzondere plaatsen. Dan hebben we het nog niet eens over de specialistische reiniging met alle certificaten, kennis en vakmanschap. Als projectleider zag ik nog meer de extra’s: waar loopt de werkvloer tegen aan? Wat moet er op dit nieuwe project gebeuren? Wie heeft de benodigde sleutel? Nogal wat wijzigingen in planning, openstaande verlofaanvragen en de zoveelste opmerking van de opdrachtgever, die op een ‘geeltje’ wordt geschreven en op de schoonmaakkast wordt geplakt. Zaken waarmee je de schoonmaker niet wilt laten zitten.”
De Schoonmaker als basis
Schoonmaakbedrijf Klien digitaliseerde de processen al om het voor het schoonmakersteam zo efficiënt en goed mogelijk te organiseren. “Na ons onderzoek concludeerden we dat de softwaresystemen duur, complex en niet online waren. Totaal niet sluitend aan onze sector. We keken verder gisteren, dus besloten mijn vader en ik 10 jaar geleden het softwaresysteem zelf op te pakken en met programmeurs uit te bouwen. Regionale schoonmaakbedrijven vroegen ernaar. Die vraag bevestigde dat het softwaresysteem van Klien-IT-Systems écht een welkome aanvulling voor de markt is. Waarom? Door de gebruiksvriendelijkheid, eenvoud en preventie om problemen te voorkomen. De schoonmaker is onze basis; als de schoonmaker alle nodige informatie heeft voor een goed lopend en schoon project, gaat de operationele kant van het schoonmaakbedrijf ook goed. Het levert ontzettend veel tijd en positieve energie op. Onze geïntegreerde App bleek ook een gouden greep te zijn in het proces.”
Schoonmaken en ondernemen
Automatische urenadministratie, controleplanningen, voorraadsysteem, automatische facturen, boekhouding: de Klien-IT-Systems App levert veel efficiëntie en overzicht op. “De kantoorbezetting van Klien (met circa 90 schoonmakers) reduceerden we van 6 naar 1,5 (!). In de zomervakantie waren er soms zelfs dagen met niemand op kantoor. Niet omdat ze moesten meehelpen met schoonmaken (wat vroeger vaak gebeurde), maar omdat alles geregeld en gestructureerd was. En nog steeds. Vanzelfsprekend geeft dit ruimte om verder te ondernemen en je schoonmaakbedrijf uit te bouwen en te laten groeien.”
Klien-IT-Systems is betaalbaar voor kleine en grotere schoonmaakbedrijven medewerkers. “Geen opstartkosten, geen serviceabonnementen, geen bijkomende kosten of aanvullende dure modulen. Gewoon één vast bedrag per maand en begeleiding, totdat je alles snapt. Ook alle toekomstige ontwikkelingen zitten in het vaste maandbedrag. Onze ultieme garantiefactor.”
Toekomstvisie
De Klien-IT App is voor de medewerkers in 25 talen beschikbaar en voor de backoffice in 5 talen. Antonio: “We zijn er terecht trots op dat binnen één jaar bijna 50 bedrijven in de schoonmaakbranche ons passende softwaresysteem gebruiken. En we zijn ook al actief in België, Frankrijk, Italië en binnenkort in Spanje. Overal wordt schoongemaakt en werkt de branche op een soortgelijke manier. Het softwaresysteem moet er zijn om de schoonmaakbedrijven en schoonmakers te ontzorgen en niet te belasten. Digitalisering is echt noodzakelijk om als ondernemer te blijven overleven, want de maatschappij en klanteisen veranderen snel. Daarom is onze missie voor nu en in de toekomst: scherp op software, scherp op gemak, scherp op prijs.”
Bekijk het originele interview met Schoonmaakjournaal via onderstaande link:
Klien-IT-Systems bevat een volledig voorraad- en artikelsysteem. Dit geïntegreerde voorraadsysteem biedt u inzicht in uw huidige voorraad, het helpt u automatisch uw voorraad bij te houden, en uw medewerkers kunnen eenvoudig bestellingen plaatsen in de app wanneer ze artikelen nodig hebben.
Our integrated inventory system allows you to assign specific items and materials to each project. This means that your employees can easily identify which articles are applicable to their respective projects, streamlining the ordering process and avoid unnecessary purchases.
Deze projectspecifieke bestellingen stromen naadloos naar uw voorraad-dashboard, wat zorgt voor een helder overzicht van wat er nodig is voor alle lopende projecten. Dit dashboard vereenvoudigt de toewijzing van middelen en stelt u in staat om items te prioriteren op basis van de vraag. Handmatige voorraadupdates behoren tot het verleden, want ons systeem past automatisch uw voorraadniveaus aan. Dit zorgt ervoor dat uw voorraadgegevens altijd accuraat zijn.
Ervaar zelf hoe ons voorraadsysteem project-specifieke bestellingen vereenvoudigt, voorraadbeheer centraliseert en ervoor zorgt dat u nooit zonder essentiële items komt te zitten. Ons systeem is ideaal voor bedrijven die streven naar efficiëntie, kostenbesparingen en schaalbaarheid. Bent u klaar om uw voorraadbeheer te transformeren? Vraag een gratis demo aan
Slim tijdregistratiesysteem op GPS! Registreert u de tijden van uw medewerkers nog op papier, of gebruikt u een omslachtig registratiesysteem met bijvoorbeeld een QR-code, dan hebben wij de oplossing voor u!
Bespaar tijd en geld met de urenregistratie van Klien-IT-Systems. Het slimme in- en uitkloksysteem op gps maakt automatisch gebruik van tijdregistratie en locatiebepaling als basis. Hierdoor zie je LIVE in één duidelijk overzicht waar en wanneer iedereen aan het werk is. Zo ben je iedereen altijd een stap voor.
Door middel van de locatiebepaling via GPS ziet u in één overzicht wat de locatie van aankomst en vertrek is. Dit, in combinatie met het tijdstip van in- en uitklokken, geeft u een gedetailleerd overzicht van de tijd en plaats van aankomst en vertrek. Uw medewerkers kunnen eenvoudig met één klik in- en uitklokken op locatie in hun mobiele app.
Met Klien-IT kunt u afscheid nemen van de papieren processen binnen uw organisatie. Dit bespaart niet alleen veel tijd en dus geld, maar zorgt ook voor overzicht en gemoedsrust op kantoor en op de werkplek. Alles wat u nodig heeft, is nu veilig en gestructureerd in uw eigen digitale omgeving die overal en altijd toegankelijk is. Met Klien-IT wordt u klaar voor de toekomst! Bent u klaar om uw tijdregistratie en bedrijfsprocessen te digitaliseren? Of bent u benieuwd naar welke andere schoonmaakspecifieke functies we hebben ontwikkeld? Neem dan een kijkje op onze website (www.klien-it-systems.nl). Neem contact met ons op of bel ons op 076 – 520 80 43.
U kunt ook gelijk een gratis demo aanvragen en dan komen we langs om het hele systeem uit te leggen. Dit kan natuurlijk ook digitaal.
Mede door Covid-19 is de omzet van het schoonmaakbedrijf Klien slechts licht gestegen in vergelijking met de voorgaande twee jaar. En omzet en winst zijn bovenal de voorwaarden voor de manager-eigenaar van het schoonmaakbedrijf om sociaal betrokken te zijn.
Raymond Kouwenberg (51 jaar) is zeker niet de klassieke ondernemer van een lokaal schoonmaakbedrijf, al is zijn begin wel zo te omschrijven. Hij was een werkstudent die 'vast kwam te zitten' in het schoonmaakbedrijf. Tijdens zijn studie civiele techniek in 1987 ging hij als student aan de slag bij het in 1974 opgerichte schoonmaakbedrijf Klien in Breda, waar hij na twee jaar projectleider werd. Kouwenberg werkte na zijn afstuderen in 1994 bij de gemeente maar bleef in contact met Klien, waar ze uitsluitend met studenten werkten. "Stel je voor: in een tijd zonder mobieltjes en laptops tachtig studenten aansturen, bellen en inplannen", zegt de ondernemer. Hij zat goed, want in 1997 werd hij medeaandeelhouder van Klien BV en tien jaar later directeur-eigenaar. In 2011 betrok het schoonmaakbedrijf het huidige pand van bijna 200 vierkante meter op bedrijventerrein De Mark in Breda.
Op de ingangsdeur bevinden zich stickers met de tekst 'Erkend leerbedrijf' en 'Wij leiden professionals op'. Dit is slechts een bleke weerspiegeling van de projecten waarmee Raymond Kouwenberg bezig is. Om er slechts een paar te noemen: het bedrijf is lid van negen netwerken, ondersteunt dertien goede doelen, draagt het kwaliteitskeurmerk voor MVO (Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen), geeft de CO2-voetafdruk aan op zijn website en helpt mensen die ver verwijderd zijn van de arbeidsmarkt. Kouwenberg vervult ook zeven functies in besturen, waaronder die van voorzitter van VNO-NCW Breda, en is gemeenteraadslid voor de VVD-partij. Kouwenberg en zijn schoonmaakbedrijf zijn maatschappelijk betrokken, and hen hij zit in ten minste twintig raden en belangengroepen. "Schoonmaak is al 34 jaar het leidmotief van mijn leven. Maar er zijn drie grondbeginselen in mijn DNA: overheid, onderwijs en ten slotte het bedrijfsleven. Betrokken zijn bij de samenleving, mensen helpen, is voor mij bijzonder belangrijk. De kunst is om altijd een balans te vinden tussen deze doelen en tijd voor mijn familie, mijn vrouw en mijn drie kinderen
It seems that being socially involved as a cleaning company Het lijkt erop dat deze maatschappelijke betrokkenheid als schoonmaakbedrijf prevaleert boven ondernemen als ondernemer in de sector… "Nee, dit is de rode draad en het zorgt voor de inkomsten die mij de mogelijkheid geven om iets voor anderen te tellen. Ik ben in de eerste plaats ondernemer in de schoonmaakbranche ". In deze rol geeft hij vanuit een dochteronderneming leiding aan een bedrijf met circa 85 medewerkers. Zeven van hen werken op kantoor, waaronder drie projectcoördinatoren voor de uitvoering. Het werkgebied beslaat een cirkel van 20 kilometer rond Breda. “We hebben geen groter gebied nodig, want dat beperkt ook de reistijd van onze medewerkers.”
In 2019 bedroeg de omzet 1,7 miljoen euro en voor 2020 is de prognose 2 miljoen euro, met een groei van 15%. Ook hier heeft de Covid-pandemie roet in het eten gegooid.
"We hebben bijna €300.000 verloren, omdat sportscholen en kantoren gesloten waren. We hebben dit deels gecompenseerd door veel desinfecties uit te voeren. Dit jaar verwachten we een omzet van €2 miljoen te hebben. We hebben geen brandende ambitie om te groeien, we zijn niet actief in verkoop en vragen onszelf altijd af: Willen we daar werken? Is deze klant geschikt voor ons? We geven de voorkeur aan gerespecteerde klanten en eisen ook respect terug, zowel naar de schoonmaakindustrie als naar onze medewerkers. Zo niet, dan trekken we ons terug. We hebben zelfs een contract van €70.000 geannuleerd - veel geld voor een bedrijf als het onze - omdat de klant respectloos sprak over hygiëne en onze medewerkers."
Kouwenberg zegt een bedrijf te willen leiden dat stabiel en rustig is. Dit lijkt te werken, want het personeelsverloop is gewoon "een beetje aan de rand", waarbij nieuwkomers soms snel met pensioen gaan. Het ziekteverzuim is slechts 1,7%.
De ondernemer zegt altijd bezig te zijn met processen en procedures om de schoonmaak te optimaliseren, ondersteund door informatietechnologie. “In 2014, drie jaar nadat we in een echt bedrijfspand zijn gaan werken, ben ik me gaan verdiepen in de processen rondom roosteren, in- en uitklokken, materiaalgebruik, administratieve processen en inkoop. De eisen die klanten stellen worden steeds hoger en van een goed niveau van de klanttevredenheid wordt steeds moeilijker te realiseren. Ik weet uit eigen ervaring dat dit vooral geldt voor mkb'ers in deze sector met zo'n 40-60 werknemers. Als je niet digitaliseert, loop je als schoonmaakbedrijf vast. Maar digitaliseren met hulp van buitenaf is voor kleine bedrijven ontzettend duur, omdat je voor elke module extra moet betalen.De afgelopen jaren heb ik dan ook stap voor stap mijn software opgebouwd. Een uit de kluiten gewassen software van en voor de schoonmaakbranche.
Het resultaat is dat Klien-IT-Systems, geleid door Kouwenberg junior, zojuist is geboren onder de paraplu van Klien. Het softwaresysteem bevat alle modules, ook toekomstige, voor kleine en middelgrote schoonmaakbedrijven. Het systeem is te huur voor een vaste prijs: tot 100 medewerkers voor een kleine 300 euro per maand.
Is er een relatie tussen managementsoftware en de schoonmaakbranche? "Ja, want ons initiatief is ontstaan uit mijn overtuiging dat we kleine en middelgrote ondernemingen in de sector moeten bereiken op een terrein dat hen nog vreemd is, en het gebrek aan digitalisering bedreigt hun voortbestaan en hun groei."
Van schoonmaker tot directeur-eigenaar van het schoonmaakbedrijf waar je als werkstudent bent begonnen. Wat is het moeilijkste aspect van ondernemer zijn? Kouwenberg: “De problematiek van het werk. Werkzekerheid voor de werknemer staat voorop, met pijlers als twee jaar doorbetaling bij ziekte, transitie en een hoge ontslagvergoeding. Dit zijn echter de zaken die een werkgever angst aanjagen en die mensen helaas ontmoedigen om op vaste basis in dienst te worden genomen".
Kouwenbergs advies aan politici in Den Haag is om werkgeverschap weer aantrekkelijk te maken. “We moeten toe naar flexizekerheid, dat is de nieuwe koers van VNO-NCW en MKB-Nederland. Een dynamische arbeidsmarkt, met zekerheid van sociale en arbeidszekerheid voor iedereen in plaats van de baan zelf aan het werk gaan en aan het werk blijven. Een actief arbeidsmarktbeleid, levenslang ontwikkelen en moderne sociale zekerheid om werkzoekenden duurzaam terug op de arbeidsmarkt te krijgen, het is nu te vast en flexibel is te flexibel, voor beide kanten. We hebben een soort Scandinavisch samenleving waar iemand altijd een inkomen kan verdienen door middel van werk of een tijdelijke ondersteuning krijgt".
Tot slot, wat is het leukste aan ondernemer zijn? “Sociaal betrokken zijn als schoonmaakbedrijf, resultaten boeken en die vertalen naar meerwaarde voor de samenleving”, zegt Kouwenberg. "Vooral helpen door stageplaatsen aan te bieden, door sponsoring, kansen geven aan kansarmen, goede doelen steunen en een bedrijf creëren dat gekenmerkt wordt door rust en stabiliteit."
Heb je ooit een duidelijk beeld gehad van hoe iets zou moeten zijn, maar kon je geen geschikt beheersysteem vinden? In de schoonmaaksector staan steeds meer bedrijven voor deze uitdaging. Wij voorzien het digitaliseren van de schoonmaaksector en helpen met het oplossen van deze uitdagingen.
Telkens horen we dezelfde verhalen van kleine bedrijven die verstrikt raken in bureaucratie als gevolg van groeiende klantenaantallen en handmatige planning. Deze bedrijven willen graag groeien, maar beschikken vaak niet over de juiste middelen. Vaak zoeken ze naar een systeem dat bepaalde aspecten van hun werk kan vereenvoudigen.
Echter, veel van deze systemen zijn vaak te complex of te duur. Dat is waarom bedrijven er vaak voor kiezen helemaal geen software systeem te gebruiken. Veel aspecten die relevant zijn voor schoonmaakbedrijven zijn voor de meeste andere bedrijven minder belangrijk. Hierdoor richten softwareontwikkelaars zich vaak op producten die vooral aan de behoeften van de grootste klantengroep voldoen.
Gelukkig zijn er ook schoonmaakbedrijven die dit probleem aanpakken. Klien begreep al 8 jaar geleden dat ze met de tijd mee moesten gaan. De truc is om vroeg te beginnen, zodat je een voorsprong hebt op de rest van de markt. Bedrijven die dit proces niet op tijd zijn gestart, lopen vaak al achter de feiten aan. Wij hebben Klien-IT-Systems deels ontwikkeld om aan deze behoefte van de branche tegemoet te komen.
Klien-IT-Systems is een combinatie van oplossingen voor de administratieve moeilijkheden van de sector. We weten wat de zwakke punten zijn en we weten perfect wat de uitdagingen zijn voor schoonmaakbedrijven. Met ons beheersysteem archiveert u uw belangrijkste gegevens in één centrale online ruimte. Naast het systeem is er ook een applicatie ontwikkeld waar medewerkers alle informatie kunnen vinden die ze nodig hebben. De applicatie is direct gekoppeld aan het systeem. Dit zorgt ervoor dat medewerkers minder vaak naar kantoor hoeven en dat het nog sneller werkt. Ze krijgen immers meteen de informatie die ze nodig hebben. We hebben het systeem en de applicatie volledig geoptimaliseerd voor de schoonmaakbranche en testen het continu hier bij Klien.
Aangezien u nooit overal tegelijk kunt zijn, moet u een manier vinden om te begrijpen wat uw medewerkers waar doen. Bij andere ondernemingen is dat gemakkelijk omdat er een gemeenschappelijke fysieke werkplek is, zoals het kantoor. Maar in een schoonmaakbedrijf is het net andersom. Met onze in- en uitgang GPS-tracking kunt u altijd zien of uw medewerkers aan het werk zijn en in welke dienst.
Sleuteloverdracht is een ander administratief dilemma. Wanneer een sleutel verloren gaat, is het vaak iemands woord tegen dat van iemand anders. Nu is er een manier om werknemers de verantwoordelijkheid voor de sleutelstorting te geven. Daar helpen medewerkers mee, omdat ze kunnen aantonen dat de sleutel niet in hun bezit is, net zoals het handig is om precies te zien wie waar werkt en met welke sleutel.
Klien-IT-Systems is a combination of solutions for the administrative difficulties of the sector. We know what the weaknesses are and we know perfectly what the challenges are for cleaning companies. With our management system you can archive your most important data in one central online space.
In addition to the system, an application has also been developed where employees can find all the information they need. The application is connected directly to the system, so employees don't have to go to the office as often and it works even faster. Indeed, they immediately receive the information they need. We have fully optimized the system and application for the cleaning industry, and we test it continuously here at Klien.
Daarnaast heeft het systeem ook een volledig geïntegreerd boekhoudpakket. Hierdoor heb je geen extern pakket meer nodig, zodat alles op één centrale plek blijft. Mocht je graag je eigen boekhoudpakket willen behouden, dan zijn we uiteraard bereid om samen naar de mogelijkheden te kijken.
Met het complete planningssysteem kun je de dienstregeling volledig automatiseren. Medewerkers kunnen via de applicatie het rooster inzien en verlof of wijzigingen aanvragen. Dankzij deze functie heb je altijd een duidelijk en volledig overzicht, waardoor je je planning op elk moment kunt aanpassen. Daarnaast bespaart u een hoop papierwerk en gaat er niets verloren, aangezien alles in het systeem wordt opgeslagen.
Het systeem bevat alle functies die kleine en middelgrote bedrijven nodig hebben om te gedijen in de gedigitaliseerde wereld van de schoonmaakbranche. De vraag is natuurlijk naar welke toekomst gaan we? Bij Klien-IT-Systems zijn we continu bezig met het verbeteren en innoveren van ons systeem en onze applicatie. We luisteren naar klanten en medewerkers die met ons systeem werken, dus we staan altijd open voor suggesties, kritiek en nieuwe ideeën. We gebruiken kritiek en suggesties om de wensen van onze klanten zo goed mogelijk te vervullen.
Achter deze digitale wereld zit ook een goed opgeleid team, dus mocht er nog iets niet helemaal duidelijk voor je zijn, dan helpt ons team je graag verder. We zullen ons best doen om uw digitaliseringsproces zo gemakkelijk mogelijk te maken.
Als u oude automatiseringsprocessen gebruikt, is uw toekomstvisie voor uw bedrijf gedoemd niet te worden vervuld. Dit is zeker zonde, aangezien het digitaliseren en automatiseren van uw bedrijf u enorme winsten kan opleveren.
Daarom helpen we u graag om dit proces soepel te laten verlopen, zodat u kunt profiteren van een up-to-date systeem.
Bent u benieuwd wat we voor uw bedrijf kunnen doen of heeft u andere vragen? Bekijk onze webste www.klien-it-systems.com Neem contact met ons op of bel ons op +31 765208043.
Wilt u ons systeem ontdekken? Vraag dan nu een gratis demo aan zonder verplichtingen!
We kunnen gerust zeggen dat het succes van een schoonmaakbedrijf vooral te danken is aan makkelijke, wendbare en goed georganiseerde planning. De laatste jaren merken we echter dat er bij veel schoonmaakbedrijven ingewikkelde planningstabellen zijn, gemaakt met bijvoorbeeld Excel of andere software. De vraag die dan spontaan opkomt is dan ook: waarom vertrouwen zoveel bedrijven op Excel voor personeelsplanning? Natuurlijk is het gemakkelijk om met Excel aan de slag te gaan, maar onhandigheid, typefouten en algemene beperkingen van het programma zelf leiden op de lange termijn tot problemen. Dat is waarom ons systeem het beste alternatief is voor Excel voor de schoonmaakbranche.
Hier noemen we vier redenen waarom Excel u problemen zal bezorgen:
Met Excel kunt u zelfs met de kleinste wijziging rijen en kolommen verwijderen en toevoegen, kleuren wijzigen, cellen samenvoegen en vele andere wijzigingen. Het is duidelijk dat dit het onmogelijk maakt om snel te reageren op de nieuwe tijdsverandering.
Verschillende afdelingen en locaties hebben elk hun eigen werkbladen, dus om een algemeen overzicht van bedrijfsplanning te krijgen, moet u alle werkbladen samenvoegen en integreren. Het probleem is dat tegen de tijd dat je klaar bent, de tijdplanning achterhaald is!
Stel je voor dat de collega die normaal gesproken de planning met Excel beheert vandaag niet kan werken en je dus een andere collega moet zoeken via de zoekfunctie van Excel. Het probleem is echter dat het niet vanzelfsprekend is dat een van de andere collega's Excel kan gebruiken of de juiste vaardigheden heeft om met het programma een gedetailleerde planning te maken.
Het is zeer ongebruikelijk dat een duidelijke en goed gestructureerde digitale planning met Excel aan medewerkers wordt gecommuniceerd, zeker als het vandaag voor morgen moet. Evenzo, als u tijd probeert te communiceren met handmatige planning, wordt het meestal verwarrend.
Conclusie- Plannen met Excel helpt u niet om als bedrijf te groeien!
Het komt regelmatig voor dat schoonmaakbedrijven verwarrende software en processen blijven gebruiken. Dit kan gebeuren omdat er geen tijd is om alle opties te doorzoeken en een nieuw en beter systeem te gebruiken. In werkelijkheid bespaart u echter veel meer geld en moeite door te stoppen met Excel! Het Klien-IT-Systems alternatief voor excel is de beste oplossing voor de schoonmaakbranche. Bij Klien-IT-Systems staat alle planning in de cloud. Dit zorgt ervoor dat je de dienstregeling altijd en overal kunt inzien en aanpassen.
Daarnaast is onze planning heel duidelijk, eenvoudig en geavanceerd. Zo kunnen alle medewerkers hun rooster inzien op hun app, zowel voor algemene als specifieke roosteroverzichten. Ontdek hoe plannen op onze software werkt in onze blog of vraag een gratis demo aan om te zien welke mogelijkheden wij u bieden!
ERP is de afkorting voor enterprise resource planning. Een ERP-systeem is software die we binnen organisaties gebruiken om alle processen binnen een bedrijf te ondersteunen. Om dit te bereiken, vallen de administratieve, financiële, commerciële en logistieke processen onder dit systeem.
Klien-IT-Systems heeft een eigen systeem om alle administratieve taken in de schoonmaakindustrie te vereenvoudigen. Denk hierbij aan planningen, tijdregistratie, boekhoudtaken en meer. Maar wat is precies een ERP-systeem? In dit artikel leggen we het voor je uit. Bedrijven die nog geen gebruikmaken van zo een systeem werken vaak met verschillende softwarepakketten. Hierdoor kan informatie niet direct van de ene afdeling naar de andere stromen. Een ERP-systeem voorziet alle medewerkers van een bedrijf van een centrale, gedeelde werkomgeving waarin gegevens eenmaal worden vastgelegd. Deze werkomgeving is op elk moment van de dag voor iedereen toegankelijk. Op deze manier heeft iedereen binnen het bedrijf dezelfde informatie tot zijn beschikking. Dit resulteert in minder tijd en geld dat wordt besteed aan on correcting errors, which will in the saving of time and money. A good system automatically leads to lower costs, shorter process times and better service.
Een ERP-systeem biedt tal van voordelen voor een bedrijf, en we zullen de belangrijkste hieronder benadrukken. Een software systeem stelt elke medewerker in staat om direct toegang te hebben tot en gebruik te maken van alle gegevens, wat hun productiviteit aanzienlijk verhoogt en de interne samenwerking versterkt. Bovendien biedt het ruimte voor diverse werkbenaderingen, waarbij wordt erkend dat elke medewerker zijn eigen unieke methoden kan hebben. Het implementeren van een ERP-systeem standaardiseert werkprocedures binnen het bedrijf en verplicht medewerkers zich te houden aan voorgeschreven processen, met de flexibiliteit om andere bedrijfsregels op te nemen indien nodig.
Bij de invoering van een systeem kunnen bedrijven gebruikmaken van de beste praktijken voor specifieke taken om processen te stroomlijnen, waardoor het nastreven en handhaven van hoge kwaliteitsnormen wordt vereenvoudigd. Bovendien wordt de overdracht van taken efficiënter, wat tijd en energie bespaart. Veel routineactiviteiten in een bedrijf moeten dagelijks worden uitgevoerd om een soepele werking te garanderen. De automatisering van deze taken kan leiden tot aanzienlijke tijdsbesparingen voor medewerkers.
Bovendien spelen bedrijfsprocessen een cruciale rol in de ontwikkeling van een bedrijf. Een ERP-systeem verbindt al deze processen en vergemakkelijkt het genereren van uitgebreide rapporten. Dit komt doordat de analysesoftware toegang heeft tot een breder scala aan gegevensbronnen, waardoor er diepere inzichten en een rijkere weergave van cijfers mogelijk zijn.
Met het ERP-systeem van Klien-IT-Systems krijgt uw schoonmaakbedrijf volledige controle over alle bedrijfsprocessen. Van boekhouding tot planning, ons geïntegreerde systeem dekt het allemaal, waardoor de noodzaak voor externe pakketten verdwijnt. Ons systeem stroomlijnt de planning en omvat een mobiele app waarmee medewerkers verlof kunnen aanvragen en toegang hebben tot relevante informatie. Het biedt ook slimme tijdregistratie en locatiediensten, waarmee inzicht wordt geboden in absentie en sleutelbezit. Beheer debiteuren efficiënt, verkrijg inzicht in het betalingsgedrag van klanten en bespaar tijd met automatische facturatie. Houd alle gegevens gecentraliseerd, zodat u altijd beschikt over actuele informatie. Onze branche-specifieke software is ontworpen voor de schoonmaaksector, biedt gemoedsrust, overzicht en administratieve verlichting. Het is betaalbaar en compleet, en helpt uw bedrijf concurrerend te blijven in het digitale tijdperk van vandaag. Ontdek hoe ons ERP-systeem uw schoonmaakbedrijf kan transformeren.
Benieuwd hoe zo een systeem in de praktijk werkt? Neem dan contact met ons op via het contact formulier, via info@klien-it-systems.nl of bel ons op 076 – 520 80 43. Bent u extreem enthiousast? Vraag dan een gratis demo aan zonder verplichting!
Nederlands 
English 
Español 
Italiano 
Français