Inleiding
Today, technology is evolving at a rapid pace and impacting almost every aspect of our lives, including the way we work and do business. One area that has been vastly improved by digital innovations is time tracking. Traditional methods, such as handwritten notes and paper time recording, have proven to be very imprecise and susceptible to fraud.
In this article we discuss why digital time registration is necessary and why its integration within an ERP system works more efficiently and better. We then discuss the limitations of QR codes for time registration and explain how Klien-IT offers the solution for the cleaning industry in terms of time registration.

The Benefits of Digital Time Registration
Nauwkeurigheid en Tijdsbesparing
Met digitale tijdsregistratie kunnen werknemers snel en eenvoudig hun in- en uitklokuren vastleggen met behulp van een App op hun telefoon. Dit verbetert de nauwkeurigheid maar voorkomt voornamelijk de kans op fraude en het manipuleren van de gewerkte uren. Een App registreert namelijk waar en wanneer je klokt. Je kan dus niet zomaar wat tijden invullen.
Realtime Inzicht
Een geïntegreerde app voor tijdsregistratie biedt realtime inzage in de gewerkte uren van werknemers. Werkgevers kunnen op elk moment de aanwezigheid van hun personeel volgen, waardoor ze beter kunnen plannen en inspringen wanneer iemand niet komt opdagen.
Efficiënte urenadministratie
Door digitale tijdsregistratie te implementeren, wordt het gemakkelijker om de gemaakte uren te controleren en te accorderen. Het systeem laat al vanuit zichzelf zien welke tijden afwijken, zodat u niet elke regel langs hoeft te gaan. Dit zorgt voor een tijdige en nauwkeurige salarisverwerking.
Alles op orde
Digitale tijdsregistratie biedt bedrijven de mogelijkheid om te voldoen aan de wettelijke voorschriften en arbeidswetgeving met betrekking tot werktijden, pauzes en overuren. Door deze informatie digitaal bij te houden, kunnen werkgevers gemakkelijker controleren of ze aan de regelgeving voldoen en eventuele nalevingskwesties vermijden.

De Beperkingen van QR-Codes en Tags voor Tijdsregistratie
Hoewel QR-codes handige hulpmiddelen zijn voor veel toepassingen, hebben ze enkele beperkingen als het gaat om tijdsregistratie. Hieronder splitsen wij de beperkingen uit in een aantal kopjes.
Beperkte Veiligheid
QR-codes kunnen gemakkelijk worden gescand en gekopieerd door iedereen die er toegang toe heeft. Dit betekent dat werknemers in staat zijn om hun in- en uitklokuren te vervalsen door simpelweg een foto van de code te maken en deze later te gebruiken. Zo kunnen ze eenvoudig vanuit thuis inklokken of de QR-code aanpassen.

Onbetrouwbaarheid van Fysieke Codes
Fysieke QR-codes kunnen beschadigd raken, vervagen of onleesbaar worden, waardoor werknemers problemen kunnen ondervinden bij het scannen ervan. Dit kan leiden tot onnauwkeurige registratie van de werktijden en frustratie bij zowel werknemers als werkgevers.
Beperkte Functionaliteit
QR-codes bieden geen extra functionaliteit voor het vastleggen van relevante gegevens, zoals redenen voor verlof, projectcodes of specifieke taken. Een geïntegreerde app biet deze functionaliteiten wel. Daarnaast kan de inhoud van de App eenvoudig worden aangepast, zie maar alle QR stickers op elke locatie aan te passen…

Klien-IT: De Beste Oplossing voor Schoonmaakbedrijven
Bij de ontwikkeling van een tijdsadministratie module in Klien-IT, zijn we vooral uitgegaan van het gemakt voor de medewerker op de werkvloer én de backoffice.
Voor de medewerker bestaat de tijdsregistratie slechts uit één klik op het klokje bij het inklokken en ook bij het uitklokken. Ook ziet de medewerker direct wanneer hij te ver of op een verkeerde tijd in- of uitklokt. Hierdoor creëer je bewustwording bij de medewerkers van hun fouten.
Op de backoffice kan live worden meegekeken wie waar op welk moment klokt. Zo is er altijd inzage in de huidige klokstatus. Buiten dat wordt geregistreerd wanneer de medewerkers in- en uitklokken, wordt ook automatisch vastgesteld op welke plek zij dat doen. Hierdoor weet je dus altijd of ze wel op het project zijn geweest tijdens de werkuren.
Voor de controle maakt Klien-IT gebruik van eenvoudige overzichten waar de afwijkingen al in worden getoond. Hierdoor hoef je niet elke lijst af te gaan, maar zie je direct waar het mis gaat.

Conclusie
Digitale tijdsregistratie is van essentieel belang geworden voor moderne bedrijven en de voordelen ervan zijn duidelijk. Een geïntegreerde app biedt nauwkeurigheid, tijdsbesparing, realtime inzicht en efficiënte urenadministratie. Aan de andere kant zijn QR-codes beperkt in functionaliteit en hebben ze veiligheids- en betrouwbaarheidsproblemen.
Voor de schoonmaakbranche biedt Klien-IT de beste oplossing, met specifieke functionaliteiten, mobiele toegankelijkheid en krachtige rapportage- en analysemogelijkheden. Door digitale tijdsregistratie te omarmen en te kiezen voor een geïntegreerde app zoals Klien-IT, kunnen schoonmaakbedrijven de efficiëntie, nauwkeurigheid en productiviteit van hun activiteiten aanzienlijk verbeteren.

Vandaag de dan gaan de (technologische) ontwikkelingen razendsnel. Hierdoor is het voor bedrijven belangrijk om mee te gaan met deze trend. Het gebruik van een modern, flexibel en toekomstgericht systeem speelt hierbij een erg belangrijke rol. In deze blog leggen we uit waarom het belangrijk is om gebruik te maken van een dergelijk systeem en een stap verder te zetten naar de toekomst.

Efficiëntie
Als bedrijf ben je volledig afhankelijk van het softwaresysteem. Elk proces draait hierop en het is dus belangrijk om hier goed op te letten qua gebruikersgemak. Een modern systeem draagt bijvoorbeeld meer bij aan de efficiëntie van de bedrijfsvoering. Het kan bijvoorbeeld processen automatiseren en integreren, waardoor er minder tijd nodig is voor administratieve taken en er meer tijd overblijft voor de daadwerkelijke uitvoering op de werkvloer. Ook kan het systeem real-time inzicht geven in de bedrijfsvoering, waardoor er sneller en beter beslissingen kunnen worden genomen. Daarnaast maken de moderne systemen meer gebruik van dagelijks gebruikte tools. Hierdoor wordt het sneller herkend door uw medewerkers en wordt het meer gebruikt.

Kostenbesparing
Een modern  systeem kan ook bijdragen aan kostenbesparing. Door processen te automatiseren en te integreren kan er efficiënter worden gewerkt, wat kan leiden tot lagere kosten in administratief personeel. Ook kan het systeem helpen bij het verminderen van fouten en het voorkomen van dubbel werk, wat kan leiden tot minder verspilling van tijd en middelen.

Tegenwoordig is software ook niet meer duur. Waar verouderde systemen nog gebaseerd zijn op de prijsmodellen  uit het begin van deze eeuw (denk aan een x bedrag per gewerkt uur of kosten voor service) zijn nieuwe systemen makkelijker aan te passen en wendbaar voor een vaste prijs.

Flexibiliteit
Toekomstgerichte systemen dragen ook bij aan de flexibiliteit van een bedrijf. Het kan bijvoorbeeld gemakkelijk worden aangepast aan veranderende marktomstandigheden, nieuwe wet- en regelgeving en andere veranderingen in de omgeving van het bedrijf. Ook kan het systeem helpen bij het snel en gemakkelijk implementeren van nieuwe processen en het integreren van nieuwe technologieën.

Toekomstgericht
Nieuwe softwaresystemen dragen bovendien bij aan de toekomstbestendigheid of het bestaansrecht van een bedrijf. Het kan bijvoorbeeld helpen bij het anticiperen op ontwikkelingen en trends, zoals nieuwe technologieën en veranderende marktomstandigheden. Ook kan het systeem helpen bij het ontwikkelen van nieuwe producten en diensten die aansluiten bij de behoeften van de markt. Hierdoor speel je als bedrijf beter en sneller in op de wensen van de klanten.

Competitief voordeel
Bedrijven die gebruik maken van een dergelijk systeem kunnen sneller en efficiënter werken, wat kan leiden tot lagere kosten en betere prestaties. Ook kunnen zij beter inspelen op veranderingen in de markt en de behoeften van klanten, wat kan leiden tot een hogere klanttevredenheid en meer omzet. Dit werkt ook omgekeerd. Als je als bedrijf achterblijft met nieuwe ontwikkelingen en innovaties, loopt de concurrentie je voorbij.

Om deze redenen heeft Klien-IT haar software volledig gemoderniseerd en zijn we druk aan het ontwikkelen met de behoeften vanuit de markt. Wat zijn de veranderingen en waar willen we heen met zijn allen? Ook kijken we verder, automatische vertalers in de app en de mogelijkheid om foto's toe te voegen. Allemaal onderdelen die de administratie en communicatie weer net wat makkelijker maken.

De zinsnede ‘stilstaan is achteruitgang’, wordt steeds relevanter.

Klien-IT-Systems, net ff anders

Scherp op software, scherp op gemak, scherp op prijs. Software lijkt saai, schoonmaak lijkt ook saai. De inflatie neemt toe. Te weinig mensen beseffen dat schoonmaak enorm belangrijk is voor ons welzijn en onze welvaart. Dat geldt ook voor software. Antonio Kouwenberg, masterstudent Fiscaal Recht, ontwikkelt met een team van programmeurs Klien-IT-Systems: “Schoonmaak en software hebben overeenkomsten en verwantschap én kunnen kracht geven. Mijn doel is om schoonmaakbedrijven, midden en klein, te helpen om zich te focussen op hun core business: schoonmaken en/of specialistisch reinigen. Hoe? Dankzij het constructieve, effectieve, efficiënte en toch goedkope softwaresysteem van Klien-IT-Systems. Je hebt bovendien minder mensen op kantoor nodig. Wel zo handig in deze tijd van arbeidskrapte.” Hoe komt Klien-IT-Systems tot zo’n succes, ook internationaal? Antonio vertelt.

Antonio Kouwenberg is 22 jaar en heeft nu al 10 jaar ervaring in de schoonmaakbranche. “De schoonmaakmarkt is een enorm veelzijdige en omvangrijke sector, met 177 nationaliteiten verdeeld over 231.000 medewerkers. Een grote sector! Vanzelfsprekend brengt dit veel uitdagingen met zich mee op het gebied van HR, klantencontact, stigma’s en natuurlijk het werk zelf”, trapt Antonio af.

De Schoonmaak, niet bij iedereen bekend
“Toen ik als tiener bij het schoonmaakbedrijf van mijn vader, schoonmaakbedrijf Klien, een bijbaantje had, vielen me direct de uitdagingen op. Ik vond het fantastisch om in de schoonmaak te werken, werkte samen met een groep collega’s. We hadden plezier, verdiende ‘lekker’ en waren vooral tevreden over het werk wat we uitvoerden. En we merkten de waardering. Ook kreeg ik vaak als reactie: ‘ben jij schoonmaker? Waarom doe je dat?’. Ik merkte dat het schoonmaakvak als saai, soms zelfs als neerbuigend werd en wordt neergezet. Jammer.”

De schoonmaak omvat zó veel
“In de schoonmaak leer je flink doorwerken, ontmoet je veel mensen en kom je op de meest bijzondere plaatsen. Dan hebben we het nog niet eens over de specialistische reiniging met alle certificaten, kennis en vakmanschap. Als projectleider zag ik nog meer de extra’s: waar loopt de werkvloer tegen aan? Wat moet er op dit nieuwe project gebeuren? Wie heeft de benodigde sleutel? Nogal wat wijzigingen in planning, openstaande verlofaanvragen en de zoveelste opmerking van de opdrachtgever, die op een ‘geeltje’ wordt geschreven en op de schoonmaakkast wordt geplakt. Zaken waarmee je de schoonmaker niet wilt laten zitten.”

De Schoonmaker als basis
Schoonmaakbedrijf Klien digitaliseerde de processen al om het voor het schoonmakersteam zo efficiënt en goed mogelijk te organiseren. “Na ons onderzoek concludeerden we dat de softwaresystemen duur, complex en niet online waren. Totaal niet sluitend aan onze sector. We keken verder gisteren, dus besloten mijn vader en ik 10 jaar geleden het softwaresysteem zelf op te pakken en met programmeurs uit te bouwen. Regionale schoonmaakbedrijven vroegen ernaar. Die vraag bevestigde dat het softwaresysteem van Klien-IT-Systems écht een welkome aanvulling voor de markt is. Waarom? Door de gebruiksvriendelijkheid, eenvoud en preventie om problemen te voorkomen. De schoonmaker is onze basis; als de schoonmaker alle nodige informatie heeft voor een goed lopend en schoon project, gaat de operationele kant van het schoonmaakbedrijf ook goed. Het levert ontzettend veel tijd en positieve energie op. Onze geïntegreerde App bleek ook een gouden greep te zijn in het proces.”

Schoonmaken en ondernemen
Automatische urenadministratie, controleplanningen, voorraadsysteem, automatische facturen, boekhouding: de Klien-IT-Systems App levert veel efficiëntie en overzicht op. “De kantoorbezetting van Klien (met circa 90 schoonmakers) reduceerden we van 6 naar 1,5 (!). In de zomervakantie waren er soms zelfs dagen met niemand op kantoor. Niet omdat ze moesten meehelpen met schoonmaken (wat vroeger vaak gebeurde), maar omdat alles geregeld en gestructureerd was. En nog steeds. Vanzelfsprekend geeft dit ruimte om verder te ondernemen en je schoonmaakbedrijf uit te bouwen en te laten groeien.”

Klien-IT-Systems is betaalbaar voor kleine en grotere schoonmaakbedrijven medewerkers. “Geen opstartkosten, geen serviceabonnementen, geen bijkomende kosten of aanvullende dure modulen. Gewoon één vast bedrag per maand en begeleiding, totdat je alles snapt. Ook alle toekomstige ontwikkelingen zitten in het vaste maandbedrag. Onze ultieme garantiefactor.”

Toekomstvisie
De Klien-IT App is voor de medewerkers in 25 talen beschikbaar en voor de backoffice in 5 talen. Antonio: “We zijn er terecht trots op dat binnen één jaar bijna 50 bedrijven in de schoonmaakbranche ons passende softwaresysteem gebruiken. En we zijn ook al actief in België, Frankrijk, Italië en binnenkort in Spanje. Overal wordt schoongemaakt en werkt de branche op een soortgelijke manier. Het softwaresysteem moet er zijn om de schoonmaakbedrijven en schoonmakers te ontzorgen en niet te belasten. Digitalisering is echt noodzakelijk om als ondernemer te blijven overleven, want de maatschappij en klanteisen veranderen snel. Daarom is onze missie voor nu en in de toekomst: scherp op software, scherp op gemak, scherp op prijs.”

Bekijk het originele interview met Schoonmaakjournaal via onderstaande link:

Klien-IT-Systems bevat een compleet voorraad- en artikelsysteem. Zo heeft u altijd inzicht in uw actuele voorraad, wordt de voorraad automatisch bijgehouden en kunnen uw medewerkers eenvoudig vanuit de app bestellingen plaatsen wanneer zij artikelen nodig hebben. Zo heeft u grip op de stroom van artikelen binnen uw bedrijf. Per project kunt u aangeven welke artikelen daar van toepassing zijn. Hierdoor kunnen uw medewerkers alleen relevante artikelen voor een project bestellen. Deze bestellingen komen binnen in uw voorraaddashboard. Hier ziet u in één overzicht wat er nodig is voor de projecten en kunt u deze gaan verwerken. Wanneer een bestelling wordt afgeleverd, past het systeem automatisch de voorraad aan. Ben je benieuwd hoe ons geïntegreerde voorraadsysteem werkt en welke handige functies we nog meer te bieden hebben? Aarzel niet en vraag direct een gratis demo aan!

Slim tijdregistratiesysteem op GPS! Registreert u de tijden van uw medewerkers nog op papier, of gebruikt u een omslachtig registratiesysteem met bijvoorbeeld een QR-code, dan hebben wij de oplossing voor u!

Bespaar tijd en geld met de urenregistratie van Klien-IT-Systems. Het slimme in- en uitkloksysteem op gps maakt automatisch gebruik van tijdregistratie en locatiebepaling als basis. Hierdoor zie je LIVE in één duidelijk overzicht waar en wanneer iedereen aan het werk is. Zo ben je iedereen altijd een stap voor.

Door middel van de locatiebepaling via GPS ziet u in één overzicht wat de locatie van aankomst en vertrek is. Dit, in combinatie met het tijdstip van in- en uitklokken, geeft u een gedetailleerd overzicht van de tijd en plaats van aankomst en vertrek. Uw medewerkers kunnen eenvoudig met één klik in- en uitklokken op locatie in hun mobiele app.

Met Klien-IT neemt u afscheid van de papierstromen binnen uw organisatie. Dit bespaart niet alleen veel tijd en dus geld, maar zorgt ook voor overzicht en rust op kantoor en op de werkvloer. Alles wat je nodig hebt staat nu veilig en gestructureerd in je eigen digitale omgeving die overal en altijd toegankelijk is. Met Klien-IT word je future-FIT! Bent u klaar om uw urenregistratie en bedrijfsprocessen te digitaliseren? Of ben je benieuwd welke schoonmaakspecifieke functies we nog meer hebben ontwikkeld? Kijk dan eens op onze website (www.klien-it-systems.nl), neem contact met ons op via info@klien-it-systems.nl of bel ons op 076 – 520 80 43.

Je kunt ook direct een gratis demo aanvragen en dan komen we langs om het hele systeem uit te leggen. Dit kan natuurlijk ook digitaal.

Cleaning as a tool to play a social role.

Partly due to the Covid-19, the turnover of the cleaning company Klien increased only slightly compared to the previous two years. And turnover and profit are above all the conditions for the manager-owner to have a role in society and in local governance.

Het portret van een enthousiaste KMO

Raymond Kouwenberg (51 jaar) is zeker niet de klassieke ondernemer van een lokaal schoonmaakbedrijf, al is zijn begin wel zo te omschrijven: een werkstudent die 'vast kwam te zitten' in het schoonmaakbedrijf. Tijdens zijn studie civiele techniek in 1987 ging hij als student aan de slag bij het in 1974 opgerichte schoonmaakbedrijf Klien in Breda, waar hij na twee jaar projectleider werd. Kouwenberg werkte na zijn afstuderen in 1994 bij de gemeente maar bleef in contact met Klien, waar ze uitsluitend met studenten werkten. "Stel je voor: in een tijd zonder mobieltjes en laptops tachtig studenten aansturen, bellen en inplannen", zegt de ondernemer. Hij zat goed, want in 1997 werd hij medeaandeelhouder van Klien BV en tien jaar later directeur-eigenaar. In 2011 betrok het schoonmaakbedrijf het huidige pand van bijna 200 vierkante meter op bedrijventerrein De Mark in Breda.

Maatschappelijk betrokken

Op de toegangsdeur hangen de stickers 'Erkend leerbedrijf' en 'Wij leiden professionals op'. Dit is slechts een vage afspiegeling van de projecten waar Raymond Kouwenberg mee bezig is. Om er maar een paar te noemen: het bedrijf is lid van negen netwerken, ondersteunt dertien goede doelen, heeft het MVO-keurmerk (Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen), vermeldt zijn CO2-footprint op zijn website en helpt mensen ver van de arbeidsmarkt. Kouwenberg vervult daarnaast zeven bestuursfuncties, waaronder voorzitter van VNO-NCW Breda, en is gemeenteraadslid voor de VVD. Hij is betrokken bij zeker twintig besturen en belangenorganisaties. "Netheid is al 34 jaar de rode draad in mijn leven. Maar er zijn drie grondbeginselen in mijn DNA: overheid, onderwijs en ten slotte het bedrijfsleven. Maatschappelijk betrokken zijn, mensen helpen, vind ik vooral belangrijk. De kunst is om altijd te weten hoe een evenwicht tussen deze doelen en tijd voor mijn gezin, mijn vrouw en mijn drie kinderen".

Voornamelijk schoonmaakbedrijf

Het lijkt erop dat deze maatschappelijke invulling prevaleert boven ondernemen als ondernemer in de sector… "Nee, dit is de rode draad en het zorgt voor de inkomsten die mij de mogelijkheid geven om iets voor anderen te tellen. Ik ben in de eerste plaats ondernemer in de schoonmaakbranche ". In deze rol geeft hij vanuit een dochteronderneming leiding aan een bedrijf met circa 85 medewerkers. Zeven van hen werken op kantoor, waaronder drie projectcoördinatoren voor de uitvoering. Het werkgebied beslaat een cirkel van 20 kilometer rond Breda. “We hebben geen groter gebied nodig, want dat beperkt ook de reistijd van onze medewerkers.”

Respect voor schoonmaakwerk

In 2019 bedroeg de omzet 1,7 miljoen euro en voor 2020 is de prognose 2 miljoen euro, met een groei van 15%. Ook hier heeft de Covid-pandemie roet in het eten gegooid.

"We zijn bijna 300.000 euro kwijt, doordat de sportscholen en kantoren sloten. Dat is enigszins gecompenseerd door veel saneringen uit te voeren. Dit jaar verwachten we een omzet van 2 miljoen euro te halen. We hebben geen brandende ambitie om te groeien." "We zijn niet actief in de verkoop en vragen ons altijd af: willen we daar werken? Is deze klant geschikt voor ons? We geven de voorkeur aan gerespecteerde klanten en eisen daar ook respect voor terug, richting de schoonmaakbranche en onze medewerkers. Zo niet?" , trekken we ons terug. We hebben zelfs een contract van 70.000 euro opgezegd – veel geld voor een bedrijf als dit – omdat de klant respectloos sprak over netheid en onze medewerkers."

Laag ziekteverzuim

Kouwenberg zegt een bedrijf te willen leiden dat stabiel en rustig is. Dit lijkt te werken, want het personeelsverloop is gewoon "een beetje aan de rand", waarbij nieuwkomers soms snel met pensioen gaan. Het ziekteverzuim is slechts 1,7%.

Bouw je eigen schoonmaaksoftware

De ondernemer zegt altijd bezig te zijn met processen en procedures om de schoonmaak te optimaliseren, ondersteund door informatietechnologie. “In 2014, drie jaar nadat we in een echt bedrijfspand zijn gaan werken, ben ik me gaan verdiepen in de processen rondom roosteren, in- en uitklokken, materiaalgebruik, administratieve processen en inkoop. De eisen die klanten stellen worden steeds hoger en van een goed niveau van de klanttevredenheid wordt steeds moeilijker te realiseren. Ik weet uit eigen ervaring dat dit vooral geldt voor mkb'ers in deze sector met zo'n 40-60 werknemers. Als je niet digitaliseert, loop je als schoonmaakbedrijf vast. Maar digitaliseren met hulp van buitenaf is voor kleine bedrijven ontzettend duur, omdat je voor elke module extra moet betalen.De afgelopen jaren heb ik dan ook stap voor stap mijn software opgebouwd.Een uit de kluiten gewassen software van en voor de schoonmaakbranche.

Bereik het midden- en kleinbedrijf

Het resultaat is dat Klien-IT-Systems, geleid door Kouwenberg junior, zojuist is geboren onder de paraplu van Klien. Het softwaresysteem bevat alle modules, ook toekomstige, voor kleine en middelgrote schoonmaakbedrijven en is te huur voor een vaste prijs: tot 100 medewerkers voor een kleine 300 euro per maand.

Is er een relatie tussen managementsoftware en de schoonmaakbranche? "Ja, want ons initiatief is ontstaan uit mijn overtuiging dat we kleine en middelgrote ondernemingen in de sector moeten bereiken op een terrein dat hen nog vreemd is, en het gebrek aan digitalisering bedreigt hun voortbestaan en hun groei."

De angsten van een werkgever vandaag

Van schoonmaker tot directeur-eigenaar van het schoonmaakbedrijf waar je als werkstudent bent begonnen. Wat is het moeilijkste aspect van ondernemer zijn? Kouwenberg: “De problematiek van het werk. Werkzekerheid voor de werknemer staat voorop, met pijlers als twee jaar doorbetaling bij ziekte, transitie en een hoge ontslagvergoeding. Dit zijn echter de zaken die een werkgever angst aanjagen en die mensen helaas ontmoedigen om op vaste basis in dienst te worden genomen".

Een aantrekkelijke baan

Kouwenbergs advies aan politici in Den Haag is om werkgeverschap weer aantrekkelijk te maken. “We moeten toe naar flexizekerheid, dat is de nieuwe koers van VNO-NCW en MKB-Nederland. Een dynamische arbeidsmarkt, met zekerheid van sociale en arbeidszekerheid voor iedereen in plaats van de baan zelf. aan het werk gaan en aan het werk blijven Actief arbeidsmarktbeleid, levenslang ontwikkelen en moderne sociale zekerheid om werkzoekenden duurzaam terug op de arbeidsmarkt te krijgen, het is nu te vast en flexibel is te flexibel, voor beide kanten We hebben een soort Scandinavisch samenleving waar iemand altijd een inkomen kan verdienen door middel van werk of een tijdelijke ondersteuning krijgt".

Toegevoegde waarde voor het bedrijf

Tot slot, wat is het leukste aan ondernemer zijn? “Heel betrokken zijn, resultaten boeken en die vertalen naar meerwaarde voor de samenleving”, zegt Kouwenberg. "Vooral helpen door stageplaatsen aan te bieden, door sponsoring, kansen geven aan kansarmen, goede doelen steunen en een bedrijf creëren dat gekenmerkt wordt door rust en stabiliteit."

Have you ever had a precise idea in mind of how something should be, but there's no management system that's really right for you? In the cleaning sector more and more companies are facing this challenge.

You hear the same stories all the time of small businesses getting bogged down in bureaucracy because of increasing customer numbers and manual scheduling. These businesses want to grow, but they simply don't have the right resources and many times they are looking for a system that can simplify certain aspects of their work.

However, many of these systems are often too complex or too expensive, so companies often prefer not to use a software system at all. Many aspects that are relevant to cleaning companies are less important to the vast majority of other companies. As a result, what happens is that software developers often focus on products that primarily satisfy the needs of the largest customer base.

Fortunately there are also cleaning companies that have started working on this. It was already clear to Klien 8 years ago that we had to keep up with the times. The trick is to start early so you have an edge over the rest of the market. Companies that have not started this process in time are often already behind the times. Klien-IT-Systems was created in part to answer this call for help from the industry.

Klien-IT-Systems is een combinatie van oplossingen voor de administratieve moeilijkheden van de sector. We weten wat de zwakke punten zijn en we weten perfect wat de uitdagingen zijn voor schoonmaakbedrijven. Met ons beheersysteem archiveert u uw belangrijkste gegevens in één centrale online ruimte. Naast het systeem is er ook een applicatie ontwikkeld waar medewerkers alle informatie kunnen vinden die ze nodig hebben. De applicatie is direct gekoppeld aan het systeem, waardoor medewerkers minder vaak naar kantoor hoeven en het nog sneller werkt. Ze krijgen immers meteen de informatie die ze nodig hebben. We hebben het systeem en de applicatie volledig geoptimaliseerd voor de schoonmaakbranche en testen het continu hier bij Klien.

Aangezien u nooit overal tegelijk kunt zijn, moet u een manier vinden om te begrijpen wat uw medewerkers waar doen. Bij andere ondernemingen is dat gemakkelijk omdat er een gemeenschappelijke fysieke werkplek is, zoals het kantoor. Maar in een schoonmaakbedrijf is het net andersom. Met onze in- en uitgang GPS-tracking kunt u altijd zien of uw medewerkers aan het werk zijn en in welke dienst.

Sleuteloverdracht is een ander administratief dilemma. Wanneer een sleutel verloren gaat, is het vaak iemands woord tegen dat van iemand anders. Nu is er een manier om werknemers de verantwoordelijkheid voor de sleutelstorting te geven. Daar helpen medewerkers mee, omdat ze kunnen aantonen dat de sleutel niet in hun bezit is, net zoals het handig is om precies te zien wie waar werkt en met welke sleutel.

Klien-IT-Systems is een combinatie van oplossingen voor de administratieve moeilijkheden van de sector. We weten wat de zwakke punten zijn en we weten perfect wat de uitdagingen zijn voor schoonmaakbedrijven. Met ons beheersysteem archiveert u uw belangrijkste gegevens in één centrale online ruimte. Naast het systeem is er ook een applicatie ontwikkeld waar medewerkers alle informatie kunnen vinden die ze nodig hebben. De applicatie is direct gekoppeld aan het systeem, waardoor medewerkers minder vaak naar kantoor hoeven en het nog sneller werkt. Ze krijgen immers meteen de informatie die ze nodig hebben. We hebben het systeem en de applicatie volledig geoptimaliseerd voor de schoonmaakbranche en testen het continu hier bij Klien.

Aangezien u nooit overal tegelijk kunt zijn, moet u een manier vinden om te begrijpen wat uw medewerkers waar doen. Bij andere ondernemingen is dat gemakkelijk omdat er een gemeenschappelijke fysieke werkplek is, zoals het kantoor. Maar in een schoonmaakbedrijf is het net andersom. Met onze in- en uitgang GPS-tracking kunt u altijd zien of uw medewerkers aan het werk zijn en in welke dienst. Sleuteloverdracht is een ander administratief dilemma. Wanneer een sleutel verloren gaat, is het vaak iemands woord tegen dat van iemand anders. Nu is er een manier om werknemers de verantwoordelijkheid voor de sleutelstorting te geven. Daar helpen medewerkers mee, omdat ze kunnen aantonen dat de sleutel niet in hun bezit is, net zoals het handig is om precies te zien wie waar werkt en met welke sleutel. Daarnaast heeft het systeem ook een volledig geïntegreerd boekhoudpakket. Hierdoor heb je geen extern pakket meer nodig, want je hebt alles gecentraliseerd in één ruimte. Indien u graag het boekhoudpakket wilt behouden dat u al heeft, zijn wij uiteraard bereid om samen met u de verschillende mogelijkheden te bekijken om dit te behouden.

Met het complete planningssysteem kun je de dienstregeling volledig automatiseren. Medewerkers kunnen via de applicatie het rooster inzien en verlof of wijzigingen aanvragen. Dankzij deze functie heb je altijd een duidelijk en volledig overzicht, waardoor je je planning op elk moment kunt aanpassen. Daarnaast bespaart u een hoop papierwerk en gaat er niets verloren, aangezien alles in het systeem wordt opgeslagen.

Daarnaast bevat het systeem alle functies die kleine en middelgrote bedrijven nodig hebben om te gedijen in de gedigitaliseerde wereld van de schoonmaakbranche. De vraag is natuurlijk naar welke toekomst gaan we? Bij Klien-IT-Systems zijn we continu bezig met het verbeteren en innoveren van ons systeem en onze applicatie. We luisteren naar klanten en medewerkers die met ons systeem werken, dus we staan ​​altijd open voor suggesties, kritiek en nieuwe ideeën. We gebruiken kritiek en suggesties om de wensen van onze klanten zo goed mogelijk te vervullen.

Ons managementsysteem is overzichtelijk en makkelijk in gebruik voor de klant, verbetert de werkomgeving en bespaart veel tijd en energie.

Achter deze digitale wereld zit ook een goed opgeleid team, dus mocht er nog iets niet helemaal duidelijk voor je zijn, dan helpt ons team je graag verder. We zullen ons best doen om uw digitaliseringsproces zo gemakkelijk mogelijk te maken.

Met Klien-IT-Systems bereidt u zich voor op de toekomst!

Zeg maar dag tegen plannen met Excel!

We kunnen gerust zeggen dat het succes van een schoonmaakbedrijf vooral te danken is aan makkelijke, wendbare en goed georganiseerde planning. De laatste jaren merken we echter dat er bij veel schoonmaakbedrijven ingewikkelde planningstabellen zijn, gemaakt met bijvoorbeeld Excel of andere software. De vraag die dan spontaan opkomt is dan ook: waarom vertrouwen zoveel bedrijven op Excel voor personeelsplanning? Natuurlijk is het gemakkelijk om met Excel aan de slag te gaan, maar onhandigheid, typefouten en algemene beperkingen van het programma zelf leiden op de lange termijn tot problemen.

Hier noemen we vier redenen waarom Excel u problemen zal bezorgen:

1. Tijd verandert

Met Excel kunt u zelfs met de kleinste wijziging rijen en kolommen verwijderen en toevoegen, kleuren wijzigen, cellen samenvoegen en vele andere wijzigingen. Het is duidelijk dat dit het onmogelijk maakt om snel te reageren op de nieuwe tijdsverandering.

2. Individuele schema's

Verschillende afdelingen en locaties hebben elk hun eigen werkbladen, dus om een ​​algemeen overzicht van bedrijfsplanning te krijgen, moet u alle werkbladen samenvoegen en integreren. Het probleem is dat tegen de tijd dat je klaar bent, de tijdplanning achterhaald is!

3. Zoeken en vervangen

Stel je voor dat de collega die normaal gesproken de planning met Excel beheert vandaag niet kan werken en je dus een andere collega moet zoeken via de zoekfunctie van Excel. Het probleem is echter dat het niet vanzelfsprekend is dat een van de andere collega's Excel kan gebruiken of de juiste vaardigheden heeft om met het programma een gedetailleerde planning te maken.

4. Plan voor de volgende dag

Het is zeer ongebruikelijk dat een duidelijke en goed gestructureerde digitale planning met Excel aan medewerkers wordt gecommuniceerd, zeker als het vandaag voor morgen moet. Evenzo, als u tijd probeert te communiceren met handmatige planning, wordt het meestal verwarrend.

Conclusie- Plannen met Excel helpt u niet om als bedrijf te groeien!

Het komt regelmatig voor dat schoonmaakbedrijven verwarrende software en processen blijven gebruiken. Dit kan gebeuren omdat er geen tijd is om alle opties te doorzoeken en een nieuw en beter systeem te gebruiken. In werkelijkheid bespaart u echter veel meer geld en moeite door te stoppen met Excel! Dé oplossing van Klien-IT-Systems voor de schoonmaakbranche Bij Klien-IT-Systems staat alle planning in de cloud, waardoor je de dienstregeling altijd en overal kunt inzien en aanpassen.

Daarnaast is onze planning heel duidelijk, eenvoudig en geavanceerd. Zo kunnen alle medewerkers hun rooster inzien op hun app, zowel voor algemene als specifieke roosteroverzichten. Ontdek hoe plannen op onze software werkt in onze blog of vraag een gratis demonstratie aan om alle mogelijkheden te zien die Klien-IT-Systems software u biedt.

Wat is een ERP-systeem?

ERP is de afkorting voor Enterprise Resource Planning. Een ERP-systeem is eigenlijk software die binnen organisaties wordt gebruikt om alle processen binnen een bedrijf te ondersteunen. Om dit te realiseren zijn onder dit systeem de administratieve, financiële, commerciële en logistieke processen ondergebracht.

Wat is de betekenis van een ERP-systeem?

Klien-IT-Systems heeft een eigen ERP-systeem om alle administratieve taken in de schoonmaakbranche te vereenvoudigen. Denk hierbij aan de roosters, tijdregistratie, boekhoudkundige taken en meer. Maar wat is een ERP-systeem precies? In dit artikel leggen we het voor je uit. Bedrijven die nog geen ERP-systeem gebruiken, werken vaak met verschillende softwarepakketten. Hierdoor kan informatie niet rechtstreeks van de ene afdeling naar de andere stromen. Een ERP-systeem biedt alle medewerkers van een bedrijf een centrale, gedeelde werkomgeving waarin eenmalig gegevens worden vastgelegd. Deze werkomgeving is op elk moment van de dag voor iedereen toegankelijk. Zo beschikt iedereen binnen het bedrijf over dezelfde informatie. Hierdoor hoeft er minder tijd en geld te worden besteed aan het corrigeren van fouten, wat een besparing van tijd en geld oplevert. Een goed ERP-systeem leidt automatisch tot lagere kosten, kortere doorlooptijden en betere service.

Een ERP-systeem heeft meerdere voordelen voor een bedrijf, de belangrijkste zullen hieronder worden genoemd. Een ERP-systeem zorgt ervoor dat alle data altijd direct door elke medewerker te gebruiken is. Dit maakt medewerkers productiever en versterkt ook de interne samenwerking. Daarnaast kunnen werkzaamheden op verschillende manieren worden uitgevoerd, iedere medewerker heeft zijn/haar eigen manier van werken. De implementatie van een ERP-systeem zorgt voor standaardisatie van de manier waarop binnen het bedrijf gewerkt wordt. Het systeem dwingt medewerkers de voorgeschreven procedures te volgen, ook andere bedrijfsregels kunnen worden ingevoerd. Bij de implementatie van een ERP-systeem kunnen de best practices van een specifieke bedrijfstaak worden gebruikt om de processen te optimaliseren. Dit maakt het makkelijker om een ​​kwaliteitsstandaard te behalen en te behouden. Daarnaast kost het overdragen van een taak niet meer zoveel tijd en energie. Sommige werkzaamheden binnen een bedrijf zijn standaard en moeten dagelijks worden uitgevoerd om het bedrijf draaiende te houden. Het automatiseren van werk kan een enorme tijdwinst opleveren voor medewerkers. Naast de werkzaamheden zijn ook de bedrijfsprocessen essentieel binnen het bedrijf. Het analyseren van bedrijfsprocessen is essentieel als het gaat om de ontwikkeling van een bedrijf, met een ERP-systeem kunnen alle bedrijfsprocessen met elkaar verbonden worden. Hierdoor kunnen uitgebreidere rapportages worden opgesteld, doordat de analysesoftware meer bronnen heeft om cijfers uit te halen en daardoor meer diepgang kan weergeven.

Wat is een ERP-systeem voor schoonmaakbedrijven?

Met het ERP-systeem van Klien-IT-Systems heeft u alle bedrijfsprocessen van uw schoonmaakbedrijf in één systeem, een totaaloverzicht van alle afdelingen en gegevens. Van boekhouding tot planning, alles is terug te vinden in ons ERP-systeem. Het ERP-systeem heeft een volledig geïntegreerd boekhoudpakket, er is dus geen extern pakket meer nodig. Met behulp van ons systeem kunt u uw planning volledig automatiseren. Medewerkers kunnen dit rooster ook via een app inzien en verlof aanvragen. Het systeem bevat een slim kloksysteem met tijdregistratie en locatiebepaling. Medewerkers kunnen eenvoudig in- en uitklokken met een mobiele app. Ook kunt u inzicht krijgen in het ziekteverzuim van medewerkers. Daarnaast kunt u in het systeem een ​​actueel overzicht houden van wie welke sleutel bezit. Met behulp van de ERP-software heeft u altijd inzicht in de cijfers. Zo kunt u eenvoudig de debiteuren beheren en betalingsherinneringen versturen. Ook krijg je inzicht in het betaalgedrag van klanten. Daarnaast worden de facturen automatisch aangemaakt, wat veel tijd bespaart. Een ander groot voordeel van het systeem is dat je alle gegevens op één centrale plek kunt vinden. Zo bent u altijd op de hoogte van actuele cijfers en gaan er geen gegevens verloren bij vertrek van personeel. Zo vind je alle medewerker- en projectgegevens terug in het systeem. Ook zijn de relaties te volgen in het ERP systeem zodat je hier altijd inzicht in hebt. Daarnaast heeft de ERP-software ook een app voor medewerkers waarin ze alle benodigde gegevens direct op de werkvloer kunnen inzien. Ook zaken als inklokken, planning inzien en verlof aanvragen kunnen via de app. Van alle softwarepakketten is Klien-IT-Systems het meest geschikt voor de schoonmaakbranche. Hierdoor bevat onze software voor schoonmaakbedrijven alle denkbare functies die u nodig heeft. Het ERP-systeem is gemaakt voor alle schoonmaakbedrijven. Hierdoor beheert u uw bedrijfsprocessen vanuit één centraal systeem. Ons systeem zorgt voor rust, overzicht en administratieve lastenverlichting. De software is betaalbaar, compleet en branchespecifiek voor schoonmaakbedrijven. Op deze manier willen we de hele schoonmaakbranche de kans geven om te digitaliseren. Zo helpen we elk bedrijf bij te blijven met de huidige ontwikkelingen.

Benieuwd hoe zo'n systeem in de praktijk werkt? Vraag een gratis demo aan! Wilt u meer weten over hoe een ERP-systeem werkt of wat de mogelijkheden zijn voor uw bedrijf? Neem gerust contact met ons op via het contactformulier, via info@klien-it-systems.nl of bel ons op 076 – 520 80 43. Heeft u interesse in ons systeem, vraag dan vrijblijvend een demo aan!