Lees het verhaal van onze oprichter - Antonio Kouwenberg

Van huis uit heb ik altijd meegekregen dat je naast studeren ook moet leren werken, om simpelweg de handen uit de mouwen te steken. Daarom begon ik op mijn 14e aan mijn eerste baan als folderjongen bij schoonmaakbedrijf Klien BV.

Vanaf dat moment ben ik gaan groeien in het bedrijf van mijn vader en heb ik verschillende banen gehad, resp. schoonmaker, administratie en projectmanager.

Na verloop van tijd merkte ik dat door de groei van Klien er veel tijd verloren ging aan de dagelijkse hectiek en (uitgebreide) administratie. Er waren steeds meer medewerkers nodig op kantoor om alles geregeld te krijgen. De informatie van het bedrijf was niet centraal georganiseerd en men was te afhankelijk van elkaars geheugen. Ik dacht dat dit anders kon, de processen uit 1974 moesten geautomatiseerd worden, we moesten innoveren.

Binnen Klien hadden we een monteur in ons midden die alle ICT gerelateerde zaken voor ons regelde. Daarnaast is hij ook enorm goed in het programmeren van apps, websites, systemen en ga zo maar door. Dit bracht ons op het idee om voor Klien een eigen systeem te ontwikkelen, een systeem dat alle problemen en handelingen zou overwinnen. Hierdoor raakt geen informatie uit, worden de administratieve lasten verlicht en draait het bedrijf vanuit één centraal punt, één collectieve herinnering.

Samen met mijn vader, de binnendienst en onze monteur ben ik toen een systeem gaan bedenken. Wat hebben we allemaal nodig, waar beginnen we en wat willen we bereiken?

Uiteindelijk hebben we besloten om te beginnen met een planningssysteem, gekoppeld aan de urenadministratie, salarissen en facturatie. Een simpele basis om van daaruit alles toe te voegen en uit te breiden. Voor elk probleem dat we tegenkwamen hebben we een protocol gemaakt, overlegd met onze programmeur en gekeken naar de mogelijkheden.

Zo bleef ons systeem groeien en werd het een serieus onderdeel van ons bedrijf. Hierdoor merkten we dat de administratieve druk flink afnam, de dagelijkse hectiek steeds meer overwonnen werd, we minder mensen op kantoor nodig hadden en de rust toenam.

Omdat (mede door ons systeem) Klien flink groeide en programmeren erg duur is, zijn we ook gaan kijken naar andere softwaresystemen voor de schoonmaakbranche. Welke zouden er zijn en wat hebben ze te bieden?

Al snel kwamen we een aantal softwareleveranciers tegen en zijn we verder onderzoek gaan doen. Tot onze grote verbazing waren deze systemen niet (veel) uitgebreider dan de onze, maar wel enorm duur, omslachtig en verre van compleet. Ook zouden de kosten flink oplopen als je een extra module zou willen, die hadden we gewoon in huis. Echt niet! wij dachten. Dit stimuleerde ons vervolgens nog meer om het systeem verder te ontwikkelen en er een compleet geheel van te maken.

Eind 2019 was het uitgegroeid tot een volwaardig en compleet systeem. In de tussentijd kregen we regelmatig complimenten van andere schoonmaakbedrijven met de vraag of ze ons systeem mochten gebruiken.

Het ondernemersbloed in mij begon te borrelen en we besloten ons ERP-systeem klaar te maken om het op de markt te brengen. Door onze ervaringen met de bestaande softwareleveranciers wilden we een compleet alles-in-één softwarepakket aanbieden tegen een betaalbare prijs, zodat ook de kleine schoonmaakondernemer de kans kreeg om te innoveren. Met ons systeem wilden we de hele schoonmaakbranche naar een hoger niveau tillen. Hiermee was Klien-IT-Systems BV geboren.

Marketing vergde echter nog enorm veel werk. Omdat we dit systeem al sinds 2015 aan het ontwikkelen waren, moest het complete systeem omgebouwd worden naar een ander frame. Het moest een modernere uitstraling krijgen en een klantenbestand voor het systeem kunnen ondersteunen. We zijn ook begonnen met het ontwikkelen van een extra app. Begin 2020 zijn we hiermee begonnen.

Aangezien de ontwikkeling van het systeem grotendeels digitaal was en we begin 2020 nog in de kinderschoenen stonden met de opstart van ons nieuwe bedrijf, Klien-IT-Systems BV, had de komst van Covid-19 gelukkig weinig invloed op de ontwikkelingen.

Met ons systeem waren we Corona eigenlijk een stap voor. Schoonmaakbedrijf Klien BV was al volledig digitaal, waardoor iedereen op kantoor probleemloos direct vanuit huis kon werken en onze 85 schoonmakers alle processen (planning etc.) digitaal konden blijven volgen. We waren duidelijk op tijd begonnen met digitaliseren en innoveren.

Ook zagen we de komst van Covid-19 als een extra kans om andere schoonmaakbedrijven te helpen bij hun innovatie en digitalisering. Zeker in tijden van een lockdown, waarin alles stilvalt en je de omzet terug ziet lopen, is een betaalbaar alternatief voor een compleet softwarepakket dat ook nog eens kosten bespaart altijd welkom.

From January 1, 2021, our website has gone online and we are now welcoming our first customers.