An ERP system is software that organizations use to actively support and integrate all processes within their company. This system effectively encompasses administrative, financial, commercial, and logistics processes, ensuring seamless operations.
Klien-IT-Systems has its own ERP system to make all administrative tasks in the cleaning industry easier. Think of the schedules, the time registration, accounting tasks and more. But what exactly is such a System? In this article we explain it for you. Companies that do not yet use an ERP system often work with different software packages. As a result, information cannot flow directly from one department to another. With an ERP system, all employees of a company get a central, joint working environment in which data is recorded once. This working environment is accessible to everyone at any time of the day. In this way, everyone within the company has the same information at their disposal. As a result, less time and money has to be spent on correcting errors, resulting in a saving of time and money. A good system automatically leads to lower costs, shorter process times and better service.
An ERP system offers a company several key advantages, and we'll outline the most crucial ones below. An ERP system guarantees that every employee can instantly access and utilize all data, boosting employee productivity and fostering internal collaboration. Furthermore, it accommodates various work styles, recognizing that each employee has their unique approach. Implementing an ERP system enforces standardization in how the company operates.
The system actively enforces employees to adhere to established procedures, and it allows for the introduction of other company rules. When integrating an ERP system, it leverages the 'best practices' of specific business tasks to optimize processes, simplifying the attainment and maintenance of high-quality standards. Moreover, task transfers are no longer as time and energy-consuming.
Certain daily standard activities are crucial to a company's operations, and the automation of these tasks results in substantial time savings for employees. Beyond these tasks, business processes play a vital role within the company. Analyzing these processes is essential for a company's growth, and an ERP system seamlessly connects all business processes.
As a result, the system enables the generation of more extensive reports. The analysis software has access to multiple data sources, enhancing its ability to provide in-depth figures and insights.
Klien-IT-Systems' ERP system offers a centralized solution for your cleaning company, streamlining all your business processes and providing a comprehensive overview of every department and data. From accounting to planning, everything you need is within our ERP system, eliminating the need for external software. Our integrated accounting package ensures seamless financial management.
Our system allows you to fully automate your scheduling, and employees can conveniently access and request leave through a mobile app. With our smart clock system, time tracking and location monitoring are a breeze, providing insights into employee absenteeism. You can also effortlessly manage key ownership within the system.
Our ERP software provides real-time insights into financial figures, simplifying debtor management and automated payment reminders. Additionally, it generates invoices automatically, saving you valuable time. With all your data in one central place, you'll always have up-to-date information, even when staff changes occur.
Our ERP system also offers an employee app for on-the-floor access to essential data, including time registration, schedule viewing, and leave requests, ensuring efficient operations.
Of all software packages, Klien-IT-Systems is best suited to the cleaning industry. As a result, our software for cleaning companies contains all the functions you need. The ERP system is made for all cleaning companies. This allows you to control your business processes from one central system. Our system provides peace of mind, overview and alleviation of administrative pressure. The software is affordable, complete and industry-specific for cleaning companies. In this way we want to give the entire cleaning industry the opportunity to be able to digitize. In this way we help every company to keep up with current developments.
Curious how such a system works in practice? Request a free demo! Would you like to know more about how an ERP system works or what the possibilities are for your company? Feel free to contact us via the contact form, via [email protected] o chiamaci al +39 3474980775. If you are interested in our system, request a demo without obligation!
Have you ever experienced it? You visually have a complete picture of what something should look like, but there is no ERP system that actually does what your specific service needs. Within the cleaning industry, more and more companies are struggling with this problem. So we decided to solve this problem and help with the digitalization of the cleaning industry.
You hear the same stories over and over about small businesses that end up in red tape because of a growing customer base and manual planning. These companies want to grow, but simply don't have the resources. They often look for a system that can make certain things easier.
However, many of those systems are often too extensive or too expensive. These systems therefore deter people from using them. Many matters that are relevant for cleaning companies are less relevant for the vast majority of companies. As a result, system developers often focus on serving the largest group of customers by setting up their system accordingly.
Fortunately, there are also cleaning companies that have started working on this. At Klien cleaning BV it was already clear 8 years ago that they had to keep up with the times. The trick is to start as early as possible, so that you have an edge over the rest of the market. The companies that have not started this in time are often behind the curve. We created Klien IT-Systems partly due to this call for help from the sector.
Klien IT-Systems is a combination of solutions for administrative difficulties within the industry. We know the bottlenecks and know exactly what other companies within the sector are struggling with. We help with the digitalization of the cleaning industry.
With our ERP system you can store all your important data in one central online place. In addition to the system, we have also developed an application in which employees can process all the necessary information. The application is directly linked to the system, so employees don't have to go to the office as often and it also works faster from the office. They immediately receive the necessary information. We have fully optimized the system and application for the cleaning industry and continuously tested it at the cleaning company Klien.
Dato che non puoi mai essere ovunque nello stesso momento, hai bisogno di trovare un modo per capire che cosa stanno facendo i tuoi dipendenti e dove. Questo è facile in altre imprese perchè c’è un posto di lavoro fisico comune, come l’ufficio. Ma in un’ impresa di pulizie è proprio l’opposto. Con il nostro tracciamento GPS di entrata e uscita, puoi sempre vedere se i tuoi dipendenti sono sul posto di lavoro e in che turno.
The transfer of keys is also an administrative dilemma. Often when a key is lost it is word against word. Now there is a way to give employees responsibility for key handovers themselves. This will help the employee, because they can prove that the key is not in their possession. But it's also useful to have insight into exactly who is walking around with which key.
In più, il sistema ha anche un pacchetto di contabilità completamente integrato. Questo significa che non avrai più bisogno di un pacchetto esterno, perchè avrai tutto centralizzato in un unico spazio. Se volessi tenere il pacchetto contabilità che hai già, chiaramente siamo disposti a dare un’occhiata alle varie possibilità per mantenerlo insieme a te.
Il sistema completo di pianificazione ti permette di automatizzare completamente la tabella oraria. I dipendenti possono vedere la tabella oraria e richiedere congedi o cambi attraverso l’applicazione. Grazie a questa funzione, avrai sempre una prospettiva chiara e completa, che ti permetterà di regolare la pianificazione in ogni momento. Inoltre, questo ti farà risparmiare molto lavoro burocratico e niente andrà perso, dato che tutto è archiviato nel sistema.
Oltre a questo, il sistema include tutte le funzioni di cui le imprese piccole e medie hanno bisogno per crescere nel mondo digitalizzato del settore delle pulizie. La domanda è, ovviamente, verso che futuro stiamo andando? Alla Klien-IT Systems stiamo continuamente lavorando per migliorare e innovare il nostro sistema e la nostra applicazione. Ascoltiamo i clienti e il personale che lavora con il nostro sistema, per questo siamo sempre aperti a suggerimenti, critiche e nuove idee. Usiamo le critiche e i suggerimenti per soddisfare i desideri dei nostri clienti nel modo migliore.
Il nostro sistema gestionale è chiaro e facile da usare per il cliente, migliora l’ ambiente lavorativo e fa risparmiare molto tempo ed energie.
We also have a team behind who are skilled in the digital world, so if something is not clear to you, the team will gladly help you. We will do our utmost to ensure that your digitalization process runs as smoothly as possible.
Con Klien-IT-Systems diventi Future-FIT.
If you only stick to digitization or outdated automation processes, your future plan is doomed to fail. That would be a shame of course, since the digitization and automation of your company can provide you with enormous benefits.
Ecco perchè siamo felici di aiutarti per far si che questo processo si svolga agevolemente, in modo che tu possa usufruire di un sistema al passo coi tempi.
Sei curioso di sapere che cosa possiamo fare per la tua impresa o hai altre domande? Dai un’ occhiata al nostro sito (www.klien-it-systems.com/it), contattaci a [email protected] o chiamaci al +39 3474980775.
Interested in our system? then request a demo gratuita without obligations!
We have been developing our ERP system since 2014, the complete system had to be converted into a new frame. It could also use a more modern look and the system had to be able to support a customer base. In addition, since the beginning of 2020 we have also started developing an additional App, which can be used on smartphone or tablet/iPad.
Recentemente il nostro sito è stato rilasciato online, e da qui puoi anche seguire le nostre novità. Inoltre, abbiamo girato anche molti video corsi di formazione in cui viene spiegato l’ utilizzo del sistema e dell’ applicazione. Puoi trovare i nostri video sulla nostra pagina Linkedin e Facebook.
In questo modo ti teniamo informato sulle novità del sistema e dell’applicazione. A parte i progressi fatti finora, il nostro principio portante continua ad essere quello di rendere possibile l’innovazione per ogni impresario nel settore delle pulizie.
Siamo molto orgogliosi della grafica del nostro sistema, per farti un’ idea puoi guardare il nostro video promozionale che puoi trovare nel blog "Nuovo video corso di formazione online!" o sui nostri canali social e su Youtube.
Hai domande o vuoi saperne di più sul nostro sistema gestionale e sull’applicazione? Dai un’occhiata al nostro sito (www.klien-it-systems.nl), contattaci via email a [email protected] o chiamaci al +39 3474980775.
Are you interested in our system, then request a demo gratuita senza impegno!
Klien-IT Systems ha sviluppato un sistema gestionale fatto a posta per il settore delle pulizie. Grazie al prezzo basso e il nostro pacchetto software tutto in uno, è possibile per ogni impresario delle pulizie innovarsi.
Oltre al sistema, Klien-IT-Systems adesso ha anche un’ APP. Con questa sarà ancora più facile mantenere l’ amministrazione aggiornata per i dipendenti in ufficio, ma specialmente per il personale che svolge le pulizie in diversi posti di lavoro. D’ora in poi i dipendenti potranno vedere immediatamente tutte le informazioni a cui hanno bisogno di accedere, da ogni posto: timbrare il cartellino in entrata e uscita (registrazione del tempo), vedere la tabella oraria delle pulizie e la pianificazione, e richiedere congedi sono solo alcune delle funzioni a cui potranno accedere.
Per Klien-IT-Systems investire in un’ era un’addizione logica al sistema ERP, in modo da rendere il sistema più facile da usare ed accessibile al personale. Inoltre, l’APP riduce la pressione amministrativa in ufficio e crea un unico spazio di archiviazione delle informazioni.
L’obiettivo è quello di mantenere l’applicazione il più semplice possibile, in modo che sia facile da usare per tutti.
Nei video qui di seguito ti facciamo vedere un’introduzione e una spiegazione breve ma concisa su come funziona l’APP.
Hai domande o vuoi saperne di più sul nostro sistema gestionale e sull’applicazione? Dai un’occhiata al nostro sito (www.klien-it-systems.nl), contattaci via email a [email protected] o chiamaci al +39 3474980775.
Are you interested in our system, then request a demo gratuita senza impegno!
Il nuovo sito della Klien-IT-Systems è stato ufficialmente lanciato, e con il suo lancio, è nata la nuova identità aziendale della Klien-IT-Systems.
Due to the increasing demand for our ERP total solution and the professionalization efforts that we have made in the past year, we thought it was time to match our corporate identity to this.
In collaborazione con Studio Carpe Diem, abbiamo ridisegnato il nostro logo, messo insieme una nuova palette di colori, e reso più chiare la nostra missione e visione.
Perchè a parte il nuovo stile grafico, rendere possibile la digitalizzazione e l’automazione per l’intero settore delle pulizie, rimane il nostro punto di partenza.
Il nuovo sito web sarà pieno di blog e nuovi articoli sulle pulizie e specialmente sulla digitalizzazione ed automazione del nostro settore.
In questo modo ti teniamo informato sugli sviluppi del settore, della nostra impresa e sui nuovi video di formazione sul software Klien-IT-Systems.
I link a questi blog e video tutorial saranno pubblicati sulla nostra pagina LinkedIn e Facebook, rendendo ancora più facile per te trovare i nostri contenuti!
Siamo molto orgogliosi di come è venuto il sito, questo è un passo importante per la nostra compagnia.
Hai delle domande o vuoi maggiori informazioni sul sistema e l'app? Contattaci via email a [email protected] o chiamaci al +39 3474980775.
Are you interested in our system, then request a demo gratuita senza impegno!
A casa mi hanno sempre detto che oltre a studiare, bisogna imparare a lavorare tirandosi su le maniche. Ecco perchè ho cominciato il mio primo lavoro a 14 anni distribuendo volantini per la compagnia Klien BV.
Da quel momento ho cominciato a crescere nell’ azienda di mio padre e ho svolto diversi lavori, come responsabile delle pulizie, nell’amministrazione e come project manager.
Con il tempo, ho notato che, come conseguenza della crescita dell’ impresa Klien, molto tempo veniva perso nelle dinamiche di tutti i giorni e nelle lungaggini amministrative. C’era bisogno di assumere sempre più dipendenti per svolgere tutto il lavoro d’ ufficio dato che l’informazione dell’impresa non era centralizzata e il personale dipendeva troppo dalla memoria l’ uno dell’altro. Pensavo che questo sarebbe potuto essere diverso e che quindi la strategia organizzativa del 1974 doveva automatizzarsi. Dovevamo innovarci.
Alla Klien abbiamo un programmatore nel nostro team che è riuscito a sistemare tutte le problematiche relative alla comunicazione della tecnologia informatica (ICT). Oltre a questo, è anche bravissimo a programmare applicazioni, siti web, sistemi e tanto altro. Questo ci ha dato l’ idea di sviluppare il nostro proprio sistema per la Klien, un sistema che avrebbe messo fine a tutti i problemi. In questo modo, nessuna informazione sarebbe andata persa, il carico amministrativo sarebbe stato sollevato e l’ impresa avrebbe lavorato da un punto centrale, in uno spazio collettivo in cui gestire tutto.
Ho poi cominciato ad ideare un sistema insieme a mio padre, lo staff dell’ufficio e il nostro programmatore. Di che cosa abbiamo tutti bisogno? Da dove cominciamo e che cosa vogliamo raggiungere?
Alla fine abbiamo deciso di iniziare con un sistema di pianificazione, collegandolo con l’organizzazione del monte ore, i salari e le fatture. Una semplice base da espandere a seconda delle nostre esigenze. Per ogni problema che abbiamo incontrato, abbiamo fatto un protocollo, consultato il nostro programmatore e visto le varie possibilità.
In questo modo il nostro sistema ha continuato a crescere, ed è diventato una parte importante della nostra compagnia. Di conseguenza, abbiamo notato che la pressione amministrativa calava considerevolmente, l’inefficienza era ormai un brutto ricordo, avevamo bisogno di meno persone in ufficio e la tranquillita’ e la calma aumentavano.
Dato che (in parte anche dovuto al nostro sistema) Klien è cresciuta considerevolemente e la programmazione è molto costosa, abbiamo cominciato a cercare anche altri sistemi software per il settore delle pulizie. Quali ci sono in commercio e che cosa offrono?
Subito ci siamo imbattuti in una serie di fornitori di software e abbiamo continuato a fare più ricerche. Con nostra grande sorpresa, questi sistemi non sono (molto) più sviluppati dei nostri, ma erano estremamente costosi, difficili e lontani dall’essere completi. I costi sarebbero anche cresciuti considerevolemnte se avessimo voluto moduli extra, che noi avevamo già incluso nel nostro software di default. “Caspita no!” Abbiamo pensato. Questo quindi ci ha spinto ancor di più a sviluppare un sistema omnicomprensivo.
Alla fine del 2019 era già cresciuto in un sistema completo. Nel frattempo ricevavamo regolarmente complimenti da altre imprese di pulizia che ci chiedevano di usare il nostro sistema.
Lo spirito impresariale che c’è in me cominciò a farsi sentire e decidemmo di preparare il nostro sistema gestionale da mettere in commercio. Per la nostra esperienza con i fornitori di software che c’erano sul mercato, volevamo offrire un pacchetto software tutto-in-uno ad un prezzo ragionevole, così che anche le imprese più piccole potessero avere l’ opportunità di innovarsi.
Il marketing ad ogni modo richiedeva ancora moltissimo tempo lavorativo. Dato che siamo stati impegnati a sviluppare un software dal 2015, il sistema completo doveva essere convertito in un’altra struttura. Dovevamo dargli un aspetto più moderno e renderlo capace di supportare una base clienti per il sistema. Cominciammo quindi anche a sviluppare un’ APP, all’inizio del 2020.
Dato che la creazione del sistema era principalmente digitale e all’ inizio del 2020 eravamo ancora nella fase embrionale della nostra nuova compagnia Klien-IT-Systems BV, fortunatamente l’ arrivo del Covid-19 ha avuto un impatto marginale sul nostro lavoro.
Con il nostro sistema eravamo già un passo avanti al Covid-19. L’impresa di pulizie Klien BV era già completamente digitalizzata, perciò tutti nella compagnia potevano lavorare da casa senza problemi, e i nostri 85 impiegati del personale di pulizia potevano continuare a seguire tutte le dinamiche dell’ azienda (per esempio, la pianificazione) digitalmente. Chiaramente, avevamo cominciato a digitalizzarci e innovarci in tempo.
Abbiamo anche visto l’arrivo del Covid-19 come una ulteriore opportunità per aiutare le altre imprese del settore nel loro processo di digitalizzazioone e innovazione. Certamente, in termini di lockdown, quando tutto arriva ad un punto morto e il fatturato diminuisce, l’alternativa di un pacchetto software completo, conveniente e che fa pure risparmiare, è sempre benvenuta.
Da gennaio 2021 il nostro sito è online e stiamo ora ricevendo i nostri primi clienti.
Da maggio 2019, nei paesi dell’Unione europea, la registrazione del tempo è un obbligo ufficiale nel settore delle pulizie. Durante l’ispezione i datori di lavoro devono indicare per ogni dipendente quanto segue:
Cleaning companies can determine themselves how they organize the time registration of their employees. But if this is missing or incomplete, the government may impose fines. These can go up to €10.000 per staff member!
When a check takes place, it is therefore necessary to provide direct insight into the work hours of all employees. You are not waiting for a sky-high fine.
Con il nostro sistema aiutiamo il settore delle pulizie in due modi:
Con il software di Klien-IT-Systems il tuo personale può facilmente registrare il monte ore, gli straordinari e le pause attraverso l’APP. Infatti è solo questione di pochi click perchè la nostra APP è molto facile da usare!
The system stores the hours confirmed by your employees in a digital timesheet overview. It provides a per-employee view of which project they worked on, when they worked, the duration, and any breaks taken. In this way, with our system you can view the time sheets of your employees anywhere and at any time and have the correct proof at all times.
Oltre alla registrazione delle ore lavorate, il nostro sistema offre anche un sistema di timbratura in entrata e in uscita con il GPS.
Con questo sistema gestionale il tuo personale può facilmente timbrare in entrata quando comincia a lavorare e può altrettanto facilmente timbrare in uscita quando ha finito. In questo modo è facile sapere chi ha timbrato, quante ore di lavoro effettivo sono state svolte (includendo pause e straordinari) e dove grazie alla localizzazione GPS.
Anche questi dati vengono archiviati e salvati nella memoria di sistema.
Il gestionale Klien-IT-Systems si fa carico di tutta la registrazione del monte ore della tua impresa.
Are you interested and do you want to know more? Ask us for a demo gratuita o contattarci!
Italiano 
English 
Nederlands 
Español 
Français