Een ERP-systeem is software die organisaties actief gebruiken om alle processen binnen hun bedrijf te ondersteunen en te integreren. Dit systeem omvat administratieve, financiële, commerciële en logistieke processen, en zorgt voor foutloze bedrijfsvoering.
Klien-IT-Systems heeft een eigen ERP-systeem om alle administratieve taken in de schoonmaakindustrie gemakkelijker te maken. Denk aan planningen, tijdregistratie, boekhoudkundige taken en meer. Maar wat is zo'n systeem precies? In dit artikel leggen we het voor je uit. Bedrijven die nog geen gebruikmaken van een ERP-systeem werken vaak met verschillende softwarepakketten. Hierdoor kan informatie niet direct van de ene afdeling naar de andere stromen. Met een ERP-systeem krijgen alle medewerkers van een bedrijf een centrale, gezamenlijke werkomgeving waarin gegevens slechts één keer worden geregistreerd. Deze werkomgeving is op elk moment van de dag voor iedereen toegankelijk. Op deze manier heeft iedereen binnen het bedrijf dezelfde informatie tot zijn beschikking. Dit resulteert in minder tijd en geld dat besteed moet worden aan het corrigeren van fouten, wat leidt tot tijds- en kostenbesparingen. Een goed systeem leidt automatisch tot lagere kosten, kortere procesduur en betere service.
Een ERP-systeem biedt een bedrijf verschillende belangrijke voordelen, en we zullen de meest cruciale hieronder toelichten. Een ERP-systeem garandeert dat elke medewerker direct toegang heeft tot en gebruik kan maken van alle gegevens, wat de productiviteit van medewerkers verhoogt en interne samenwerking bevordert. Bovendien past het zich aan aan verschillende werkstijlen en erkent het dat elke medewerker zijn unieke benadering heeft. Het implementeren van een ERP-systeem zorgt voor standaardisatie in de bedrijfsvoering.
Het systeem dwingt medewerkers actief om zich te houden aan vastgestelde procedures en staat toe dat andere bedrijfsregels worden ingevoerd. Bij de integratie van een ERP-systeem maakt het gebruik van de 'best practices' van specifieke zakelijke taken om processen te optimaliseren, waardoor het bereiken en handhaven van hoogwaardige normen wordt vereenvoudigd. Bovendien zijn taakoverdrachten niet langer zo tijds- en energieverslindend.
Bepaalde dagelijkse standaardactiviteiten zijn cruciaal voor de bedrijfsvoering van een onderneming, en de automatisering van deze taken leidt tot aanzienlijke tijdsbesparingen voor medewerkers. Maar naast deze taken spelen bedrijfsprocessen een essentiële rol binnen het bedrijf. Het analyseren van deze processen is van vitaal belang voor de groei van een onderneming, en een ERP-systeem verbindt naadloos alle bedrijfsprocessen.
Als gevolg hiervan maakt het systeem de generatie van uitgebreidere rapporten mogelijk. De software heeft toegang tot meerdere gegevensbronnen, wat de mogelijkheid vergroot om diepgaande cijfers en inzichten te verstrekken.
Het ERP-systeem van Klien-IT-Systems biedt een gecentraliseerde oplossing voor uw schoonmaakbedrijf, waarmee al uw bedrijfsprocessen worden gestroomlijnd en een uitgebreid overzicht van elke afdeling en gegevens wordt geboden. Van boekhouding tot planning, alles wat u nodig heeft, bevindt zich in ons ERP-systeem, waardoor de noodzaak voor externe software wordt geëlimineerd. Ons geïntegreerde boekhoudpakket zorgt voor naadloos financieel beheer.
Ons systeem stelt u in staat om uw planning volledig te automatiseren, medewerkers kunnen eenvoudig toegang krijgen en verlof aanvragen via de mobiele app. Met ons slimme klok-systeem is het bijhouden van tijd en locatiemonitoring een fluitje van een cent, wat inzicht biedt in medewerkersabsentie. U kunt ook sleuteloverdrachten binnen het systeem beheren
Onze ERP-software biedt real-time inzicht in financiële cijfers, vereenvoudigt debiteurenbeheer en genereert geautomatiseerde betalingsherinneringen. Bovendien worden facturen automatisch gegenereerd, wat u kostbare tijd bespaart. Met al uw gegevens op één centrale plaats heeft u altijd up-to-date informatie, zelfs bij personeelswijzigingen.
Ons ERP-systeem biedt ook een app voor uw medewerkers, dit voor directe toegang tot essentiële gegevens op de werkvloer. Bijvoorbeeld urenregistratie, het bekijken van roosters en het aanvragen van verlof, dit zorgt voor efficiënte bedrijfsvoering.
Van alle softwarepakketten is Klien-IT-Systems het meest geschikt voor de schoonmaakbranche. Als gevolg hiervan bevat onze software voor schoonmaakbedrijven alle benodigde functies. Het ERP-systeem is ontworpen voor alle schoonmaakbedrijven. Dit stelt u in staat om uw bedrijfsprocessen te beheren vanuit één centraal systeem. Ons systeem biedt gemoedsrust, overzicht en verlichting van administratieve druk. De software is betaalbaar, compleet en specifiek voor de schoonmaaksector. Op deze manier willen we de hele schoonmaakindustrie de kans geven om te digitaliseren. Zo helpen we elk bedrijf om bij te blijven met de huidige ontwikkelingen.
Wilt u meer weten over hoe ons ERP-systeem werkt of wat de mogelijkheden zijn voor uw bedrijf? Neem gerust contact met ons op via het contact formulier, via [email protected] of bel ons op 076 – 520 80 43. IHeeft u interesse in ons systeem? Vraag dan nu uw gratis demo aan!!
Heb je dat ooit meegemaakt? Je hebt visueel een compleet beeld van hoe iets eruit moet zien, maar er is geen ERP-systeem dat daadwerkelijk doet wat jouw specifieke dienst nodig heeft. Binnen de schoonmaakbranche worstelen steeds meer bedrijven met dit probleem. Daarom hebben wij besloten om dit probleem op te lossen en om te helpen met het digitaliseren van de schoonmaakbranche.
Je hoort keer op keer dezelfde verhalen over kleine bedrijven die door een groeiend klantenbestand en handmatige planning in administratieve rompslomp terechtkomen. Deze bedrijven willen groeien, maar hebben simpelweg de middelen niet. Ze zoeken vaak naar een systeem dat bepaalde zaken makkelijker kan maken.
Veel van die systemen zijn echter vaak te uitgebreid of te duur. Deze system schrikken mensen daarom af om het systeem te gebruiken. Veel zaken die voor schoonmaakbedrijven relevant zijn, zijn voor het overgrote deel van de bedrijven minder relevant. Hierdoor richten systeemontwikkelaars zich vaak op het bedienen van de grootste groep klanten door hun systeem hierop in te richten.
Gelukkig zijn er ook schoonmaakbedrijven die hiermee aan de slag zijn gegaan. Bij Klien cleaning BV was het 8 jaar geleden al duidelijk dat ze met de tijd mee moesten. De kunst is om hier op tijd mee te beginnen, zodat je een voorsprong hebt op de rest van de markt. De bedrijven die hier niet op tijd mee zijn begonnen lopen vaak achter de feiten aan. Klien-IT-Systems is mede door deze hulpvraag vanuit de sector ontstaan.
Klien-IT-Systems is een combinatie van oplossingen voor administratieve moeilijkheden in de branche.Wij kennen de knelpunten en we weten precies waar andere bedrijven tegen aan lopen. Wij helpen met het digitaliseren van de schoonmaakbranche.
Met ons ERP-systeem bewaart u al uw belangrijke gegevens op één centrale online plek. Naast het systeem hebben wij ook een applicatie ontwikkeld waarin medewerkers alle benodigde informatie kunnen verwerken. De applicatie is direct gekoppeld aan het systeem, waardoor medewerkers minder vaak naar kantoor hoeven en vanaf kantoor werkt het ook sneller. Ze krijgen meteen de nodige informatie. Dit systeem en applicatie hebben we volledig geoptimaliseerd voor de schoonmaakbranche en continue getest bij schoonmaakbedrijf Klien.
Omdat u nooit overal tegelijk kunt zijn, moet u een manier vinden om bij te houden wat uw medewerkers doen en waar ze zijn. Bij andere bedrijven is dit makkelijk bij te houden, omdat ze bijvoorbeeld allemaal op kantoor zitten. Maar bij een schoonmaakbedrijf is het precies andersom. Met onze GPS klok in en uit kunt u altijd zien of uw medewerkers op locatie zijn en op welke tijdstippen.
Ook de overdracht van sleutels is een administratief dilemma. Wanneer een sleutel verloren gaat, is het vaak woord tegen woord. Nu is er een manier om medewerkers zelf de verantwoordelijkheid te geven voor sleuteloverdrachten. Hiermee helpt u de werknemer, want hij of zij kan aantonen dat de sleutel niet in zijn of haar bezit is. Maar ook is het handig om te kunnen zien wie in het bezit is van welke sleutel.
Daarnaast heeft het systeem ook een volledig geïntegreerd boekhoudpakket. Hierdoor heb je geen extern pakket meer nodig, zodat alles op één centrale plek blijft. Mocht je graag je eigen boekhoudpakket willen behouden, dan zijn we uiteraard bereid om samen naar de mogelijkheden te kijken.
Met het complete planningssysteem kunt u de planning volledig automatiseren. Via een applicatie kunnen medewerkers het rooster inzien en verlof aanvragen. Doordat de medewerkers verlof kunnen aanvragen in de applicatie, heb je altijd een compleet en duidelijk overzicht en kun je de planning eenvoudig hierop aanpassen. Daarnaast scheelt het een hoop papierwerk en kan er niets verloren gaan, aangezien alles in het systeem wordt opgeslagen.
Verder bevat het systeem alle functionaliteiten die het MKB nodig heeft om te groeien binnen de digitaliserende wereld van de schoonmaakbranche. De vraag is natuurlijk waar gaan we heen in de toekomst? Bij Klien IT-Systems zijn we continu bezig met het verbeteren en aanvullen van ons systeem en de applicatie. We luisteren naar klanten en medewerkers die met ons systeem werken, dus we staan altijd open voor feedback en nieuwe ideeën. De feedback gebruiken we om het systeem nog beter te laten aansluiten op de wensen van de klant.
Het ERP-systeem is overzichtelijk en gebruiksvriendelijk, wat de werksfeer ten goede komt en veel tijd en energie bespaart.
We hebben ook een team achter wat bedreven is in de digitale wereld, dus mocht er iets zijn wat je nog niet duidelijk is, dan zal ons team je graag verder helpen. Wij zullen ons uiterste best doen om uw digitaliseringsproces zo soepel mogelijk te laten verlopen.
Met Klien-IT-Systems wordt u Toekomst-FIT
Houd je het alleen bij digitalisering of verouderde automatiseringsprocessen, dan is je toekomstplan gedoemd te mislukken. Dat is natuurlijk enorm jammer, aangezien de digitalisering en automatisering van uw bedrijf u enorme voordelen kan opleveren.
Hier helpen wij u graag bij om alles op rolletjes te laten lopen, zodat u kunt genieten van een toekomstbestendig systeem.
Benieuwd naar wat wij voor uw bedrijf kunnen betekenen of heeft u vragen? Neem dan een kijkje op onze website (www.klien-it-systems.nl), neem contact met ons op via [email protected] of bel ons op 076 – 520 80 43.
Geïnteresseerd in ons systeem? Vraag een gratis demo zonder verplichtingen!
We have been developing our ERP system since 2014, the complete system had to be converted into a new frame. It could also use a more modern look and the system had to be able to support a customer base. In addition, since the beginning of 2020 we have also started developing an additional App, which can be used on smartphone or tablet/iPad.
Onlangs is onze nieuwe website online gegaan, hier kunt u ook onze nieuwe ontwikkelingen volgen. Daarnaast hebben we ook meerdere videotrainingen gemaakt, waarin het systeem en de applicatie worden uitgelegd en getoond. Deze zijn te vinden via links op onze LinkedIn en Facebook pagina's.
Zo houden wij u op de hoogte van de ontwikkelingen rondom het systeem en de applicatie. Ondanks alle ontwikkelingen blijft ons uitgangspunt het voor iedere schoonmaakondernemer mogelijk maken om te innoveren.
We zijn erg trots op hoe het systeem er uit is komen te zien, om hier een idee van te krijgen kun je onze promo video bekijken. Deze is te vinden in de blog “Nieuwe videotrainingen online!” of op onze socials en YouTube kanaal.
Heeft u vragen of wilt u meer informatie over het ERP-systeem en de applicatie? Neem een kijkje op onze website (www.klien-it-systems.nl), neem dan contact met ons op via [email protected] of bel ons op 076 – 520 80 43.
Are you interested in our system, then request a demo zonder verplichting!
Speciaal voor de schoonmaakbranche heeft Klien-IT-Systems een ERP-systeem ontwikkeld. Door de lage prijs van ons complete alles-in-één softwarepakket is het voor iedere schoonmaakondernemer nu mogelijk om te innoveren.
Naast het systeem heeft Klien-IT-Systems nu ook een APP. De APP maakt het voor medewerkers op kantoor, maar vooral voor medewerkers die de schoonmaaktaken op de werkvloer uitvoeren, nog makkelijker om hun administratie bij te houden. Medewerkers kunnen vanaf nu overal direct de benodigde gegevens inzien. Denk aan in-/uitklokken (tijdregistratie), schoonmaakrooster inzien, planning inzien en verlof aanvragen.
Voor Klien-IT-Systems was de investering in een APP een logische aanvulling op het ERP-systeem, om het systeem gebruiksvriendelijk en toegankelijk te maken voor alle medewerkers. Daarnaast vermindert de APP de administratieve druk op kantoor en hebben we één collectieve centrale database binnen het bedrijf.
Het doel was om de APP zo eenvoudig mogelijk te houden, zodat deze voor iedereen gebruiksvriendelijk en begrijpelijk blijft.
In de volgende video ziet u een inleiding tot de APP en een korte maar beknopte uitleg van de APP en hoe deze werkt.
Heeft u vragen of wilt u meer informatie over het ERP-systeem en de applicatie? Neem een kijkje op onze website (www.klien-it-systems.nl), neem dan contact met ons op via [email protected] of bel ons op 076 – 520 80 43.
Are you interested in our system, then request a demo zonder verplichting!
De nieuwe website van Klien-IT-Systems is officieel gelanceerd. Met de lancering van de website was de nieuwe huisstijl van Klien-IT-Systems geboren.
Due to the increasing demand for our ERP total solution and the professionalization efforts that we have made in the past year, we thought it was time to match our corporate identity to this.
In samenwerking met Studio Carpe Diem, we hebben ons logo opnieuw laten ontwerpen, een nieuw kleurenpalet samengesteld en onze missie en visie duidelijker gemaakt.
Want ondanks de nieuwe huisstijl is het mogelijk maken van digitalisering en automatisering voor de gehele schoonmaakbranche altijd ons uitgangspunt.
De nieuwe website zal gevuld worden met blogs en nieuwsartikelen over schoonmaak en vooral digitalisering en automatisering in onze branche.
Zo houden wij u op de hoogte van ontwikkelingen binnen onze branche, ons bedrijf en nieuwe videotrainingen over het systeem.
Links naar deze blogs en video-tutorials zullen ook op onze LinkedIn- en Facebook-pagina's worden geplaatst, waardoor het voor u nog gemakkelijker wordt om onze inhoud te vinden!
We zijn erg trots op hoe de website geworden is en vinden het een goede stap voor ons bedrijf.
Heeft u vragen of wilt u meer informatie over het ERP-systeem en de applicatie? Neem contact met ons op via [email protected] of bel ons op 076 – 520 80 43.
Are you interested in our system, then request a demo zonder verplichting!
Van huis uit heb ik altijd meegekregen dat je naast studeren ook moet leren werken, om simpelweg de handen uit de mouwen te steken. Daarom begon ik op mijn 14e aan mijn eerste baan als folderjongen bij schoonmaakbedrijf Klien BV.
Vanaf dat moment ben ik gaan groeien in het bedrijf van mijn vader en heb ik verschillende banen gehad, resp. schoonmaker, administratie en projectmanager.
Na verloop van tijd merkte ik dat door de groei van Klien er veel tijd verloren ging aan de dagelijkse hectiek en (uitgebreide) administratie. Er waren steeds meer medewerkers nodig op kantoor om alles geregeld te krijgen. De informatie van het bedrijf was niet centraal georganiseerd en men was te afhankelijk van elkaars geheugen. Ik dacht dat dit anders kon, de processen uit 1974 moesten geautomatiseerd worden, we moesten innoveren.
Binnen Klien hadden we een monteur in ons midden die alle ICT gerelateerde zaken voor ons regelde. Daarnaast is hij ook enorm goed in het programmeren van apps, websites, systemen en ga zo maar door. Dit bracht ons op het idee om voor Klien een eigen systeem te ontwikkelen, een systeem dat alle problemen en handelingen zou overwinnen. Hierdoor raakt geen informatie uit, worden de administratieve lasten verlicht en draait het bedrijf vanuit één centraal punt, één collectieve herinnering.
Samen met mijn vader, de binnendienst en onze monteur ben ik toen een systeem gaan bedenken. Wat hebben we allemaal nodig, waar beginnen we en wat willen we bereiken?
Uiteindelijk hebben we besloten om te beginnen met een planningssysteem, gekoppeld aan de urenadministratie, salarissen en facturatie. Een simpele basis om van daaruit alles toe te voegen en uit te breiden. Voor elk probleem dat we tegenkwamen hebben we een protocol gemaakt, overlegd met onze programmeur en gekeken naar de mogelijkheden.
Zo bleef ons systeem groeien en werd het een serieus onderdeel van ons bedrijf. Hierdoor merkten we dat de administratieve druk flink afnam, de dagelijkse hectiek steeds meer overwonnen werd, we minder mensen op kantoor nodig hadden en de rust toenam.
Omdat (mede door ons systeem) Klien flink groeide en programmeren erg duur is, zijn we ook gaan kijken naar andere softwaresystemen voor de schoonmaakbranche. Welke zouden er zijn en wat hebben ze te bieden?
Al snel kwamen we een aantal softwareleveranciers tegen en zijn we verder onderzoek gaan doen. Tot onze grote verbazing waren deze systemen niet (veel) uitgebreider dan de onze, maar wel enorm duur, omslachtig en verre van compleet. Ook zouden de kosten flink oplopen als je een extra module zou willen, die hadden we gewoon in huis. Echt niet! wij dachten. Dit stimuleerde ons vervolgens nog meer om het systeem verder te ontwikkelen en er een compleet geheel van te maken.
Eind 2019 was het uitgegroeid tot een volwaardig en compleet systeem. In de tussentijd kregen we regelmatig complimenten van andere schoonmaakbedrijven met de vraag of ze ons systeem mochten gebruiken.
Het ondernemersbloed in mij begon te borrelen en we besloten ons ERP-systeem klaar te maken om het op de markt te brengen. Door onze ervaringen met de bestaande softwareleveranciers wilden we een compleet alles-in-één softwarepakket aanbieden tegen een betaalbare prijs, zodat ook de kleine schoonmaakondernemer de kans kreeg om te innoveren. Met ons systeem wilden we de hele schoonmaakbranche naar een hoger niveau tillen. Hiermee was Klien-IT-Systems BV geboren.
Marketing vergde echter nog enorm veel werk. Omdat we dit systeem al sinds 2015 aan het ontwikkelen waren, moest het complete systeem omgebouwd worden naar een ander frame. Het moest een modernere uitstraling krijgen en een klantenbestand voor het systeem kunnen ondersteunen. We zijn ook begonnen met het ontwikkelen van een extra app. Begin 2020 zijn we hiermee begonnen.
Aangezien de ontwikkeling van het systeem grotendeels digitaal was en we begin 2020 nog in de kinderschoenen stonden met de opstart van ons nieuwe bedrijf, Klien-IT-Systems BV, had de komst van Covid-19 gelukkig weinig invloed op de ontwikkelingen.
Met ons systeem waren we Corona eigenlijk een stap voor. Schoonmaakbedrijf Klien BV was al volledig digitaal, waardoor iedereen op kantoor probleemloos direct vanuit huis kon werken en onze 85 schoonmakers alle processen (planning etc.) digitaal konden blijven volgen. We waren duidelijk op tijd begonnen met digitaliseren en innoveren.
Ook zagen we de komst van Covid-19 als een extra kans om andere schoonmaakbedrijven te helpen bij hun innovatie en digitalisering. Zeker in tijden van een lockdown, waarin alles stilvalt en je de omzet terug ziet lopen, is een betaalbaar alternatief voor een compleet softwarepakket dat ook nog eens kosten bespaart altijd welkom.
From January 1, 2021, our website has gone online and we are now welcoming our first customers.
Vanaf mei 2019 is tijdregistratie een officiële verplichting in onze schoonmaakbranche. Werkgevers dienen bij een controle per werknemer het volgende aan te geven:
Schoonmaakbedrijven kunnen zelf bepalen hoe ze de tijdregistratie van hun medewerkers organiseren. Maar als dit ontbreekt of onvolledig is, kan de overheid boetes opleggen. Deze boetes kunnen oplopen tot €10.000 per medewerker!
Bij een controle is het daarom noodzakelijk om direct inzicht te geven in de werkuren van alle medewerkers. Je zit niet te wachten op een torenhoge boete.
Met ons systeem helpen we de schoonmaakbranche op twee manieren:
Met Klien-IT-Systems registreren uw medewerkers eenvoudig hun gewerkte uren, pauzes en overuren via de app. Voor praktisch gebruik is dit slechts een kwestie van een paar klikken.
Het systeem slaat de door je medewerkers bevestigde uren op in een digitaal overzicht van timesheets. Het biedt een overzicht per medewerker van aan welk project ze hebben gewerkt, wanneer ze hebben gewerkt, de duur en eventuele genomen pauzes. Op deze manier kun je met ons systeem de timesheets van je medewerkers overal en altijd bekijken en te allen tijde over het juiste bewijs beschikken.
Naast de essentiële tijdregistratie heeft ons systeem ook een in-/uitkloksysteem op GPS.
Met dit systeem klokt uw medewerker eenvoudig in wanneer hij/zij begint met schoonmaken. Als uw medewerker klaar is met schoonmaken, klokt hij/zij op dezelfde manier uit. Op deze manier is het mogelijk om door middel van de ingebouwde GPS bij te houden wie waar heeft ingeklokt en hoeveel tijd uw medewerkers daadwerkelijk hebben gewerkt (met eventuele pauzes en overuren) op de juiste locatie.
Deze juiste kloktijden worden dan ook in het systeem opgeslagen en opgeslagen.
Het systeem van Klien-IT-Systems verzorgt de volledige urenregistratie met controlefunctie voor uw bedrijf.
Heeft u interesse of wilt u meer weten? een gratis demo aan of contact met ons op!
Nederlands 
English 
Español 
Italiano 
Français