In de snel veranderende wereld van bedrijfssoftware is het van groot belang om de juiste tools tot je beschikking te hebben om de efficiëntie te verbeteren. Een van de nieuwe spelers op het gebied van ERP zijn wij zelf, Klien IT Systems. In deze blog gaan we er dieper op in wat Klien IT Sysyems is, wat wij te bieden hebben en waarom onze ERP-oplossing de moeite waard is!
Wat is Klien IT Systems?
Wij van Klien IT Systems zijn een bedrijf dat gespecialiseerd is in het leveren van een ERP-systeem voor de schoonmaakbranche. Met meer dan 50 jaar branche ervaring en onze op maat gemaakte softwareoplossing kunt u voortaan al uw processen stroomlijnen!
Waarom Klien IT Systems?
Conclusie
Al met al kunnen we dus concluderen dat we altijd klaar staan voor u! Dankzij onze efficiente software kunnen wij de schoonmaakbranche bieden wat zij nodig heeft. Wilt u naar aanleiding van deze blog nog meer weten? Neem dan eens een kijkje op aan van onze socials. Bent u betrokken bij, of de eigenaar van een schoonmaakbedrijf? Bekijk dan hier de mogelijkheden om een gratis demo aan te vragen of neem contact met ons op!
Vandaag de dag evolueert technologie in een razendsnel tempo en heeft het invloed op bijna elk aspect van ons leven, inclusief de manier waarop we werken en zaken doen. Een gebied dat aanzienlijk is verbeterd door digitale innovaties, is tijdregistratie. Traditionele methoden zoals handgeschreven notities en papieren tijdsregistratie blijken erg onnauwkeurig te zijn en gevoelig voor fraude.
In dit artikel bespreken we waarom digitale tijdsregistratie noodzakelijk is en waarom de integratie ervan binnen een ERP-systeem efficiënter en effectiever werkt. Vervolgens bespreken we de beperkingen van QR-codes voor tijdsregistratie en leggen we uit hoe Klien-IT de oplossing biedt voor de schoonmaakindustrie op het gebied van tijdsregistratie.
Nauwkeurigheid en Tijdsbesparing
Met digitale tijdsregistratie kunnen werknemers snel en eenvoudig hun in- en uitklokuren vastleggen met behulp van een App op hun telefoon. Dit verbetert de nauwkeurigheid maar voorkomt voornamelijk de kans op fraude en het manipuleren van de gewerkte uren. Een App registreert namelijk waar en wanneer je klokt. Je kan dus niet zomaar wat tijden invullen.
Realtime Inzicht
Een geïntegreerde app voor tijdsregistratie biedt realtime inzage in de gewerkte uren van werknemers. Werkgevers kunnen op elk moment de aanwezigheid van hun personeel volgen, waardoor ze beter kunnen plannen en inspringen wanneer iemand niet komt opdagen.
Efficiënte urenadministratie
Door digitale tijdsregistratie te implementeren, wordt het gemakkelijker om de gemaakte uren te controleren en te accorderen. Het systeem laat al vanuit zichzelf zien welke tijden afwijken, zodat u niet elke regel langs hoeft te gaan. Dit zorgt voor een tijdige en nauwkeurige salarisverwerking.
Alles op orde
Digitale tijdsregistratie biedt bedrijven de mogelijkheid om te voldoen aan de wettelijke voorschriften en arbeidswetgeving met betrekking tot werktijden, pauzes en overuren. Door deze informatie digitaal bij te houden, kunnen werkgevers gemakkelijker controleren of ze aan de regelgeving voldoen en eventuele nalevingskwesties vermijden.
Hoewel QR-codes handige hulpmiddelen zijn voor veel toepassingen, hebben ze enkele beperkingen als het gaat om tijdsregistratie. Hieronder splitsen wij de beperkingen uit in een aantal kopjes.
Beperkte Veiligheid
QR-codes zijn gemakkelijk te scannen en te kopiëren door iedereen die er toegang toe heeft. Dit betekent dat werknemers hun in- en uitklokuren eenvoudig kunnen vervalsen door een foto van de code te maken en deze later te gebruiken. Op deze manier kunnen ze gemakkelijk vanuit huis in- of uitklokken of de QR-code aanpassen.
Onbetrouwbaarheid van Fysieke Codes
Fysieke QR-codes raken beschadigd, vervagen of worden onleesbaar, waardoor het voor werknemers moeilijk kan zijn om ze te scannen. Dit kan leiden tot onnauwkeurige tijdsregistratie en frustratie voor zowel werknemers als werkgevers.
Beperkte Functionaliteit
QR-codes bieden geen extra functionaliteit voor het vastleggen van relevante gegevens, zoals redenen voor verlof, projectcodes of specifieke taken. Een geïntegreerde app biet deze functionaliteiten wel. Daarnaast kan de inhoud van de App eenvoudig worden aangepast, zie maar alle QR stickers op elke locatie aan te passen…
Bij de ontwikkeling van een tijdsadministratie module in Klien-IT, zijn we vooral uitgegaan van het gemakt voor de medewerker op de werkvloer én de backoffice.
Voor de medewerker bestaat de tijdsregistratie slechts uit één klik op het klokje bij het inklokken en ook bij het uitklokken. Ook ziet de medewerker direct wanneer hij te ver of op een verkeerde tijd in- of uitklokt. Hierdoor creëer je bewustwording bij de medewerkers van hun fouten.
In het kantoor aan de achterzijde kun je live zien wie waar en op welk tijdstip in- en uitklokt. Op deze manier is er altijd toegang tot de actuele klokstatus. Naast het registreren van in- en uitklokken van werknemers, wordt ook automatisch bepaald waar ze dit doen. Zo weet je altijd of ze tijdens werktijden op de projectlocatie zijn geweest.
Voor de controle heeft Klien-IT eenvoudige overzichten waarin afwijkingen al worden weergegeven. Hierdoor hoef je niet elke lijst door te nemen, maar zie je meteen waar er iets misgaat.
Digitale tijdsregistratie is van essentieel belang geworden voor moderne bedrijven en de voordelen ervan zijn duidelijk. Een geïntegreerde app biedt nauwkeurigheid, tijdsbesparing, realtime inzicht en efficiënte urenadministratie. Aan de andere kant zijn QR-codes beperkt in functionaliteit en hebben ze veiligheids- en betrouwbaarheidsproblemen.
Klien-IT Systems biedt de beste oplossing voor de schoonmaakindustrie, met specifieke functionaliteiten, mobiele toegankelijkheid en krachtige rapportage- en analysemogelijkheden. Door digitale tijdsregistratie te omarmen en te kiezen voor een geïntegreerde app zoals Klien-IT, kunnen schoonmaakbedrijven de efficiëntie, nauwkeurigheid en productiviteit van hun activiteiten aanzienlijk verbeteren. Als u geïnteresseerd bent in het gebruik van Klien-IT-systems neem dan hier contact met ons op of vraag een gratis demo aan!
Klien-IT-Systems, net ff anders
Scherp op software, scherp op gemak, scherp op prijs. Software lijkt saai, schoonmaak lijkt ook saai. De inflatie neemt toe. Te weinig mensen beseffen dat schoonmaak enorm belangrijk is voor ons welzijn en onze welvaart. Dat geldt ook voor software. Antonio Kouwenberg, masterstudent Fiscaal Recht, ontwikkelt met een team van programmeurs Klien-IT-Systems: “Schoonmaak en software hebben overeenkomsten en verwantschap én kunnen kracht geven. Mijn doel is om schoonmaakbedrijven, midden en klein, te helpen om zich te focussen op hun core business: schoonmaken en/of specialistisch reinigen. Hoe? Dankzij het constructieve, effectieve, efficiënte en toch goedkope softwaresysteem van Klien-IT-Systems. Je hebt bovendien minder mensen op kantoor nodig. Wel zo handig in deze tijd van arbeidskrapte.” Hoe komt Klien-IT-Systems tot zo’n succes, ook internationaal? Antonio vertelt.
Antonio Kouwenberg is 22 jaar en heeft nu al 10 jaar ervaring in de schoonmaakbranche. “De schoonmaakmarkt is een enorm veelzijdige en omvangrijke sector, met 177 nationaliteiten verdeeld over 231.000 medewerkers. Een grote sector! Vanzelfsprekend brengt dit veel uitdagingen met zich mee op het gebied van HR, klantencontact, stigma’s en natuurlijk het werk zelf”, trapt Antonio af.
De Schoonmaak, niet bij iedereen bekend
“Toen ik als tiener bij het schoonmaakbedrijf van mijn vader, schoonmaakbedrijf Klien, een bijbaantje had, vielen me direct de uitdagingen op. Ik vond het fantastisch om in de schoonmaak te werken, werkte samen met een groep collega’s. We hadden plezier, verdiende ‘lekker’ en waren vooral tevreden over het werk wat we uitvoerden. En we merkten de waardering. Ook kreeg ik vaak als reactie: ‘ben jij schoonmaker? Waarom doe je dat?’. Ik merkte dat het schoonmaakvak als saai, soms zelfs als neerbuigend werd en wordt neergezet. Jammer.”
De schoonmaak omvat zó veel
“In de schoonmaak leer je flink doorwerken, ontmoet je veel mensen en kom je op de meest bijzondere plaatsen. Dan hebben we het nog niet eens over de specialistische reiniging met alle certificaten, kennis en vakmanschap. Als projectleider zag ik nog meer de extra’s: waar loopt de werkvloer tegen aan? Wat moet er op dit nieuwe project gebeuren? Wie heeft de benodigde sleutel? Nogal wat wijzigingen in planning, openstaande verlofaanvragen en de zoveelste opmerking van de opdrachtgever, die op een ‘geeltje’ wordt geschreven en op de schoonmaakkast wordt geplakt. Zaken waarmee je de schoonmaker niet wilt laten zitten.”
De Schoonmaker als basis
Schoonmaakbedrijf Klien digitaliseerde de processen al om het voor het schoonmakersteam zo efficiënt en goed mogelijk te organiseren. “Na ons onderzoek concludeerden we dat de softwaresystemen duur, complex en niet online waren. Totaal niet sluitend aan onze sector. We keken verder gisteren, dus besloten mijn vader en ik 10 jaar geleden het softwaresysteem zelf op te pakken en met programmeurs uit te bouwen. Regionale schoonmaakbedrijven vroegen ernaar. Die vraag bevestigde dat het softwaresysteem van Klien-IT-Systems écht een welkome aanvulling voor de markt is. Waarom? Door de gebruiksvriendelijkheid, eenvoud en preventie om problemen te voorkomen. De schoonmaker is onze basis; als de schoonmaker alle nodige informatie heeft voor een goed lopend en schoon project, gaat de operationele kant van het schoonmaakbedrijf ook goed. Het levert ontzettend veel tijd en positieve energie op. Onze geïntegreerde App bleek ook een gouden greep te zijn in het proces.”
Schoonmaken en ondernemen
Automatische urenadministratie, controleplanningen, voorraadsysteem, automatische facturen, boekhouding: de Klien-IT-Systems App levert veel efficiëntie en overzicht op. “De kantoorbezetting van Klien (met circa 90 schoonmakers) reduceerden we van 6 naar 1,5 (!). In de zomervakantie waren er soms zelfs dagen met niemand op kantoor. Niet omdat ze moesten meehelpen met schoonmaken (wat vroeger vaak gebeurde), maar omdat alles geregeld en gestructureerd was. En nog steeds. Vanzelfsprekend geeft dit ruimte om verder te ondernemen en je schoonmaakbedrijf uit te bouwen en te laten groeien.”
Klien-IT-Systems is betaalbaar voor kleine en grotere schoonmaakbedrijven medewerkers. “Geen opstartkosten, geen serviceabonnementen, geen bijkomende kosten of aanvullende dure modulen. Gewoon één vast bedrag per maand en begeleiding, totdat je alles snapt. Ook alle toekomstige ontwikkelingen zitten in het vaste maandbedrag. Onze ultieme garantiefactor.”
Toekomstvisie
De Klien-IT App is voor de medewerkers in 25 talen beschikbaar en voor de backoffice in 5 talen. Antonio: “We zijn er terecht trots op dat binnen één jaar bijna 50 bedrijven in de schoonmaakbranche ons passende softwaresysteem gebruiken. En we zijn ook al actief in België, Frankrijk, Italië en binnenkort in Spanje. Overal wordt schoongemaakt en werkt de branche op een soortgelijke manier. Het softwaresysteem moet er zijn om de schoonmaakbedrijven en schoonmakers te ontzorgen en niet te belasten. Digitalisering is echt noodzakelijk om als ondernemer te blijven overleven, want de maatschappij en klanteisen veranderen snel. Daarom is onze missie voor nu en in de toekomst: scherp op software, scherp op gemak, scherp op prijs.”
Bekijk het originele interview met Schoonmaakjournaal via onderstaande link:
Nederlands 
English 
Español 
Italiano 
Français