An ERP system is software that organizations use to actively support and integrate all processes within their company. This system effectively encompasses administrative, financial, commercial, and logistics processes, ensuring seamless operations.
Klien-IT-Systems has its own ERP system to make all administrative tasks in the cleaning industry easier. Think of the schedules, the time registration, accounting tasks and more. But what exactly is such a System? In this article we explain it for you. Companies that do not yet use an ERP system often work with different software packages. As a result, information cannot flow directly from one department to another. With an ERP system, all employees of a company get a central, joint working environment in which data is recorded once. This working environment is accessible to everyone at any time of the day. In this way, everyone within the company has the same information at their disposal. As a result, less time and money has to be spent on correcting errors, resulting in a saving of time and money. A good system automatically leads to lower costs, shorter process times and better service.
An ERP system offers a company several key advantages, and we'll outline the most crucial ones below. An ERP system guarantees that every employee can instantly access and utilize all data, boosting employee productivity and fostering internal collaboration. Furthermore, it accommodates various work styles, recognizing that each employee has their unique approach. Implementing an ERP system enforces standardization in how the company operates.
The system actively enforces employees to adhere to established procedures, and it allows for the introduction of other company rules. When integrating an ERP system, it leverages the 'best practices' of specific business tasks to optimize processes, simplifying the attainment and maintenance of high-quality standards. Moreover, task transfers are no longer as time and energy-consuming.
Certain daily standard activities are crucial to a company's operations, and the automation of these tasks results in substantial time savings for employees. Beyond these tasks, business processes play a vital role within the company. Analyzing these processes is essential for a company's growth, and an ERP system seamlessly connects all business processes.
As a result, the system enables the generation of more extensive reports. The analysis software has access to multiple data sources, enhancing its ability to provide in-depth figures and insights.
Klien-IT-Systems' ERP system offers a centralized solution for your cleaning company, streamlining all your business processes and providing a comprehensive overview of every department and data. From accounting to planning, everything you need is within our ERP system, eliminating the need for external software. Our integrated accounting package ensures seamless financial management.
Our system allows you to fully automate your scheduling, and employees can conveniently access and request leave through a mobile app. With our smart clock system, time tracking and location monitoring are a breeze, providing insights into employee absenteeism. You can also effortlessly manage key ownership within the system.
Our ERP software provides real-time insights into financial figures, simplifying debtor management and automated payment reminders. Additionally, it generates invoices automatically, saving you valuable time. With all your data in one central place, you'll always have up-to-date information, even when staff changes occur.
Our ERP system also offers an employee app for on-the-floor access to essential data, including time registration, schedule viewing, and leave requests, ensuring efficient operations.
Of all software packages, Klien-IT-Systems is best suited to the cleaning industry. As a result, our software for cleaning companies contains all the functions you need. The ERP system is made for all cleaning companies. This allows you to control your business processes from one central system. Our system provides peace of mind, overview and alleviation of administrative pressure. The software is affordable, complete and industry-specific for cleaning companies. In this way we want to give the entire cleaning industry the opportunity to be able to digitize. In this way we help every company to keep up with current developments.
Curious how such a system works in practice? Request a free demo! Would you like to know more about how an ERP system works or what the possibilities are for your company? Feel free to contact us via the contact form, via [email protected] , ou téléphonez-nous au +31 7.65.20.80.43. If you are interested in our system, request a demo without obligation!
Have you ever experienced it? You visually have a complete picture of what something should look like, but there is no ERP system that actually does what your specific service needs. Within the cleaning industry, more and more companies are struggling with this problem. So we decided to solve this problem and help with the digitalization of the cleaning industry.
You hear the same stories over and over about small businesses that end up in red tape because of a growing customer base and manual planning. These companies want to grow, but simply don't have the resources. They often look for a system that can make certain things easier.
However, many of those systems are often too extensive or too expensive. These systems therefore deter people from using them. Many matters that are relevant for cleaning companies are less relevant for the vast majority of companies. As a result, system developers often focus on serving the largest group of customers by setting up their system accordingly.
Fortunately, there are also cleaning companies that have started working on this. At Klien cleaning BV it was already clear 8 years ago that they had to keep up with the times. The trick is to start as early as possible, so that you have an edge over the rest of the market. The companies that have not started this in time are often behind the curve. We created Klien IT-Systems partly due to this call for help from the sector.
Klien IT-Systems is a combination of solutions for administrative difficulties within the industry. We know the bottlenecks and know exactly what other companies within the sector are struggling with. We help with the digitalization of the cleaning industry.
With our ERP system you can store all your important data in one central online place. In addition to the system, we have also developed an application in which employees can process all the necessary information. The application is directly linked to the system, so employees don't have to go to the office as often and it also works faster from the office. They immediately receive the necessary information. We have fully optimized the system and application for the cleaning industry and continuously tested it at the cleaning company Klien.
Puisque vous ne pouvez pas être partout à la fois, vous avez besoin de trouver un moyen de comprendre ce que font vos employés et où ils sont. Cela est facile pour d’autres entreprises, parce qu’il y a un poste de travail physique commun, comme le bureau. Mais dans une entreprise de nettoyage c’est exactement le contraire. Avec notre pointage des entrées et sorties fonctionnant avec un GPS, vous pouvez en permanence contrôler que vos employés sont bien à leur poste de travail et qu'ils effectuent leurs tours.
The transfer of keys is also an administrative dilemma. Often when a key is lost it is word against word. Now there is a way to give employees responsibility for key handovers themselves. This will help the employee, because they can prove that the key is not in their possession. But it's also useful to have insight into exactly who is walking around with which key.
De plus, le système a aussi un package comptabilité complètement intégré. Cela signifie que vous n’aurez plus besoin d’un package externe, car vous aurez tout centralisé en un unique espace. Si vous vouliez garder le package comptabilité que vous utilisez déjà, nous serions bien sûr disposés à jeter un oeil aux diférentes solutions possibles pour que vous le gardiez.
Le système de planification complet vous permet d’automatiser entièrement l'élaboration du planning. Les employés peuvent consulter leur planning et demander des congés ou des changements depuis l’application. Grâce à cette fonctionnalité, vous aurez toujours une vision claire et complète qui vous permettra de gérer le planning à tout moment. De plus, cela diminuera sensiblement vos charges administratives et rien ne sera perdu, puisque tout est archivé dans le système.
En plus de cela, le système inclut toutes les fonctionnalités dont les petites et moyennes entreprises ont besoin pour grandir dans le monde digitalisé du secteur de la propreté. La question est, évidemment : vers quel futur nous dirigeons-nous ? Chez Klien-IT-Systems, nous travaillons continuellement à améliorer et réformer notre logiciel et notre application. Nous écoutons les clients et le personnel qui travaille avec notre système, c’est pourquoi nous sommes toujours ouverts aux suggestions, afin de satisfaire les désirs de nos clients de la meilleure façon.
Notre système de gestion est clair et facile à utiliser pour le client, il améliore l’environnement de travail et fait économiser beaucoup de temps et d'énergie.
We also have a team behind who are skilled in the digital world, so if something is not clear to you, the team will gladly help you. We will do our utmost to ensure that your digitalization process runs as smoothly as possible.
Avec Klien-IT-Systems préparez-vous pour le futur !
If you only stick to digitization or outdated automation processes, your future plan is doomed to fail. That would be a shame of course, since the digitization and automation of your company can provide you with enormous benefits.
Voilà pourquoi nous sommes heureux de vous aider à faire en sorte que ce processus se déroule le plus naturellement possible, de manière à ce que vous puissiez profiter d’un système en phase avec son temps.
Vous êtes curieux de savoir ce que nous pouvons faire pour votre entreprise ou vous avez d’autres questions ? Rendez-vous sur notre site internet (www.klien-it-systems.com/fr), contactez-nous par mail à [email protected] , ou téléphonez-nous au +31 7.65.20.80.43.
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Nous développons notre logiciel ERP pour les entreprises de nettoyage depuis 2014. L’interface complète du système devait être renouvelée. Un design plus moderne destiné aussi à simplifier encore son utilisation. En outre, depuis le début de l'année 2020, nous avons également commencé à développer une application, qui peut être utilisée sur smartphone ou tablette/iPad.
Récemment, nous avons lancé notre nouveau site internet et vous pouvez suivre depuis celui-ci toutes nos actualités. Nous avons aussi tourné de nombreux tutoriels vidéos dans lesquels nous expliquons comment utiliser le logiciel et l’application mobile. Vous pouvez trouver nos vidéos sur notre page Linkedin et Facebook.
Ainsi, nous pouvons vous tenir informés des dernières nouveautés du logiciel et de l’application. Outre les progrès accomplis jusqu’ici, notre principe directeur continue d’être celui de rendre possible l’innovation pour chaque entrepreneur du secteur de la propreté.
Nous sommes très fiers du design de notre logiciel. Pour vous en faire une idée vous pouvez regarder notre vidéo de présentation. Vous la trouverez sur le blog “Nouvelles vidéos de formation en ligne” ou sur nos réseaux sociaux et notre chaîne Youtube.
Vous avez des questions ou souhaitez en savoir plus sur notre système de gestion et sur notre application ? Jetez un œil à notre site internet (www.klien-it-systems.nl), écrivez-nous à [email protected] , ou téléphonez-nous au +31 7.65.20.80.43.
Êtes-vous intéressés par notre logiciel ERP pour les sociétés de nettoyage ? Alors n'hésitez pas à demande une démo gratuite sans engagement !
Klien-IT-Systems a développé un système de gestion (ERP) conçu spécifiquement pour le secteur de la propreté. Grâce à son prix bas et à notre package logiciel tout-en-un, il est possible pour tous les entrepreneurs du nettoyage d’innover.
En plus du logiciel, Klien-IT-Systems possède désormais aussi une application mobile. Avec celle-ci il sera encore plus facile pour les employés du bureau, mais surtout pour les agents réalisant des missions d’entretien sur les différents sites des projets, de tenir l’administration informée en temps réel. À partir d’aujourd’hui, les employés pourront voir instantanément et de n'importe où toutes les informations dont ils ont besoin : leurs horaires de pointage (enregistrement du temps), leur planning, et le statut de leurs demandes de congés, et ce ne sont là que quelques-unes des fonctionnalités auxquelles ils auront accès.
Pour Klien-IT-Systems, investir dans une application mobile était la continuité logique du développement du logiciel, un moyen de rendre le système plus facile à utiliser et accessible au personnel. De plus, l’application réduit la pression administrative au bureau et connecte tous les employés à une base de données centralisée.
L’objectif était de garder l’application la plus simple possible, de manière à ce qu’elle soit facile à utiliser pour tous.
La vidéo qui suit offre une introduction et une explication brève mais concise sur le fonctionnement l’application.
Vous avez des questions ou souhaitez en savoir plus sur notre système de gestion et sur notre application ? Jetez un œil à notre site internet (www.klien-it-systems.nl), écrivez-nous à [email protected] , ou téléphonez-nous au +31 7.65.20.80.43.
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Le nouveau site internet de Klien-IT-Systems a été lancé officiellement et avec son lancement est née la nouvelle identité de l'entreprise Klien-It-Systems.
Due to the increasing demand for our ERP total solution and the professionalization efforts that we have made in the past year, we thought it was time to match our corporate identity to this.
En collaboration avec le Studio Carpe Diem, nous avons redessiné notre logo, réélaboré notre palette de couleurs et rendu plus claires notre mission et notre vision.
Parce que, au-delà de notre nouveau style graphique, rendre possible la transformation numérique et l’automatisation de tout le secteur de la propreté reste notre point de départ.
Notre nouveau site internet sera rempli de billets de blog et de nouveaux articles sur la propreté et en particulier sur la digitalisation et l’automatisation de notre secteur.
De cette manière, nous vous tenons informés des évolutions du secteur, de notre entreprise et sur les nouveaux tutoriels vidéos sur le logiciel Klien-IT-Systems.
Les liens vers ces blogs et ces tutoriels seront publiés sur nos pages LinkedIn et Facebook, ce qui vous permettra de trouver plus facilement nos contenus !
Nous sommes très fiers du rendu final de notre site, c’est une étape importante pour notre société.
Vous avez des questions ou souhaitez avoir plus d'informations au sujet de notre ERP et de notre application mobile? Ecrivez-nous à [email protected] , ou téléphonez-nous au +31 7.65.20.80.43.
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A la maison, on m’a toujours dit de travailler à l’école, qu’il faut apprendre à travailler en retroussant ses manches. Voilà pourquoi j’ai commencé mon premier job à l’âge de 14 ans. Je distribuais des prospectus pour la société Klien BV.
Depuis ce jour, j’ai commencé à grandir dans l’entreprise de mon père et j’ai effectué différentes tâches, de responsable de l’entretien, dans l’administration et de chef de projet.
Avec le temps, j’ai remarqué que l’une des conséquences de la croissance de l’entreprise Klien était le temps perdu dans les dynamiques quotidiennes et les lenteurs administratives. Il fallait recruter toujours plus d’employés pour effectuer le travail de bureau parce que l’information de l’entreprise n’était pas centralisée et que tout le monde dépendait trop de la mémoire des uns et des autres. J’ai pensé qu’il aurait pu en être autrement et que donc la stratégie organisationnelle de 1974 devait s’automatiser. Nous devions innover.
Nous avions un programmateur dans l'équipe de Klien. Il réussissait à régler tous les problèmes relatifs aux technologies de l’information et de la communication. En plus de cela, il était aussi très bon pour programmer des applications, des sites internet, des logiciels et d’autres choses encore. Cela nous a donné une idée : nous allions développer notre propre logiciel, conçu sur-mesure pour Klien, un système qui aurait mis fin à tous les problèmes. De cette manière, aucune information n’aurait plus été perdue, la charge administrative serait allégée et l’entreprise aurait travaillé à partir d’une base centralisée, un espace collectif depuis lequel on puisse tout gérer.
J’ai ensuite commencé à imaginer un système avec mon père, le staff du bureau et notre programmateur. De quoi avons-nous besoin ? Par où commencer ? Où voulons-nous arriver ?
Finalement, nous avons décidé de commencer avec un système de planning, en le reliant à l’organisation du comptage des heures, les salaires et les factures. Une base simple, à étendre ensuite selon nos besoins. Pour chaque problème que nous avons rencontré, nous avons fait un protocole, consulté notre programmateur et étudié les différentes possibilités.
De cette manière, notre système a continué à grandir et il est devenu une part importante de notre société. Nous avons remarqué que la pression administrative s’affaiblissait considérablement, l’inefficience était désormais un mauvais souvenir, nous avions besoin de moins de personnel au bureau et la tranquillité et le calme augmentaient.
Etant donné que (en partie grâce à notre système) Klien s’est développée considérablement et que la programmation coûte très cher, nous avons commencé aussi à chercher d’autres logiciels pour le secteur de la propreté. Quels logiciels trouve-t-on sur le marché et qu’offrent-ils ?
Nous sommes rapidement tombés sur un certain nombre de fournisseurs de logiciels et avons commencé à faire des recherches plus poussées. À notre grande surprise, ces systèmes ne sont pas (beaucoup) plus développés que le nôtre, mais ils sont très chers, difficiles à utiliser et très loin d’être complets. Les prix auraient d’ailleurs considérablement augmenté si nous avions voulu des modules supplémentaires, qui étaient déjà inclus par défaut dans notre logiciel. “Mince, non !”, avons-nous pensé. Cela nous a donc motivé à développer encore notre propre logiciel, pour le rendre le plus complet possible.
A la fin de l'année 2019, nous avions déjà développé un système complet. Entretemps, nous recevions régulièrement les compliments d’entreprises de propreté qui nous demandaient d'utiliser notre logiciel.
Mon esprit entrepreneurial a commencé à bouillonner et nous avons décidé de préparer notre système de gestion à la mise en marché. Du fait de nos mauvaises expériences avec les fournisseurs de logiciels déjà présents sur le marché, nous voulions offrir un package logiciel tout-en-un à un prix raisonnable, de façon à ce que même les plus petites entreprises puissent avoir l’opportunité d’innover.
Toutefois, le marketing demandait encore beaucoup de temps et de travail. Etant donné que nous étions occupés à développer un logiciel depuis 2015, le système complet devait être converti dans un nouveau format. Nous devions lui donner un aspect plus moderne et le rendre capable de supporter une base clients. Nous avons aussi commencé à développer une application additionnelle au début de l’année 2020.
Puisque la création de notre logiciel était un processus principalement digital et qu’au début de l’année 2020 nous n’en étions encore qu’à la phase embryonnaire de notre nouvelle société Klien-IT-Systems BV, l’arrivée du Covid-19 n’a heureusement eu qu’un impact marginal sur notre travail.
Avec notre système nous avions déjà un temps d’avance sur le Covid-19. L’entreprise de propreté Klien BV était déjà complètement digitalisée, c’est pourquoi tout le monde dans notre entreprise pouvait travailler sans problème, et nos 85 employés du personnel d’entretien pouvaient continuer à suivre toutes les dynamiques de l’entreprise (par exemple, le planning) numériquement. Clairement, nous avons commencé à nous digitaliser et à innover à temps.
Nous avons aussi vu l’arrivée du Covid-19 comme une opportunité supplémentaire d’aider les autres entreprises du secteur dans leur processus de digitalisation et d’innovation. Il est évident qu’au moment du confinement, quand tout arrive au point mort et que le chiffre d’affaire diminue, l’alternative d’un package logiciel complet, abordable et qui vous fait même économiser, est toujours la bienvenue.
Depuis janvier 2021, notre site internet est en ligne et nous recevons maintenant nos premiers clients.
Depuis mai 2019, au sein des pays de l’Union européenne, l’enregistrement du temps de travail est officiellement obligatoire ans le secteur de la propreté. Lors de chaque inspection de l'employeur, il nous faut indiquer pour chaque employé ce qui suit :
Les entreprises de nettoyage peuvent déterminer elles-mêmes comment organiser l'enregistrement des heures de travail de leurs employés. Mais si cet enregistrement est absent ou incomplet, les entreprises sont susceptibles de recevoir des amendes qui peuvent s’élever jusqu'à 10 000 euros par employé !
Lors d'un contrôle, il est donc nécessaire de fournir un aperçu direct des heures de travail de tous les employés.
Sur ce point, notre système vient en aide au secteur de la propreté de deux façons :
Avec Klien-IT-Systems, votre personnel peut facilement enregistrer le nombre d’heures, les heures supplémentaires et les pauses grâce à l’application mobile. C’est l’affaire de quelques clics, parce que notre application est très facile à utiliser !
Le logiciel ERP enregistre les heures confirmées par vos employés dans un vue d’ensemble. Il fournit un aperçu par employé pour chaque chantier sur lequel celui-ci a travaillé. On retrouve dans cet aperçu : la durée du travail effectué et les pauses éventuelles. Ainsi, grâce à notre système, vous pouvez consulter les feuilles d’heures de vos employés à tout moment et en tout lieu et disposer à tout moment des données indispensables.
En plus de l’enregistrement des heures travaillées, notre logiciel contient aussi un système de pointage des entrées et sorties équipé d'un GPS.
Avec ce système, votre personnel peut facilement pointer à l’entrée quand il commence à travailler et tout aussi facilement à la sortie quand il a terminé. Il est ainsi facile de savoir qui a pointé, combien de temps de travail effectif a été accompli (en incluant les pauses et les heures supplémentaires) et où, grâce à la localisation GPS.
Ces données aussi sont archivées et enregistrées dans la mémoire du système.
Le système de gestion Klien-IT-Systems se charge de tout l’enregistrement du temps de travail de votre entreprise.
Vous êtes intéressés et voulez en savoir plus ? Demandez-nous une demo gratuite ou cliquer sur ce lien pour nous contacter !
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