Why planning with Excel is not optimal.

We can safely say that the success of a cleaning company is mainly due to easy, agile and well organized planning. However, in recent years, we noticed that in many cleaning companies there are complicated planning tables created for example with Excel or other software. The question that arises spontaneously is therefore the following: why do so many companies depend on Excel for personnel planning? Of course, it's easy to start with Excel, but clumsiness, typos, and general limitations of the program itself lead to problems in the long run. That is why our system is the best alternative for Excel for the cleaning industry.

Qui ti elenchiamo quattro ragioni per cui Excel ti causerà dei problemi:

1. Cambi di orario

Con Excel anche il cambio più piccolo ti fa eliminare e aggiungere righe e colonne, cambiare colori, unire celle e molti altri cambi. Chiaramente, questo rende impossibile rispondere velocemente al nuovo cambio di orario.

2. Orari individuali

Dipartimenti e luoghi diversi hanno ognuno i propri fogli di lavoro, quindi per avere una panoramica generale della pianificazione dell’ impresa dovrete unire ed integrare tutti i fogli di lavoro. Il problema è che quando avrete finito, ormai la pianificazione oraria sarà diventata obsoleta!

3. Cerca e sostituisci

Immaginiamo che il collega che di solito gestisce la pianificazione con Excel oggi non possa lavorare e quindi c’è bisogno di qualcuno che faccia il lavoro al posto suo. La cosa più ovvia da fare è quindi cercare un altro collega attraverso la funzione di ricerca di Excel. Il problema però è che non è scontato che chiunque degli altri colleghi sappia usare Excel o abbia le giuste competenze per riuscire a creare una pianificazione dettagliata con il programma.

4. Pianificare per il giorno dopo

È veramente inusuale che una pianificazione digitale chiara e ben strutturata venga comunicata ai dipendenti con Excel, soprattutto se deve essere fatta oggi per domani. Allo stesso modo, se si tenta di comunicare l’orario con una pianificazione manuale, questa di solito risulta confusionaria.

Conclusione - La pianificazione con Excel non ti aiuta a crescere come impresa!

It often happens that cleaning companies continue to use confusing software and processes. This can happen due to lack of time to sift through all options and adopt a new and better system. In reality, however, you save a lot more money and effort by stopping using Excel! The Klien-IT-Systems alternative for Excel is the best solution for the cleaning industry. At Klien-IT-Systems all planning is stored in the cloud. This allows you to view and adjust the timetable from anywhere and at any time.

In addition, our planning is very clear, simple and advanced. For example all employees can see their timetable on their app, both for general and specific timetable overviews. Find out how planning on our software works in our blog or request a free demonstration to see all the possibilities that Klien-IT-Systems software offers you.