Introduzione

Oggi la tecnologia si evolve a ritmi rapidissimi e ha un impatto su quasi tutti gli aspetti della nostra vita, compreso il modo in cui lavoriamo e facciamo affari. Un'area che è stata notevolmente migliorata dalle innovazioni digitali è la registrazione del tempo di lavoro. I metodi tradizionali, come le note scritte a mano e la registrazione cartacea delle ore, si sono rivelati molto imprecisi e portano spesso a frode.
In questo articolo spiegheremo innanzitutto perché la registrazione digitale dell'orario di lavoro è necessaria per il buon funzionamento di un'azienda e perché integrarla in un sistema ERP è più efficiente ed efficace. Discuteremo poi i limiti dei codici QR in questo settore e la soluzione proposta da Klien-IT-Systems.

I vantaggi della registrazione digitale dell’orario di lavoro

Precisione e risparmio di tempo
Con la registrazione digitale degli orari, i dipendenti possono registrare in modo semplice e veloce i loro orari di arrivo e di partenza utilizzando un'applicazione sul loro telefono. Questo migliora l'accuratezza, ma soprattutto previene il rischio di frodi e di manipolazione dei fogli di presenza. Quando timbrano in ingresso e in uscita, un'applicazione registra l'ora e la posizione. È quindi impossibile manipolare questi dati.
Monitoraggio in tempo reale
Un'applicazione integrata di timbratura in entrata e in uscita fornisce informazioni in tempo reale sulle ore lavorate dai dipendenti. I datori di lavoro possono controllare la presenza dei loro dipendenti in qualsiasi momento, consentendo loro di pianificare in modo più efficace e di intervenire in caso di assenza.
Gestione efficiente del tempo
L'implementazione della registrazione digitale delle ore rende più facile il monitoraggio e la conferma delle ore lavorate. Il sistema evidenzia automaticamente le variazioni dell'orario di lavoro, evitando così di dover controllare le timbrature di entrata e uscita di ogni dipendente.
Tutto in ordine
La registrazione digitale delle ore di lavoro consente alle aziende di rispettare le disposizioni di legge e il diritto del lavoro in materia di orari di lavoro, pause e straordinari. Archiviando queste informazioni in formato digitale, i datori di lavoro possono facilmente monitorare il rispetto di queste regole ed evitare potenziali problemi di conformità.

I limiti dei codici QR e dei terminali per il monitoraggio dell'orario di lavoro

Sebbene i codici QR siano strumenti utili per molte applicazioni, presentano alcuni limiti quando si tratta di monitorare l'orario di lavoro.
Sicurezza limitata
I codici QR sono facilmente copiabili da chiunque ne abbia accesso. Ciò significa che i dipendenti possono falsificare le loro ore di entrata e uscita semplicemente fotografando il codice e utilizzandolo in seguito. In questo modo possono facilmente timbrare il cartellino da casa o modificare il codice QR.

Inaffidabilità dei codici fisici
I codici QR fisici si danneggiano, si sbiadiscono o diventano illeggibili, rendendo difficile la scansione da parte dei dipendenti. Questo può portare a una registrazione imprecisa delle presenze e a frustrazioni sia per i dipendenti che per i datori di lavoro.
Funzionalità limitata
I codici QR non offrono funzionalità aggiuntive per l'acquisizione di dati rilevanti, come il motivo del ritardo, le ferie, i codici dei progetti o le informazioni specifiche sui compiti. Un'applicazione integrata fornisce questa funzionalità. Inoltre, un'applicazione può essere facilmente migliorata e potenziata: provate a modificare i codici QR una volta installati...

Klien-IT: The Best Digital Time Registration Solution for Cleaning Companies

Quando abbiamo sviluppato il nostro modulo di gestione dell'orario di lavoro nell'applicazione e nel software Klien-IT-Systems, abbiamo tenuto conto innanzitutto del comfort dei dipendenti in cantiere e in ufficio.
Per il dipendente, la registrazione dell'orario diventa un semplice clic sull'orologio, per timbrare al suo arrivo sul cantiere e nel momento della sua partenza. I dipendenti possono anche vedere immediatamente se hanno timbrato il cartellino troppo lontano dalla zona del cantiere o all'ora sbagliata. Questo li rende consapevoli dei loro errori.
Nel software è possibile vedere in diretta chi sta timbrando dove e a che ora. In questo modo, è sempre possibile accedere allo stato attuale delle timbrature. Oltre a registrare il momento in cui i dipendenti timbrano il cartellino, viene anche determinato automaticamente il luogo in cui lo fanno. In questo modo si sa sempre se sono stati presenti sul progetto durante l'orario di lavoro.
Per il controllo, Klien-IT dispone di semplici panoramiche in cui vengono evidenziate le variazioni. In questo modo non è necessario scorrere tutti gli elenchi, ma si vede subito dove le cose vanno male.

Conclusione

La registrazione digitale dell’orario di lavoro è diventata essenziale per le aziende moderne e i vantaggi sono evidenti. Un'applicazione integrata offre precisione, risparmio di tempo, informazioni in tempo reale e una gestione efficiente del tempo. Per noi è una soluzione molto più affidabile dei codici QR, che sono limitati in termini di funzionalità, sicurezza e affidabilità.
Klien-IT offre la migliore soluzione per il settore delle pulizie, con funzionalità specifiche, accessibilità mobile e potenti opzioni di reporting e analisi. Abbracciando la registrazione digitale delle ore di lavoro e scegliendo un'applicazione integrata come Klien-IT, le imprese di pulizia possono migliorare significativamente l'efficienza, l'accuratezza e la produttività delle loro operazioni. Se siete interessati a utilizzare Klien-IT-Systems, contattateci o scriveteci per appofittare di una demo gratuita!