Inleiding
Today, technology is evolving at a rapid pace and impacting almost every aspect of our lives, including the way we work and do business. One area that has been vastly improved by digital innovations is time tracking. Traditional methods, such as handwritten notes and paper time recording, have proven to be very imprecise and susceptible to fraud.
In this article we discuss why digital time registration is necessary and why its integration within an ERP system works more efficiently and better. We then discuss the limitations of QR codes for time registration and explain how Klien-IT offers the solution for the cleaning industry in terms of time registration.

The Benefits of Digital Time Registration
Nauwkeurigheid en Tijdsbesparing
Met digitale tijdsregistratie kunnen werknemers snel en eenvoudig hun in- en uitklokuren vastleggen met behulp van een App op hun telefoon. Dit verbetert de nauwkeurigheid maar voorkomt voornamelijk de kans op fraude en het manipuleren van de gewerkte uren. Een App registreert namelijk waar en wanneer je klokt. Je kan dus niet zomaar wat tijden invullen.
Realtime Inzicht
Een geïntegreerde app voor tijdsregistratie biedt realtime inzage in de gewerkte uren van werknemers. Werkgevers kunnen op elk moment de aanwezigheid van hun personeel volgen, waardoor ze beter kunnen plannen en inspringen wanneer iemand niet komt opdagen.
Efficiënte urenadministratie
Door digitale tijdsregistratie te implementeren, wordt het gemakkelijker om de gemaakte uren te controleren en te accorderen. Het systeem laat al vanuit zichzelf zien welke tijden afwijken, zodat u niet elke regel langs hoeft te gaan. Dit zorgt voor een tijdige en nauwkeurige salarisverwerking.
Alles op orde
Digitale tijdsregistratie biedt bedrijven de mogelijkheid om te voldoen aan de wettelijke voorschriften en arbeidswetgeving met betrekking tot werktijden, pauzes en overuren. Door deze informatie digitaal bij te houden, kunnen werkgevers gemakkelijker controleren of ze aan de regelgeving voldoen en eventuele nalevingskwesties vermijden.

De Beperkingen van QR-Codes en Tags voor Tijdsregistratie
Hoewel QR-codes handige hulpmiddelen zijn voor veel toepassingen, hebben ze enkele beperkingen als het gaat om tijdsregistratie. Hieronder splitsen wij de beperkingen uit in een aantal kopjes.
Beperkte Veiligheid
QR-codes kunnen gemakkelijk worden gescand en gekopieerd door iedereen die er toegang toe heeft. Dit betekent dat werknemers in staat zijn om hun in- en uitklokuren te vervalsen door simpelweg een foto van de code te maken en deze later te gebruiken. Zo kunnen ze eenvoudig vanuit thuis inklokken of de QR-code aanpassen.

Onbetrouwbaarheid van Fysieke Codes
Fysieke QR-codes kunnen beschadigd raken, vervagen of onleesbaar worden, waardoor werknemers problemen kunnen ondervinden bij het scannen ervan. Dit kan leiden tot onnauwkeurige registratie van de werktijden en frustratie bij zowel werknemers als werkgevers.
Beperkte Functionaliteit
QR-codes bieden geen extra functionaliteit voor het vastleggen van relevante gegevens, zoals redenen voor verlof, projectcodes of specifieke taken. Een geïntegreerde app biet deze functionaliteiten wel. Daarnaast kan de inhoud van de App eenvoudig worden aangepast, zie maar alle QR stickers op elke locatie aan te passen…

Klien-IT: De Beste Oplossing voor Schoonmaakbedrijven
Bij de ontwikkeling van een tijdsadministratie module in Klien-IT, zijn we vooral uitgegaan van het gemakt voor de medewerker op de werkvloer én de backoffice.
Voor de medewerker bestaat de tijdsregistratie slechts uit één klik op het klokje bij het inklokken en ook bij het uitklokken. Ook ziet de medewerker direct wanneer hij te ver of op een verkeerde tijd in- of uitklokt. Hierdoor creëer je bewustwording bij de medewerkers van hun fouten.
Op de backoffice kan live worden meegekeken wie waar op welk moment klokt. Zo is er altijd inzage in de huidige klokstatus. Buiten dat wordt geregistreerd wanneer de medewerkers in- en uitklokken, wordt ook automatisch vastgesteld op welke plek zij dat doen. Hierdoor weet je dus altijd of ze wel op het project zijn geweest tijdens de werkuren.
Voor de controle maakt Klien-IT gebruik van eenvoudige overzichten waar de afwijkingen al in worden getoond. Hierdoor hoef je niet elke lijst af te gaan, maar zie je direct waar het mis gaat.

Conclusie
Digitale tijdsregistratie is van essentieel belang geworden voor moderne bedrijven en de voordelen ervan zijn duidelijk. Een geïntegreerde app biedt nauwkeurigheid, tijdsbesparing, realtime inzicht en efficiënte urenadministratie. Aan de andere kant zijn QR-codes beperkt in functionaliteit en hebben ze veiligheids- en betrouwbaarheidsproblemen.
Voor de schoonmaakbranche biedt Klien-IT de beste oplossing, met specifieke functionaliteiten, mobiele toegankelijkheid en krachtige rapportage- en analysemogelijkheden. Door digitale tijdsregistratie te omarmen en te kiezen voor een geïntegreerde app zoals Klien-IT, kunnen schoonmaakbedrijven de efficiëntie, nauwkeurigheid en productiviteit van hun activiteiten aanzienlijk verbeteren.