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Klien IT Systems

La limpieza como medio para desempeñar un papel social

Gracias en parte a Covid-19, el volumen de negocios de la empresa de limpieza Klien sólo aumentó ligeramente en comparación con los dos años anteriores. Y el volumen de negocios y los beneficios son, sobre todo, las condiciones para que el gerente-propietario desempeñe un papel en la sociedad y en la gobernanza local.

El retrato de una PYME entusiasta

Raymond Kouwenberg (51 años) no es ciertamente el clásico empresario de una empresa local de limpieza, aunque sus comienzos pueden definirse como tales: un estudiante trabajador que se quedó "atrapado" en el negocio de la limpieza. Mientras estudiaba ingeniería civil en 1987, empezó a trabajar como estudiante en la empresa de limpieza Klien de Breda, fundada en 1974, donde se convirtió en jefe de proyecto al cabo de dos años. Tras licenciarse en 1994, Kouwenberg trabajó para el ayuntamiento, pero siguió en contacto con Klien, donde trabajaba exclusivamente con estudiantes. "Imagínese: en una época sin móviles ni portátiles, gestionar, llamar y programar a ochenta estudiantes", dice el empresario. Hizo bien, porque en 1997 se convirtió en copropietario de Klien BV y diez años después en director-propietario. En 2011, la empresa de limpieza se trasladó a sus actuales instalaciones de casi 200 metros cuadrados en el parque empresarial De Mark de Breda

Participación social

En la puerta de entrada figuran las pegatinas "Empresa de formación acreditada" y "Formamos a profesionales". Esto es sólo un pálido reflejo de los proyectos en los que está ocupado Raymond Kouwenberg. Por nombrar sólo algunos: la empresa es miembro de nueve redes, apoya a trece organizaciones benéficas, tiene el sello de calidad RSE (Responsabilidad Social Corporativa), especifica su huella de CO2 en su página web y ayuda a personas alejadas del mercado laboral. Kouwenberg también desempeña siete funciones en el consejo, entre ellas la de presidente de la VNO-NCW Breda, y es concejal del partido VVD. Participa en al menos veinte juntas y grupos de interés. "La limpieza ha sido el leitmotiv de mi vida durante 34 años. Pero hay tres principios fundamentales en mi ADN: el gobierno, la educación y, por último, los negocios. Estar implicado socialmente, ayudar a la gente, es especialmente importante para mí. El truco está en saber encontrar siempre un equilibrio entre estos objetivos y el tiempo para mi familia, mi mujer y mis tres hijos".

Principalmente un contratista de limpieza

Parece que esta interpretación social prevalece sobre la de empresario del sector... "No, este es el hilo conductor y me proporciona los ingresos que me dan la posibilidad de contar algo para los demás. Principalmente soy empresario en el sector de la limpieza". En esta función dirige una empresa con unos 85 empleados de una filial. Siete de ellos trabajan en la oficina, incluidos tres coordinadores de proyectos de ejecución. El área de trabajo abarca un círculo de 20 kilómetros alrededor de Breda. "No necesitamos un área mayor, porque así también limitamos el tiempo de desplazamiento de nuestros empleados".

Respect for cleaning work

In 2019, the turnover was 1.7 million euros and for 2020 the forecast is 2 million euros, with a growth of 15%. Here too, the Covid pandemic has thrown a spoke in the works.

"We lost almost €300,000, because the gyms and offices closed. This was compensated to some extent by carrying out many sanitizations. This year, we expect to have a turnover of €2 million. We don't have a burning ambition to grow, we don't we are active in sales and always ask ourselves: Do we want to work there? Is this customer right for us? We prefer respected customers and also demand respect in return, towards the cleaning industry and our employees. If not, we withdraw. We have even canceled a €70,000 contract – a lot of money for a company like this – because the customer spoke disrespectfully about cleanliness and our employees."

Bajo absentismo

Kouwenberg dice que quiere dirigir una empresa estable y tranquila. Y parece que funciona, porque la rotación de empleados es "un poco al margen", ya que a veces los recién llegados se jubilan rápidamente. El absentismo es sólo del 1,7%.

Cree su propio software de limpieza

El empresario asegura que siempre está trabajando en procesos y procedimientos para optimizar la limpieza, apoyándose en las tecnologías de la información. "En 2014, tres años después de que empezáramos a trabajar en un local comercial real, empecé a estudiar los procesos en torno a la programación, el fichaje de entrada y salida, el uso de materiales, los procesos administrativos y las compras. Los requisitos impuestos por los clientes son cada vez más elevados y cada vez es más difícil lograr un buen nivel de satisfacción del cliente. Sé por experiencia personal que esto es especialmente cierto para las PYME de este sector con unos 40-60 empleados. Si no te digitalizas, te quedas estancado como empresa de limpieza. Pero digitalizar con ayuda externa es increíblemente caro para las pequeñas empresas, porque hay que pagar más por cada módulo. Por eso, en los últimos años he ido construyendo mi software paso a paso. Un software hecho desde y para el sector de la limpieza.

Llegar a las pequeñas y medianas empresas

El resultado es que Klien-IT-Systems, dirigida por Kouwenberg junior, acaba de nacer bajo el paraguas de Klien. El sistema de software incluye todos los módulos, incluidos los futuros, para pequeñas y medianas empresas de limpieza y puede alquilarse por un precio fijo: hasta 100 empleados por algo menos de 300 euros al mes.

¿Existe alguna relación entre el software de gestión y el sector de la limpieza? "Sí, porque nuestra iniciativa nació de mi convencimiento de que es necesario llegar a las pequeñas y medianas empresas del sector en un ámbito que aún les es ajeno y la falta de digitalización amenaza su existencia y su crecimiento".

Los temores de un empresario de hoy

De limpiador a director-propietario de la empresa de limpieza donde empezaste como estudiante trabajador. ¿Qué es lo más difícil de ser emprendedor? Kouwenberg: "Los problemas del trabajo. La seguridad laboral para el empleado es primordial, con pilares como pago continuo durante dos años en caso de enfermedad, transición y una indemnización alta. Sin embargo, estas son las cosas que hacen temer a un empleador y que lamentablemente desaniman a las personas a ser contratadas de forma permanente".

Un trabajo atractivo

El consejo de Kouwenberg a los políticos de La Haya es que vuelvan a ser atractivos como empleadores. "Tenemos que avanzar hacia la flexiguridad, que es la nueva dirección de la VNO-NCW y MKB-Nederland. Un mercado laboral dinámico, con garantía de seguridad social y laboral para todos en lugar del propio puesto de trabajo. En otras palabras, seguridad para ir a trabajar y permanecer en el trabajo Una política activa del mercado laboral, desarrollo a lo largo de toda la vida y una seguridad social moderna para reincorporar a los demandantes de empleo al mercado laboral de forma permanente. ahora es demasiado fijo y flexible es demasiado flexible, para ambas partes. Necesitamos una especie de sociedad escandinava en la que alguien siempre pueda obtener ingresos mediante el trabajo o reciba una ayuda temporal".

Valor agregado para la empresa

Por último, ¿qué es lo mejor de ser empresario? "Estar muy implicado, obtener resultados y traducirlos en valor añadido para la sociedad", dice Kouwenberg. "Ayudar sobre todo ofreciendo prácticas, a través del patrocinio, dando oportunidades a personas desfavorecidas, apoyando a organizaciones benéficas y creando una empresa caracterizada por la tranquilidad y la estabilidad".

¿Alguna vez ha tenido una idea precisa en mente de cómo debería ser algo, pero no existe un sistema de gestión que se adapte a sus necesidades? En el sector de la limpieza cada vez más empresas se enfrentan a este reto.

Siempre se oyen las mismas historias de pequeñas empresas que se atascan en la burocracia debido al creciente número de clientes y a la programación manual. Estas empresas quieren crecer, pero simplemente no tienen los recursos adecuados y muchas veces buscan un sistema que pueda simplificar ciertos aspectos de su trabajo.

However, many of these systems are often too complex or too expensive, so companies often prefer not to use a software system at all. Many aspects that are relevant to cleaning companies are less important to the vast majority of other companies. As a result, what happens is that software developers often focus on products that primarily satisfy the needs of the largest customer base.

Afortunadamente, también hay empresas de limpieza que se han puesto manos a la obra. Klien ya tenía claro hace 8 años que había que mantenerse al día. La estrategia está en empezar pronto para tener ventaja sobre el resto del mercado. Las empresas que no han iniciado este proceso a tiempo suelen estar ya atrasadas. Klien-IT-Systems se creó en parte para responder a esta petición de ayuda del sector.

Klien-IT-Systems es una combinación de soluciones para las dificultades administrativas del sector. Sabemos cuáles son los puntos débiles y conocemos perfectamente cuáles son los retos de las empresas de limpieza. Con nuestro sistema de gestión podrá archivar sus datos más importantes en un espacio central en línea. Además del sistema, también se ha desarrollado una aplicación en la que los empleados pueden encontrar toda la información que necesitan. La aplicación está conectada directamente al sistema, por lo que los empleados no tienen que ir tan a menudo a la oficina y funciona incluso más rápido. De hecho, reciben inmediatamente la información que necesitan. Hemos optimizado completamente el sistema y la aplicación para el sector de la limpieza, y lo probamos continuamente aquí en Klien.

Como nunca se puede estar en todas partes al mismo tiempo, hay que encontrar la manera de saber qué hacen los empleados y dónde. Esto es fácil en otras empresas porque hay un lugar de trabajo físico común, como la oficina. Pero en una empresa de limpieza es justo lo contrario. Con nuestro seguimiento por GPS de entradas y salidas, siempre podrá saber si sus empleados están trabajando y en qué turno.

La transferencia de llaves es otro dilema administrativo. A menudo, cuando se pierde una llave es la palabra de alguien contra la de otro. Ahora existe la posibilidad de responsabilizar a los empleados del depósito de llaves. Esto ayudará al personal, ya que podrá demostrar que la llave no está en su poder, del mismo modo que es útil tener una visión exacta de quién trabaja dónde y con qué llave.

Klien-IT-Systems es una combinación de soluciones para las dificultades administrativas del sector. Sabemos cuáles son los puntos débiles y conocemos perfectamente cuáles son los retos de las empresas de limpieza. Con nuestro sistema de gestión podrá archivar sus datos más importantes en un espacio central en línea. Además del sistema, también se ha desarrollado una aplicación en la que los empleados pueden encontrar toda la información que necesitan. La aplicación está conectada directamente al sistema, por lo que los empleados no tienen que ir tan a menudo a la oficina y funciona incluso más rápido. De hecho, reciben inmediatamente la información que necesitan. Hemos optimizado completamente el sistema y la aplicación para el sector de la limpieza, y lo probamos continuamente aquí en Klien.

Como nunca se puede estar en todas partes al mismo tiempo, hay que encontrar la manera de saber qué hacen los empleados y dónde. Esto es fácil en otras empresas porque hay un lugar de trabajo físico común, como la oficina. Pero en una empresa de limpieza es justo lo contrario. Con nuestro seguimiento por GPS de entradas y salidas, siempre podrá saber si sus empleados están trabajando y en qué turno. La transferencia de llaves es otro dilema administrativo. A menudo, cuando se pierde una llave es la palabra de alguien contra la de otro. Ahora hay una forma de dar a los empleados la responsabilidad de depositar las llaves. Esto ayudará al personal, ya que puede demostrar que la llave no está en su poder, del mismo modo que es útil tener una visión exacta de quién trabaja dónde y con qué llave. Además, el sistema cuenta con un paquete de contabilidad totalmente integrado. Esto significa que ya no necesitará un paquete externo, porque lo tendrá todo centralizado en un solo espacio. Si desea conservar el paquete de contabilidad que ya tiene, por supuesto estamos dispuestos a estudiar las distintas posibilidades para mantenerlo junto con usted.

El completo sistema de programación le permite automatizar totalmente el horario. Los empleados pueden ver el horario y solicitar tiempo libre o cambios a través de la aplicación. Gracias a esta función, siempre tendrá una perspectiva clara y completa, que le permitirá ajustar el horario en cualquier momento. Además, ahorrará mucho papeleo y no se perderá nada, ya que todo queda almacenado en el sistema.

Además, el sistema incluye todas las funciones que las pequeñas y medianas empresas necesitan para prosperar en el mundo digitalizado de la industria de la limpieza. La pregunta es, por supuesto, ¿hacia qué futuro nos dirigimos? En Klien-IT-Systems trabajamos continuamente para mejorar e innovar nuestro sistema y nuestra aplicación. Escuchamos a los clientes y al personal que trabaja con nuestro sistema, por lo que siempre estamos abiertos a sugerencias, críticas y nuevas ideas. Utilizamos las críticas y sugerencias para satisfacer los deseos de nuestros clientes de la mejor manera.

Nuestro sistema de gestión es claro y fácil de usar para el cliente, mejora el entorno de trabajo y ahorra mucho tiempo y energía.

También hay un equipo bien formado detrás de este mundo digital, así que si algo no le queda del todo claro, nuestro equipo estará encantado de ayudarle. Haremos todo lo posible para que su proceso de digitalización sea lo más sencillo posible.

Con Klien-IT-Systems se prepara para el futuro.

Si utiliza procesos de automatización antiguos, su visión de futuro para su empresa está destinada a no cumplirse. Sin duda es una pena, ya que la digitalización y automatización de su empresa puede reportarle enormes beneficios.

Por eso nos complace ayudarle a que este proceso transcurra sin contratiempos, para que pueda beneficiarse de un sistema a la última.

¿Tiene curiosidad por saber qué podemos hacer por su empresa o tiene otras preguntas? Consulte nuestro sitio web www.klien-it-systems.com, póngase en contacto con nosotros en info@klien-it-systems.nl o llámenos al +31 765208043.

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Diga adios a la planificación en excel!

Podemos afirmar sin temor a equivocarnos que el éxito de una empresa de limpieza se debe principalmente a una planificación fácil, ágil y bien organizada. Sin embargo, en los últimos años, hemos observado que en muchas empresas de limpieza existen complicadas tablas de planificación, creadas, por ejemplo, con Excel u otro software. Por tanto, la pregunta que surge espontáneamente es la siguiente: ¿por qué tantas empresas dependen de Excel para la planificación del personal? Por supuesto, es fácil empezar a trabajar con Excel, pero la torpeza, las erratas y las limitaciones generales del propio programa acarrean problemas a largo plazo.

Enumeramos cuatro razones por las que Excel te causará problemas:

1. Cambios de hora

Con Excel incluso el cambio más pequeño permite eliminar y añadir filas y columnas, cambiar colores, combinar celdas y muchos otros cambios. Evidentemente, esto hace imposible responder rápidamente al nuevo cambio de hora

2. Horarios individuales

Los distintos departamentos y ubicaciones tienen cada uno sus propias hojas de cálculo, por lo que para obtener una visión general de la planificación de la empresa es necesario fusionar e integrar todas las hojas de cálculo. El problema es que, para cuando haya terminado, ¡la planificación horaria se habrá quedado obsoleta!

3. Buscar y sustituir

Imaginemos que el compañero que suele gestionar la planificación con Excel no puede trabajar hoy y, por lo tanto, hay que buscar a otro compañero mediante la función de búsqueda de Excel. El problema, sin embargo, es que no es obvio que ninguno de los otros compañeros sepa utilizar Excel o tenga los conocimientos adecuados para poder crear una planificación detallada con el programa.

4. Planificar el día siguiente

Es muy poco habitual comunicar a los empleados con Excel una planificación digital clara y bien estructurada, sobre todo si hay que hacerla de un día para el otro. Del mismo modo, si se intenta comunicar el tiempo con una planificación manual, suele resultar confuso.

Conclusión- ¡Planificar con Excel no te ayudará a crecer como empresa!

A menudo ocurre que las empresas de limpieza siguen utilizando programas y procesos confusos. Esto puede suceder por falta de tiempo para examinar todas las opciones y adoptar un sistema nuevo y mejor. En realidad, sin embargo, ¡se ahorra mucho más dinero y esfuerzo dejando de utilizar Excel! La solución de Klien-IT-Systems para el sector de la limpieza En Klien-IT-Systems toda la planificación se almacena en la nube, lo que le permite ver y ajustar el calendario desde cualquier lugar y en cualquier momento.

Además, nuestra planificación es muy clara, sencilla y avanzada. Por ejemplo, todos los empleados pueden ver su horario en su aplicación, tanto para la visión general como para la específica. Descubra cómo funciona la planificación en nuestro software en nuestro blog o solicite una demostración gratuita para ver todas las posibilidades que le ofrece el software de Klien-IT-Systems.

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