Klien IT Systems

Gracias en parte a Covid-19, el volumen de negocios de la empresa de limpieza Klien sólo aumentó ligeramente en comparación con los dos años anteriores. Y el volumen de negocios y los beneficios son, sobre todo, las condiciones para que el gerente-propietario desempeñe un papel en la sociedad y en la gobernanza local.

El retrato de una PYME entusiasta

Raymond Kouwenberg (51 años) no es ciertamente el clásico empresario de una empresa local de limpieza, aunque sus comienzos pueden definirse como tales: un estudiante trabajador que se quedó "atrapado" en el negocio de la limpieza. Mientras estudiaba ingeniería civil en 1987, empezó a trabajar como estudiante en la empresa de limpieza Klien de Breda, fundada en 1974, donde se convirtió en jefe de proyecto al cabo de dos años. Tras licenciarse en 1994, Kouwenberg trabajó para el ayuntamiento, pero siguió en contacto con Klien, donde trabajaba exclusivamente con estudiantes. "Imagínese: en una época sin móviles ni portátiles, gestionar, llamar y programar a ochenta estudiantes", dice el empresario. Hizo bien, porque en 1997 se convirtió en copropietario de Klien BV y diez años después en director-propietario. En 2011, la empresa de limpieza se trasladó a sus actuales instalaciones de casi 200 metros cuadrados en el parque empresarial De Mark de Breda

Implicación social

En la puerta de entrada figuran las pegatinas "Empresa de formación acreditada" y "Formamos a profesionales". Esto es sólo un pequeño reflejo de los proyectos en los que participa Raymond Kouwenberg. Por nombrar sólo algunos: la empresa es miembro de nueve redes, apoya a 13 organizaciones benéficas, tiene el sello de calidad RSC (Responsabilidad Social Corporativa), especifica su huella de CO2 en su página web y ayuda a personas alejadas del mercado laboral. Kouwenberg también desempeña siete funciones en el ayuntamiento en su ciudad, entre ellas la de presidente de la VNO-NCW Breda, y es concejal del partido VVD. Participa en al menos veinte juntas y grupos de interés. "La limpieza ha sido el hilo conductor de mi vida durante 34 años. Pero hay tres principios fundamentales en mi ADN: el gobierno, la educación y, por último, los negocios. Estar implicado socialmente, ayudar a la gente, es especialmente importante para mí. El truco está en saber encontrar siempre un equilibrio entre estos objetivos y el tiempo para mi familia, mi mujer y mis tres hijos". Kouwenberg y su empresa de limpieza se implican socialmente, y éles socio de al menos veinte juntas y grupos de interés. "La limpieza ha sido el motivo de mi vida durante 34 años. Pero hay tres principios fundacionales en mi ADN: el gobierno, la educación y, por último, los negocios. Estar implicado socialmente, ayudar a la gente, es especialmente importante para mí. El truco está en saber encontrar siempre un equilibrio entre estos objetivos y el tiempo para mi familia, mi mujer y mis tres hijos".

Principal contratista de limpieza

Parece que estar socialmente comprometida como empresa de limpieza prima sobre el espíritu empresarial en el sector... "No, este es el hilo conductor y me proporciona los ingresos que me dan la posibilidad de contar algo para los demás. Principalmente soy empresario en el sector de la limpieza". En esta función, dirige una empresa con unos 85 empleados de una filial. Siete de ellos trabajan en la oficina, incluidos tres coordinadores de proyectos de ejecución. El área de trabajo abarca un círculo de 20 kilómetros alrededor de Breda. "No necesitamos un área mayor, porque eso también limita el tiempo de desplazamiento de nuestros empleados", afirma.

Respeto por el trabajo de limpieza

En 2019, la facturación fue de 1,7 millones de euros y para 2020 la previsión fue de 2 millones de euros, con un crecimiento del 15%. También en este caso, la pandemia de Covid supuso un duro golpe, un obstáculo en el camino

"Perdimos casi 300.000 euros, porque cerraron los gimnasios y las oficinas. Lo compensamos hasta cierto punto realizando muchos saneamientos. Este año esperamos facturar 2 millones de euros. No tenemos una ambición ardiente de crecer, no somos activos en ventas y siempre nos preguntamos: ¿Queremos trabajar allí? ¿Es este cliente adecuado para nosotros? Preferimos clientes respetados y también exigimos respeto a cambio, hacia el sector de la limpieza y hacia nuestros empleados. Si no, nos retiramos. Incluso hemos cancelado un contrato de 70.000 euros -mucho dinero para una empresa como ésta- porque el cliente habló irrespetuosamente de la limpieza y de nuestros empleados".

Bajo absentismo

Kouwenberg dice que quiere dirigir una empresa estable y tranquila. Y parece que funciona, porque la rotación de empleados es "un poco al margen", ya que los recién llegados a veces se retiran rápidamente. El absentismo es sólo del 1,7%.

Desarrollo de nuestro propio software de limpieza

El empresario afirma que siempre está trabajando en procesos y procedimientos para optimizar la limpieza, apoyándose en las tecnologías de la información. "En 2014, tres años después de que empezáramos a trabajar en un local comercial real, empecé a estudiar los procesos en torno a la programación, el fichaje de entrada y salida, el uso de materiales, los procesos administrativos y las compras. Los requisitos impuestos por los clientes son cada vez más elevados y cada vez es más difícil lograr un buen nivel de satisfacción del cliente. Sé por experiencia propia que esto es especialmente cierto para las PYME de este sector, con unos 40-60 empleados. Si no te digitalizas, te quedarás estancado como empresa de limpieza. Pero digitalizar con ayuda externa es increíblemente caro para las pequeñas empresas, porque hay que pagar más por cada módulo. Por eso, en los últimos años he ido construyendo paso a paso mi software. Un software completo hecho desde y para el sector de la limpieza.

Llegar a las pequeñas y medianas empresas

El resultado es que Klien-IT-Systems, dirigida por Kouwenberg hijo, acaba de nacer bajo el paraguas de Klien. El sistema de software incluye todos los módulos, incluidos los futuros, para pequeñas y medianas empresas de limpieza y puede adquirirse por un precio fijo: hasta 100 empleados por algo menos de 300 euros al mes.

¿Existe alguna relación entre el software de gestión y el sector de la limpieza? "Sí, porque nuestra iniciativa nació de mi convicción de que es necesario llegar a las pequeñas y medianas empresas del sector en un ámbito que aún les es ajeno, y la falta de digitalización amenaza su supervivencia y crecimiento."

Los temores del empresario de hoy

De limpiador a director-propietario de la empresa de limpieza en la que empezó como estudiante trabajador. ¿Cuál es el aspecto más difícil de ser empresario? Kouwenberg: "Los problemas del trabajo. La seguridad laboral para el empleado es primordial, con pilares como dos años de subsidio en caso de enfermedad, la transición y una elevada indemnización por despido. Sin embargo, estas son las cosas que hacen temer a un empresario y que, por desgracia, desaniman a la gente a ser contratada de forma permanente".

Un trabajo atractivo

El consejo de Kouwenberg a los políticos de La Haya es que vuelvan a ser atractivos como empleadores. "Tenemos que avanzar hacia la flexiguridad, que es la nueva dirección de la VNO-NCW y MKB-Nederland. Un mercado laboral dinámico, con garantía de seguridad social y laboral para todos en lugar del propio puesto de trabajo. En otras palabras, seguridad para ir a trabajar y permanecer en el trabajo. Una política activa del mercado laboral, desarrollo permanente y una seguridad social moderna para reincorporar a los demandantes de empleo al mercado laboral de forma permanente, ahora es demasiado flexible, para ambas partes. Necesitamos una especie de sociedad escandinava en la que alguien siempre pueda obtener ingresos mediante el trabajo o reciba una ayuda temporal".

Valor agregado para la empresa

Por último, ¿qué es lo mejor de ser empresario? "Estar muy implicado, obtener resultados y traducirlos en valor añadido para la sociedad", dice Kouwenberg. "Sobre todo ayudar ofreciendo prácticas, a través del patrocinio, dando oportunidades a los más desfavorecidos, apoyando buenas causas y creando una empresa caracterizada por la paz y la estabilidad".

Have you ever had a precise idea in mind of how something should be, but there's no management system that's really right for you? In the cleaning sector more and more companies are facing this challenge. We provide the digitization for the cleaning sector and help solve this challenge.

You hear the same stories all the time of small businesses getting bogged down in bureaucracy because of increasing customer numbers and manual scheduling. These businesses want to grow, but they simply don't have the right resources. Often times they are looking for a system that can simplify certain aspects of their work.

However, many of these systems are often too complex or too expensive. That is why companies often prefer not to use a software system at all. Many aspects that are relevant to cleaning companies are less important to the vast majority of other companies. As a result, what happens is that software developers often focus on products that primarily satisfy the needs of the largest customer base.

Our answer to the problem

Fortunately there are also cleaning companies that have started working on this. It was already clear to Klien 8 years ago that we had to keep up with the times. The trick is to start early so you have an edge over the rest of the market. Companies that have not started this process in time are often already behind the times. We created Klien-IT-Systems in part to answer this call for help from the industry.

Klien-IT-Systems is a combination of solutions for the administrative difficulties of the sector. We know what the weaknesses are and we know perfectly what the challenges are for cleaning companies. With our management system you can archive your most important data in one central online space. In addition to the system, an application has also been developed where employees can find all the information they need. The application is connected directly to the system. This means that employees don't have to go to the office as often and it works even faster. Indeed, they immediately receive the information they need. We have fully optimized the system and application for the cleaning industry, and we test it continuously here at Klien.

GPS Registration

Como nunca se puede estar en todas partes al mismo tiempo, hay que encontrar la manera de saber qué hacen los empleados y dónde. En otras empresas, esto es fácil porque hay un lugar de trabajo físico común, como la oficina. Pero en una empresa de limpieza es justo lo contrario. Con nuestro seguimiento por GPS de entradas y salidas, siempre podrá saber si sus empleados están trabajando y en qué turno.

Key Registration

La transferencia de llaves es otro dilema administrativo. A menudo, cuando se pierde una llave es la palabra de alguien contra la de otro. Ahora hay una forma de dar a los empleados la responsabilidad del depósito de llaves. Esto ayuda a los empleados porque pueden demostrar que la llave no está en su poder, al igual que es útil ver exactamente quién trabaja dónde y con qué llave.

Administrative solutions

Klien-IT-Systems is a combination of solutions for the administrative difficulties of the sector. We know what the weaknesses are and we know perfectly what the challenges are for cleaning companies. With our management system you can archive your most important data in one central online space.

In addition to the system, an application has also been developed where employees can find all the information they need. The application is connected directly to the system, so employees don't have to go to the office as often and it works even faster. Indeed, they immediately receive the information they need. We have fully optimized the system and application for the cleaning industry, and we test it continuously here at Klien.

Additionally, the system also has a fully integrated accounting package. This means that you will no longer need an external package, because you will have everything centralized in one space. If you would like to keep the accounting package that you already have, we are of course willing to take a look at the various possibilities to keep it together with you.

El completo sistema de programación le permite automatizar totalmente el horario. Los empleados pueden ver el horario y solicitar tiempo libre o cambios a través de la aplicación. Gracias a esta función, siempre tendrá una perspectiva clara y completa, que le permitirá ajustar el horario en cualquier momento. Además, ahorrará mucho papeleo y no se perderá nada, ya que todo queda almacenado en el sistema.

The system includes all the features that small and medium-sized businesses need to thrive in the digitized world of the cleaning industry. The question is, of course, what future are we headed towards? At Klien-IT-Systems we are continuously working to improve and innovate our system and application. We listen to customers and staff who work with our system, so we are always open to suggestions, criticisms and new ideas. We use criticism and suggestions to fulfill the wishes of our customers in the best way.

Still face problems?

También hay un equipo bien formado detrás de este mundo digital, así que si algo no le queda del todo claro, nuestro equipo estará encantado de ayudarle. Haremos todo lo posible para que su proceso de digitalización sea lo más sencillo posible.

With Klien-IT-Systems you prepare yourself for the future!

Si utiliza procesos de automatización antiguos, su visión de futuro para su empresa está destinada a no cumplirse. Sin duda es una pena, ya que la digitalización y automatización de su empresa puede reportarle enormes beneficios.

Por eso nos complace ayudarle a que este proceso transcurra sin contratiempos, para que pueda beneficiarse de un sistema a la última.

¿Siente curiosidad por saber qué podemos hacer por su negocio o tiene otras preguntas? Consulte nuestro sitio web nuestro sitio web https://klien-it-systems.com/es/ Póngase en contacto con nosotros aquí o escribanos a informes@klien-it-systems.es

También puede solicitar una demostración gratuita y sin compromiso.

Por qué la planificación con Excel no es óptima.

Podemos afirmar sin temor a equivocarnos que el éxito de una empresa de limpieza se debe principalmente a una planificación fácil, ágil y bien organizada. En los últimos años, sin embargo, nos hemos dado cuenta de que muchas empresas de limpieza tienen complicadas tablas de planificación, hechas con Excel u otro software, por ejemplo. Así que la pregunta que surge espontáneamente es: ¿por qué tantas empresas confían en Excel para la planificación de los empleados? Claro que es fácil empezar a trabajar con Excel, pero la torpeza, los errores tipográficos y las limitaciones generales del propio programa acarrean problemas a largo plazo. Por eso nuestro sistema es la mejor alternativa a Excel para el sector de la limpieza.

Enumeramos cuatro razones por las que Excel te causará problemas:

1. Cambios de hora

Con Excel incluso el cambio más pequeño permite eliminar y añadir filas y columnas, cambiar colores, combinar celdas y muchos otros cambios. Evidentemente, esto hace imposible responder rápidamente al nuevo cambio de hora

2. Horarios individuales

Los distintos departamentos y ubicaciones tienen cada uno sus propias hojas de cálculo, por lo que para obtener una visión general de la planificación de la empresa es necesario fusionar e integrar todas las hojas de cálculo. El problema es que, para cuando haya terminado, ¡la planificación horaria se habrá quedado obsoleta!

3. Buscar y sustituir

Imaginemos que el compañero que suele gestionar la planificación con Excel no puede trabajar hoy y, por lo tanto, hay que buscar a otro compañero mediante la función de búsqueda de Excel. El problema, sin embargo, no es que ninguno de los otros compañeros sepa utilizar Excel, sino que tenga los mismos conocimientos adecuados para poder crear una planificación detallada con el programa.

4. Planificar el día siguiente

Es muy poco habitual comunicar a los empleados con Excel una planificación digital clara y bien estructurada, sobre todo si hay que hacerla de un día para el otro. Del mismo modo, si se intenta comunicar el tiempo con una planificación manual, suele resultar confuso.

Conclusión- ¡Planificar con Excel no te ayudará a crecer como empresa!

A menudo ocurre que las empresas de limpieza siguen utilizando programas y procesos confusos. Esto puede suceder por falta de tiempo para examinar todas las opciones y adoptar un sistema nuevo y mejor. En realidad, sin embargo, ¡se ahorra mucho más dinero y esfuerzo dejando de utilizar Excel! La solución de Klien-IT-Systems para el sector de la limpieza En Klien-IT-Systems toda la planificación se almacena en la nube,esto le permite ver y ajustar el calendario desde cualquier lugar y en cualquier momento.

Además, nuestra planificación es muy clara, sencilla y avanzada. Por ejemplo, todos los empleados pueden ver su horario en su aplicación, tanto para la visión general como para la específica. Descubra cómo funciona la planificación en nuestro software, en nuestro blog o solicite una demostración gratuita para ver qué soluciones tiene Klien-IT-Systems para usted.

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