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Klien IT Systems

Digitalización en el sector de la limpieza

¿Le ha pasado alguna vez? Tienes visualmente una imagen completa de cómo debería ser algo, pero no existe un sistema ERP que realmente haga lo que tu servicio específico necesita. En el sector de la limpieza, cada vez más empresas se enfrentan a este dilema.

Se oyen las mismas historias una y otra vez sobre pequeñas empresas que acaban en la burocracia debido a una base de clientes cada vez mayor y a una planificación manual. Estas empresas quieren crecer, pero simplemente no tienen los recursos. A menudo buscan un sistema que les facilite ciertas cosas.

Sin embargo, muchos de esos sistemas suelen ser demasiado extensos o caros, lo que disuade a las empresas de utilizarlos. Muchas cuestiones que son relevantes para las empresas de limpieza lo son menos para la gran mayoría de las empresas. En consecuencia, los desarrolladores de sistemas suelen centrarse en atender al mayor grupo de clientes configurando su sistema en consecuencia.

Afortunadamente, también hay empresas de limpieza que se han puesto manos a la obra. En Klien cleaning BV ya tenían claro hace 8 años que tenían que ponerse al día. La estrategia está en empezar a tiempo, para tener una ventaja sobre el resto del mercado. Las empresas que no han empezado a tiempo suelen quedarse atrás. Klien IT-Systems se creó en parte debido a esta petición de ayuda del sector.

Klien IT-Systems es una combinación de soluciones para las dificultades administrativas del sector. Conocemos los cuellos de botella y sabemos exactamente con qué están luchando otras empresas del sector. Con nuestro sistema ERP puede almacenar todos sus datos importantes en un lugar central en línea. Además del sistema, también se ha desarrollado una aplicación en la que los empleados pueden procesar toda la información necesaria. La aplicación está directamente vinculada al sistema, por lo que los empleados no tienen que ir a la oficina tan a menudo y también trabajan más rápido desde la oficina. Reciben inmediatamente la información necesaria. Hemos optimizado completamente este sistema y la aplicación para el sector de la limpieza y lo hemos probado continuamente en la empresa de limpieza Klien.

Como nunca se puede estar en todas partes a la vez, hay que encontrar la manera de saber qué hacen los empleados y dónde están. En otras empresas, esto es fácil de controlar, porque todos están en la oficina, por ejemplo. Pero con una empresa de limpieza, es todo lo contrario. Con nuestro reloj GPS de entrada y salida, siempre podrá ver si sus empleados están en el lugar y en qué franjas horarias.

La transferencia de llaves es también un dilema administrativo. A menudo, cuando se pierde una llave es palabra contra palabra. Ahora existe la posibilidad de responsabilizar a los propios empleados de la entrega de llaves. Esto ayudará al empleado, porque podrá demostrar que la llave no está en su poder. Pero también es útil que la administración de la oficina sepa exactamente quién está circulando, por dónde y con qué llave.

Además, el sistema dispone de un paquete de contabilidad totalmente integrado. Esto significa que ya no necesita un paquete externo, de modo que todo permanece en un lugar central. Si desea mantener su propio paquete de contabilidad, por supuesto estamos dispuestos a estudiar juntos las posibilidades.

El completo sistema de programación de horarios le permite automatizar totalmente la programación. Los empleados pueden ver la planificación y solicitar vacaciones a través de una aplicación. Como los empleados pueden solicitar las vacaciones en la aplicación, siempre tendrá una visión completa y clara y podrá ajustar fácilmente la planificación en consecuencia. Además, ahorrará mucho papeleo y no se perderá nada, ya que todo queda almacenado en el sistema.

Además, el sistema incluye todas las funcionalidades que las PYME necesitan para crecer dentro del mundo digitalizado de la industria de la limpieza. La pregunta es, por supuesto, ¿hacia dónde vamos en el futuro? En Klien IT-Systems trabajamos continuamente para mejorar y complementar nuestro sistema y la aplicación. Escuchamos a los clientes y empleados que trabajan con nuestro sistema, por lo que siempre estamos abiertos a comentarios y nuevas ideas. Utilizamos los comentarios para que el sistema satisfaga aún mejor los deseos de los clientes.

El sistema ERP es claro y fácil de usar, lo que mejora el ambiente de trabajo y ahorra mucho tiempo y energía.

También hay un equipo detrás que es experto en el mundo digital, así que si hay algo que aún no tiene claro, nuestro equipo estará encantado de ayudarle. Haremos todo lo posible para que su proceso de digitalización se desarrolle de la mejor manera posible.

Con Klien-IT-Systems se convertirá en Future-FIT.

Si sólo se atiene a la digitalización o a procesos de automatización anticuados, su plan de futuro está condenado al fracaso. Por supuesto, esto es una enorme pena, ya que la digitalización y la automatización de su empresa pueden aportarle enormes beneficios.

En ese sentido, estaremos encantados de ayudarle para que todo funcione a la perfección y pueda disfrutar de un sistema adaptado al futuro.

¿Siente curiosidad por lo que podemos hacer por su empresa o tiene alguna pregunta? Eche un vistazo a nuestro sitio web (www.klien-it-systems.nl), Contáctenos vía info@klien-it-systems.nl llámenos al 076 – 520 80 43.

¿Está interesado en nuestro sistema?, solicite una demostración sin compromiso!
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Lea la historia de nuestro fundador - Antonio Kouwenberg

Desde casa siempre me han dicho que, además de estudiar, hay que aprender a trabajar, para remangarse sin más. Por eso empecé mi primer trabajo a los 14 años como chico de los folletos en la empresa de limpieza Klien BV.

A partir de ese momento empecé a crecer en la empresa de mi padre y tuve varios trabajos, como limpiador, administrativo y gestor de proyectos.

Con el tiempo, me di cuenta de que, debido al crecimiento de Klien, se perdía mucho tiempo en el ajetreo diario y la (extensa) administración. Se necesitaban más y más empleados en la oficina para tener todo arreglado. La información de la empresa no estaba organizada de forma centralizada y las personas dependían demasiado de la memoria de los demás. Pensé que esto podía ser diferente, había que automatizar los procesos de 1974, había que innovar.

En Klien teníamos un ingeniero que se ocupaba de todos los asuntos relacionados con las TIC. Además, también es tremendamente bueno programando aplicaciones, sitios web, sistemas, etc. Esto nos dio la idea de desarrollar nuestro propio sistema para Klien, un sistema que superara todos los problemas y operaciones. Como resultado, no se pierde información, se reduce la carga administrativa y la empresa funciona desde un punto central, una memoria colectiva.

Entonces empecé a idear un sistema junto con mi padre, el personal de la oficina y nuestro técnico. ¿Qué necesitamos, por dónde empezamos y qué queremos conseguir?

Al final, decidimos empezar con un sistema de programación, vinculado al control horario, los salarios y la facturación. Una base sencilla desde la que añadir y ampliar todo. Para cada problema que encontrábamos, creábamos un protocolo, consultábamos con nuestro programador y estudiábamos las posibilidades.

De este modo, nuestro sistema siguió creciendo y se convirtió en una parte importante de nuestra empresa. Como resultado, notamos que la presión administrativa disminuía considerablemente, el ajetreo diario se superaba cada vez más, necesitábamos menos gente en la oficina y la tranquilidad aumentaba.

Como (en parte gracias a nuestro sistema) Klien creció considerablemente y la programación es muy cara, también empezamos a buscar otros sistemas de software para el sector de la limpieza. ¿Cuáles serían y qué ofrecen?

Pronto dimos con varios proveedores de software y empezamos a investigar. Para nuestra gran sorpresa, estos sistemas no eran (mucho) más amplios que el nuestro, pero eran extremadamente caros, engorrosos y distaban mucho de ser completos. Además, los costes aumentaban considerablemente si querías un módulo adicional, que nosotros simplemente teníamos en casa. ¡No puede ser! pensamos. Esto nos animó aún más a seguir desarrollando el sistema y convertirlo en un todo completo.

A finales de 2019 se había convertido en un sistema completo. Mientras tanto, recibimos regularmente elogios de otras empresas de limpieza que nos preguntaban si podían utilizar nuestro sistema.

La sangre emprendedora que llevaba dentro empezó a burbujear y decidimos preparar nuestro sistema ERP para lanzarlo al mercado. Debido a nuestras experiencias con los proveedores de software existentes, queríamos ofrecer un paquete de software completo "todo en uno" a un precio asequible, para que incluso el pequeño empresario de la limpieza tuviera la oportunidad de innovar. Con nuestro sistema, queríamos llevar todo el sector de la limpieza al siguiente nivel. Así nació Klien-IT-Systems BV.

La comercialización, sin embargo, seguía requiriendo una enorme cantidad de trabajo. Como llevábamos desarrollando este sistema desde 2015, hubo que convertirlo por completo a otro marco. Había que darle un aspecto más moderno y ser capaces de soportar una base de clientes para el sistema. También empezamos a desarrollar una aplicación adicional. Empezamos a principios de 2020.

Como el desarrollo del sistema era principalmente digital y a principios de 2020 aún estábamos en pañales con la puesta en marcha de nuestra nueva empresa, Klien-IT-Systems BV, afortunadamente la llegada de Covid-19 apenas afectó a los desarrollos.

Con nuestro sistema, en realidad estábamos un paso por delante de Corona. La empresa de limpieza Klien BV ya era completamente digital, por lo que todos en la oficina podían trabajar directamente desde casa sin ningún problema y nuestros 85 limpiadores podían seguir todos los procesos (planificación, etc.) digitalmente. Claramente habíamos comenzado a digitalizar e innovar a tiempo.

auto_awesome Traducir del: inglés 349 / 5.000 Resultados de traducción Resultado de traducción También vimos la llegada del Covid-19 como una oportunidad extra para ayudar a otras empresas de limpieza en su innovación y digitalización. Ciertamente, en tiempos de confinamiento, cuando todo se paraliza y ves que la facturación retrocede, siempre es bienvenida una alternativa asequible a un paquete de software completo que también ahorre costos.

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