Have you ever experienced it? You visually have a complete picture of what something should look like, but there is no ERP system that actually does what your specific service needs. Within the cleaning industry, more and more companies are struggling with this problem. So we decided to solve this problem and help with the digitalization of the cleaning industry.

You hear the same stories over and over about small businesses that end up in red tape because of a growing customer base and manual planning. These companies want to grow, but simply don't have the resources. They often look for a system that can make certain things easier.

However, many of those systems are often too extensive or too expensive. These systems therefore deter people from using them. Many matters that are relevant for cleaning companies are less relevant for the vast majority of companies. As a result, system developers often focus on serving the largest group of customers by setting up their system accordingly.

Fortunately, there are also cleaning companies that have started working on this. At Klien cleaning BV it was already clear 8 years ago that they had to keep up with the times. The trick is to start as early as possible, so that you have an edge over the rest of the market. The companies that have not started this in time are often behind the curve. We created Klien IT-Systems partly due to this call for help from the sector.

Klien IT-Systems is a combination of solutions for administrative difficulties within the industry. We know the bottlenecks and know exactly what other companies within the sector are struggling with. We help with the digitalization of the cleaning industry.

With our ERP system you can store all your important data in one central online place. In addition to the system, we have also developed an application in which employees can process all the necessary information. The application is directly linked to the system, so employees don't have to go to the office as often and it also works faster from the office. They immediately receive the necessary information. We have fully optimized the system and application for the cleaning industry and continuously tested it at the cleaning company Klien.

Puisque vous ne pouvez pas être partout à la fois, vous avez besoin de trouver un moyen de comprendre ce que font vos employés et où ils sont. Cela est facile pour d’autres entreprises, parce qu’il y a un poste de travail physique commun, comme le bureau. Mais dans une entreprise de nettoyage c’est exactement le contraire. Avec notre pointage des entrées et sorties fonctionnant avec un GPS, vous pouvez en permanence contrôler que vos employés sont bien à leur poste de travail et qu'ils effectuent leurs tours.

The transfer of keys is also an administrative dilemma. Often when a key is lost it is word against word. Now there is a way to give employees responsibility for key handovers themselves. This will help the employee, because they can prove that the key is not in their possession. But it's also useful to have insight into exactly who is walking around with which key.

De plus, le système a aussi un package comptabilité complètement intégré. Cela signifie que vous n’aurez plus besoin d’un package externe, car vous aurez tout centralisé en un unique espace. Si vous vouliez garder le package comptabilité que vous utilisez déjà, nous serions bien sûr disposés à jeter un oeil aux diférentes solutions possibles pour que vous le gardiez.

Le système de planification complet vous permet d’automatiser entièrement l'élaboration du planning. Les employés peuvent consulter leur planning et demander des congés ou des changements depuis l’application. Grâce à cette fonctionnalité, vous aurez toujours une vision claire et complète qui vous permettra de gérer le planning à tout moment. De plus, cela diminuera sensiblement vos charges administratives et rien ne sera perdu, puisque tout est archivé dans le système.

En plus de cela, le système inclut toutes les fonctionnalités dont les petites et moyennes entreprises ont besoin pour grandir dans le monde digitalisé du secteur de la propreté. La question est, évidemment : vers quel futur nous dirigeons-nous ? Chez Klien-IT-Systems, nous travaillons continuellement à améliorer et réformer notre logiciel et notre application. Nous écoutons les clients et le personnel qui travaille avec notre système, c’est pourquoi nous sommes toujours ouverts aux suggestions, afin de satisfaire les désirs de nos clients de la meilleure façon.

Notre système de gestion est clair et facile à utiliser pour le client, il améliore l’environnement de travail et fait économiser beaucoup de temps et d'énergie.

We also have a team behind who are skilled in the digital world, so if something is not clear to you, the team will gladly help you. We will do our utmost to ensure that your digitalization process runs as smoothly as possible.

Avec Klien-IT-Systems préparez-vous pour le futur !

If you only stick to digitization or outdated automation processes, your future plan is doomed to fail. That would be a shame of course, since the digitization and automation of your company can provide you with enormous benefits.

Voilà pourquoi nous sommes heureux de vous aider à faire en sorte que ce processus se déroule le plus naturellement possible, de manière à ce que vous puissiez profiter d’un système en phase avec son temps.

Vous êtes curieux de savoir ce que nous pouvons faire pour votre entreprise ou vous avez d’autres questions ? Rendez-vous sur notre site internet (www.klien-it-systems.com/fr), contactez-nous par mail à info@klien-it-systems.fr , ou téléphonez-nous au +31 7.65.20.80.43.

Interested in our system? then request a démo gratuite without obligations!

Lisez l’histoire de notre fondateur – Antonio Kouwenberg

A la maison, on m’a toujours dit de travailler à l’école, qu’il faut apprendre à travailler en retroussant ses manches. Voilà pourquoi j’ai commencé mon premier job à l’âge de 14 ans. Je distribuais des prospectus pour la société Klien BV.

Depuis ce jour, j’ai commencé à grandir dans l’entreprise de mon père et j’ai effectué différentes tâches, de responsable de l’entretien, dans l’administration et de chef de projet.

Avec le temps, j’ai remarqué que l’une des conséquences de la croissance de l’entreprise Klien était le temps perdu dans les dynamiques quotidiennes et les lenteurs administratives. Il fallait recruter toujours plus d’employés pour effectuer le travail de bureau parce que l’information de l’entreprise n’était pas centralisée et que tout le monde dépendait trop de la mémoire des uns et des autres. J’ai pensé qu’il aurait pu en être autrement et que donc la stratégie organisationnelle de 1974 devait s’automatiser. Nous devions innover.

Nous avions un programmateur dans l'équipe de Klien. Il réussissait à régler tous les problèmes relatifs aux technologies de l’information et de la communication. En plus de cela, il était aussi très bon pour programmer des applications, des sites internet, des logiciels et d’autres choses encore. Cela nous a donné une idée : nous allions développer notre propre logiciel, conçu sur-mesure pour Klien, un système qui aurait mis fin à tous les problèmes. De cette manière, aucune information n’aurait plus été perdue, la charge administrative serait allégée et l’entreprise aurait travaillé à partir d’une base centralisée, un espace collectif depuis lequel on puisse tout gérer.

J’ai ensuite commencé à imaginer un système avec mon père, le staff du bureau et notre programmateur. De quoi avons-nous besoin ? Par où commencer ? Où voulons-nous arriver ?

Finalement, nous avons décidé de commencer avec un système de planning, en le reliant à l’organisation du comptage des heures, les salaires et les factures. Une base simple, à étendre ensuite selon nos besoins. Pour chaque problème que nous avons rencontré, nous avons fait un protocole, consulté notre programmateur et étudié les différentes possibilités.

De cette manière, notre système a continué à grandir et il est devenu une part importante de notre société. Nous avons remarqué que la pression administrative s’affaiblissait considérablement, l’inefficience était désormais un mauvais souvenir, nous avions besoin de moins de personnel au bureau et la tranquillité et le calme augmentaient.

Etant donné que (en partie grâce à notre système) Klien s’est développée considérablement et que la programmation coûte très cher, nous avons commencé aussi à chercher d’autres logiciels pour le secteur de la propreté. Quels logiciels trouve-t-on sur le marché et qu’offrent-ils ?

Nous sommes rapidement tombés sur un certain nombre de fournisseurs de logiciels et avons commencé à faire des recherches plus poussées. À notre grande surprise, ces systèmes ne sont pas (beaucoup) plus développés que le nôtre, mais ils sont très chers, difficiles à utiliser et très loin d’être complets. Les prix auraient d’ailleurs considérablement augmenté si nous avions voulu des modules supplémentaires, qui étaient déjà inclus par défaut dans notre logiciel. “Mince, non !”, avons-nous pensé. Cela nous a donc motivé à développer encore notre propre logiciel, pour le rendre le plus complet possible.

A la fin de l'année 2019, nous avions déjà développé un système complet. Entretemps, nous recevions régulièrement les compliments d’entreprises de propreté qui nous demandaient d'utiliser notre logiciel.

Mon esprit entrepreneurial a commencé à bouillonner et nous avons décidé de préparer notre système de gestion à la mise en marché. Du fait de nos mauvaises expériences avec les fournisseurs de logiciels déjà présents sur le marché, nous voulions offrir un package logiciel tout-en-un à un prix raisonnable, de façon à ce que même les plus petites entreprises puissent avoir l’opportunité d’innover.

Toutefois, le marketing demandait encore beaucoup de temps et de travail. Etant donné que nous étions occupés à développer un logiciel depuis 2015, le système complet devait être converti dans un nouveau format. Nous devions lui donner un aspect plus moderne et le rendre capable de supporter une base clients. Nous avons aussi commencé à développer une application additionnelle au début de l’année 2020.

Puisque la création de notre logiciel était un processus principalement digital et qu’au début de l’année 2020 nous n’en étions encore qu’à la phase embryonnaire de notre nouvelle société Klien-IT-Systems BV, l’arrivée du Covid-19 n’a heureusement eu qu’un impact marginal sur notre travail.

Avec notre système nous avions déjà un temps d’avance sur le Covid-19. L’entreprise de propreté Klien BV était déjà complètement digitalisée, c’est pourquoi tout le monde dans notre entreprise pouvait travailler sans problème, et nos 85 employés du personnel d’entretien pouvaient continuer à suivre toutes les dynamiques de l’entreprise (par exemple, le planning) numériquement. Clairement, nous avons commencé à nous digitaliser et à innover à temps.

Nous avons aussi vu l’arrivée du Covid-19 comme une opportunité supplémentaire d’aider les autres entreprises du secteur dans leur processus de digitalisation et d’innovation. Il est évident qu’au moment du confinement, quand tout arrive au point mort et que le chiffre d’affaire diminue, l’alternative d’un package logiciel complet, abordable et qui vous fait même économiser, est toujours la bienvenue.

Depuis janvier 2021, notre site internet est en ligne et nous recevons maintenant nos premiers clients.