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Klien IT Systems

La transformation numérique du secteur de la Propreté

Avez-vous déjà fait cette expérience : vous avez une image claire de la façon de ce à quoi les choses devraient ressembler, mais aucun système de gestion ne répond vraiment à vos besoins spécifiques ? Dans le secteur de la propreté, toujours plus d’entreprises sont confrontées à ce problème.

On entend toujours les mêmes histoires : de petites entreprises finissent par crouler sous la paperasse à cause d’un nombre croissant de clients ou de planning gérés manuellement. Ces entreprises veulent grandir, mais elles n’ont simplement pas les outils adéquats pour le faire et bien souvent elles sont à la recherche d’un système qui pourrait leur simplifier certains aspects du travail.

Toutefois, beaucoup de ces logiciels sont souvent trop complexes et trop chers, c’est pourquoi souvent les entreprises préfèrent ne pas utiliser du tout de logiciel. Beaucoup d’aspects importants pour les entreprises de nettoyage sont secondaires pour la grande majorité des autres entreprises. Ce qui arrive alors, c’est que les développeurs de logiciels se focalisent souvent sur des produits visant à satisfaire les besoins du plus grand nombre de clients.

Heureusement, il existe aussi des entreprises de nettoyage qui ont commencé à travailler précisément sur cela. Chez Klien, il était déjà clair il y a 8 ans qu’il fallait rester à jour et suivre les évolutions du temps. Le tout est de commencer au bon moment, de façon à avoir un avantage sur le reste du marché. Les sociétés qui n’ont pas entamé ce processus à temps sont souvent déjà en retard sur la concurrence. Klien-IT-Systems a été créé en partie pour répondre spécifiquement à cet appel à l’aide émanant du secteur.

Klien-IT-Systems est une combinaison de solutions pensée pour répondre aux difficultés administratives du secteur. Nous savons quels sont les points faibles et nous savons parfaitement quels sont les défis que doivent relever les entreprises de propreté. Avec notre système de gestion, vous pouvez archiver vos données les plus importantes dans un seul et unique espace de stockage centralisé en ligne. En plus du logiciel, une application a été développée où les employés peuvent trouver toutes les informations dont ils ont besoin. L’application est reliée directement au système, ainsi les employés ne doivent pas se rendre au bureau trop souvent. Un bureau qui lui-même fonctionne plus rapidement. En effet, les employés reçoivent immédiatement les informations dont ils ont besoin. Nous avons complètement optimisé le système et l’application pour le secteur de la propreté et chaque jour nous le mettons à l'épreuve, ici, chez Klien.

Puisque vous ne pouvez pas être partout à la fois, vous avez besoin de trouver un moyen de comprendre ce que font vos employés et où ils sont. Cela est facile pour d’autres entreprises, parce qu’il y a un poste de travail physique commun, comme le bureau. Mais dans une entreprise de nettoyage c’est exactement le contraire. Avec notre pointage des entrées et sorties fonctionnant avec un GPS, vous pouvez en permanence contrôler que vos employés sont bien à leur poste de travail et qu'ils effectuent leurs tours.

Le transfert des clés est un autre dilemme administratif. Souvent, quand une clé est perdue, c’est la parole de l’un contre celle de l’autre. Désormais, il existe un moyen pour donner aux employés la responsabilité de chaque clé. Cela aidera le personnel, parce qu’il pourra prouver qu'une clé est ou n'est pas en sa possession. Mais cela sera utile aussi pour avoir une vision d’ensemble précise sur qui travaille, où et avec quelle clé.

De plus, le système a aussi un package comptabilité complètement intégré. Cela signifie que vous n’aurez plus besoin d’un package externe, car vous aurez tout centralisé en un unique espace. Si vous vouliez garder le package comptabilité que vous utilisez déjà, nous serions bien sûr disposés à jeter un oeil aux diférentes solutions possibles pour que vous le gardiez.

Le système de planification complet vous permet d’automatiser entièrement l'élaboration du planning. Les employés peuvent consulter leur planning et demander des congés ou des changements depuis l’application. Grâce à cette fonctionnalité, vous aurez toujours une vision claire et complète qui vous permettra de gérer le planning à tout moment. De plus, cela diminuera sensiblement vos charges administratives et rien ne sera perdu, puisque tout est archivé dans le système.

En plus de cela, le système inclut toutes les fonctionnalités dont les petites et moyennes entreprises ont besoin pour grandir dans le monde digitalisé du secteur de la propreté. La question est, évidemment : vers quel futur nous dirigeons-nous ? Chez Klien-IT-Systems, nous travaillons continuellement à améliorer et réformer notre logiciel et notre application. Nous écoutons les clients et le personnel qui travaille avec notre système, c’est pourquoi nous sommes toujours ouverts aux suggestions, afin de satisfaire les désirs de nos clients de la meilleure façon.

Notre système de gestion est clair et facile à utiliser pour le client, il améliore l’environnement de travail et fait économiser beaucoup de temps et d'énergie.

Derrière l'écran, il y a aussi une équipe bien formée aux usages du monde numérique, donc si quelque chose n’est pas encore tout à fait clair pour vous, notre équipe se fera un plaisir de vous venir en aide. Nous ferons de notre mieux pour nous assurer que votre processus de transformation numérique soit le plus simple possible.

Avec Klien-IT-Systems préparez-vous pour le futur !

Si vous utilisez des processus d’automatisation dépassés, votre vision du futur de votre entreprise est destinée à ne pas se réaliser. C’est dommage, bien sûr, car la transformation numérique et l’automatisation de votre société peuvent vous amener à d’énormes profits.

Voilà pourquoi nous sommes heureux de vous aider à faire en sorte que ce processus se déroule le plus naturellement possible, de manière à ce que vous puissiez profiter d’un système en phase avec son temps.

Vous êtes curieux de savoir ce que nous pouvons faire pour votre entreprise ou vous avez d’autres questions ? Rendez-vous sur notre site internet (www.klien-it-systems.com/fr), contactez-nous par mail à info@klien-it-systems.fr , ou téléphonez-nous au +31 7.65.20.80.43.

Vous êtes intéressés par notre système ? Demandez-nous une démo gratuite sans engagement !
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Lisez l’histoire de notre fondateur – Antonio Kouwenberg

A la maison, on m’a toujours dit de travailler à l’école, qu’il faut apprendre à travailler en retroussant ses manches. Voilà pourquoi j’ai commencé mon premier job à l’âge de 14 ans. Je distribuais des prospectus pour la société Klien BV.

Depuis ce jour, j’ai commencé à grandir dans l’entreprise de mon père et j’ai effectué différentes tâches, de responsable de l’entretien, dans l’administration et de chef de projet.

Avec le temps, j’ai remarqué que l’une des conséquences de la croissance de l’entreprise Klien était le temps perdu dans les dynamiques quotidiennes et les lenteurs administratives. Il fallait recruter toujours plus d’employés pour effectuer le travail de bureau parce que l’information de l’entreprise n’était pas centralisée et que tout le monde dépendait trop de la mémoire des uns et des autres. J’ai pensé qu’il aurait pu en être autrement et que donc la stratégie organisationnelle de 1974 devait s’automatiser. Nous devions innover.

Nous avions un programmateur dans l'équipe de Klien. Il réussissait à régler tous les problèmes relatifs aux technologies de l’information et de la communication. En plus de cela, il était aussi très bon pour programmer des applications, des sites internet, des logiciels et d’autres choses encore. Cela nous a donné une idée : nous allions développer notre propre logiciel, conçu sur-mesure pour Klien, un système qui aurait mis fin à tous les problèmes. De cette manière, aucune information n’aurait plus été perdue, la charge administrative serait allégée et l’entreprise aurait travaillé à partir d’une base centralisée, un espace collectif depuis lequel on puisse tout gérer.

J’ai ensuite commencé à imaginer un système avec mon père, le staff du bureau et notre programmateur. De quoi avons-nous besoin ? Par où commencer ? Où voulons-nous arriver ?

Finalement, nous avons décidé de commencer avec un système de planning, en le reliant à l’organisation du comptage des heures, les salaires et les factures. Une base simple, à étendre ensuite selon nos besoins. Pour chaque problème que nous avons rencontré, nous avons fait un protocole, consulté notre programmateur et étudié les différentes possibilités.

De cette manière, notre système a continué à grandir et il est devenu une part importante de notre société. Nous avons remarqué que la pression administrative s’affaiblissait considérablement, l’inefficience était désormais un mauvais souvenir, nous avions besoin de moins de personnel au bureau et la tranquillité et le calme augmentaient.

Etant donné que (en partie grâce à notre système) Klien s’est développée considérablement et que la programmation coûte très cher, nous avons commencé aussi à chercher d’autres logiciels pour le secteur de la propreté. Quels logiciels trouve-t-on sur le marché et qu’offrent-ils ?

Nous sommes rapidement tombés sur un certain nombre de fournisseurs de logiciels et avons commencé à faire des recherches plus poussées. À notre grande surprise, ces systèmes ne sont pas (beaucoup) plus développés que le nôtre, mais ils sont très chers, difficiles à utiliser et très loin d’être complets. Les prix auraient d’ailleurs considérablement augmenté si nous avions voulu des modules supplémentaires, qui étaient déjà inclus par défaut dans notre logiciel. “Mince, non !”, avons-nous pensé. Cela nous a donc motivé à développer encore notre propre logiciel, pour le rendre le plus complet possible.

A la fin de l'année 2019, nous avions déjà développé un système complet. Entretemps, nous recevions régulièrement les compliments d’entreprises de propreté qui nous demandaient d'utiliser notre logiciel.

Mon esprit entrepreneurial a commencé à bouillonner et nous avons décidé de préparer notre système de gestion à la mise en marché. Du fait de nos mauvaises expériences avec les fournisseurs de logiciels déjà présents sur le marché, nous voulions offrir un package logiciel tout-en-un à un prix raisonnable, de façon à ce que même les plus petites entreprises puissent avoir l’opportunité d’innover.

Toutefois, le marketing demandait encore beaucoup de temps et de travail. Etant donné que nous étions occupés à développer un logiciel depuis 2015, le système complet devait être converti dans un nouveau format. Nous devions lui donner un aspect plus moderne et le rendre capable de supporter une base clients. Nous avons aussi commencé à développer une application additionnelle au début de l’année 2020.

Puisque la création de notre logiciel était un processus principalement digital et qu’au début de l’année 2020 nous n’en étions encore qu’à la phase embryonnaire de notre nouvelle société Klien-IT-Systems BV, l’arrivée du Covid-19 n’a heureusement eu qu’un impact marginal sur notre travail.

Avec notre système nous avions déjà un temps d’avance sur le Covid-19. L’entreprise de propreté Klien BV était déjà complètement digitalisée, c’est pourquoi tout le monde dans notre entreprise pouvait travailler sans problème, et nos 85 employés du personnel d’entretien pouvaient continuer à suivre toutes les dynamiques de l’entreprise (par exemple, le planning) numériquement. Clairement, nous avons commencé à nous digitaliser et à innover à temps.

Nous avons aussi vu l’arrivée du Covid-19 comme une opportunité supplémentaire d’aider les autres entreprises du secteur dans leur processus de digitalisation et d’innovation. Il est évident qu’au moment du confinement, quand tout arrive au point mort et que le chiffre d’affaire diminue, l’alternative d’un package logiciel complet, abordable et qui vous fait même économiser, est toujours la bienvenue.

Depuis janvier 2021, notre site internet est en ligne et nous recevons maintenant nos premiers clients.
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