Introduzione
Oggi la tecnologia si evolve ad un ritmo sfrenato e ha un impatto su quasi tutti gli aspetti della nostra vita, compreso il lavoro. Un'area che è stata profondamente influenzata dalle innovazioni digitali è la registrazione dell'orario di lavoro. I metodi tradizionali, come i fogli di presenza e i registri delle presenze, si sono rivelati imprecisi e soggetti a frodi.
In questo articolo spiegheremo innanzitutto perché la registrazione digitale dell'orario di lavoro è necessaria per il buon funzionamento di un'azienda e perché integrarla in un sistema ERP è più efficiente ed efficace. Discuteremo poi i limiti dei codici QR in questo settore e la soluzione proposta da Klien-IT-Systems.

I vantaggi della registrazione digitale dell’orario di lavoro
Precisione e risparmio di tempo
Con la registrazione digitale degli orari, i dipendenti possono registrare in modo semplice e veloce i loro orari di arrivo e di partenza utilizzando un'applicazione sul loro telefono. Questo migliora l'accuratezza, ma soprattutto previene il rischio di frodi e di manipolazione dei fogli di presenza. Quando timbrano in ingresso e in uscita, un'applicazione registra l'ora e la posizione. È quindi impossibile manipolare questi dati.
Monitoraggio in tempo reale
Un'applicazione integrata di timbratura in entrata e in uscita fornisce informazioni in tempo reale sulle ore lavorate dai dipendenti. I datori di lavoro possono controllare la presenza dei loro dipendenti in qualsiasi momento, consentendo loro di pianificare in modo più efficace e di intervenire in caso di assenza.
Gestione efficiente del tempo
L'implementazione della registrazione digitale delle ore rende più facile il monitoraggio e la conferma delle ore lavorate. Il sistema evidenzia automaticamente le variazioni dell'orario di lavoro, evitando così di dover controllare le timbrature di entrata e uscita di ogni dipendente.
Tutto in ordine
La registrazione digitale delle ore di lavoro consente alle aziende di rispettare le disposizioni di legge e il diritto del lavoro in materia di orari di lavoro, pause e straordinari. Archiviando queste informazioni in formato digitale, i datori di lavoro possono facilmente monitorare il rispetto di queste regole ed evitare potenziali problemi di conformità.

I limiti dei codici QR e dei terminali per il monitoraggio dell'orario di lavoro
Sebbene i codici QR siano strumenti utili per molte applicazioni, presentano alcuni limiti quando si tratta di monitorare l'orario di lavoro.
Sicurezza limitata
I codici QR possono essere facilmente riprodotti e copiati da chiunque ne abbia accesso. Ciò significa che i dipendenti possono falsificare gli orari di arrivo e partenza semplicemente fotografando il codice e riutilizzandolo. In questo modo possono facilmente timbrare il cartellino da casa, ad esempio, o modificare il proprio orario.

Inaffidabilità dei codici fisici
I codici QR fisici possono essere facilmente danneggiati o cancellati, rendendoli illeggibili. Ciò rende inefficiente la registrazione dell'orario di lavoro e può frustrare sia il datore di lavoro che il dipendente, senza contare che, anche in questo caso, sono possibili frodi.
Funzionalità limitata
I codici QR non offrono funzionalità aggiuntive per l'acquisizione di dati rilevanti, come il motivo del ritardo, le ferie, i codici dei progetti o le informazioni specifiche sui compiti. Un'applicazione integrata fornisce questa funzionalità. Inoltre, un'applicazione può essere facilmente migliorata e potenziata: provate a modificare i codici QR una volta installati...

Klien-IT: la soluzione migliore per le imprese di pulizia
Quando abbiamo sviluppato il nostro modulo di gestione dell'orario di lavoro nell'applicazione e nel software Klien-IT-Systems, abbiamo tenuto conto innanzitutto del comfort dei dipendenti in cantiere e in ufficio.
Per il dipendente, la registrazione dell'orario diventa un semplice clic sull'orologio, per timbrare al suo arrivo sul cantiere e nel momento della sua partenza. I dipendenti possono anche vedere immediatamente se hanno timbrato il cartellino troppo lontano dalla zona del cantiere o all'ora sbagliata. Questo li rende consapevoli dei loro errori.
Dal software è possibile monitorare in tempo reale le timbrature dei dipendenti. Oltre a registrare gli orari di arrivo e di uscita dei dipendenti, viene determinato automaticamente anche il luogo in cui essi timbrano il cartellino, utilizzando il GPS. In questo modo l’amministrazione sa immediatamente se si trovavano nel posto giusto al momento giusto.
Per i controlli, Klien-IT utilizza semplici panoramiche in cui vengono evidenziate automaticamente eventuali discrepanze. In questo modo non è necessario scorrere ogni elenco: le informazioni più rilevanti sono subito visibili.

Conclusione
La registrazione digitale dell’orario di lavoro è diventata essenziale per le aziende moderne e i vantaggi sono evidenti. Un'applicazione integrata offre precisione, risparmio di tempo, informazioni in tempo reale e una gestione efficiente del tempo. Per noi è una soluzione molto più affidabile dei codici QR, che sono limitati in termini di funzionalità, sicurezza e affidabilità.
Klien-IT offre la soluzione migliore per il settore delle pulizie, con funzionalità specifiche, accesso online e potenti strumenti di reporting e analisi. Adottando la registrazione digitale delle presenze e scegliendo un'applicazione integrata come Klien-IT, le imprese di pulizia possono migliorare significativamente l'efficienza, l'accuratezza e la produttività della loro attività.

Le tecnologie odierne cambiano rapidamente. Per le aziende è fondamentale stare al passo con questa tendenza e adottare sistemi moderni e flessibili. In questo blog vedremo perché è necessario avere un software moderno ed efficiente.

L'efficienza
Le prestazioni della vostra azienda dipendono dalla vostra organizzazione lavorativa. Se la vostra organizzazione si basa su un software (ERP o CRM) è quindi importante prestare particolare attenzione al suo funzionamento: deve essere fluido e facile da usare. Un software efficace deve dare un contributo sostanziale all'attività dell'azienda. Ad esempio, dovrebbe automatizzare i processi aziendali riducendo al minimo le attività amministrative, in modo da potersi concentrare sull'attività principale, ossia la fornitura di un servizio di pulizia di qualità. Un software efficace dovrebbe anche fornire informazioni in tempo reale sulle attività aziendali, in modo da poter prendere le decisioni giuste in modo tempestivo. Infine, un sistema moderno si basa su tecnologie che voi e i vostri dipendenti siete abituati a utilizzare (computer, smartphone, tablet), quindi il suo utilizzo deve risultare naturale per tutti.

Riduzione dei costi
Un sistema software moderno ed efficiente dovrebbe anche contribuire a ridurre i costi. L'automazione dei processi consente di lavorare in modo più efficiente, con conseguente riduzione dei costi amministrativi. Inoltre, il software riduce drasticamente la quantità di errori e duplicazioni, limitando così la perdita di tempo e di risorse.

Al giorno d'oggi, il prezzo dei software si è abbassato ed è diventato molto più democratico. Mentre i programmi obsoleti operano ancora con schemi di prezzo superati (prezzi che dipendono dal numero di ore lavorate o dal costo del servizio), i nuovi software sono più agili e adattabili a fronte di un prezzo fisso.

Flessibilità
I software di oggi contribuiscono anche a migliorare la flessibilità dell'azienda. Ad esempio, si adattano facilmente alle mutevoli condizioni di mercato, alle nuove leggi e normative e a tutti i cambiamenti del contesto aziendale. Sono flessibili e possono integrare rapidamente e facilmente le nuove tecnologie che vengono introdotte ogni anno.

Guardare al futuro
I software più recenti contribuiscono anche alla sostenibilità dell'azienda. Ad esempio, la loro flessibilità e fluidità consentono di anticipare i cambiamenti e le tendenze, come le nuove tecnologie o gli sviluppi del mercato. Vi forniscono gli strumenti per sviluppare e adattarvi a questi cambiamenti, per essere al passo con le esigenze del mercato e dei vostri clienti.

Un passo avanti sulla concorrenza
Abbiamo visto i vantaggi dei software più recenti: maggiore efficienza del lavoro amministrativo, riduzione dei costi e degli errori, maggiore adattabilità al mercato e alle esigenze dei clienti, che si traducono in un miglioramento delle prestazioni. Tuttavia, è vero anche il contrario. L'azienda che non adotta un buon software si trova in una situazione di svantaggio competitivo. Se un buon software vi dà un vantaggio, scelte sbagliate in termini di strumenti informatici vi penalizzano.

È in questo senso che Klien-IT ha sviluppato il proprio software per adattarlo alle esigenze del mercato. Le novità sono molte, ma gli ultimi sviluppi mirano a migliorare la comunicazione tra l'ufficio e il cantiere grazie all'uso di un traduttore automatico nell'applicazione mobile e alla condivisione di immagini.

Si dice che "non andare avanti significa andare indietro". Non è mai stato così vero!

"Klien-IT-Systems solo un po' diverso".

Il nostro software, conveniente e con un prezzo competitivo. Troppo pochi si rendono conto che la pulizia è estremamente importante per il nostro benessere e la nostra prosperità. Lo stesso vale per il gestionale. Antonio Kouwenberg, studente di diritto tributario, sviluppa Klien-IT-Systems con un team di programmatori: "La pulizia e il software hanno analogie e relazioni e possono essere potenti. Il mio obiettivo è aiutare le imprese di pulizia, piccole e medie, a concentrarsi sul loro core business: la pulizia e/o la pulizia specializzata. Come? Grazie al sistema software costruttivo, efficace, efficiente e allo stesso tempo economico di Klien-IT-Systems. Inoltre, è necessario un minor numero di persone in ufficio. Molto utile in questo periodo di carenza di manodopera. "Come fa Klien-IT-Systems a ottenere un tale successo, anche a livello internazionale?" Ce lo spiega Antonio.

Antonio Kouwenberg ha 22 anni e vanta 10 anni di esperienza nel settore delle pulizie. "Il mercato delle pulizie è un settore estremamente versatile ed esteso, con 177 nazionalità distribuite su 231.000 dipendenti. Una grande industria! Naturalmente, questo comporta molte sfide in termini di risorse umane, contatto con i clienti, stigmatizzazioni e, naturalmente, il lavoro stesso", esordisce Antonio.

Pulizia, non conosciuta da tutti
"Quando da adolescente ho avuto un lavoro part-time presso l'impresa di pulizie di mio padre, l'impresa di pulizie Klien, ho notato subito le sfide che affliggevano il settore. Mi piaceva lavorare nelle pulizie, lavoravo insieme a un gruppo di colleghi. Ci divertivamo, guadagnavamo 'bene' ed eravamo particolarmente soddisfatti del lavoro che svolgevamo. Spesso, pero’, ricevevo anche la risposta: "Fai le pulizie? Perché lo fai?". Ho notato che la professione di addetto alle pulizie veniva e viene tuttora dipinta come noiosa, a volte addirittura accondiscendente. Una vergogna".

Le pulizie coinvolgono molto
"Nelle pulizie si impara a lavorare sodo, si incontrano molte persone e si visitano luoghi speciali. Non parliamo poi delle pulizie specialistiche con tutti i certificati, le conoscenze e le abilità artigianali. Come project manager, ho capito che c’e’ molto di piu dietro una ‘semplice pulizia’: quali sono i problemi in officina? Cosa si deve fare per questo nuovo progetto? Chi ha le chiavi necessarie? Un bel po' di cambiamenti nella pianificazione, richieste di ferie in sospeso e l'ennesimo commento del cliente, scritto su un "biglietto giallo" e appiccicato sull'armadio delle pulizie. Cose che non si vogliono lasciare all'addetto alle pulizie".

L'addetto alle pulizie come base
L'impresa di pulizie Klien ha già digitalizzato i processi per organizzare nel modo più efficiente e corretto possibile per il team di pulizie. "In seguito alla nostra indagine, abbiamo concluso che i sistemi software erano costosi, complessi e non online. Non erano assolutamente in linea con il nostro settore. E così, 10 anni fa, io e mio padre abbiamo deciso di prendere in mano il sistema software e di svilupparlo con dei programmatori. Le imprese di pulizia regionali ce lo chiesero. Questa domanda ha confermato che il sistema software di Klien-IT-Systems è davvero un'aggiunta gradita al mercato. Perché? Per la facilità d'uso, la semplicità e la prevenzione dei problemi. L'impresa di pulizie è la nostra base; se il settore dispone di tutte le informazioni necessarie per un progetto pulito e ben gestito, anche l'aspetto operativo dell'impresa di pulizie andrà bene. Si risparmia molto tempo ed energia positiva. Anche la nostra App integrata si è rivelata un'opportunità d'oro nel processo".

Pulire e fare affari
Gestione automatica degli orari, piani di ispezione, sistema di inventario, fatture automatiche, contabilità: l'App di Klien-IT-Systems offre una grande efficienza e una visione d'insieme. "Abbiamo ridotto l'occupazione degli uffici di Klien (con circa 90 addetti alle pulizie) da 6 a 1,5 (!). Durante le vacanze estive, a volte c'erano anche giorni in cui non c'era nessuno in ufficio. Non perché dovessero aiutare nelle pulizie (cosa che accadeva spesso in passato), ma perché tutto era organizzato e strutturato. Pertanto, questo vi dà lo spazio per continuare a fare business e per espandere e far crescere la vostra impresa di pulizie".

Klien-IT-Systems è conveniente per i dipendenti di piccole e grandi imprese di pulizia. "Nessun costo di avviamento, nessun abbonamento ai servizi, nessun costo aggiuntivo o moduli aggiuntivi costosi. Solo un importo fisso al mese e una guida costante. Anche tutti gli sviluppi futuri sono inclusi nell'importo fisso mensile. Il nostro ultimo fattore di garanzia".

Il futuro
L'App Klien-IT è disponibile per i dipendenti in 25 lingue e per il back office in 5 lingue. Antonio: "Siamo estremamente orgogliosi che in un anno quasi 50 aziende del settore delle pulizie utilizzino il nostro sistema software appropriato. E siamo già attivi in Belgio, Francia, Italia e presto in Spagna. La pulizia è presente ovunque e l'industria lavora in modo simile. Il sistema software deve servire a sgravare le imprese di pulizia e gli addetti alle pulizie e non ad appesantirli. La digitalizzazione è davvero necessaria per continuare a sopravvivere come imprenditore, perché la società e le esigenze dei clienti stanno cambiando rapidamente. Ecco perché la nostra missione, per ora e per il futuro, è: attenzione al software, attenzione alla convenienza, attenzione al prezzo".

Find the original interview on the website of Schoonmaakjournaal via: https://schoonmaakjournaal.nl/actueel/antonio-kouwenberg-klien-it-systems-net-ff-anders

Klien-IT-Systems contiene un sistema completo di gestione delle scorte e dei prodotti. Questo sistema permette di tenere sempre sotto controllo lo stato del magazzino in tempo reale. Le scorte vengono monitorate automaticamente e i vostri dipendenti possono facilmente effettuare ordini di prodotti dalla loro App. Questi ordini modificano poi immediatamente e automaticamente lo stato delle scorte. In questo modo avete il controllo del flusso del materiale e dei prodotti all'interno della vostra azienda. È possibile indicare per ogni progetto quali articoli sono necessari. Così i dipendenti possono ordinare solo gli articoli rilevanti per ogni progetto. Questi ordini arrivano nel cruscotto dell'inventario. Lì si può vedere a colpo d'occhio ciò che è necessario per i progetti e si può iniziare a elaborare gli ordini. Quando un ordine viene consegnato, il sistema adegua automaticamente i dati di magazzino per mantenerli aggiornati. Sei curioso di sapere come funziona il nostro sistema di inventario integrato e quali altre utili funzioni abbiamo da offrire? Non esitare a chiedere subito una dimostrazione gratuita!

Smart time registration system on GPS! If you still register the times of your employees on paper, or if you use a cumbersome registration system with a QR code, for example, then we have the solution for you!

Save time and money with the time registration of Klien-IT-Systems. The smart clock-in and clock-out system on GPS automatically uses time registration and location determination as a basis. This allows you to see LIVE in one clear overview where and when everyone is working. This way you are always one step ahead of everyone.

By means of the location determination via GPS you will see in one overview what the location of arrival and departure is. This, in combination with the time of clocking in and out, gives you a detailed overview of the time and place of arrival and departure. Your employees can easily clock in and out on location in their mobile app with one click.

Con Klien-IT puede decir adiós a los flujos de papel dentro de su organización. Esto no sólo ahorra mucho tiempo y, por tanto, dinero, sino que también garantiza la visión de conjunto y la tranquilidad en la oficina y el lugar de trabajo. Todo lo que necesita se encuentra ahora de forma segura y estructurada en su propio entorno digital, accesible desde cualquier lugar y en cualquier momento. Con Klien-IT estará preparado para el futuro. ¿Está preparado para digitalizar su registro horario y sus procesos empresariales? ¿O tiene curiosidad por saber qué otras funciones específicas de limpieza hemos desarrollado? Entonces eche un vistazo a nuestro sitio web (www.klien-it-systems.nl), póngase en contacto con nosotros a través de info@klien-it-systems.nl o llámenos al 076 - 520 80 43.

You can also immediately request a free demo and we will come by to explain the entire system. This can of course also be done digitally.

Pulizia come strumento per svolgere un ruolo sociale.

In parte a causa del Covid-19, il fatturato dell'impresa di pulizie Klien è aumentato solo leggermente rispetto ai due anni precedenti. E il fatturato e il profitto sono prima di tutto i presupposti perché il direttore-proprietario possa avere un ruolo nella società e nella governance locale.

Il ritratto di una PMI entusiasta

Raymond Kouwenberg (51 anni) non è certo il classico imprenditore di una impresa di pulizie locale, nonostante il suo inizio possa essere definito tale: uno studente lavoratore che si è "incastrato" nel business delle pulizie. Durante i suoi studi in ingegneria civile, ha iniziato, nel 1987, a lavorare come studente presso l'impresa di pulizie Klien a Breda, fondata nel 1974, dove è diventato project manager dopo due anni. Dopo la laurea nel 1994, Kouwenberg ha lavorato per il comune, ma è rimasto in contatto con Klien, dove hanno lavorato esclusivamente con gli studenti. "Immaginate: in un'epoca senza telefoni cellulari e computer portatili, gestire, chiamare e programmare ottanta studenti", dice l'imprenditore. E’ stato bravo, perché nel 1997 è diventato co-azionista di Klien BV e dieci anni dopo direttore-proprietario. Nel 2011, l'impresa di pulizie si è trasferita nei suoi attuali locali di quasi 200 metri quadrati nel parco commerciale De Mark, a Breda.

Socialmente coinvolto

Sulla porta d'ingresso ci sono gli adesivi 'Società di formazione accreditata' e 'Formiamo professionisti'. Questo è solo un debole riflesso dei progetti con i quali Raymond Kouwenberg è impegnato. Per citarne solo alcuni: l'azienda è membro di nove reti, sostiene tredici associazioni di beneficenza, ha il marchio di qualità CSR (Responsabilità Sociale d’Impresa), specifica l'impronta di CO2 sul suo sito web e aiuta le persone lontane dal mercato del lavoro. Kouwenberg svolge anche sette funzioni nel consiglio di amministrazione, compreso il presidente della VNO-NCW Breda, ed è un consigliere comunale per il partito VVD. È coinvolto in almeno venti consigli e gruppi di interesse. "La pulizia è stata il filo conduttore della mia vita per 34 anni. Ma ci sono tre principi fondanti nel mio DNA: governo, educazione e infine impresa. Essere coinvolto socialmente, aiutare le persone, è particolarmente importante per me. Il trucco è saper sempre trovare un equilibrio tra questi obiettivi e il tempo per la mia famiglia, mia moglie e i miei tre figli".

Principalmente imprenditore di pulizie

Sembra che questa interpretazione sociale prevalga sul fare affari come impresario nel settore... "No, questo è il filo conduttore e fornisce il reddito che mi dà la possibilità di contare qualcosa per gli altri". Principalmente sono un imprenditore del settore delle pulizie". In questo ruolo gestisce un'azienda con circa 85 dipendenti da una filiale. Sette di loro lavorano nell'ufficio, compresi tre coordinatori di progetto per l'attuazione. L'area di lavoro copre un cerchio di 20 chilometri intorno a Breda. "Non abbiamo bisogno di un'area più grande, perché questo limita anche il tempo di viaggio dei nostri dipendenti.”

Rispetto per il lavoro di pulizia

Nel 2019, il fatturato è stato di 1,7 milioni di euro e per il 2020 la previsione è di 2 milioni di euro, con una crescita del 15%. Anche qui, la pandemia Covid ha messo i bastoni tra le ruote.

"Abbiamo perso quasi 300.000€, perché le palestre e gli uffici hanno chiuso. Questo è stato compensato in qualche modo eseguendo molte disinfezioni. Quest'anno, ci aspettiamo di fatturare 2 milioni di euro. Non abbiamo un'ambizione bruciante di crescere, non siamo attivi nelle vendite e ci chiediamo sempre: vogliamo lavorare lì? Questo cliente è adatto a noi? Preferiamo i clienti rispettati e chiediamo anche il rispetto in cambio, verso l'industria delle pulizie e i nostri dipendenti. In caso contrario, ci ritiriamo. Abbiamo persino annullato un contratto da 70.000€- un sacco di soldi per un'azienda come questa - perché il cliente ha parlato in modo irrispettoso della pulizia e dei nostri dipendenti".

Basso assenteismo

Kouwenberg dice di voler gestire un'azienda caratterizzata da stabilità e calma. Questo sembra funzionare, perché il turnover tra i dipendenti è solo "un po' ai margini", con i nuovi arrivati che a volte si ritirano rapidamente. L'assenteismo è solo dell'1,7%.

Costruire il proprio software di pulizia

L'imprenditore dice che lavora sempre su processi e procedure per ottimizzare la pulizia, supportato dall'informatica. "Nel 2014, tre anni dopo che abbiamo iniziato a lavorare in un vero locale commerciale, ho iniziato a esaminare i processi intorno alla pianificazione, alla timbratura in entrata e uscita, al consumo di materiale, al trattamento amministrativo e agli acquisti. I requisiti imposti dai clienti sono sempre più alti e un buon livello di soddisfazione del cliente sta diventando sempre più difficile da raggiungere. So per esperienza personale che questo è particolarmente vero per le PMI di questo settore con circa 40-60 dipendenti. Se non si digitalizza, si rimane bloccati come impresa di pulizie. Ma la digitalizzazione con l’ aiuto esterno è incredibilmente costosa per le piccole aziende, perché bisogna pagare un extra per ogni modulo. Negli ultimi anni, ho quindi costruito il mio software passo dopo passo. Per e dal settore della pulizia.

Raggiungere le piccole e medie imprese

Il risultato è che sotto l'ombrello di Klien, è da poco nata la Klien-IT-Systems, guidata da Kouwenberg junior. Il sistema software include tutti i moduli, compresi quelli futuri, per le piccole e medie imprese di pulizia e può essere affittato a un prezzo fisso: fino a 100 dipendenti per poco meno di 300 euro al mese.

C’è una relazione tra il software gestonale e il settore delle pulizie? "Sì, perché la nostra iniziativa è nata dalla mia convinzione che bisogna raggiungere le piccole e medie imprese del settore in un campo che è ancora loro estraneo, e la mancata digitalizzazione sta minacciando la loro esistenza e la loro crescita".

Le paure di un datore di lavoro oggigiorno

Da addetto alle pulizie a direttore-proprietario dell'impresa di pulizie in cui hai iniziato come studente lavoratore. Qual è l'aspetto più difficile dell'essere un imprenditore? Kouwenberg: "I problemi del lavoro. La sicurezza del lavoro per il dipendente è fondamentale, con pilastri come il pagamento continuato per due anni in caso di malattia, la transizione e un'alta indennità di licenziamento. Tuttavia, sono queste le cose che fanno paura a un datore di lavoro e che purtroppo disincentivano l'assunzione di persone su base permanente".

Un lavoro attraente

Il consiglio di Kouwenberg ai politici dell'Aia è di rendere di nuovo attraente essere un datore di lavoro. "Dobbiamo andare verso la flessicurezza, che è la nuova direzione della VNO-NCW e della MKB-Nederland. Un mercato del lavoro dinamico, con una garanzia di sicurezza sociale e occupazionale per tutti piuttosto che il lavoro stesso. In altre parole, la sicurezza per andare al lavoro e rimanere al lavoro. Una politica attiva del mercato del lavoro, uno sviluppo lungo tutto l'arco della vita e una moderna sicurezza sociale per riportare permanentemente le persone in cerca di lavoro nel mercato del lavoro. Il posto di lavoro fisso è ormai troppo fisso e il flessibile è troppo flessibile, per entrambe le parti. Servirebbe una sorta di società scandinava in cui qualcuno può sempre guadagnare un reddito attraverso il lavoro o riceve un sostegno temporaneo".

Valore aggiunto per la società

Infine, qual è la cosa migliore dell'essere un imprenditore? "Essere molto coinvolti, ottenere risultati e tradurli in valore aggiunto per la società", dice Kouwenberg. "Aiutare soprattutto offrendo stage, attraverso la sponsorizzazione, offrendo opportunità alle persone svantaggiate, sostenendo le associazioni di beneficenza e creando un'azienda caratterizzata da calma e stabilità".

Ti è mai capitato di avere in mente un’ immagine precisa di come qualcosa dovrebbe essere, ma non c’è nessun sistema gestionale che fa veramente al caso tuo? Nel settore delle pulizie sempre più imprese stanno affrontando questa sfida.

In giro si sentono sempre le stesse storie di piccole imprese che per l’aumento del numero di clienti e per tenere una pianificazione manuale, alla fine si impantanano nella burocrazia. Queste imprese vogliono crescere, ma semplicemente non hanno le giuste risorse e molte volte sono alla ricerca di un sistema che può semplificare certi aspetti del lavoro.

Tuttavia, molti di questi sistemi sono spesso troppo complessi o troppo costosi, perciò spesso le aziende preferiscono non usare affatto un sistema software. Molti aspetti rilevanti per le imprese di pulizia, sono meno importanti per la grande maggioranza delle altre imprese. Di conseguenza, quello che succede è che gli sviluppatori di software spesso si focalizzano in prodotti per soddisfare i bisogni della fetta più grande di clientela.

Fortunatamente ci sono anche imprese di pulizia che hanno cominciato a lavorare proprio su questo. Alla Klien era chiaro già 8 anni fa che bisognava stare al passo coi tempi. Il trucco è cominciare in tempo, così da avere un vantaggio sul resto del mercato. Le compagnie che non hanno cominciato questo processo in tempo, sono spesso già indietro coi tempi. Klien-IT-Systems in parte è stata creata proprio per rispondere a questa chiamata d’ aiuto da parte del settore.

Klien-IT-Systems è una combinazione di soluzioni per le difficoltà amministrative del settore. Sappiamo quali sono i punti di debolezza e sappiamo perfettamente quali sono le sfide per le imprese di pulizia. Con il nostro sistema gestionale puoi archiviare i tuoi dati più importanti in un unico spazio centrale online. Oltre al sistema, è stata sviluppata anche un’ applicazione dove i dipendenti possono trovare tutte le informazioni di cui hanno bisogno. L’ applicazione è collegata direttamente al sistema, così che i dipendenti non devono andare in ufficio tanto spesso e funziona anche più velocemente. Infatti, ricevono immediatamente le informazioni di cui hanno bisogno. Abbiamo completamente ottimizzato il sistema e l’applicazione per il settore delle pulizie, e lo testiamo continuamente qui alla Klien.

Dato che non puoi mai essere ovunque nello stesso momento, hai bisogno di trovare un modo per capire che cosa stanno facendo i tuoi dipendenti e dove. Questo è facile in altre imprese perchè c’è un posto di lavoro fisico comune, come l’ ufficio. Ma in un’ impresa di pulizie è proprio l’opposto. Con il nostro tracciamento GPS di entrata e uscita, puoi sempre vedere se i tuoi dipendenti sono sul posto di lavoro e in che turno.

Il trasferimento delle chiavi è un altro dilemma amministrativo. Spesso quando una chiave viene persa è la parola di qualcuno contro quella di qualcun’altro. Ora c’è un modo per dare ai dipendenti la responsabilità del deposito chiave. Questo aiuterà il personale, perchè potrà provare che la chiave non è in suo possesso, così come è utile avere una visione di insieme esatta su chi lavora dove e con che chiave.

Klien-IT-Systems è una combinazione di soluzioni per le difficoltà amministrative del settore. Sappiamo quali sono i punti di debolezza e sappiamo perfettamente quali sono le sfide per le imprese di pulizia. Con il nostro sistema gestionale puoi archiviare i tuoi dati più importanti in un unico spazio centrale online. Oltre al sistema, è stata sviluppata anche un’ applicazione dove i dipendenti possono trovare tutte le informazioni di cui hanno bisogno. L’ applicazione è collegata direttamente al sistema, così che i dipendenti non devono andare in ufficio tanto spesso e funziona anche più velocemente. Infatti, ricevono immediatamente le informazioni di cui hanno bisogno. Abbiamo completamente ottimizzato il sistema e l’applicazione per il settore delle pulizie, e lo testiamo continuamente qui alla Klien.

Since you can never be everywhere at the same time, you need to find a way to understand what your employees are doing where. This is easy in other enterprises because there is a common physical workplace, such as the office. But in a cleaning company it's just the opposite. With our entry and exit GPS tracking, you can always see if your employees are at work and on what shift. Key transfer is another administrative dilemma. Often when a key is lost it is someone's word against someone else's. Now there is a way to give employees key deposit responsibility. This will help staff, as they can prove that the key is not in their possession, just as it is useful to have an exact overview of who works where and with what key. Additionally, the system also has a fully integrated accounting package. This means that you will no longer need an external package, because you will have everything centralized in one space. If you would like to keep the accounting package that you already have, we are of course willing to take a look at the various possibilities to keep it together with you.

The complete scheduling system allows you to fully automate the timetable. Employees can see the timetable and request time off or changes through the application. Thanks to this feature, you will always have a clear and complete perspective, which will allow you to adjust your schedule at any time. In addition, you will save a lot of paperwork and nothing will be lost, since everything is stored in the system.

In addition to this, the system includes all the features that small and medium-sized businesses need to thrive in the digitized world of the cleaning industry. The question is, of course, what future are we headed towards? At Klien-IT-Systems we are continuously working to improve and innovate our system and application. We listen to customers and staff who work with our system, so we are always open to suggestions, criticisms and new ideas. We use criticism and suggestions to fulfill the wishes of our customers in the best way.

Our management system is clear and easy to use for the customer, improves the working environment and saves a lot of time and energy.

There is also a well-trained team behind this digital world, so if something is still not entirely clear to you, our team will be happy to help. We will do our best to make sure your digitizing process is as easy as possible.

With Klien-IT-Systems you prepare urself for the future!

Dite addio alla pianificazione con Excel!

Possiamo tranquillamente dire che il successo di un’ impresa di pulizia si deve soprattutto ad una pianificazione facile, agile e ben organizzata. Negli ultimi anni però, abbiamo notato che in molte imprese di pulizia ci sono tabelle di pianificazione complicate, create per esempio con Excel o con un altro software. La domanda che ci sorge spontanea è dunque la seguente: perché così tante imprese dipendono da Excel per quanto riguarda la pianificazione del personale? Certamente è facile cominciare con Excel, ma la goffaggine nell’utilizzo, i refusi e in generale le limitazione del programma stesso, portano a problemi nel lungo periodo.

Qui ti elenchiamo quattro ragioni per cui Excel ti causerà dei problemi:

1. Cambi di orario

Con Excel anche il cambio più piccolo ti fa eliminare e aggiungere righe e colonne, cambiare colori, unire celle e molti altri cambi. Chiaramente, questo rende impossibile rispondere velocemente al nuovo cambio di orario.

2. Orari individuali

Dipartimenti e luoghi diversi hanno ognuno i propri fogli di lavoro, quindi per avere una panoramica generale della pianificazione dell’ impresa dovrete unire ed integrare tutti i fogli di lavoro. Il problema è che quando avrete finito, ormai la pianificazione oraria sarà diventata obsoleta!

3. Cerca e sostituisci

Immaginiamo che il collega che di solito gestisce la pianificazione con Excel oggi non possa lavorare e quindi c’è bisogno di qualcuno che faccia il lavoro al posto suo. La cosa più ovvia da fare è quindi cercare un altro collega attraverso la funzione di ricerca di Excel. Il problema però è che non è scontato che chiunque degli altri colleghi sappia usare Excel o abbia le giuste competenze per riuscire a creare una pianificazione dettagliata con il programma.

4. Pianificare per il giorno dopo

È veramente inusuale che una pianificazione digitale chiara e ben strutturata venga comunicata ai dipendenti con Excel, soprattutto se deve essere fatta oggi per domani. Allo stesso modo, se si tenta di comunicare l’orario con una pianificazione manuale, questa di solito risulta confusionaria.

Conclusione - La pianificazione con Excel non ti aiuta a crescere come impresa!

Spesso accade che le imprese di pulizia continuino ad usare software e processi confusionari. Questo può capitare per mancanza di tempo per passare al vaglio tutte le opzioni e adottare un sistema nuovo e migliore. In realtà però si risparmiano molti più soldi e fatica smettendo di usare Excel! Alla Klien-IT-Systems tutta la pianificazione è archiviata nel cloud, permettendoti di vedere ed aggiustare il piano orario da qualsiasi posto e in qualsiasi momento.

In più, la nostra pianificazione è molto chiara, semplice ed avanzata. Per esempio tutti i dipendenti possono vedere il loro orario sulla loro APP, sia per panoramiche orarie generali che specifiche. Scopri come funziona la pianificazione sul nostro software nel nostro blog o richiedi una dimostrazione gratuita per vedere tutte le possibilità che ti offre il software Klien-IT-Systems.

Che cos'è un sistema ERP?

ERP è l'acronimo di Enterprise Resource Planning (pianificazione delle risorse aziendali). Un sistema ERP è infatti un software utilizzato all'interno delle organizzazioni per supportare tutti i processi aziendali. A tal fine, i processi amministrativi, finanziari, commerciali e logistici sono ospitati nel sistema.

Quale il significato di un sistema ERP?

Klien-IT-Systems possiede il proprio sistema ERP per semplificare tutte le attività amministrative nel settore delle pulizie. Si pensi, ad esempio, alla pianificazione, alla registrazione del tempo, ai compiti contabili, ecc. Ma cos'è esattamente un sistema ERP? Ve lo spieghiamo in questo articolo. Le aziende che non utilizzano ancora un sistema ERP spesso lavorano con più software. Di conseguenza, le informazioni non possono fluire direttamente da un reparto all'altro. Un sistema ERP fornisce a tutti i dipendenti di un'azienda un ambiente di lavoro centralizzato e condiviso, in cui i dati vengono memorizzati una volta sola. Questo ambiente di lavoro è accessibile a tutti in qualsiasi momento della giornata. In questo modo, tutti in azienda hanno le stesse informazioni. Di conseguenza, si spende meno tempo e denaro per correggere gli errori, con un notevole risparmio. Un buon sistema ERP porta automaticamente a una riduzione dei costi, a tempi di elaborazione più brevi e a un servizio migliore.

Un sistema ERP presenta diversi vantaggi per un'azienda. Innanzitutto garantisce che tutti i dati possano sempre essere utilizzati direttamente da ciascun dipendente. Questo rende i dipendenti più produttivi e rafforza la collaborazione interna. Inoltre, il lavoro può essere svolto in modi diversi, poiché ogni dipendente ha il proprio modo di lavorare. L'implementazione di un sistema ERP garantisce la standardizzazione del modo in cui viene svolto il lavoro all'interno dell'azienda. Il sistema obbliga i dipendenti a seguire le procedure prescritte, ma possono essere introdotte anche altre regole di gestione. Quando si implementa un sistema ERP, i modi più efficienti per una specifica attività aziendale possono essere utilizzati per ottimizzare i processi. In questo modo è più facile raggiungere e mantenere un livello di qualità costante. Inoltre, il trasferimento di un compito non costa più così tanto tempo ed energia. Alcune attività all'interno di un'azienda sono standard e devono essere svolte quotidianamente per il suo funzionamento. L'automazione del lavoro fa risparmiare ai dipendenti un'enorme quantità di tempo. Oltre al lavoro, anche i processi aziendali sono essenzial, la loro analisi è quindi importante per lo sviluppo di un'azienda. Con un sistema ERP, tutti i processi aziendali possono essere collegati. Ciò consente di ottenere una reportistica più completa, in quanto il software di analisi dispone di un maggior numero di fonti da cui attingere i dati e può quindi visualizzare un'analisi più approfondita.

Che cos'è un sistema ERP per il settore delle pulizie?

Con l'ERP di Klien-IT-Systems, troverai tutti i processi aziendali della tua impresa di pulizia in un unico sistema, ovvero una panoramica di tutti i reparti e dei dati. Dalla contabilità alla pianificazione, tutto è nel nostro sistema ERP. Il sistema ERP è dotato di un software di contabilità completamente integrato, per cui non è necessario un software esterno. Con l'aiuto del nostro sistema ERP, potete automatizzare completamente la vostra pianificazione. I dipendenti possono anche consultare questo programma tramite un'applicazione mobile e richiedere congedi. Il sistema contiene un modulo orologio intelligente con registrazione dell'ora e localizzazione GPS. I dipendenti possono timbrare facilmente il cartellino tramite la loro applicazione mobile. È inoltre possibile ottenere una panoramica dell'assenteismo. In più, è possibile vedere in tempo reale chi è in possesso di quale chiave. Con l'aiuto del nostro ERP, hai sempre una visione d'insieme delle cifre. È possibile gestire facilmente i debitori e inviare solleciti di pagamento. Hai anche una panoramica del comportamento di pagamento dei clienti. Inoltre, le fatture vengono create automaticamente, con un notevole risparmio di tempo. Un altro grande vantaggio del sistema è la possibilità di trovare tutti i dati a livello centrale in un unico posto. In questo modo, è possibile tenere sempre sotto controllo l'evoluzione delle cifre e non si perdono dati quando un dipendente lascia l'azienda. È inoltre possibile trovare tutti i dati dei dipendenti e dei progetti nel sistema. Le relazioni possono essere tracciate anche nel sistema ERP, in modo da avere sempre una visione d'insieme. In aggiunta, il software ERP dispone anche di un'applicazione per i dipendenti, in cui possono consultare tutte le informazioni necessarie direttamente dal sito del progetto. L'applicazione consente di timbrare il cartellino, visualizzare gli orari, richiedere ferie e ordinare prodotti. Klien-IT-Systems è il software più adatto per il settore delle pulizie. Il nostro software contiene tutte le funzioni necessarie. Permette di gestire i processi aziendali a partire da un sistema centralizzato. Il nostro sistema offre la tranquillità, una visione d'insieme e un sollievo dalla pressione amministrativa. Il software è conveniente, completo e progettato specificamente per il settore delle pulizie. Offre l'opportunità a tutte le aziende del settore di realizzare la loro digitalizzazione. In questo modo, aiutiamo ogni azienda a stare al passo con gli sviluppi del momento.

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