Oggi la tecnologia si evolve a ritmi rapidissimi e ha un impatto su quasi tutti gli aspetti della nostra vita, compreso il modo in cui lavoriamo e facciamo affari. Un'area che è stata notevolmente migliorata dalle innovazioni digitali è la registrazione del tempo di lavoro. I metodi tradizionali, come le note scritte a mano e la registrazione cartacea delle ore, si sono rivelati molto imprecisi e portano spesso a frode.
In questo articolo spiegheremo innanzitutto perché la registrazione digitale dell'orario di lavoro è necessaria per il buon funzionamento di un'azienda e perché integrarla in un sistema ERP è più efficiente ed efficace. Discuteremo poi i limiti dei codici QR in questo settore e la soluzione proposta da Klien-IT-Systems.
Precisione e risparmio di tempo
Con la registrazione digitale degli orari, i dipendenti possono registrare in modo semplice e veloce i loro orari di arrivo e di partenza utilizzando un'applicazione sul loro telefono. Questo migliora l'accuratezza, ma soprattutto previene il rischio di frodi e di manipolazione dei fogli di presenza. Quando timbrano in ingresso e in uscita, un'applicazione registra l'ora e la posizione. È quindi impossibile manipolare questi dati.
Monitoraggio in tempo reale
Un'applicazione integrata di timbratura in entrata e in uscita fornisce informazioni in tempo reale sulle ore lavorate dai dipendenti. I datori di lavoro possono controllare la presenza dei loro dipendenti in qualsiasi momento, consentendo loro di pianificare in modo più efficace e di intervenire in caso di assenza.
Gestione efficiente del tempo
L'implementazione della registrazione digitale delle ore rende più facile il monitoraggio e la conferma delle ore lavorate. Il sistema evidenzia automaticamente le variazioni dell'orario di lavoro, evitando così di dover controllare le timbrature di entrata e uscita di ogni dipendente.
Tutto in ordine
La registrazione digitale delle ore di lavoro consente alle aziende di rispettare le disposizioni di legge e il diritto del lavoro in materia di orari di lavoro, pause e straordinari. Archiviando queste informazioni in formato digitale, i datori di lavoro possono facilmente monitorare il rispetto di queste regole ed evitare potenziali problemi di conformità.
Sebbene i codici QR siano strumenti utili per molte applicazioni, presentano alcuni limiti quando si tratta di monitorare l'orario di lavoro.
Sicurezza limitata
I codici QR sono facilmente copiabili da chiunque ne abbia accesso. Ciò significa che i dipendenti possono falsificare le loro ore di entrata e uscita semplicemente fotografando il codice e utilizzandolo in seguito. In questo modo possono facilmente timbrare il cartellino da casa o modificare il codice QR.
Inaffidabilità dei codici fisici
I codici QR fisici si danneggiano, si sbiadiscono o diventano illeggibili, rendendo difficile la scansione da parte dei dipendenti. Questo può portare a una registrazione imprecisa delle presenze e a frustrazioni sia per i dipendenti che per i datori di lavoro.
Funzionalità limitata
I codici QR non offrono funzionalità aggiuntive per l'acquisizione di dati rilevanti, come il motivo del ritardo, le ferie, i codici dei progetti o le informazioni specifiche sui compiti. Un'applicazione integrata fornisce questa funzionalità. Inoltre, un'applicazione può essere facilmente migliorata e potenziata: provate a modificare i codici QR una volta installati...
Quando abbiamo sviluppato il nostro modulo di gestione dell'orario di lavoro nell'applicazione e nel software Klien-IT-Systems, abbiamo tenuto conto innanzitutto del comfort dei dipendenti in cantiere e in ufficio.
Per il dipendente, la registrazione dell'orario diventa un semplice clic sull'orologio, per timbrare al suo arrivo sul cantiere e nel momento della sua partenza. I dipendenti possono anche vedere immediatamente se hanno timbrato il cartellino troppo lontano dalla zona del cantiere o all'ora sbagliata. Questo li rende consapevoli dei loro errori.
Nel software è possibile vedere in diretta chi sta timbrando dove e a che ora. In questo modo, è sempre possibile accedere allo stato attuale delle timbrature. Oltre a registrare il momento in cui i dipendenti timbrano il cartellino, viene anche determinato automaticamente il luogo in cui lo fanno. In questo modo si sa sempre se sono stati presenti sul progetto durante l'orario di lavoro.
Per il controllo, Klien-IT dispone di semplici panoramiche in cui vengono evidenziate le variazioni. In questo modo non è necessario scorrere tutti gli elenchi, ma si vede subito dove le cose vanno male.
La registrazione digitale dell’orario di lavoro è diventata essenziale per le aziende moderne e i vantaggi sono evidenti. Un'applicazione integrata offre precisione, risparmio di tempo, informazioni in tempo reale e una gestione efficiente del tempo. Per noi è una soluzione molto più affidabile dei codici QR, che sono limitati in termini di funzionalità, sicurezza e affidabilità.
Klien-IT offre la migliore soluzione per il settore delle pulizie, con funzionalità specifiche, accessibilità mobile e potenti opzioni di reporting e analisi. Abbracciando la registrazione digitale delle ore di lavoro e scegliendo un'applicazione integrata come Klien-IT, le imprese di pulizia possono migliorare significativamente l'efficienza, l'accuratezza e la produttività delle loro operazioni. Se siete interessati a utilizzare Klien-IT-Systems, contattateci o scriveteci per appofittare di una demo gratuita!
Oggi i progressi tecnologici si susseguono a un ritmo inedito, spingendo le aziende a stare al passo con le tendenze. In questo contesto, l'uso di un sistema software moderno, flessibile e orientato al futuro gioca un ruolo fondamentale. In questo blog spiegheremo perché l'utilizzo di un sistema di questo tipo è fondamentale e come ci proietta nel futuro.
Un sofwtare gestionale è una cosa molto importante all’interno di un’azienda, poiché ogni processo si basa su di esso. È fondamentale prestare attenzione alla facilità d'uso. Un sistema dal layout moderno contribuisce in modo significativo all'efficienza delle operazioni aziendali. Può automatizzare e integrare i processi, riducendo il tempo dedicato alle attività amministrative e lasciando più tempo per il lavoro vero e proprio. Inoltre, un sistema di questo tipo può fornire informazioni in tempo reale sulle operazioni aziendali, consentendo di prendere decisioni più rapide e migliori. Inoltre, i sistemi moderni fanno spesso uso di strumenti di uso quotidiano, ciò li rende più familiari ai dipendenti e ne incoraggia l'uso.
Un sistema moderno può anche consentire dei risparmi sostanziali. Automatizzando e integrando i processi, il lavoro diventa più efficiente, riducendo potenzialmente la necessità di personale amministrativo. Inoltre, può contribuire a ridurre gli errori e a prevenire le duplicazioni, con conseguente minor spreco di tempo e risorse.
Oggi il software non ha più costi esorbitanti. A differenza dei sistemi obsoleti che si basano su modelli di tariffazione dei primi anni 2000 (ad esempio, tariffazione per ora di lavoro o costi di servizio), i nuovi sistemi sono più adattabili e agili, spesso disponibili a prezzo forfetario.
I sistemi orientati al futuro aumentano anche la flessibilità di un'azienda. Possono adattarsi facilmente alle mutevoli condizioni di mercato, alle nuove normative e ad altri cambiamenti ambientali. Inoltre, questi sistemi facilitano l'implementazione rapida e semplice di nuovi processi e l'integrazione di tecnologie emergenti.
I nuovi sistemi software contribuiscono anche a rendere l'azienda a prova di futuro e a renderla redditizia. Possono aiutare ad anticipare gli sviluppi, le tendenze e le mutevoli condizioni di mercato. Inoltre, il sistema può aiutare a sviluppare nuovi prodotti e servizi in linea con le richieste del mercato. Ciò consente all'azienda di rispondere in modo più efficiente e rapido alle esigenze dei clienti.
Le aziende che utilizzano questi sistemi possono lavorare in modo più rapido ed efficiente, con una potenziale riduzione dei costi e un miglioramento delle prestazioni. Sono meglio attrezzate per rispondere ai cambiamenti del mercato e alle esigenze dei clienti, il che può portare a una maggiore soddisfazione dei clienti e a un aumento dei ricavi. Al contrario, le aziende che sono in ritardo nell'adozione di nuovi sviluppi e innovazioni rischiano di essere superate dalla concorrenza.
Per questi motivi, Klien-IT ha completamente modernizzato il proprio software e si sta sviluppando attivamente per soddisfare le richieste del mercato. Quali sono i cambiamenti e dove vogliamo andare collettivamente? Guardiamo anche oltre, includendo traduttori automatici nell'app e la possibilità di aggiungere foto. Sono tutti componenti che rendono l'amministrazione e la comunicazione un po' più semplici.
L'adagio "stare fermi significa andare indietro" sta diventando sempre più attuale. Quindi, non aspettate oltre per contattateci o chiederci una demo gratuita!
Klien-IT-Systems, semplicement un po' diverso
Il nostro software, conveniente e ad un prezzo competitivo. Troppo pochi si rendono conto che la pulizia è estremamente importante per il nostro benessere e la nostra prosperità. Lo stesso vale per il gestionale. Antonio Kouwenberg, studente di diritto tributario, sviluppa Klien-IT-Systems con un team di programmatori: "La pulizia e il software hanno analogie e relazioni e possono essere potenti. Il mio obiettivo è aiutare le imprese di pulizia, piccole e medie, a concentrarsi sul loro core business: la pulizia e/o la pulizia specializzata. Come? Grazie al sistema software costruttivo, efficace, efficiente e allo stesso tempo economico di Klien-IT-Systems. Inoltre, è necessario un minor numero di persone in ufficio. Molto utile in questo periodo di carenza di manodopera. "Come fa Klien-IT-Systems a ottenere un tale successo, anche a livello internazionale?" Ce lo spiega Antonio.
Antonio Kouwenberg ha 22 anni e vanta 10 anni di esperienza nel settore delle pulizie. "Il mercato delle pulizie è un settore estremamente versatile ed esteso, con 177 nazionalità distribuite su 231.000 dipendenti. Una grande industria! Naturalmente, questo comporta molte sfide in termini di risorse umane, contatto con i clienti, stigmatizzazioni e, naturalmente, il lavoro stesso", esordisce Antonio.
Pulizia, non conosciuta da tutti
"Quando da adolescente ho avuto un lavoro part-time presso l'impresa di pulizie di mio padre, l'impresa di pulizie Klien, ho notato subito le sfide che affliggevano il settore.
Mi piaceva lavorare nelle pulizie, lavoravo insieme a un gruppo di colleghi. Ci divertivamo, guadagnavamo 'bene' ed eravamo particolarmente soddisfatti del lavoro che svolgevamo. Spesso, pero’, ricevevo anche la risposta: "Fai le pulizie? Perché lo fai?". Ho notato che la professione di addetto alle pulizie veniva e viene tuttora dipinta come noiosa, a volte addirittura accondiscendente. Una vergogna".
Le pulizie coinvolgono molto
"Nelle pulizie si impara a lavorare sodo, si incontrano molte persone e si visitano luoghi speciali. Non parliamo poi delle pulizie specialistiche con tutti i certificati, le conoscenze e le abilità artigianali.
Come project manager, ho capito che c’e’ molto di piu dietro una ‘semplice pulizia’: quali sono i problemi in officina? Cosa si deve fare per questo nuovo progetto? Chi ha le chiavi necessarie? Un bel po' di cambiamenti nella pianificazione, richieste di ferie in sospeso e l'ennesimo commento del cliente, scritto su un "biglietto giallo" e appiccicato sull'armadio delle pulizie. Cose che non si vogliono lasciare all'addetto alle pulizie".
L'addetto alle pulizie come base
L'impresa di pulizie Klien ha già digitalizzato i processi per organizzare nel modo più efficiente e corretto possibile per il team di pulizie. "In seguito alla nostra indagine, abbiamo concluso che i sistemi software erano costosi, complessi e non online. Non erano assolutamente in linea con il nostro settore. E così, 10 anni fa, io e mio padre abbiamo deciso di prendere in mano il sistema software e di svilupparlo con dei programmatori. Le imprese di pulizia regionali ce lo chiesero. Questa domanda ha confermato che il sistema software di Klien-IT-Systems è davvero un'aggiunta gradita al mercato. Perché? Per la facilità d'uso, la semplicità e la prevenzione dei problemi. L'impresa di pulizie è la nostra base; se il settore dispone di tutte le informazioni necessarie per un progetto pulito e ben gestito, anche l'aspetto operativo dell'impresa di pulizie andrà bene. Si risparmia molto tempo ed energia positiva. Anche la nostra App integrata si è rivelata un'opportunità d'oro nel processo".
Pulire e fare affari
Gestione automatica degli orari, piani di ispezione, sistema di inventario, fatture automatiche, contabilità: l'App di Klien-IT-Systems offre una grande efficienza e una visione d'insieme. "Abbiamo ridotto l'occupazione degli uffici di Klien (con circa 90 addetti alle pulizie) da 6 a 1,5 (!). Durante le vacanze estive, a volte c'erano anche giorni in cui non c'era nessuno in ufficio. Non perché dovessero aiutare nelle pulizie (cosa che accadeva spesso in passato), ma perché tutto era organizzato e strutturato. Pertanto, questo vi dà lo spazio per continuare a fare business e per espandere e far crescere la vostra impresa di pulizie".
Klien-IT-Systems è conveniente per i dipendenti di piccole e grandi imprese di pulizia. "Nessun costo di avviamento, nessun abbonamento ai servizi, nessun costo aggiuntivo o moduli aggiuntivi costosi. Solo un importo fisso al mese e una guida costante. Anche tutti gli sviluppi futuri sono inclusi nell'importo fisso mensile. Il nostro ultimo fattore di garanzia".
Il futuro
L'App Klien-IT è disponibile per i dipendenti in 25 lingue e per il back office in 5 lingue. Antonio: "Siamo estremamente orgogliosi che in un anno quasi 50 aziende del settore delle pulizie utilizzino il nostro sistema software appropriato. E siamo già attivi in Belgio, Francia, Italia e presto in Spagna. La pulizia è presente ovunque e l'industria lavora in modo simile. Il sistema software deve servire a sgravare le imprese di pulizia e gli addetti alle pulizie e non ad appesantirli. La digitalizzazione è davvero necessaria per continuare a sopravvivere come imprenditore, perché la società e le esigenze dei clienti stanno cambiando rapidamente. Ecco perché la nostra missione, per ora e per il futuro, è: attenzione al software, attenzione alla convenienza, attenzione al prezzo".
Find the original interview on the website of Schoonmaakjournaal via: https://schoonmaakjournaal.nl/actueel/antonio-kouwenberg-klien-it-systems-net-ff-anders
Klien-IT-Systems include una funzionalità di gestione delle scorte di prodotti e materiali. Questo sistema di inventario integrato vi offre una panoramica in tempo reale delle vostre scorte, aggiorna automaticamente il vostro magazzino e consente ai vostri dipendenti di inviare facilmente ordini dalla loro applicazione mobile quando hanno bisogno di prodotti per un cantiere.
Il nostro sistema di inventario integrato vi permette di assegnare prodotti e materiali specifici ad ogni cantiere. In questo modo i vostri dipendenti non avranno difficoltà a individuare i prodotti giusti per i cantieri in cui sono programmati, semplificando il processo di ordinazione ed evitando acquisti inutili.
Questi ordini specifici per il cantiere sono visibili in modo trasparente nella scheda inventario del software ERP, offrendo una visione chiara di ciò che è necessario per tutti i cantieri in corso. Un cruscotto semplifica la distribuzione delle diverse risorse e consente di dare priorità ai prodotti in base alla domanda. Gli aggiornamenti manuali delle scorte appartengono al passato, poiché il nostro sistema regola automaticamente i livelli delle scorte. In questo modo i dati di inventario sono sempre affidabili.
Vi invitiamo a scoprire come il nostro sistema di inventario semplifichi gli ordini, centralizzi la gestione delle scorte e vi garantisca di non rimanere mai senza. Il nostro sistema è ideale per le aziende che cercano efficienza, riduzione dei costi e crescita. Siete pronti a trasformare la vostra gestione dell'inventario? Richiedete una dimostrazione gratuita!
Sistema intelligente di registrazione degli orari con il GPS! Se registrate ancora gli orari dei vostri dipendenti su carta, o se utilizzate un sistema di registrazione macchinoso con un codice QR, ad esempio, allora abbiamo la soluzione che fa per voi!
Risparmiate tempo e denaro con la registrazione oraria di Klien-IT-Systems. Il sistema intelligente di timbratura in entrata e in uscita con GPS utilizza automaticamente la registrazione dell'ora e la determinazione della posizione come base. Questo vi permette di vedere in tempo reale e in un'unica panoramica chiara dove e quando ognuno arriva o lascia un cantiere. In questo modo siete sempre un passo avanti a tutti.
Con la geolocalizzazione GPS, è possibile vedere immediatamente da che distanza rispetto al cantiere timbra il dipendente. La geolocalizzazione, combinata con la registrazione degli orari, fornisce una visione dettagliata del comportamento dei dipendenti nel momento di timbrare in entrata e in uscita. I dipendenti possono facilmente timbrare in entrata e uscita con un solo clic nella loro applicazione mobile.
Con Klien-IT-Systems potete dire addio alle scartoffie burocratiche nella vostra impresa di pulizie. Questo non solo fa risparmiare molto tempo e quindi denaro, ma garantisce anche una visione d'insieme e una tranquillità sia in ufficio sia sul cantiere di pulizia. Tutto ciò di cui avete bisogno è ora sicuro e strutturato sulla vostra piattaforma digitale, accessibile ovunque e in qualsiasi momento. Con Klien-IT-Systems il futuro diventa semplice! Siete pronti a digitalizzare il vostro sistema di timbratura e i vostri processi aziendali? O siete curiosi di sapere quali altre funzioni specifiche per la pulizia abbiamo sviluppato? Allora date un'occhiata al nostro sito web (www.klien-it-systems.com) o contattateci direttamente.
Potete anche chiedere una demo gratuita e vi presenteremo il nostro sistema e tutte le sue funzionalità!
Partly due to the Covid-19, the turnover of the cleaning company Klien increased only slightly compared to the previous two years. And turnover and profit are above all the conditions for the manager-owner of the cleaning company to be socially involved.
Raymond Kouwenberg (51 years old) is certainly not the classic entrepreneur of a local cleaning company, although his beginnings can be defined as such. He was a working student who got "stuck" in the cleaning business. While studying civil engineering in 1987, he started working as a student at the cleaning company Klien in Breda, founded in 1974, where he became project manager after two years. After graduating in 1994, Kouwenberg worked for the municipality but remained in contact with Klien, where they worked exclusively with students. "Imagine: in an age without cell phones and laptops, managing, calling and scheduling eighty students," says the entrepreneur. He was good, because in 1997 he became co-shareholder of Klien BV and ten years later director-owner. In 2011, the cleaning company moved into its current almost 200 square meter premises in the De Mark business park in Breda.
On the entrance door there are the stickers 'Accredited training company' and 'We train professionals'. This is only a pale reflection of the projects Raymond Kouwenberg is busy with. To name just a few: the company is a member of nine networks, supports thirteen charities, has the CSR (Corporate Social Responsibility) quality seal, specifies its CO2 footprint on its website and helps people far from job market. Kouwenberg also serves seven functions on the board, including chairman of the VNO-NCW Breda, and is a city councilor for the VVD party. Kouwenberg and his cleaning company are socially involved, and he is an associate of at least twenty boards and interest groups. "Cleanliness has been the leitmotif of my life for 34 years. But there are three founding principles in my DNA: government, education and finally business. Being socially involved, helping people, is especially important to me. The trick is knowing how always find a balance between these goals and time for my family, my wife and my three children".
It seems that being socially involved as a cleaning company prevails over doing business as an entrepreneur in the sector… "No, this is the common thread and it provides the income that gives me the possibility to count something for others. Primarily I am an entrepreneur in the cleaning sector". In this role he manages a company with approximately 85 employees from a subsidiary. Seven of them work in the office, including three project coordinators for implementation. The working area covers a 20 kilometer circle around Breda. “We don't need a bigger area, because this also limits our employees' travel time.”
In 2019, the turnover was 1.7 million euros and for 2020 the forecast is 2 million euros, with a growth of 15%. Here too, the Covid pandemic has put a spanner in the works
"We lost almost €300,000, because the gyms and offices closed. We compensated for this to some extent by carrying out many sanitizations. This year, we expect to have a turnover of €2 million. We don't have a burning ambition to grow, we are not active in sales and always ask ourselves: Do we want to work there? Is this customer right for us? We prefer respected customers and also demand respect in return, towards the cleaning industry and our employees. If not, we withdraw. We have even canceled a €70,000 contract – a lot of money for a company like this – because the customer spoke disrespectfully about cleanliness and our employees."
Kouwenberg dice di voler gestire un'azienda caratterizzata da stabilità e calma. Questo sembra funzionare, perché il turnover tra i dipendenti è solo "un po' ai margini", con i nuovi arrivati che a volte si ritirano rapidamente. L'assenteismo è solo dell'1,7%.
L'imprenditore dice che lavora sempre su processi e procedure per ottimizzare la pulizia, supportato dall'informatica. "Nel 2014, tre anni dopo che abbiamo iniziato a lavorare in un vero locale commerciale, ho iniziato a esaminare i processi intorno alla pianificazione, alla timbratura in entrata e uscita, al consumo di materiale, al trattamento amministrativo e agli acquisti. I requisiti imposti dai clienti sono sempre più alti e un buon livello di soddisfazione del cliente sta diventando sempre più difficile da raggiungere. So per esperienza personale che questo è particolarmente vero per le PMI di questo settore con circa 40-60 dipendenti. Se non si digitalizza, si rimane bloccati come impresa di pulizie. Ma la digitalizzazione con l’ aiuto esterno è incredibilmente costosa per le piccole aziende, perché bisogna pagare un extra per ogni modulo. Negli ultimi anni, ho quindi costruito il mio software passo dopo passo. Per e dal settore della pulizia.
The result is that Klien-IT-Systems, led by Kouwenberg junior, has just been born under the umbrella of Klien. The software system includes all modules, including future ones, for small and medium-sized cleaning companies. The system can be rented for a fixed price: up to 100 employees for just under 300 euros per month.
C’è una relazione tra il software gestonale e il settore delle pulizie? "Sì, perché la nostra iniziativa è nata dalla mia convinzione che bisogna raggiungere le piccole e medie imprese del settore in un campo che è ancora loro estraneo, e la mancata digitalizzazione sta minacciando la loro esistenza e la loro crescita".
Da addetto alle pulizie a direttore-proprietario dell'impresa di pulizie in cui hai iniziato come studente lavoratore. Qual è l'aspetto più difficile dell'essere un imprenditore? Kouwenberg: "I problemi del lavoro. La sicurezza del lavoro per il dipendente è fondamentale, con pilastri come il pagamento continuato per due anni in caso di malattia, la transizione e un'alta indennità di licenziamento. Tuttavia, sono queste le cose che fanno paura a un datore di lavoro e che purtroppo disincentivano l'assunzione di persone su base permanente".
Kouwenberg's advice to politicians in The Hague is to make being an employer attractive again. "We have to move towards flexicurity, which is the new direction of the VNO-NCW and MKB-Nederland. A dynamic labor market, with a guarantee of social and employment security for all rather than the job itself. In other words, security to go to work and stay in work. An active labor market policy, lifelong development and modern social security to bring jobseekers back into the labor market permanently. It is now too fixed and flexible is too flexible, for both sides. We need a kind of Scandinavian society where someone can always earn an income through work or receives temporary support".
Finally, what's the best thing about being an entrepreneur? "Being socially involved as a cleaning company, getting results and translating them into added value for society," says Kouwenberg. "Helping above all by offering internships, through sponsorship, giving opportunities to disadvantaged people, supporting charities and creating a company characterized by calm and stability."
Have you ever had a precise idea in mind of how something should be, but there's no management system that's really right for you? In the cleaning sector more and more companies are facing this challenge. We provide the digitization for the cleaning sector and help solve this challenge.
You hear the same stories all the time of small businesses getting bogged down in bureaucracy because of increasing customer numbers and manual scheduling. These businesses want to grow, but they simply don't have the right resources. Often times they are looking for a system that can simplify certain aspects of their work.
However, many of these systems are often too complex or too expensive. That is why companies often prefer not to use a software system at all. Many aspects that are relevant to cleaning companies are less important to the vast majority of other companies. As a result, what happens is that software developers often focus on products that primarily satisfy the needs of the largest customer base.
Fortunately there are also cleaning companies that have started working on this. It was already clear to Klien 8 years ago that we had to keep up with the times. The trick is to start early so you have an edge over the rest of the market. Companies that have not started this process in time are often already behind the times. We created Klien-IT-Systems in part to answer this call for help from the industry.
Klien-IT-Systems is a combination of solutions for the administrative difficulties of the sector. We know what the weaknesses are and we know perfectly what the challenges are for cleaning companies. With our management system you can archive your most important data in one central online space. In addition to the system, an application has also been developed where employees can find all the information they need. The application is connected directly to the system. This means that employees don't have to go to the office as often and it works even faster. Indeed, they immediately receive the information they need. We have fully optimized the system and application for the cleaning industry, and we test it continuously here at Klien.
Dato che non puoi mai essere ovunque nello stesso momento, hai bisogno di trovare un modo per capire che cosa stanno facendo i tuoi dipendenti e dove. Questo è facile in altre imprese perchè c’è un posto di lavoro fisico comune, come l’ ufficio. Ma in un’ impresa di pulizie è proprio l’opposto. Con il nostro tracciamento GPS di entrata e uscita, puoi sempre vedere se i tuoi dipendenti sono sul posto di lavoro e in che turno.
Il trasferimento delle chiavi è un altro dilemma amministrativo. Spesso quando una chiave viene persa è la parola di qualcuno contro quella di qualcun’altro. Ora c’è un modo per dare ai dipendenti la responsabilità del deposito chiave. Questo aiuterà il personale, perchè potrà provare che la chiave non è in suo possesso, così come è utile avere una visione di insieme esatta su chi lavora dove e con che chiave.
Klien-IT-Systems is a combination of solutions for the administrative difficulties of the sector. We know what the weaknesses are and we know perfectly what the challenges are for cleaning companies. With our management system you can archive your most important data in one central online space.
In addition to the system, an application has also been developed where employees can find all the information they need. The application is connected directly to the system, so employees don't have to go to the office as often and it works even faster. Indeed, they immediately receive the information they need. We have fully optimized the system and application for the cleaning industry, and we test it continuously here at Klien.
Additionally, the system also has a fully integrated accounting package. This means that you will no longer need an external package, because you will have everything centralized in one space. If you would like to keep the accounting package that you already have, we are of course willing to take a look at the various possibilities to keep it together with you.
The complete scheduling system allows you to fully automate the timetable. Employees can see the timetable and request time off or changes through the application. Thanks to this feature, you will always have a clear and complete perspective, which will allow you to adjust your schedule at any time. In addition, you will save a lot of paperwork and nothing will be lost, since everything is stored in the system.
The system includes all the features that small and medium-sized businesses need to thrive in the digitized world of the cleaning industry. The question is, of course, what future are we headed towards? At Klien-IT-Systems we are continuously working to improve and innovate our system and application. We listen to customers and staff who work with our system, so we are always open to suggestions, criticisms and new ideas. We use criticism and suggestions to fulfill the wishes of our customers in the best way.
There is also a well-trained team behind this digital world, so if something is still not entirely clear to you, our team will be happy to help. We will do our best to make sure your digitizing process is as easy as possible.
Si vous utilisez des processus d’automatisation dépassés, votre vision du futur de votre entreprise est destinée à ne pas se réaliser. C’est dommage, bien sûr, car la transformation numérique et l’automatisation de votre société peuvent vous amener à d’énormes profits.
That's why we're happy to help you make this process go smoothly, so you can take advantage of a system that's up to date.
Are you curious to know what we can do for your business or do you have other questions? Check out our website www.klien-it-systems.com, contattateci or call us on +31 765208043.
Do you want to discover our system? Request a free demonstration now with no commitment!
We can safely say that the success of a cleaning company is mainly due to easy, agile and well organized planning. However, in recent years, we noticed that in many cleaning companies there are complicated planning tables created for example with Excel or other software. The question that arises spontaneously is therefore the following: why do so many companies depend on Excel for personnel planning? Of course, it's easy to start with Excel, but clumsiness, typos, and general limitations of the program itself lead to problems in the long run. That is why our system is the best alternative for Excel for the cleaning industry.
Qui ti elenchiamo quattro ragioni per cui Excel ti causerà dei problemi:
Con Excel anche il cambio più piccolo ti fa eliminare e aggiungere righe e colonne, cambiare colori, unire celle e molti altri cambi. Chiaramente, questo rende impossibile rispondere velocemente al nuovo cambio di orario.
Dipartimenti e luoghi diversi hanno ognuno i propri fogli di lavoro, quindi per avere una panoramica generale della pianificazione dell’ impresa dovrete unire ed integrare tutti i fogli di lavoro. Il problema è che quando avrete finito, ormai la pianificazione oraria sarà diventata obsoleta!
Immaginiamo che il collega che di solito gestisce la pianificazione con Excel oggi non possa lavorare e quindi c’è bisogno di qualcuno che faccia il lavoro al posto suo. La cosa più ovvia da fare è quindi cercare un altro collega attraverso la funzione di ricerca di Excel. Il problema però è che non è scontato che chiunque degli altri colleghi sappia usare Excel o abbia le giuste competenze per riuscire a creare una pianificazione dettagliata con il programma.
È veramente inusuale che una pianificazione digitale chiara e ben strutturata venga comunicata ai dipendenti con Excel, soprattutto se deve essere fatta oggi per domani. Allo stesso modo, se si tenta di comunicare l’orario con una pianificazione manuale, questa di solito risulta confusionaria.
Conclusione - La pianificazione con Excel non ti aiuta a crescere come impresa!
It often happens that cleaning companies continue to use confusing software and processes. This can happen due to lack of time to sift through all options and adopt a new and better system. In reality, however, you save a lot more money and effort by stopping using Excel! The Klien-IT-Systems alternative for Excel is the best solution for the cleaning industry. At Klien-IT-Systems all planning is stored in the cloud. This allows you to view and adjust the timetable from anywhere and at any time.
In addition, our planning is very clear, simple and advanced. For example all employees can see their timetable on their app, both for general and specific timetable overviews. Find out how planning on our software works in our blog or request a free demonstration to see all the possibilities that Klien-IT-Systems software offers you.
ERP is the abbreviation for enterprise resource planning. An ERP system is software that we use within organizations to support all processes within a company. To achieve this, the administrative, financial, commercial and logistical processes are under this system.
Klien-IT-Systems has its own system to simplify all administrative tasks in the cleaning industry. Think of the schedules, time registration, accounting tasks and more. But what exactly is an ERP System? In this article we explain it for you. Companies that do not yet use such a system often work with different software packages. As a result, information cannot flow directly from one department to another. An ERP system provides all employees of a company with a central, shared working environment in which data is recorded once. This working environment is accessible to everyone at any time of the day. In this way, everyone within the company has the same information at their disposal. As a result, less time and money is spend on correcting errors, which will in the saving of time and money. A good system automatically leads to lower costs, shorter process times and better service.
An ERP system offers numerous advantages to a company, and we'll highlight the key ones below. A software system empowers every employee to directly access and utilize all data, significantly enhancing their productivity and fostering stronger internal collaboration. Moreover, it allows for diverse work approaches, acknowledging that each employee may have their unique methods. Implementing an ERP system standardizes work procedures within the company, mandating employees to adhere to prescribed processes, with the flexibility to incorporate other business rules as needed.
When adopting an system, businesses can leverage best practices for specific tasks to streamline processes, simplifying the pursuit and maintenance of high-quality standards. Additionally, the transfer of tasks becomes more efficient, reducing time and energy expenditures. Many routine activities in a company must be carried out daily to ensure smooth operations. The automation of these tasks can lead to significant time savings for employees.
Furthermore, business processes play a pivotal role in a company's development. An ERP system connects all these processes, facilitating the generation of comprehensive reports. This is due to the analysis software having access to a wider array of data sources, allowing for more in-depth insights and a richer display of figures.
With Klien-IT-Systems' ERP system, your cleaning company gains comprehensive control over all business processes. From accounting to planning, our integrated system covers it all, eliminating the need for external packages. Our system streamlines planning and includes a mobile app for employees to access and request leave. It also offers smart time tracking and location services, providing insights into absenteeism and key ownership. Manage debtors efficiently, gain customer payment behavior insights, and save time with automatic invoice generation. Keep all data centralized, ensuring you always have up-to-date information. Our industry-specific software is designed for the cleaning sector, offering peace of mind, overview, and administrative relief. It's affordable and complete, helping your company stay competitive in today's digital landscape. Discover how our ERP system can transform your cleaning business.
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