Gestire un’impresa di pulizie non significa solo fornire un buon servizio di pulizia.

Dietro ogni turno ci sono dipendenti da programmare, ore da registrare, contratti con i clienti da gestire, materiali da organizzare e fatture da inviare. Quando queste attività vengono gestite tramite fogli di calcolo, applicazioni e documenti separati, diventa sempre più difficile mantenere una visione d’insieme completa.

È proprio qui che un software ERP per le imprese di pulizie può fare la differenza.

ERP è l’acronimo di Enterprise Resource Planning. In pratica, significa integrare diversi processi aziendali all’interno di un unico sistema interconnesso, consentendo lo scambio di informazioni tra i reparti anziché gestirle separatamente.

Per le imprese di pulizie, ciò può significare integrare tra loro la pianificazione, la gestione del personale, la registrazione delle presenze, i clienti, la gestione delle scorte e i processi finanziari.

Perché le imprese di pulizie hanno bisogno di un software specifico per il settore

Le operazioni di pulizia presentano caratteristiche che i software aziendali generici non sempre riescono a gestire in modo efficace.

I dipendenti lavorano presso diverse sedi dei clienti, gli orari possono variare di giorno in giorno, i contratti prevedono spesso attività ricorrenti e i responsabili devono sapere esattamente cosa succede fuori dall’ufficio.

Un’impresa di pulizie ha quindi bisogno di un software che rispecchi queste realtà operative.

Anziché utilizzare uno strumento per la pianificazione, un altro per gli orari di lavoro e un altro ancora per le fatture, un sistema ERP crea un’unica fonte centrale di informazioni.

Questo aspetto assume particolare importanza man mano che l’azienda cresce. Ne abbiamo già parlato nella nostra guida su come far crescere la propria impresa di pulizie senza perdere il controllo.

Pianificazione e gestione del personale in un unico sistema

La pianificazione è al centro della maggior parte delle operazioni di pulizia.

I responsabili devono sapere quali dipendenti sono disponibili, dove devono lavorare e se ogni sede cliente dispone di personale sufficiente.

Un sistema di pianificazione delle pulizie interconnesso semplifica la gestione sia degli orari ricorrenti che delle variazioni quotidiane.

Ma la pianificazione diventa ancora più utile quando è integrata con le informazioni sui dipendenti.

Grazie alla gestione del personale, è possibile gestire in modo centralizzato informazioni quali i contratti dei dipendenti, la disponibilità, le ferie e altri dati relativi al personale, anziché doverle gestire in file separati.

Ciò consente ai responsabili della pianificazione di operare sulla base di informazioni più complete e riduce i controlli amministrativi superflui.

Collegare la pianificazione alle ore di lavoro effettive

Creare un programma ti permette di sapere cosa dovrebbe succedere.

La registrazione degli orari ti dice cosa è realmente accaduto.

Collegando questi due processi, i manager ottengono un quadro molto più chiaro delle operazioni.

Grazie al sistema digitale di registrazione degli orari e delle presenze, è possibile registrare le ore di lavoro e confrontarle con i turni previsti.

Ciò può aiutare a individuare gli arrivi in ritardo, le ore straordinarie, le assenze o le discrepanze tra il lavoro previsto e quello effettivamente svolto.

Inoltre, garantisce informazioni più affidabili per la gestione delle buste paga, la fatturazione e l’analisi della redditività.

Mantenere collegate le informazioni sui clienti

Ogni cliente può avere più sedi, referenti, contratti e requisiti operativi.

Quando le informazioni sui clienti sono sparse tra e-mail, fogli di calcolo e cartelle, individuare quelle più aggiornate può richiedere un tempo superfluo.

Un sistema centralizzato di gestione dei clienti riunisce i dati dei clienti, le sedi di lavoro e le relative informazioni operative.

Il risultato è un nesso più chiaro tra il contratto con il cliente e il lavoro che viene consegnato.

Dalle attività operative alla fatturazione

Uno dei principali vantaggi di un sistema ERP è che le informazioni operative non devono necessariamente limitarsi al livello operativo.

Le ore registrate e i servizi aggiuntivi possono inoltre essere di supporto alla gestione finanziaria.

Grazie alle funzionalità integrate di fatturazione e ai dashboard finanziari, le imprese di pulizie possono collegare i servizi forniti a quelli da fatturare.

Ciò riduce la necessità di trasferire manualmente le informazioni tra i sistemi e riduce il rischio che il lavoro fatturabile venga tralasciato.

Perché l’integrazione è importante

Alcune aziende utilizzano già dei software per molte di queste attività, ma continuano a lavorare con diversi sistemi indipendenti.

Ciò potrebbe risolvere i singoli problemi senza però risolvere la questione più ampia: la frammentazione delle informazioni.

Come spiegato nel nostro articolo sui motivi per cui un software integrato è preferibile all’uso di più strumenti separati, i sistemi non integrati spesso costringono i dipendenti a copiare manualmente le informazioni da un posto all’altro.

Un approccio ERP, invece, integra questi processi.

Un dipendente timbra il cartellino. Le ore di lavoro vengono rese disponibili per la gestione amministrativa. Le informazioni sui clienti vengono associate alla sede. Il lavoro aggiuntivo può facilitare la fatturazione. La direzione può accedere alle informazioni operative e finanziarie che ne derivano.

Ogni azione diventa parte di un flusso di lavoro integrato.

Quando un’impresa di pulizie dovrebbe prendere in considerazione l’adozione di un software ERP?

Non esiste una dimensione specifica dell’azienda a partire dalla quale l’ERP diventi indispensabile.

Le aziende dovrebbero invece considerare la complessità delle proprie attività.

Potrebbe essere il momento di prendere in considerazione l’adozione di un software ERP quando:

• i responsabili della pianificazione dedicano troppo tempo all’aggiornamento dei fogli di calcolo;
• le informazioni sono presenti in duplicato su diversi sistemi;
• le ore lavorative dei dipendenti richiedono un controllo manuale approfondito;
• la fatturazione richiede diverse fasi amministrative;
• è difficile reperire le informazioni sui clienti;
• la direzione non ha una visione d’insieme delle varie sedi;
• La crescita comporta processi sempre più complessi.

L’obiettivo non è semplicemente quello di digitalizzare l’amministrazione esistente, bensì di creare un modo più efficiente di operare.

Un unico sistema per un’attività di pulizie più interconnessa

Il software ERP offre alle imprese di pulizie l’opportunità di integrare i processi operativi e amministrativi.

Anziché gestire informazioni isolate, i manager possono comprendere come siano collegati tra loro dipendenti, clienti, programmi, orari di lavoro e risultati finanziari.

Klien IT offre un software sviluppato appositamente per le imprese di pulizie, che riunisce in un unico ambiente i processi chiave alla base delle operazioni quotidiane di pulizia.

Il risultato non è semplicemente un maggior numero di programmi. Si tratta piuttosto di una struttura più chiara per la gestione dell’azienda.