Introduction
Today, technology is evolving at a rapid pace and impacting almost every aspect of our lives, including the way we work and do business. One area that has been vastly improved by digital innovations is time tracking. Traditional methods, such as handwritten notes and paper time recording, have proven to be very imprecise and susceptible to fraud.
In this article we discuss why digital time registration is necessary and why its integration within an ERP system works more efficiently and better. We then discuss the limitations of QR codes for time registration and explain how Klien-IT offers the solution for the cleaning industry in terms of time registration.
The Benefits of Digital Time Registration
Accuracy and Time Saving
With digital time registration, employees can quickly and easily record their clock-in and clock-out hours using an App on their phone. This improves accuracy, but mainly prevents the risk of fraud and manipulation of hours worked. An app registers where and when you clock. So you can't just fill in some times.
Real-time Insight
An integrated time tracking app provides real-time insight into employees' hours worked. Employers can track their staff's attendance at any time, allowing them to better plan and intervene when someone doesn't show up.
Efficient time management
By implementing digital time registration, it becomes easier to check and approve the hours worked. The system automatically shows which times deviate, so that you do not have to go through every line. This ensures timely and accurate payroll processing.
Everything in order
Digital time registration offers companies the opportunity to comply with legal regulations and labor laws regarding working hours, breaks and overtime. Keeping this information digital makes it easier for employers to verify compliance and avoid any potential compliance issues.
The Limitations of QR Codes and Tags for Time Tracking
While QR codes are useful tools for many applications, they have some limitations when it comes to time tracking. Below we break down the restrictions into a number of headings.
Limited Security
QR codes can be easily scanned and copied by anyone who has access to them. This means that employees are able to fake their clock-in and clock-out hours simply by taking a picture of the code and using it later. This way they can easily clock in from home or adjust the QR code.
Unreliability of Physical Codes
Physical QR codes can get damaged, fade or become illegible, which can make it difficult for employees to scan them. This can lead to inaccurate time recording and frustration for both employees and employers.
Limited Functionality
QR codes do not provide additional functionality for capturing relevant data, such as reasons for leave, project codes or specific tasks. An integrated app does offer these functionalities. In addition, the content of the App can be easily adjusted, just see how to adjust all QR stickers at any location…
Klien-IT: The Best Solution for Cleaning Companies
When developing a time administration module in Klien-IT, we mainly assumed the convenience for the employee on the work floor and the back office.
For the employee, time registration consists of just one click on the clock when clocking in and also when clocking out. The employee also immediately sees when he has clocked in or out too far or at the wrong time. This creates awareness among employees of their mistakes.
In the back office you can watch live who is clocking where at what time. This way, there is always access to the current clock status. In addition to recording when employees clock in and out, it is also automatically determined where they do this. This way you always know whether they have been on the project during working hours.
For the check, Klien-IT uses simple overviews in which the deviations are already shown. This means you don't have to go through every list, but you immediately see where things go wrong.
Conclusion
Digital timekeeping has become essential for modern businesses and its benefits are obvious. An integrated app offers accuracy, time savings, real-time insight and efficient time management. On the other hand, QR codes are limited in functionality and have security and reliability issues.
Klien-IT offers the best solution for the cleaning industry, with specific functionalities, mobile accessibility and powerful reporting and analysis options. By embracing digital time registration and opting for an integrated app such as Klien-IT, cleaning companies can significantly improve the efficiency, accuracy and productivity of their operations.
Vandaag de dan gaan de (technologische) ontwikkelingen razendsnel. Hierdoor is het voor bedrijven belangrijk om mee te gaan met deze trend. Het gebruik van een modern, flexibel en toekomstgericht systeem speelt hierbij een erg belangrijke rol. In deze blog leggen we uit waarom het belangrijk is om gebruik te maken van een dergelijk systeem en een stap verder te zetten naar de toekomst.
Efficiëntie
Als bedrijf ben je volledig afhankelijk van het softwaresysteem. Elk proces draait hierop en het is dus belangrijk om hier goed op te letten qua gebruikersgemak. Een modern systeem draagt bijvoorbeeld meer bij aan de efficiëntie van de bedrijfsvoering. Het kan bijvoorbeeld processen automatiseren en integreren, waardoor er minder tijd nodig is voor administratieve taken en er meer tijd overblijft voor de daadwerkelijke uitvoering op de werkvloer. Ook kan het systeem real-time inzicht geven in de bedrijfsvoering, waardoor er sneller en beter beslissingen kunnen worden genomen. Daarnaast maken de moderne systemen meer gebruik van dagelijks gebruikte tools. Hierdoor wordt het sneller herkend door uw medewerkers en wordt het meer gebruikt.
Kostenbesparing
Een modern systeem kan ook bijdragen aan kostenbesparing. Door processen te automatiseren en te integreren kan er efficiënter worden gewerkt, wat kan leiden tot lagere kosten in administratief personeel. Ook kan het systeem helpen bij het verminderen van fouten en het voorkomen van dubbel werk, wat kan leiden tot minder verspilling van tijd en middelen.
Tegenwoordig is software ook niet meer duur. Waar verouderde systemen nog gebaseerd zijn op de prijsmodellen uit het begin van deze eeuw (denk aan een x bedrag per gewerkt uur of kosten voor service) zijn nieuwe systemen makkelijker aan te passen en wendbaar voor een vaste prijs.
Flexibiliteit
Toekomstgerichte systemen dragen ook bij aan de flexibiliteit van een bedrijf. Het kan bijvoorbeeld gemakkelijk worden aangepast aan veranderende marktomstandigheden, nieuwe wet- en regelgeving en andere veranderingen in de omgeving van het bedrijf. Ook kan het systeem helpen bij het snel en gemakkelijk implementeren van nieuwe processen en het integreren van nieuwe technologieën.
Toekomstgericht
Nieuwe softwaresystemen dragen bovendien bij aan de toekomstbestendigheid of het bestaansrecht van een bedrijf. Het kan bijvoorbeeld helpen bij het anticiperen op ontwikkelingen en trends, zoals nieuwe technologieën en veranderende marktomstandigheden. Ook kan het systeem helpen bij het ontwikkelen van nieuwe producten en diensten die aansluiten bij de behoeften van de markt. Hierdoor speel je als bedrijf beter en sneller in op de wensen van de klanten.
Competitief voordeel
Bedrijven die gebruik maken van een dergelijk systeem kunnen sneller en efficiënter werken, wat kan leiden tot lagere kosten en betere prestaties. Ook kunnen zij beter inspelen op veranderingen in de markt en de behoeften van klanten, wat kan leiden tot een hogere klanttevredenheid en meer omzet. Dit werkt ook omgekeerd. Als je als bedrijf achterblijft met nieuwe ontwikkelingen en innovaties, loopt de concurrentie je voorbij.
Om deze redenen heeft Klien-IT haar software volledig gemoderniseerd en zijn we druk aan het ontwikkelen met de behoeften vanuit de markt. Wat zijn de veranderingen en waar willen we heen met zijn allen? Ook kijken we verder, automatische vertalers in de app en de mogelijkheid om foto's toe te voegen. Allemaal onderdelen die de administratie en communicatie weer net wat makkelijker maken.
De zinsnede ‘stilstaan is achteruitgang’, wordt steeds relevanter.
Klien-IT-Systems, just different
Sharp on software, sharp on convenience, sharp on price. Software seems boring, cleaning also seems boring. Inflation is increasing. Too few people realize that cleaning is extremely important for our well-being and prosperity. The same goes for software. Antonio Kouwenberg, Master's student of Fiscal Law, develops Klien-IT-Systems with a team of programmers: “Cleaning and software have similarities and relationships and can be powerful. My goal is to help cleaning companies, small and medium, to focus on their core business: cleaning and/or specialist cleaning. How? Thanks to the constructive, effective, efficient and yet inexpensive software system from Klien-IT-Systems. You also need fewer people in the office. Very handy in this time of labor shortage.” How does Klien-IT-Systems achieve such success, also internationally? Antonio tells.
Antonio Kouwenberg is 22 years old and now has 10 years of experience in the cleaning industry. “The cleaning market is an extremely versatile and extensive sector, with 177 nationalities spread over 231,000 employees. A big industry! Naturally, this entails many challenges in terms of HR, customer contact, stigmas and of course the work itself”, Antonio kicks off.
Cleaning, not known to everyone
“When I had a part-time job as a teenager at my father's cleaning company, cleaning company Klien, I immediately noticed the challenges. I thought it was fantastic to work in cleaning, worked together with a group of colleagues. We had fun, earned good money and were especially satisfied with the work we did. And we noticed the appreciation. I also often received the response: ' are you a cleaner? Why do you do that?'. I noticed that the cleaning profession was and is portrayed as boring, sometimes even condescending. Shame."
Cleaning involves so much
“In cleaning you learn to work hard, you meet a lot of people and you come to the most special places. Then we are not even talking about the specialist cleaning with all certificates, knowledge and craftsmanship. As a project manager, I saw even more the extras: what are the problems on the shop floor? What should be done on this new project? Who has the necessary key? Quite a few changes in planning, outstanding leave requests and the umpteenth comment from the client, which is written on a 'yellow note' and stuck on the cleaning cupboard. Things you don't want the cleaner to be left with.”
The cleaner as a base
Cleaning company Klien has already digitized the processes to organize it as efficiently and well as possible for the cleaning team. “Following our investigation, we concluded that the software systems were expensive, complex and not online. Totally not in line with our sector. We looked further yesterday, so my father and I decided 10 years ago to pick up the software system ourselves and develop it with programmers. Regional cleaning companies asked for it. That question confirmed that the Klien-IT-Systems software system really is a welcome addition to the market. Why? Because of the user-friendliness, simplicity and prevention to prevent problems. The cleaner is our base; if the cleaner has all the necessary information for a well-running and clean project, the operational side of the cleaning company will also go well. It saves a lot of time and positive energy. Our integrated App also turned out to be a golden opportunity in the process.”
Cleaning and doing business
Automatic time administration, control schedules, stock system, automatic invoices, accounting: the Klien-IT-Systems App provides a lot of efficiency and overview. “We reduced the office occupancy of Klien (with approximately 90 cleaners) from 6 to 1.5 (!). During the summer holidays there were sometimes even days with no one in the office. Not because they had to help with cleaning (which often happened in the past), but because everything was arranged and structured. And still. It goes without saying that this gives you the space to continue doing business and to expand and grow your cleaning company.”
Klien-IT-Systems is affordable for small and larger cleaning companies employees. “No start-up costs, no service subscriptions, no additional costs or additional expensive modules. Just one fixed amount per month and guidance until you understand everything. All future developments are also included in the fixed monthly amount. Our ultimate guarantee factor.”
Future
The Klien-IT App is available for employees in 25 languages and for the back office in 5 languages. Antonio: “We are rightly proud that within one year almost 50 companies in the cleaning industry are using our appropriate software system. And we are already active in Belgium, France, Italy and soon in Spain. There is cleaning everywhere and the industry works in a similar way. The software system must be there to unburden the cleaning companies and cleaners and not to burden them. Digitization is really necessary to continue to survive as an entrepreneur, because society and customer requirements are changing rapidly. That is why our mission for now and in the future is: sharp on software, sharp on convenience, sharp on price.”
Find the original interview on the website of Schoonmaakjournaal via: https://schoonmaakjournaal.nl/actueel/antonio-kouwenberg-klien-it-systems-net-ff-anders
Klien-IT-Systems contiene un completo sistema de existencias y artículos. De este modo, siempre tendrá una visión de sus existencias actuales, el stock se rastrea automáticamente y sus empleados pueden realizar pedidos fácilmente desde la aplicación cuando necesiten artículos. De este modo tendrá el control sobre el flujo de artículos dentro de su empresa. Para cada proyecto puede indicar qué artículos son aplicables en él. Esto permite a sus empleados pedir sólo los artículos relevantes para un proyecto. Estos pedidos llegan a su panel de inventario. Aquí puede ver de un vistazo lo que se necesita para los proyectos y puede empezar a tramitarlos. Cuando se entrega un pedido, el sistema ajusta automáticamente las existencias. ¿Tiene curiosidad por saber cómo funciona nuestro sistema de inventario integrado y qué otras funciones útiles podemos ofrecerle? ¡No lo dude y solicite una demostración gratuita ahora mismo!
¡Sistema inteligente de registro de tiempo en GPS! Si todavía registra los tiempos de sus empleados en papel, o si utiliza un engorroso sistema de registro con un código QR, por ejemplo, ¡tenemos la solución para usted!
Ahorre tiempo y dinero con el registro horario de Klien-IT-Systems. El sistema inteligente de registro de entrada y salida por GPS utiliza automáticamente como base el registro de tiempo y la determinación de la ubicación. Esto le permite ver EN VIVO en una visión clara dónde y cuándo está trabajando todo el mundo. De este modo, siempre estará un paso por delante de todos.
Gracias a la determinación de la ubicación mediante GPS, podrá ver en una sola vista general cuál es el lugar de llegada y de salida. Esto, en combinación con la hora de entrada y salida, le ofrece una visión detallada de la hora y el lugar de llegada y salida. Sus empleados podrán fichar fácilmente en su aplicación móvil con un solo clic.
Con Klien-IT puede decir adiós a los flujos de papel dentro de su organización. Esto no sólo ahorra mucho tiempo y, por tanto, dinero, sino que también garantiza la visión de conjunto y la tranquilidad en la oficina y el lugar de trabajo. Todo lo que necesita se encuentra ahora de forma segura y estructurada en su propio entorno digital, accesible desde cualquier lugar y en cualquier momento. Con Klien-IT estará preparado para el futuro. ¿Está preparado para digitalizar su registro horario y sus procesos empresariales? ¿O siente curiosidad por saber qué otras funciones específicas de limpieza hemos desarrollado? Entonces eche un vistazo a nuestro sitio web (www.klien-it-systems.nl), póngase en contacto con nosotros a través de info@klien-it-systems.nl o llámenos al 076 - 520 80 43.
También puede solicitar inmediatamente una demostración gratuita y pasaremos a explicarle todo el sistema. Por supuesto, esto también puede hacerse digitalmente.
La limpieza como medio para desempeñar un papel social
Gracias en parte a Covid-19, el volumen de negocios de la empresa de limpieza Klien sólo aumentó ligeramente en comparación con los dos años anteriores. Y el volumen de negocios y los beneficios son, sobre todo, las condiciones para que el gerente-propietario desempeñe un papel en la sociedad y en la gobernanza local.
Raymond Kouwenberg (51 años) no es ciertamente el clásico empresario de una empresa local de limpieza, aunque sus comienzos pueden definirse como tales: un estudiante trabajador que se quedó "atrapado" en el negocio de la limpieza. Mientras estudiaba ingeniería civil en 1987, empezó a trabajar como estudiante en la empresa de limpieza Klien de Breda, fundada en 1974, donde se convirtió en jefe de proyecto al cabo de dos años. Tras licenciarse en 1994, Kouwenberg trabajó para el ayuntamiento, pero siguió en contacto con Klien, donde trabajaba exclusivamente con estudiantes. "Imagínese: en una época sin móviles ni portátiles, gestionar, llamar y programar a ochenta estudiantes", dice el empresario. Hizo bien, porque en 1997 se convirtió en copropietario de Klien BV y diez años después en director-propietario. En 2011, la empresa de limpieza se trasladó a sus actuales instalaciones de casi 200 metros cuadrados en el parque empresarial De Mark de Breda
En la puerta de entrada figuran las pegatinas "Empresa de formación acreditada" y "Formamos a profesionales". Esto es sólo un pálido reflejo de los proyectos en los que está ocupado Raymond Kouwenberg. Por nombrar sólo algunos: la empresa es miembro de nueve redes, apoya a trece organizaciones benéficas, tiene el sello de calidad RSE (Responsabilidad Social Corporativa), especifica su huella de CO2 en su página web y ayuda a personas alejadas del mercado laboral. Kouwenberg también desempeña siete funciones en el consejo, entre ellas la de presidente de la VNO-NCW Breda, y es concejal del partido VVD. Participa en al menos veinte juntas y grupos de interés. "La limpieza ha sido el leitmotiv de mi vida durante 34 años. Pero hay tres principios fundamentales en mi ADN: el gobierno, la educación y, por último, los negocios. Estar implicado socialmente, ayudar a la gente, es especialmente importante para mí. El truco está en saber encontrar siempre un equilibrio entre estos objetivos y el tiempo para mi familia, mi mujer y mis tres hijos".
Parece que esta interpretación social prevalece sobre la de empresario del sector... "No, este es el hilo conductor y me proporciona los ingresos que me dan la posibilidad de contar algo para los demás. Principalmente soy empresario en el sector de la limpieza". En esta función dirige una empresa con unos 85 empleados de una filial. Siete de ellos trabajan en la oficina, incluidos tres coordinadores de proyectos de ejecución. El área de trabajo abarca un círculo de 20 kilómetros alrededor de Breda. "No necesitamos un área mayor, porque así también limitamos el tiempo de desplazamiento de nuestros empleados".
In 2019, the turnover was 1.7 million euros and for 2020 the forecast is 2 million euros, with a growth of 15%. Here too, the Covid pandemic has thrown a spoke in the works.
"We lost almost €300,000, because the gyms and offices closed. This was compensated to some extent by carrying out many sanitizations. This year, we expect to have a turnover of €2 million. We don't have a burning ambition to grow, we don't we are active in sales and always ask ourselves: Do we want to work there? Is this customer right for us? We prefer respected customers and also demand respect in return, towards the cleaning industry and our employees. If not, we withdraw. We have even canceled a €70,000 contract – a lot of money for a company like this – because the customer spoke disrespectfully about cleanliness and our employees."
Kouwenberg dice que quiere dirigir una empresa estable y tranquila. Y parece que funciona, porque la rotación de empleados es "un poco al margen", ya que a veces los recién llegados se jubilan rápidamente. El absentismo es sólo del 1,7%.
El empresario asegura que siempre está trabajando en procesos y procedimientos para optimizar la limpieza, apoyándose en las tecnologías de la información. "En 2014, tres años después de que empezáramos a trabajar en un local comercial real, empecé a estudiar los procesos en torno a la programación, el fichaje de entrada y salida, el uso de materiales, los procesos administrativos y las compras. Los requisitos impuestos por los clientes son cada vez más elevados y cada vez es más difícil lograr un buen nivel de satisfacción del cliente. Sé por experiencia personal que esto es especialmente cierto para las PYME de este sector con unos 40-60 empleados. Si no te digitalizas, te quedas estancado como empresa de limpieza. Pero digitalizar con ayuda externa es increíblemente caro para las pequeñas empresas, porque hay que pagar más por cada módulo. Por eso, en los últimos años he ido construyendo mi software paso a paso. Un software hecho desde y para el sector de la limpieza.
El resultado es que Klien-IT-Systems, dirigida por Kouwenberg junior, acaba de nacer bajo el paraguas de Klien. El sistema de software incluye todos los módulos, incluidos los futuros, para pequeñas y medianas empresas de limpieza y puede alquilarse por un precio fijo: hasta 100 empleados por algo menos de 300 euros al mes.
¿Existe alguna relación entre el software de gestión y el sector de la limpieza? "Sí, porque nuestra iniciativa nació de mi convencimiento de que es necesario llegar a las pequeñas y medianas empresas del sector en un ámbito que aún les es ajeno y la falta de digitalización amenaza su existencia y su crecimiento".
De limpiador a director-propietario de la empresa de limpieza donde empezaste como estudiante trabajador. ¿Qué es lo más difícil de ser emprendedor? Kouwenberg: "Los problemas del trabajo. La seguridad laboral para el empleado es primordial, con pilares como pago continuo durante dos años en caso de enfermedad, transición y una indemnización alta. Sin embargo, estas son las cosas que hacen temer a un empleador y que lamentablemente desaniman a las personas a ser contratadas de forma permanente".
El consejo de Kouwenberg a los políticos de La Haya es que vuelvan a ser atractivos como empleadores. "Tenemos que avanzar hacia la flexiguridad, que es la nueva dirección de la VNO-NCW y MKB-Nederland. Un mercado laboral dinámico, con garantía de seguridad social y laboral para todos en lugar del propio puesto de trabajo. En otras palabras, seguridad para ir a trabajar y permanecer en el trabajo Una política activa del mercado laboral, desarrollo a lo largo de toda la vida y una seguridad social moderna para reincorporar a los demandantes de empleo al mercado laboral de forma permanente. ahora es demasiado fijo y flexible es demasiado flexible, para ambas partes. Necesitamos una especie de sociedad escandinava en la que alguien siempre pueda obtener ingresos mediante el trabajo o reciba una ayuda temporal".
Por último, ¿qué es lo mejor de ser empresario? "Estar muy implicado, obtener resultados y traducirlos en valor añadido para la sociedad", dice Kouwenberg. "Ayudar sobre todo ofreciendo prácticas, a través del patrocinio, dando oportunidades a personas desfavorecidas, apoyando a organizaciones benéficas y creando una empresa caracterizada por la tranquilidad y la estabilidad".
¿Alguna vez ha tenido una idea precisa en mente de cómo debería ser algo, pero no existe un sistema de gestión que se adapte a sus necesidades? En el sector de la limpieza cada vez más empresas se enfrentan a este reto.
Siempre se oyen las mismas historias de pequeñas empresas que se atascan en la burocracia debido al creciente número de clientes y a la programación manual. Estas empresas quieren crecer, pero simplemente no tienen los recursos adecuados y muchas veces buscan un sistema que pueda simplificar ciertos aspectos de su trabajo.
However, many of these systems are often too complex or too expensive, so companies often prefer not to use a software system at all. Many aspects that are relevant to cleaning companies are less important to the vast majority of other companies. As a result, what happens is that software developers often focus on products that primarily satisfy the needs of the largest customer base.
Afortunadamente, también hay empresas de limpieza que se han puesto manos a la obra. Klien ya tenía claro hace 8 años que había que mantenerse al día. La estrategia está en empezar pronto para tener ventaja sobre el resto del mercado. Las empresas que no han iniciado este proceso a tiempo suelen estar ya atrasadas. Klien-IT-Systems se creó en parte para responder a esta petición de ayuda del sector.
Klien-IT-Systems es una combinación de soluciones para las dificultades administrativas del sector. Sabemos cuáles son los puntos débiles y conocemos perfectamente cuáles son los retos de las empresas de limpieza. Con nuestro sistema de gestión podrá archivar sus datos más importantes en un espacio central en línea. Además del sistema, también se ha desarrollado una aplicación en la que los empleados pueden encontrar toda la información que necesitan. La aplicación está conectada directamente al sistema, por lo que los empleados no tienen que ir tan a menudo a la oficina y funciona incluso más rápido. De hecho, reciben inmediatamente la información que necesitan. Hemos optimizado completamente el sistema y la aplicación para el sector de la limpieza, y lo probamos continuamente aquí en Klien.
Como nunca se puede estar en todas partes al mismo tiempo, hay que encontrar la manera de saber qué hacen los empleados y dónde. Esto es fácil en otras empresas porque hay un lugar de trabajo físico común, como la oficina. Pero en una empresa de limpieza es justo lo contrario. Con nuestro seguimiento por GPS de entradas y salidas, siempre podrá saber si sus empleados están trabajando y en qué turno.
La transferencia de llaves es otro dilema administrativo. A menudo, cuando se pierde una llave es la palabra de alguien contra la de otro. Ahora existe la posibilidad de responsabilizar a los empleados del depósito de llaves. Esto ayudará al personal, ya que podrá demostrar que la llave no está en su poder, del mismo modo que es útil tener una visión exacta de quién trabaja dónde y con qué llave.
Klien-IT-Systems es una combinación de soluciones para las dificultades administrativas del sector. Sabemos cuáles son los puntos débiles y conocemos perfectamente cuáles son los retos de las empresas de limpieza. Con nuestro sistema de gestión podrá archivar sus datos más importantes en un espacio central en línea. Además del sistema, también se ha desarrollado una aplicación en la que los empleados pueden encontrar toda la información que necesitan. La aplicación está conectada directamente al sistema, por lo que los empleados no tienen que ir tan a menudo a la oficina y funciona incluso más rápido. De hecho, reciben inmediatamente la información que necesitan. Hemos optimizado completamente el sistema y la aplicación para el sector de la limpieza, y lo probamos continuamente aquí en Klien.
Como nunca se puede estar en todas partes al mismo tiempo, hay que encontrar la manera de saber qué hacen los empleados y dónde. Esto es fácil en otras empresas porque hay un lugar de trabajo físico común, como la oficina. Pero en una empresa de limpieza es justo lo contrario. Con nuestro seguimiento por GPS de entradas y salidas, siempre podrá saber si sus empleados están trabajando y en qué turno. La transferencia de llaves es otro dilema administrativo. A menudo, cuando se pierde una llave es la palabra de alguien contra la de otro. Ahora hay una forma de dar a los empleados la responsabilidad de depositar las llaves. Esto ayudará al personal, ya que puede demostrar que la llave no está en su poder, del mismo modo que es útil tener una visión exacta de quién trabaja dónde y con qué llave. Además, el sistema cuenta con un paquete de contabilidad totalmente integrado. Esto significa que ya no necesitará un paquete externo, porque lo tendrá todo centralizado en un solo espacio. Si desea conservar el paquete de contabilidad que ya tiene, por supuesto estamos dispuestos a estudiar las distintas posibilidades para mantenerlo junto con usted.
El completo sistema de programación le permite automatizar totalmente el horario. Los empleados pueden ver el horario y solicitar tiempo libre o cambios a través de la aplicación. Gracias a esta función, siempre tendrá una perspectiva clara y completa, que le permitirá ajustar el horario en cualquier momento. Además, ahorrará mucho papeleo y no se perderá nada, ya que todo queda almacenado en el sistema.
Además, el sistema incluye todas las funciones que las pequeñas y medianas empresas necesitan para prosperar en el mundo digitalizado de la industria de la limpieza. La pregunta es, por supuesto, ¿hacia qué futuro nos dirigimos? En Klien-IT-Systems trabajamos continuamente para mejorar e innovar nuestro sistema y nuestra aplicación. Escuchamos a los clientes y al personal que trabaja con nuestro sistema, por lo que siempre estamos abiertos a sugerencias, críticas y nuevas ideas. Utilizamos las críticas y sugerencias para satisfacer los deseos de nuestros clientes de la mejor manera.
Nuestro sistema de gestión es claro y fácil de usar para el cliente, mejora el entorno de trabajo y ahorra mucho tiempo y energía.
También hay un equipo bien formado detrás de este mundo digital, así que si algo no le queda del todo claro, nuestro equipo estará encantado de ayudarle. Haremos todo lo posible para que su proceso de digitalización sea lo más sencillo posible.
Si utiliza procesos de automatización antiguos, su visión de futuro para su empresa está destinada a no cumplirse. Sin duda es una pena, ya que la digitalización y automatización de su empresa puede reportarle enormes beneficios.
Por eso nos complace ayudarle a que este proceso transcurra sin contratiempos, para que pueda beneficiarse de un sistema a la última.
¿Tiene curiosidad por saber qué podemos hacer por su empresa o tiene otras preguntas? Consulte nuestro sitio web www.klien-it-systems.com, póngase en contacto con nosotros en info@klien-it-systems.nl o llámenos al +31 765208043.
¿Quiere descubrir nuestro sistema? Solicite ahora una demostración gratuita sin compromiso
Podemos afirmar sin temor a equivocarnos que el éxito de una empresa de limpieza se debe principalmente a una planificación fácil, ágil y bien organizada. Sin embargo, en los últimos años, hemos observado que en muchas empresas de limpieza existen complicadas tablas de planificación, creadas, por ejemplo, con Excel u otro software. Por tanto, la pregunta que surge espontáneamente es la siguiente: ¿por qué tantas empresas dependen de Excel para la planificación del personal? Por supuesto, es fácil empezar a trabajar con Excel, pero la torpeza, las erratas y las limitaciones generales del propio programa acarrean problemas a largo plazo.
Enumeramos cuatro razones por las que Excel te causará problemas:
1. Cambios de hora
Con Excel incluso el cambio más pequeño permite eliminar y añadir filas y columnas, cambiar colores, combinar celdas y muchos otros cambios. Evidentemente, esto hace imposible responder rápidamente al nuevo cambio de hora
2. Horarios individuales
Los distintos departamentos y ubicaciones tienen cada uno sus propias hojas de cálculo, por lo que para obtener una visión general de la planificación de la empresa es necesario fusionar e integrar todas las hojas de cálculo. El problema es que, para cuando haya terminado, ¡la planificación horaria se habrá quedado obsoleta!
3. Buscar y sustituir
Imaginemos que el compañero que suele gestionar la planificación con Excel no puede trabajar hoy y, por lo tanto, hay que buscar a otro compañero mediante la función de búsqueda de Excel. El problema, sin embargo, es que no es obvio que ninguno de los otros compañeros sepa utilizar Excel o tenga los conocimientos adecuados para poder crear una planificación detallada con el programa.
4. Planificar el día siguiente
Es muy poco habitual comunicar a los empleados con Excel una planificación digital clara y bien estructurada, sobre todo si hay que hacerla de un día para el otro. Del mismo modo, si se intenta comunicar el tiempo con una planificación manual, suele resultar confuso.
Conclusión- ¡Planificar con Excel no te ayudará a crecer como empresa!
A menudo ocurre que las empresas de limpieza siguen utilizando programas y procesos confusos. Esto puede suceder por falta de tiempo para examinar todas las opciones y adoptar un sistema nuevo y mejor. En realidad, sin embargo, ¡se ahorra mucho más dinero y esfuerzo dejando de utilizar Excel! La solución de Klien-IT-Systems para el sector de la limpieza En Klien-IT-Systems toda la planificación se almacena en la nube, lo que le permite ver y ajustar el calendario desde cualquier lugar y en cualquier momento.
Además, nuestra planificación es muy clara, sencilla y avanzada. Por ejemplo, todos los empleados pueden ver su horario en su aplicación, tanto para la visión general como para la específica. Descubra cómo funciona la planificación en nuestro software en nuestro blog o solicite una demostración gratuita para ver todas las posibilidades que le ofrece el software de Klien-IT-Systems.
ERP es la abreviatura de planificación de recursos empresariales. Un sistema ERP es en realidad un software que se utiliza en las organizaciones para dar soporte a todos los procesos de una empresa. Para ello, los procesos administrativos, financieros, comerciales y logísticos se alojan bajo este sistema.
Klien-IT-Systems dispone de su propio sistema ERP para simplificar todas las tareas administrativas del sector de la limpieza. Piense en los horarios, el registro de tiempos, las tareas de contabilidad y mucho más. Pero, ¿qué es exactamente un sistema ERP? En este artículo se lo explicamos. Las empresas que aún no utilizan un sistema ERP suelen trabajar con diferentes paquetes de software. Como resultado, la información no puede fluir directamente de un departamento a otro. Un sistema ERP proporciona a todos los empleados de una empresa un entorno de trabajo central y compartido en el que los datos se registran una sola vez. Este entorno de trabajo es accesible para todos en cualquier momento del día. De este modo, todas las personas de la empresa disponen de la misma información. Como resultado, hay que dedicar menos tiempo y dinero a corregir errores, lo que se traduce en un ahorro de tiempo y dinero. Un buen sistema ERP conduce automáticamente a una reducción de los costes, unos tiempos de proceso más cortos y un mejor servicio.
Un sistema ERP tiene varias ventajas para una empresa, las principales se mencionan a continuación. Un sistema ERP garantiza que todos los datos puedan ser utilizados siempre directamente por cada empleado. Esto hace que los empleados sean más productivos y también refuerza la colaboración interna. Además, el trabajo puede llevarse a cabo de diferentes maneras, cada empleado tiene su propia forma de trabajar. La implantación de un sistema ERP garantiza la estandarización de la forma de trabajar dentro de la empresa. El sistema obliga a los empleados a seguir los procedimientos prescritos, también se pueden introducir otras normas empresariales. Al implantar un sistema ERP, se pueden utilizar las mejores prácticas de una tarea empresarial específica para optimizar los procesos. Esto facilita la consecución y el mantenimiento de un estándar de calidad. Además, la transferencia de una tarea ya no cuesta tanto tiempo y energía. Algunas actividades de una empresa son estándar y deben realizarse a diario para que la empresa siga funcionando. La automatización del trabajo puede suponer un enorme ahorro de tiempo para los empleados. Además del trabajo, los procesos empresariales también son esenciales dentro de la empresa. Analizar los procesos de negocio es esencial cuando se trata del desarrollo de una empresa, con un sistema ERP todos los procesos de negocio pueden estar conectados. Como resultado, se pueden elaborar informes más extensos, ya que el software de análisis tiene más fuentes de las que extraer cifras y, por lo tanto, puede mostrar más profundidad.
Con el sistema ERP de Klien-IT-Systems tendrá todos los procesos empresariales de su empresa de limpieza en un solo sistema, una visión total de todos los departamentos y datos. Desde la contabilidad hasta la planificación, todo se encuentra en nuestro sistema ERP. El sistema ERP tiene un paquete de contabilidad totalmente integrado, por lo que ya no se necesita ningún paquete externo. Con la ayuda de nuestro sistema puede automatizar completamente su planificación. Los empleados también pueden ver esta planificación a través de una app y solicitar vacaciones. El sistema contiene un sistema de reloj inteligente con registro de tiempo y determinación de ubicación. Los empleados pueden fichar fácilmente a la entrada y a la salida con una aplicación móvil. También puede obtener información sobre el absentismo de los empleados. Además, puede mantener una visión general actualizada en el sistema de a quién pertenece cada llave. Con la ayuda del software ERP siempre tendrá una visión de las cifras. De este modo, puede gestionar fácilmente a los deudores y enviar recordatorios de pago. También puede conocer el comportamiento de pago de los clientes. Además, las facturas se crean automáticamente, lo que ahorra mucho tiempo. Otra gran ventaja del sistema es que puede encontrar todos los datos en un lugar central. De este modo, siempre conoce las cifras actuales y no se pierden datos cuando el personal se marcha. Así puede encontrar todos los datos de empleados y proyectos en el sistema. Las relaciones también se pueden rastrear en el sistema ERP para que siempre tenga una visión de esto. Además, el software ERP también tiene una aplicación para los empleados en la que pueden ver todos los datos necesarios directamente en la planta de trabajo. Cosas como fichar, ver la planificación y solicitar permisos también se pueden hacer a través de la aplicación. De todos los paquetes de software, Klien-IT-Systems es el más adecuado para el sector de la limpieza. Por ello, nuestro software para empresas de limpieza contiene todas las funciones imaginables que usted necesita. El sistema ERP está hecho para todas las empresas de limpieza. Esto le permite gestionar sus procesos empresariales desde un sistema central. Nuestro sistema proporciona tranquilidad, visión de conjunto y alivio de la presión administrativa. El software es asequible, completo y específico para el sector de las empresas de limpieza. De este modo queremos dar a todo el sector de la limpieza la oportunidad de digitalizarse. De este modo ayudamos a todas las empresas a mantenerse al día.
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