Le operazioni di pulizia vere e proprie si svolgono in loco. Tuttavia, gran parte della gestione di un’impresa di pulizie avviene dietro una scrivania.

È necessario aggiornare i turni e verificare gli orari di lavoro. I dati dei dipendenti vanno tenuti aggiornati. Le informazioni sul lavoro supplementare devono pervenire all’amministrazione e i servizi completati devono infine essere trasformati in fatture.

Quando ogni passaggio richiede un intervento manuale, le attività amministrative possono assorbire una quantità significativa del tempo dedicato alla gestione.

L’automazione nelle imprese di pulizia mira a ridurre queste attività ripetitive e a consentire la circolazione automatica delle informazioni all’interno dell’azienda.

L’obiettivo non è escludere le persone dal processo, bensì fornire loro informazioni migliori e ridurre il lavoro amministrativo necessario per mantenere operative le attività.

Inizia dai processi che ripeti ogni giorno.

L’automazione funziona al meglio sulle attività che si ripetono.

In un’impresa di pulizie, questi possono includere:

• creazione di pianificazioni ricorrenti;
• comunicare variazioni di programma;
• registrazione delle ore dei dipendenti;
• gestione di permessi e assenze;
• trasferimento delle ore al sistema di elaborazione delle buste paga;
• registrazione di lavori aggiuntivi;
• creazione di fatture;
• aggiornamento dell’amministrazione finanziaria.

Quando questi processi vengono gestiti manualmente, ogni cliente o dipendente in più comporta un maggiore carico amministrativo.

La digitalizzazione modifica questa relazione.

Invece di aggiungere ulteriori fogli di calcolo, documenti o controlli manuali man mano che l’azienda cresce, le informazioni possono fluire tra processi interconnessi.

Automatizza le attività di pianificazione ripetitive

Molti incarichi di pulizia si ripetono settimanalmente o addirittura quotidianamente.

Ricostruire manualmente questi programmi di lavoro comporta un lavoro superfluo.

Un sistema di pianificazione digitale per le imprese di pulizia consente di inserire gli incarichi ricorrenti in una struttura consolidata e, al contempo, di gestire le variazioni quotidiane ai pianificatori.

In caso di assenza di un dipendente, il pianificatore può modificare la programmazione in modo centralizzato, anziché aggiornare diversi documenti e comunicare le variazioni individualmente.

L’automazione, quindi, non significa eliminare la flessibilità. Significa creare una struttura stabile a partire dalla quale è più facile gestire le eccezioni.

Passa dai fogli presenze alla rilevazione digitale delle ore

I fogli presenze cartacei e l’inserimento manuale delle ore di lavoro creano un ulteriore collo di bottiglia amministrativo.

Qualcuno deve raccogliere le informazioni, interpretarle, verificarle e reinserirle prima che possano essere utilizzate altrove.

La registrazione digitale dell’orario e delle presenze riduce questi passaggi, consentendo di registrare direttamente le ore di lavoro.

Una volta digitalizzate, le informazioni relative al tempo diventano utili anche al di là della semplice rilevazione delle presenze.

È in grado di supportare la gestione delle retribuzioni, il monitoraggio dei contratti, la fatturazione e l’analisi delle ore pianificate rispetto a quelle effettive.

Questo è un principio importante dell’automazione: l’ideale è inserire le informazioni una sola volta e riutilizzarle ovunque siano necessarie.

Collega le ore di lavoro alle buste paga

L’accuratezza delle buste paga dipende dalla correttezza delle informazioni sui dipendenti e dei dati relativi alle ore di lavoro.

Quando i due elementi sono memorizzati in sistemi diversi, i team amministrativi potrebbero dover esportare, modificare o reinserire manualmente le informazioni.

Collegare la rilevazione delle presenze ai processi di elaborazione delle buste paga riduce le duplicazioni del lavoro e rende più strutturato il flusso che va dal turno completato al pagamento del dipendente.

Puoi approfondire questo processo nel nostro articolo “Dai fogli presenze alle buste paga: semplificare la gestione delle retribuzioni nella tua impresa di pulizie”.

Automatizza il percorso verso la fatturazione

Lo stesso principio si applica all’altro versante dell’attività.

Una volta completati i lavori, l’impresa di pulizie deve emettere fattura al cliente in base a quanto concordato nel contratto, alle ore lavorate o alle attività aggiuntive.

Quando ciò richiede di raccogliere informazioni da pianificatori, supervisori e fogli presenze, l’emissione delle fatture può facilmente subire ritardi.

L’integrazione tra fatturazione e dashboard finanziarie crea un collegamento più diretto tra le attività operative e l’amministrazione finanziaria.

Ciò consente di ridurre l’inserimento ripetitivo di dati e di tenere più facilmente traccia di quanto deve ancora essere fatturato.

Il nostro articolo sulla fatturazione integrata nelle attività di pulizia approfondisce questo collegamento.

Collega i tuoi sistemi esistenti

L’automazione non implica necessariamente la sostituzione di ogni applicazione già utilizzata dall’azienda.

La questione importante è se quei sistemi possano comunicare.

Le integrazioni software consentono di collegare le informazioni operative ai sistemi di contabilità o di gestione delle buste paga, riducendo la necessità di trasferire manualmente gli stessi dati.

Klien IT fornisce integrazioni software che collegano diverse fasi del processo amministrativo.

Un ecosistema tecnologico interconnesso è solitamente più prezioso del semplice possesso di un gran numero di strumenti digitali.

L’automazione dovrebbe rendere il lavoro più semplice.

C’è un errore comune quando si digitalizza un’azienda: automatizzare un processo già inutilmente complesso.

Prima di introdurre l’automazione, le aziende dovrebbero chiedersi:

Di quali informazioni abbiamo realmente bisogno?

Chi dovrebbe parteciparvi?

Dove dovrebbe andare dopo?

Quali passaggi vengono attualmente ripetuti?

Un buon flusso di lavoro automatizzato elimina passaggi, invece di limitarsi a digitalizzarli.

Ad esempio, se le stesse ore di lavoro vengono inserite in un foglio presenze, in un foglio di calcolo per le buste paga e in un file di fatturazione, sostituire questi tre fogli di calcolo con tre applicazioni non risolve completamente il problema.

Collegare le informazioni lo fa.

Crea un’amministrazione scalabile

La gestione manuale può essere sostenibile con un numero ridotto di dipendenti e clienti.

Tuttavia, man mano che le attività si espandono, è necessario ripetere gli stessi processi centinaia o migliaia di volte.

L’automazione aiuta le imprese di pulizia a crescere senza che il carico di lavoro amministrativo aumenti esattamente alla stessa velocità.

Collegando pianificazione, rilevazione delle presenze, gestione del personale, fatturazione e contabilità, le informazioni possono circolare in azienda in modo più efficiente.

Klien IT riunisce questi processi in un unico sistema per le imprese di pulizia, consentendo ai team di dedicare meno tempo al trasferimento di informazioni e più tempo alla gestione delle attività operative.

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