Het schoonmaken zelf gebeurt op locatie. Een groot deel van het runnen van een schoonmaakbedrijf vindt echter achter het bureau plaats.

Roosters moeten worden bijgewerkt. Werkuren moeten worden gecontroleerd. Personeelsgegevens moeten worden bijgehouden. Meerwerk moet de administratie bereiken en uitgevoerde diensten moeten uiteindelijk worden gefactureerd.

Wanneer voor elke stap handmatige invoer vereist is, kan de administratie een aanzienlijk deel van de tijd van het management in beslag nemen.

Bij automatisering voor schoonmaakbedrijven draait het om het verminderen van deze repetitieve stappen en het mogelijk maken dat informatie automatisch door het bedrijf stroomt.

Het doel is niet om mensen uit het proces te halen. Het gaat erom hen betere informatie te bieden en de administratieve werkzaamheden te verminderen die nodig zijn om de bedrijfsvoering draaiende te houden.

Begin met de processen die je elke dag herhaalt.

Automatisering werkt het best bij activiteiten die zich herhalen.

Bij een schoonmaakbedrijf kan het onder meer gaan om:

• het aanmaken van terugkerende schema’s;
• het communiceren van roosterwijzigingen;
• het registreren van uren van werknemers;
• het verwerken van verlof en afwezigheden;
• uren overdragen naar de loonadministratie;
• registreren van meerwerk;
• facturen opstellen;
• het bijwerken van de financiële administratie.

Wanneer deze processen handmatig worden afgehandeld, zorgt elke extra klant of medewerker voor meer administratie.

Digitalisering verandert deze relatie.

In plaats van bij de groei van het bedrijf nog een spreadsheet, document of handmatige controle toe te voegen, kan informatie tussen gekoppelde processen stromen.

Automatiseer repetitieve planningstaken

Veel schoonmaakopdrachten keren wekelijks of zelfs dagelijks terug.

Het handmatig opnieuw opstellen van deze planningen levert onnodig werk op.

Met een digitaal planningssysteem voor schoonmaakbedrijven kunnen terugkerende opdrachten deel gaan uitmaken van een vaste structuur, terwijl planners toch kunnen inspelen op dagelijkse wijzigingen.

Als een medewerker afwezig is, kan de planner het rooster centraal aanpassen in plaats van meerdere documenten bij te werken en wijzigingen individueel door te geven.

Automatisering betekent daarom niet dat flexibiliteit verloren gaat. Het houdt in dat er een stabiele structuur wordt gecreëerd van waaruit uitzonderingen gemakkelijker te beheren zijn.

Stap over van urenstaten op digitale urenregistratie

Papieren urenstaten en handmatig ingevoerde werkuren vormen een extra administratief knelpunt.

Iemand moet de informatie verzamelen, interpreteren, controleren en opnieuw invoeren voordat deze elders kan worden gebruikt.

Digitale tijd- en aanwezigheidsregistratie vermindert deze stappen doordat werkuren direct kunnen worden geregistreerd.

Zodra tijdgegevens digitaal zijn, worden ze nuttig voor meer dan alleen aanwezigheidsregistratie.

Het kan ondersteuning bieden bij de salarisadministratie, contractbewaking, facturering en de analyse van geplande versus werkelijke uren.

Dit is een belangrijk principe van automatisering: informatie moet idealiter eenmaal worden ingevoerd en overal waar nodig worden hergebruikt.

Koppel gewerkte uren aan de salarisadministratie

De nauwkeurigheid van de salarisadministratie hangt af van correcte werknemersgegevens en correcte gewerkte uren.

Wanneer de twee in verschillende systemen worden opgeslagen, moeten administratieve teams mogelijk informatie exporteren, aanpassen of handmatig opnieuw invoeren.

Het koppelen van urenregistratie aan loonverwerkingsprocessen vermindert dubbel werk en maakt het proces van voltooide dienst tot betaling van de werknemer gestructureerder.

Je kunt meer over dit proces lezen in ons artikel ‘Van urenregistratie naar loonstrook: de salarisadministratie voor je schoonmaakbedrijf vereenvoudigen’.

Automatiseer het proces richting facturering

Hetzelfde principe geldt voor de andere kant van het bedrijf.

Zodra de werkzaamheden zijn afgerond, moet het schoonmaakbedrijf de klant factureren op basis van het overeengekomen contract, de gewerkte uren of aanvullende werkzaamheden.

Wanneer hiervoor informatie moet worden verzameld bij planners, leidinggevenden en urenstaten, kan de facturering gemakkelijk vertraging oplopen.

Geïntegreerde facturering en financiële dashboards zorgen voor een kortere verbinding tussen operationele activiteiten en de financiële administratie.

Dit kan dubbele gegevensinvoer verminderen en het makkelijker maken om bij te houden wat er nog gefactureerd moet worden.

Ons artikel over geïntegreerde facturering bij schoonmaakwerkzaamheden gaat dieper in op dit verband.

Koppel uw bestaande systemen

Automatisering betekent niet noodzakelijkerwijs dat elke applicatie die het bedrijf al gebruikt, moet worden vervangen.

De belangrijke vraag is of die systemen met elkaar kunnen communiceren.

Software-integraties kunnen operationele informatie koppelen aan boekhoud- of salarisverwerkingssystemen, waardoor het handmatig overdragen van dezelfde gegevens minder vaak nodig is.

Klien IT levert software-integraties die verschillende onderdelen van het administratieve proces met elkaar verbinden.

Een onderling verbonden technologische omgeving is doorgaans waardevoler dan simpelweg beschikken over een groot aantal digitale tools.

Automatisering zou het werk eenvoudiger moeten maken.

Bij het digitaliseren van een bedrijf wordt vaak dezelfde fout gemaakt: het automatiseren van een proces dat van zichzelf al onnodig ingewikkeld is.

Voordat ze automatisering invoeren, moeten bedrijven zich afvragen:

Welke informatie hebben we echt nodig?

Wie zou eraan moeten deelnemen?

Waar moet het daarna naartoe?

Welke stappen worden momenteel herhaald?

Een goede geautomatiseerde workflow elimineert stappen in plaats van ze enkel te digitaliseren.

Als bijvoorbeeld dezelfde werkuren worden ingevoerd in een urenstaat, een spreadsheet voor de loonadministratie en een factureringsbestand, lost het vervangen van die drie spreadsheets door drie applicaties het probleem niet volledig op.

Het verbinden van de informatie doet dat wel.

Bouw een administratie op die kan meegroeien

Handmatige administratie kan te overzien zijn bij een klein aantal medewerkers en klanten.

Naarmate de bedrijfsactiviteiten echter groeien, moeten dezelfde processen honderden of duizenden keren worden herhaald.

Automatisering helpt schoonmaakbedrijven groeien zonder dat de administratieve werklast in precies hetzelfde tempo toeneemt.

Door planning, urenregistratie, personeelsbeheer, facturering en boekhouding met elkaar te verbinden, kan informatie efficiënter door het bedrijf stromen.

Klien IT brengt deze processen voor schoonmaakbedrijven samen in één systeem, waardoor teams minder tijd kwijt zijn aan het overdragen van informatie en meer tijd kunnen besteden aan het aansturen van de operationele werkzaamheden.

Wilt u zien welke administratieve processen in uw schoonmaakbedrijf vereenvoudigd kunnen worden? Plan een demo in en ontdek hoe een geïntegreerd systeem in de praktijk werkt.