Het runnen van een schoonmaakbedrijf houdt veel meer in dan alleen het leveren van een goede schoonmaakdienst.

Achter elke dienst gaan er medewerkers schuil die ingeroosterd moeten worden, uren die geregistreerd moeten worden, klantovereenkomsten die beheerd moeten worden, materialen die georganiseerd moeten worden en facturen die verstuurd moeten worden. Wanneer deze activiteiten via afzonderlijke spreadsheets, applicaties en documenten worden beheerd, wordt het steeds moeilijker om een volledig overzicht te behouden.

Dit is waar ERP-software voor schoonmaakbedrijven het verschil kan maken.

ERP staat voor Enterprise Resource Planning. In de praktijk houdt dit in dat verschillende bedrijfsprocessen worden samengebracht in één geïntegreerd systeem, waardoor informatie tussen afdelingen kan worden uitgewisseld in plaats van afzonderlijk te worden beheerd.

Voor schoonmaakbedrijven kan dat betekenen dat ze de planning, personeelsadministratie, tijdregistratie, klanten, voorraadbeheer en financiële processen met elkaar moeten koppelen.

Waarom schoonmaakbedrijven branchespecifieke software nodig hebben

Schoonmaakactiviteiten hebben kenmerken waarmee algemene bedrijfssoftware niet altijd even goed omgaat.

Medewerkers zijn actief op verschillende klantlocaties, dienstroosters kunnen dagelijks veranderen, contracten omvatten vaak terugkerende werkzaamheden en managers moeten precies weten wat er buiten kantoor gebeurt.

Een schoonmaakbedrijf heeft daarom software nodig die deze operationele realiteit weerspiegelt.

In plaats van het ene programma te gebruiken voor de planning, het andere voor de werktijden en weer een ander voor facturen, zorgt een ERP-systeem voor één centrale informatiebron.

Dit wordt vooral van groot belang naarmate het bedrijf groeit. We hebben dit eerder besproken in onze gids over hoe je je schoonmaakbedrijf kunt laten groeien zonder de controle te verliezen.

Planning en personeelsbeheer in één systeem

Planning staat centraal bij de meeste schoonmaakwerkzaamheden.

Leidinggevenden moeten weten welke medewerkers beschikbaar zijn, waar ze moeten werken en of er op elke klantlocatie voldoende personeel aanwezig is.

Een gekoppeld schoonmaakplanningssysteem maakt het eenvoudiger om zowel terugkerende schema’s als dagelijkse wijzigingen te beheren.

Maar planning wordt nog nuttiger wanneer deze wordt gekoppeld aan personeelsgegevens.

Met personeelsbeheer kunnen gegevens zoals arbeidsovereenkomsten, beschikbaarheid, verlof en andere personeelsgegevens centraal worden beheerd in plaats van verspreid over verschillende bestanden.

Hierdoor kunnen planners met vollediger informatie werken en worden onnodige administratieve controles beperkt.

De planning koppelen aan de daadwerkelijk gewerkte uren

Door een schema op te stellen, weet je wat er moet gebeuren.

Tijdregistratie laat zien wat er daadwerkelijk is gebeurd.

Door deze twee processen met elkaar te koppelen, krijgen managers een veel duidelijker beeld van de bedrijfsvoering.

Via digitale tijdregistratie en aanwezigheidsregistratie kunnen werkuren worden geregistreerd en vergeleken met de geplande diensten.

Dit kan helpen bij het opsporen van late aankomsten, extra uren, afwezigheden of verschillen tussen gepland en daadwerkelijk verricht werk.

Het zorgt ook voor betrouwbaardere informatie voor de salarisadministratie, facturering en winstgevendheidsanalyse.

Zorg ervoor dat klantgegevens met elkaar in verband blijven staan

Elke klant kan meerdere vestigingen, contactpersonen, overeenkomsten en operationele vereisten hebben.

Wanneer klantgegevens verspreid zijn over e-mails, spreadsheets en mappen, kan het opzoeken van de meest recente informatie onnodig veel tijd kosten.

Een gecentraliseerd klantbeheersysteem brengt klantgegevens, werklocaties en bijbehorende operationele informatie samen.

Het resultaat is een duidelijker verband tussen het contract met de klant en de geleverde werkzaamheden.

Van operationele werkzaamheden tot facturering

Een van de grootste voordelen van een ERP-systeem is dat operationele informatie niet beperkt hoeft te blijven tot het operationele niveau.

Geregistreerde uren en aanvullende diensten kunnen ook een ondersteuning vormen voor de financiële administratie.

Dankzij de geïntegreerde facturering en financiële dashboards kunnen schoonmaakbedrijven de geleverde diensten koppelen aan wat er gefactureerd moet worden.

Hierdoor hoeft er minder vaak handmatig informatie tussen systemen te worden overgedragen en is de kans kleiner dat factureerbare werkzaamheden over het hoofd worden gezien.

Waarom integratie belangrijk is

Sommige bedrijven gebruiken al software voor veel van deze activiteiten, maar werken nog steeds met verschillende afzonderlijke systemen.

Dat lost misschien wel individuele problemen op, maar biedt geen oplossing voor het grotere probleem: versnipperde informatie.

Zoals uitgelegd in ons artikel over waarom geïntegreerde software beter is dan het gebruik van meerdere afzonderlijke tools, moeten medewerkers bij niet-gekoppelde systemen vaak informatie handmatig van de ene plek naar de andere kopiëren.

Een ERP-aanpak zorgt er daarentegen voor dat deze processen met elkaar worden verbonden.

Een medewerker klokt in. De gewerkte uren worden beschikbaar voor de administratie. Klantgegevens worden aan de locatie gekoppeld. Extra werkzaamheden kunnen de facturering ondersteunen. Het management heeft toegang tot de daaruit voortvloeiende operationele en financiële informatie.

Elke handeling wordt onderdeel van een samenhangende workflow.

Wanneer zou een schoonmaakbedrijf moeten overwegen om ERP-software in te zetten?

Er is geen specifieke bedrijfsgrootte waarbij ERP noodzakelijk wordt.

Bedrijven zouden in plaats daarvan moeten kijken naar de complexiteit van hun bedrijfsvoering.

Het is wellicht tijd om ERP-software te overwegen wanneer:

• planners besteden te veel tijd aan het bijwerken van spreadsheets;
• informatie komt in verschillende systemen voor;
• de werktijden van medewerkers moeten uitgebreid handmatig worden gecontroleerd;
• de facturering omvat verschillende administratieve stappen;
• klantgegevens zijn moeilijk te vinden;
• het management heeft onvoldoende inzicht in de verschillende vestigingen;
• groei leidt tot steeds complexere processen.

Het doel is niet alleen om de bestaande administratie te digitaliseren. Het is om een efficiëntere manier van werken te creëren.

Eén systeem voor een beter verbonden schoonmaakbedrijf

ERP-software biedt schoonmaakbedrijven de mogelijkheid om operationele en administratieve processen te integreren.

In plaats van afzonderlijke stukjes informatie te beheren, kunnen managers inzicht krijgen in hoe medewerkers, klanten, roosters, werktijden en financiële resultaten met elkaar samenhangen.

Klien IT levert software die speciaal is ontwikkeld voor schoonmaakbedrijven en die de belangrijkste processen achter de dagelijkse schoonmaakwerkzaamheden in één omgeving samenbrengt.

Het resultaat is niet zomaar meer software. Het is een duidelijkere structuur voor het runnen van het bedrijf.